أنهى فريق عمل مشروع التطوير التنظيمي والتقني المكون من خبراء الإدارة العامة وتقنية المعلومات من جامعة الملك سعود من دراسة وجود (6) مشاكل وصعوبات تواجه مشروع التطوير للشؤون الإدارية والمالية بوزارة الصحة. وقال مستشار وزير الصحة والمشرف العام على تقنية المعلومات والاتصالات الدكتور محمد اليمني أن فريق العمل أنهى التقرير الأولي وحدد المعضلات والمقترحات التطويرية مشيراً إلى أن هذه الدراسة جاءت بناء على توجيه وزير الصحة الدكتور عبدالله الربيعة الرامية نحو تحسين آليات وكفاءة عمل الوزارة وتطوير الأداء وتحسين كفاءة العاملين وتطويرها بما يلبي حاجات وتطلعات جميع الأطراف المستفيدة موضحا أن الدراسة حددت صعوبات ومشاكل تواجه العمل الإداري والمالي، والمتمثلة في عدم تطابق الهيكل والدليل التنظيمي الرسمي والمكتوب لمهام ومسؤوليات بعض الإدارات والوحدات في ديوان الوزارة والفروع مع الواقع التنظيمي والممارسة الفعلية للوحدات التنظيمية وذلك اسوة بما يحدث في معظم الإدارات الحكومية إضافة إلى ضعف علاقة التواصل بين الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية وبعض مديريات الشؤون الصحية ما أدى في تأخير الرد على البيانات والمعلومات المطلوبة أو عدم التقيد باللوائح والتعليمات كذلك التداخل والازدواجية في المهام فيما بين بعض الإدارات وكثرة إصدار التعاميم والتعليمات وتناقضها ويعطل إنجاز المعاملات لحين وضوح الصورة، إضافة إلى مشاكل الأنظمة واللوائح وتظهر هذه المشكلة من خلال تقادم الأنظمة واللوائح الإدارية والمالية وعدم تماشيها مع التطورات والمستجدات الحديثة والتي يتجاوز عمرها 25 سنة ولم تعد تناسب الظروف الحالية إضافة تناقض وتعارض اللوائح التنفيذية مع اللوائح والأنظمة الأساسية. وقال إن فريق عمل المشروع توصل إلى غياب وجود أدلة شاملة للإجراءات الإدارية والمالية مبنية على الأنظمة واللوائح المعتمدة تحدد بشكل واضح الشروط والمتطلبات وخطوات سير العمل والوقت المستغرق لإنهاء الإجراء والنماذج المستخدمة كذلك وجود اختلافات واضحه بين الآراء واجتهادات لدى بعض الإدارات وطول الإجراءات المتبعة حالياً نتيجة لعدم وجود أدلة واضحة. وأشار د.اليمني إلى أظهر التقرير أن هناك خللا في توزيع الموظفين لدى بعض الإدارات فهناك أعداد تزيد عن حاجة العمل الفعلية والعكس صحيح حيث تعاني بعض الإدارات من نقص في عدد الموظفين واتساع حجم العمل وبصفة عامة هناك نقص في عدد الموظفين المطلوبين والذي يؤدي إلى ضغط العمل وتكدس الأعمال. وقال إن الشؤون الإدارية والمالية تعاني من الافتقار إلى وجود خطة للتدريب يتم من خلالها تحديد الاحتياجات التدريبية بشكل مدروس مستمد من الاحتياجات الفعلية للوزارة ونقص الكوادر المؤهلة في مجال العمل مايؤثر على نوعية العمل وسرعة إنجازه كذلك معظم الدورات التدريبية تركز على تطوير المهارات الفنية دون المهارات الإدارية والسلوكية التي لا تحظى بالاهتمام نفسه وضعف كفاءة العاملين في مهارة اللغة الإنجليزية بشكل عام واستخدام الحاسب الآلي وافتقار مهارات تخطيط القوى العاملة. و قال إن أهم التحديات التقنية التي خرجت بها الدراسة تتلخص في عدم تكامل بعض الأنظمة الإدارية والمالية الحالية في الوزارة وكثرة الأعطال المتكررة ما يقلل الفائدة منها ويؤدي إلى عدم رضا المستخدمين وأخطاء في البيانات الصادرة منها بسبب أخطاء التصميم وتطوير هذه الأنظمة