العوامل البيئية المؤثرة في التخطيط

التخطيط وأهميته لتحقيق الأهداف في الإدارة الحديثة

كلما كانت عملية التخطيط ناجحة ومبنية على قراءات صحيحة لواقع العمل وبيئته كان النجاح حليفا دائما لهذه المؤسسة أو تلك.
مفهوم التخطيط
التخطيط كأحد وظائف الإدارة يتضمن تحديد أهداف المنظمة، اختيار السياسات ومن ثم تصميم الإجراءات والبرامج الكفيلة بتحقيق تلك الأهداف، لذا يبنى التخطيط على الخطط التالية:
- تحديد الأهداف.
- تحديد السياسات اللازمة لضبط الأداء.
- تحديد البرامج الزمنية التي تنظم تنفيذ العمليات.
- تحديد الإجراءات المستخدمة في العمليات.
- تحديد الميزانيات التقديرية.
فالتخطيط وفقا لما سبق هو مجموعة من القرارات تتعلق بالتصرفات المحتملة في المستقبل، وحيث إن احتمالات المستقبل واتجاهاته غير مؤكدة فإن وظيفة التخطيط نجدها ترتبط بعملية التنبؤ ارتباطا وثيقا، فمن جهة التخطيط لا يقتصر على تحديد الأهداف فحسب وتركها للأحداث المستقبلية وإنما على المدير أن يتنبأ بما يمكن أن يحدث مستقبلا، ومن جهة أخرى فإن المدة التي يعد فيها التخطيط تعتبر عاملا حاسما في اتخاذ القرارات وبالتالي الدقة في تحقيق النتائج وكلما زادت فترة التخطيط كلما انخفضت درجة الدقة في تحقيق الأهداف المخططة والعكس صحيح.
إن التخطيط الجيد الذي يستند إلى تراكم خبرات القائمين بمسؤولية التخطيط، وعلى دقة التعاطي مع البيانات والمعلومات بل أيضا مع الحقائق المتعلقة ببيئة التخطيط يساعد كثيرا على التنبؤ بالمستقبل، وأيضا بالتغيرات والاتجاهات البيئية قبل حدوثها وبالتالي يبعد المنظمة عن مخاطر الفشل في تحقيق أهدافها.
إذا فالتخطيط هو أن نتوقع المستقبل وأن نتخذ القرارات المتعلقة بكافة أنواع الخطط، فالحقائق المرتبطة بوظيفة التخطيط معقدة ومتشعبة وتمتد لفترات تاريخية قادمة، فالتساؤلات عن سلوك الدولة، اتجاهات المنافسين، أسعار المواد للفترات القادمة، سوق العمل وتطور رغبات المستهلكين وأخيرا التغيرات التكنولوجية، هذه التساؤلات هي بيئة التخطيط وبالتالي فالقرارات التخطيطية تبنى على الكثير من البدائل المرتبطة بهذه التساؤلات قبل أن تصبح حقائق تفرض نفسها على خطط المنظمة وأبعادها.
العوامل البيئية المؤثرة في التخطيط
تعمل المنظمة في إطار من العوامل البيئية التي تؤثر وتتأثر بها بدرجات متفاوتة، ومما لا شك فيه أن لهذه العوامل من التأثير الكبير على عملية التخطيط لأنها تشكل قيودا على المنظمة وعلى ديناميكية تحركها الحالي والمستقبلي. وبالتالي تقع على المنظمة مسؤولية التعاطي مع هذه العوامل، لأنه من المستحيل تجاهلها، من منطلق دراسة وتحليل اتجاهاتها الحالية والمستقبلية لتحديد ماهية ومدى تأثيرها في سياق التفكير باتخاذ القرارات التخطيطية. وفيما يلي أهم هذه العوامل:
- درجة استقرار البيئة السياسية.
- فلسفة ا لسياسة المالية للدولة.
- القيود المالية للدولة.
- الاتجاه العام لسوق العمل.
- الاتجاه العام للدخل القومي.
- الاتجاه العام للأسعار.
- الاتجاهات التكنولوجية واستخداماتها.
- المكونات المختلفة للبيئة الداخلية.
