وافقت وزارة المالية أخيراً، على إنشاء مركز للوثائق والمحفوظات في أمانة محافظة جدة، يعنى بحفظ الوثائق والمخطوطات والخرائط والمخططات الموجودة لديها، باستخدام أحدث وسائل التقنية. لاستعادتها عند الحاجة إليها، بأقل جهد ووقت. وأوضح المدير العام للاتصالات الإدارية والأرشفة الإلكترونية في أمانة جدة المهندس نعمان محمود عبدالمانع، أن الأمانة شرعت في إعداد الكراسات اللازمة والخاصة بالتصاميم والدراسات المعمارية للمركز، مشيراً إلى أن المشروع المرتقب سيخصص لحفظ وثائق الأمانة وأرشيفها التاريخي والوسيط. وأفاد أن المركز يهدف أيضاً إلى الوصول إلى المستويات العالمية في حفظ وإدارة الوثائق المهمة للأمانة من طريق استخدام أحدث التقنيات في مجال خزن وحفظ المستندات الورقية والأرشفة الإلكترونية، إضافة إلى استخدام البدائل التقنية في حفظ واسترجاع النسخ الاحتياطية للوثائق المهمة، بتطبيق أسرع الآليات في عملية البحث واسترجاع المحفوظات. وأكد أن مركز الوثائق والمحفوظات لن يكون مجرد أرشيف لخزن الأوراق فقط، بل سيكون مركزاً متخصصاً لإدارة الوثائق بما يتيح لأجهزة الأمانة المختلفة الاستفادة منه في تقليل وتوفير الوقت والجهد، من خلال السرعة والدقة في الوصول إلى محتويات الوثائق التي تهمها. وذكر عبدالمانع أن المشروع سيضمن للأمانة حفظ وتجميع وثائقها الموزعة في الإدارات المختلفة، إلى جانب تأمين الظروف المناسبة من حيث تخزين تلك الوثائق بحسب أهميتها، وبما يؤدي إلى سرعة الوصول للوثيقة، لافتاً إلى أن هذا الإجراء سينعكس على المجتمع والمواطن في ضمان حفظ معاملاته بالشكل السليم، والاطلاع عليها وقت الحاجة بشكل سهل وميسر، كما سيوفر أيضاً على البلديات الفرعية والإدارات المختلفة للأمانة مساحات أكبر للتخزين السليم لوثائقها اليومية. وتوقع أن يسهم المشروع في خفض عمليات حفظ كم المعاملات القديمة المحفوظة لدى الإدارات والبلديات الفرعية، من خلال سياسة الأرشفة التي أعدتها الإدارة لتكون مرجعية للتنظيم الورقي والإلكتروني للمعاملات كافة.
