جلس القادة والوفود في قمة شرم الشيخ حول طاولة مستديرة في قاعة اعدت خصيصاً لاستقبالهم في الفندق. وتصدر الرئيس حسني مبارك الطاولة وعلى يمينه الرئيس ياسر عرفات، وعلى يساره رئيس الوزراء الاسرائيلي ايهود باراك. وجلس على يسار باراك كوفي انان الأمين العام للامم المتحدة، وخافيير سولانا مفوض الشؤون الخارجية للاتحاد الأوروبي. وجلس على يمين عرفات الرئيس بيل كلينتون والعاهل الأردني الملك عبدالله الثاني. لم تسجل مصافحة بين عرفات وباراك في الجلسة الافتتاحية وجلس باراك متجهماً، ولم يتبادل عرفات ووفده التحية مع الوفد الاسرائيلي. وصلت طائرة كلينتون الى مطار شرم الشيخ متأخرة نحو ساعة. ضم الوفد الاسرائيلي الى القمة وزير الخارجية بالوكالة شلومو بن عامي ووزير السياحة والنقل أمنون شاحاك والمستشار الأمني لرئيس الوزراء داني ياتوم. الوفد المرافق للرئيس الاميركي ضم وزيرة الخارجية مادلين اولبرايت ومنسق عملية السلام دنيس روس ومستشار الرئيس للامن القومي ساندي بيرغر. وشارك في وفد الاتحاد الأوروبي المبعوث الخاص ميغيل انخيل موراتينوس. تدفق على شرم الشيخ اكثر من ألف صحافي من كل أنحاء العالم لتغطية القمة، اضافة الى عدد كبير من الصحافيين الذين رافقوا القادة. وخصصت هيئة الاستعلامات المصرية 250 خطاً هاتفياً اضافياً لخدمة الحشد الاعلامي. قام كلينتون بجولة على ملاعب الغولف التي تحيط بقاعة المؤتمرات، وسار معه بيرغر.