كذلك انقطاع متكرر للاتصال الشبكي والذي يعد معضلة لدى الكثير من الأجهزة الحكومية وبطئها وعدم وجود برامج محدثة وسياسات تقنية أمنية لحماية المعلومات وعدم وجود شبكة تربط جميع الأقسام والإدارات بالوزارة وفروعها مع بعضها البعض إضافة إلى الأجهزة الحاسوبية والتقنية قديمة وبحاجة للتغير، كذلك جميع الملفات الحالية للموظفين والعاملين ورقية مما يصعب التعامل معها أو الحصول على المعلومات وضعف الدعم والمساندة الفنية من قبل الإدارة المسؤولة عن تقنية المعلومات سابقاً وأضاف اليمني أن فريق عمل مشروع التطوير التنظيمي والتقني توصل إلى (5) مقترحات تطويرية تعالج تلك المعضلات والتحديات وتسهم بشكل مباشر في تحقيق هدف الوزارة نحو التطوير والجودة، وهي وضع هيكل ودليل تنظيمي للشؤون الإدارية والمالية نابعان من طبيعة عمل الإدارة ومراعياً لظروف وزارة الصحة وفروعها المختلفة ويعمل على تسريع الخدمة المقدمة للمرضى ويهدف إلى تلبية احتياجاتهم ومراجعة وتحديث دليل الوصف الوظيفي بما يتماشى مع التطورات الحديثة في مجال إدارة الموارد البشرية ووضع نظام لضبط الجودة في الإدارة العامة للشؤون الإدارية والمالية والتوسع في منح الصلاحيات المالية والإدارية لفروع الوزارة المختلفة في ضوء ضوابط صارمة ودقيقة وتحديد الاحتياج الفعلي لكل إدارة من الوظائف، إضافة إلى العمل مع وزارة الخدمة المدنية ووزارة المالية على تحديد بعض اللوائح لتتماشى مع المتغيرات والخطط المستقبلية لوزارة الصحة ووضع آلية لتعميم وإيصال اللوائح والأنظمة المتعلقة بالتوظيف والمالية والمشتريات وتحديثها باستمرار، وكذلك تحديد وتوثيق العمليات الإدارية والمالية الرئيسية الحالية وتحديد أنشطة العمليات الإدارية والمالية الرئيسية والفرعية للإدارة العامة للشؤون المالية والإدارية بالوزارة والفروع بالتفصيل مع وضع الخرائط التوضيحية وتطوير أدلة للسياسات والإجرءات والنماذج الخاصة بالإدارة العامة للشؤون المالية والإدارية بالوزارة والفروع بأعلى معايير الجودة والأداء المهني،ورفع كفاءة والارتقاء بتطوير الموارد البشرية من خلال التدريب والإبتعاث واستقطاب الكوادر المؤهلة وتوفير الموارد البشرية ذات المؤهلات المحددة حسب الوصف الوظيفي المعتمد لكل وظيفة وإعادة توزيع الموظفين بين الإدارات والأقسام بما يتناسب مع طبيعة العمل وحجمه كذلك توفير قاعدة بيانات محدثة تساعد في إعداد خطط التدريب وتفعيل الموقع الإلكتروني للإدارات والعمل على التعاملات الإلكترونية في الوزارة وعدم تكليف الأطباء والفنيين بأعمال إدارية وتوجييهم بممارسة تخصصاتهم. وقال إن هناك مقترحات تطوير التقنية وتشمل القيام بمشروع النظام الإداري والمالي الذي يتكون من حزمة من الأنظمة المتكاملة فيما بينها وقيام بمشروع تطويري للبنية التحتية للوزارة ويغطي الأجهزة والشبكات والربط بين جميع إدارات ووحدات الوزارة وتوفير الاتصال عبر الإنترنت والعمل على مشروع مركز الاتصال الإلكتروني للتواصل مع المراجعين والرد على استفساراتهم من المختصين من خلال الشبكة والرقم الموحد للوزارة. وأكد اليمني أن فريق عمل المشروع اتبع منهجية واضحة من خلال جمع الوثائق والمعلومات الخاصة بالوزارة واستقصاء آراء المسؤولين والمستفيدين من خدمات الشؤون الإدرية والمالية وعقد ورشة عمل مع كبار المسؤولين بالوزارة والمناطق لمناقشة أهم المشاكل والصعوبات الواردة في التقرير ومقترحات التطوير.