التخطيط مسؤولية من؟
الإجابة تتطلب اللجوء إلى كثير من الادعاءات التي سادت الفكر الإداري، وإلى مجموعة من التجارب المطبقة في المنظمات، لنصل في النهاية إلى حقيقة مفادها أن المسؤولية تتوقف على حجم المنظمة، ظروفها الداخلية وعلى حدة التغيير في عوامل البيئة الخارجية، وبناء عليه نرى أنه لابد من النظر إلى موضوع التخطيط من زاويتين أساسيتين:
1- المشاركة في اتخاذ القرارات التخطيطية.
2- الانسجام بين وظيفتي التخطيط والرقابة.
فيما يتعلق بالمشاركة لابد وأن يشارك كافة المسؤولين في العملية التخطيطية أيا كان المستوى الإداري الذي يشغلونه؛ لأن مبدأ المشاركة يحقق ما يلي:
- التنسيق بين كافة الخطط الفرعية للإدارات الأساسية والفرعية.
- تنمية المهارات التخطيطية لكافة المستويات الإدارية.
- رفع الروح المعنوية وزيادة درجة الرضا عن المنظمة والعمل للمستويات الإدارية كافة.
أما فيما يتعلق بالموضوع الثاني فهو مرتبط بمبدأ أساسي لا يمكن الجدل فيه مفاده أن التخطيط الجيد لا يعني بالضرورة تحقيق الأهداف، إنما يؤدي التنفيذ الجيد إلى تحقيق أهداف التخطيط؛ إذ إن هناك استحالة في فصل وظيفة التخطيط كليا أو جزئيا عن وظيفة التنفيذ، لا بل تتوقف فاعلية التخطيط أساسا على مشاركة المسؤولين عن تنفيذ كافة الخطط بالمسؤولية التخطيطية وذلك لضمان سلامة التنفيذ.
وانسجاما مع ما تقدم فإن كافة المديرين في المنظمة يمارسون وظيفة التخطيط باختلاف مواقهم التنظيمية وقد تأخذ هذه الممارسة الأساليب التالية:
- مركزية التخطيط: أي أن يتولى المدير كافة العمليات التخطيطية دون مشاركة المرؤوسين في أي مرحلة من مراحلها. من الناحية العملية يمكن استخدام هذا الأسلوب لأنه يحقق بعض المزايا خاصة مع بداية نشأة المنظمة، إلا أنه من الصعوبة بمكان تطبيقه مع نمو حجم المنظمة.
- التخطيط بمشورة المرؤوسين: أي تشجيع المديرين مرؤوسيهم بالمساهمة بأفكارهم وآرائهم لوضع التصور النهائي لخطط الإدارة وقد يؤدي هذا التشجيع إلى قبول المرؤوسين الخطط التي يعتمدها المدير.
- التحديد العام لإطار الخطة: يتولى المدير وفقا لهذا الأسلوب تحديد الإطار أو الخطوط العريضة للخطة على أن يتولى المرؤوسون وضع التفاصيل الخاصة بالخطة وذلك لضمان دعمهم وتعاونهم في عمليات التنفيذ.
- التخطيط بواسطة المرؤوسين: وبمقتضى هذه الطريقة يتولى المرؤوسون إعداد وتصميم الخطة على أن تقدم للمدير لاعتمادها ووضعها موضع التنفيذ.
ولكن بالرغم من أبعاد هذه الطرق إلا أن احتمالات تطبيقها تعتمد على جملة من المواقف قد تفرض على المدير تطبيق طريقة دون أخرى إلا أن ما هو متفق عليه بين الكثيرين من علماء الإدارة هو عدم الفصل بين التخطيط والتنفيذ الجيد للخطط، وما هو متفق عليه أيضا أن الخطط طويلة الأجل التي ترتبط بفترات زمنية طويلة يتم وضعها من قبل الإدارة العليا في حين أن الخطط قصيرة الأجل التي تغطي فترات قصيرة نسبيا تقع على المديرين مسؤولية إعدادها بالطريقة التي تحقق فلسفة التنظيم وأهدافه.
