عقدت اللجنة المنظمة لمسابقة الأفلام القصيرة في قسم المسرح في جمعية الثقافة والفنون في الأحساء، اجتماعاً موسعاً للجان العاملة فيها، للاطلاع على آخر المستجدات التي وصل إليها العمل استعداداً لانطلاقة المسابقة في يوم 1429/5/5ه حيث بدأه المشرف العام على الملتقى ومدير الجمعية سامي عبداللطيف الجمعان بكلمة ترحيبية أشار من خلالها إلى "أهمية هذه الفعالية التي تقام لأول مرة في الأحساء"، وهي تتبع التوجه الحالي نحو ثقافة الصورة وتأثيرها على المجتمع، من خلال تشجيع المواهب المهتمة بالعمل الدرامي".وأوضح الجمعان أن "هذا النشاط يستهدف الهواة، ويستبعد المحترفين، وهي خطوة جديرة بالتقدير، لأن هذه الفئة من المجتمع يجب أن تشجع بشكل كبير لتثمر نتاجاً إيجابياً على المجتمع"، وركز مدير الملتقى علي الغوينم على أبرز "أهم القرارات التي أقرتها اللجان في اجتماعها التحضيري الأول"، وأشار إلى شروط العمل المقدم، وأهداف المسابقة والخطة المقررة لها، وتوزيع اللجان العاملة فيها، وتحديد الجوائز المقدمة. وأكد الغوينم أن "جاهزية اللجان العاملة توحي بجدية العمل، والتنظيم الدقيق الذي سيواكب هذه المسابقة سيكون سراً من أسرار نجاحها"، مضيفاً إلى أن "أعمالا كثيرة قدمت تظهر مدى أهمية تبني مثل هذه المواهب، وتشجيعها، ونحن فخورون بأن مثل هذا النشاط يقام على أرض الخير الأحساء". وتحدث بالنيابة عن مسؤول تلقي الأعمال المشاركة علي الأحمد، موضحاً أن "اللجنة تلقت أكثر من 12عملاً درامياً، بينها فيلم كرتوني واحد، إلى جانب أن أكثر من خمسة أعمال لم تصل بعد لكنها في طريق الوصول"، وتحدث رئيس العلاقات العامة والإعلام محمد الرويشد بعد لكنها في طريق الوصول"، وتحدث رئيس العلاقات والإعلام محمد الرويشد عن شعار المسابقة، والذي تم الاتفاق عليه من قبل اللجان المنظمة بعد عدة خيارات متاحة، والتي تحكي تفاصيله أبرز جوانب المسابقة. وقال الرويشد "الشعار يحمل روح الموهوبين الهواة، وتم اختياره بعناية، فالألوان المختارة فيه وهي الأحمر والأزرق والأصفر من المعروف أنها الألوان الأساسية، إلى جانب الشكل المثلثي المائل باتجاه اليمين وهو علامة تشغيل الأفلام، ويحمل الحرف الأول من الأحساء باللغة الإنجليزية، وهو حرف صغير للدلالة على أن المتسابقين غير محترفين بل هواة". والى جانب هذه اللجان شكلت لجان أخرى منها لجنة المشاهدة ومهمتها فرز الأعمال وترشيح المناسب لها، واللجنة المالية، واللجنة الاستشارية، ولجنة الخدمات، ولجنة الإعداد والتنظيم، ولجنة التحكيم والتي اختير لتمثيلها المخرج المسرحي نوح الجمعان رئيساً، وسلطان النوة، ويحيى العوفي، وستعرض الأفلام المشاركة والتي تقرر أن تكون عشرة أفلام فقط على مدى خمسة أيام، من خلال شاشة معدة، ومقاعد متخصصة للجمهور. وأكد مدير المسابقة علي الغوينم أنها "ستحوي مفاجآت عدة، من أبرزها حفلي الافتتاح والختام، والذي لن نكشف عن تفاصيلهما لكننا نعد بأن ندهش الجميع، إلى جانب جلسات نقدية تلي كل عرض نستضيف من خلالها عمالقة في النقد والفن، ونحن على ثقة من أن المسابقة ستحقق ما نصبو إليه، ونحن ندعو الجمهور الكريم من أرجاء الوطن لحضور العروض والاستمتاع بها".