إن المشاورة مع المرؤوسين في تحديد وتصميم الخطط أصبحت مبدأ أساسيا في التطبيق والممارسة، وبالتالي ولى الزمن الذي نجد فيه مديرا يتولى بمفرده الإلمام بكافة المواقف، والإلمام أيضا بكافة العوامل المؤثرة على موقعه وبالتالي يمارس وحده مسؤولية وضع الخطط ذات التأثير القوي على أهداف المنظمة.
الفوائد العامة
للتخطيط الجيد مجموعة من الفوائد والمزايا أهمها:
- يظهر التخطيط الأهداف بوضوح ويسهل عملية تحقيقها سواء على مستوى الخطط العامة أو الخطط الفرعية.
- يساعد التخطيط على التحديد المسبق لمدخلات المنظمة كما ونوعا.
- يساعد التخطيط على ممارسة الوظيفة الرقابية بدرجة عالية من الفاعلية.
- وبالرغم من الفوائد السابقة إلا أن التخطيط لا يخلو من بعض العيوب التي لا تنتقص من أهمية هذه الوظيفة، إنما على المسؤولين ضرورة تداركها وأخذها في الاعتبار عند البدء في العملية التخطيطية ومن هذه العيوب:
1- ارتفاع تكاليف التخطيط نظرا لاعتماده على عمليات التنبؤ استنادا إلى المعلومات التي لا يمكن أن تكون متوفرة في كثير من الحالات إلا في المنظمات الكبيرة وهي حالات نادرة.
2- بالرغم من كفاءة القائمين على عمليات التخطيط إلا أن التغيرات البيئية لا يمكن السيطرة عليها وبالتالي لن يرقى التنبؤ إلى درجة الدقة الكاملة لاستخدامه في عمليات التخطيط مما يترتب عليه فشل الخطط في بعض الأحيان.
3- يأخذ الكثيرون على العملية التخطيطية ارتباطها بشكل كبير بعنصر الوقت، لما تتطلبه من تفكير وعمل ذهني لدراسة كافة العوامل والاتجاهات ذات الصلة بالموقف، سواء كانت ترتبط بالوقت الحاضر أو بتنبؤات المستقبل، ويأخذ الوقت حيزا أكبر خاصة إذا كانت القرارات التخطيطية طويلة الأجل، وإذا لم يتحقق التنبؤ فعلى واضع الخطط إعادة التخطيط فيكون بذلك قد أضاع الكثير من الوقت دون فاعلية تذكر باستخدامه هذا العنصر، علما بأن للوقت أهمية خاصة حيث يذهب بعض المفكرين إلى اعتباره من أهم عناصر الإنتاج على الإطلاق.
4- إن عدم المشاركة في وضع الخطط ومن ثم إعادة التخطيط لأسباب تتعدى توقعات المنظمة يؤديان إلى خلل في المناخ التنظيمي نتيجة مقاومة الأفراد للتغيير الناتج عن عدم المشاركة أو إعادة التخطيط.
أنواع التخطيط
إن القرارات المتعلقة بالعملية التخطيطية ترتبط بمبدأ التنبؤ بالمتغيرات المستقبلية، لذا يتم وضع الخطط لتغطية فترة زمنية قد تكون قصيرة أو طويلة وفقا لقدرة المنظمة على السيطرة على الظروف والعوامل المستقبلية.
فالتخطيط قصير الأجل هو الذي يغطي فترة زمنية قصيرة (سنة) أو الذي يتعلق بالمستقبل القريب، أما التخطيط طويل الأجل فهو الذي يغطي فترة زمنية طويلة نسبيا (خمس سنوات) أو لفترات قد تكون أطول من ذلك، والجدير بالذكر أن كلا النوعين تستند إليهما المنظمات ويتوقف نجاحهما بالدرجة الأولى على قدرة المنظمة على التنسيق بينهما بحيث تصب أهداف الخطط قصيرة الأجل في مسار أهداف الخطط طويلة الأجل.
أساليبه
للعملية التخطيطية أساليب ومداخل متعددة تم استخدامها واقعيا في كثير من المنظمات وعلى مراحل تاريخية متعددة، وهذه الأساليب لا تخرج عن:
1- أسلوب التجربة والخطأ.
2- أسلوب التقليد.
3- الأسلوب العلمي.
- أسلوب التجربة والخطأ: يعتمد هذا الأسلوب على محاولة تجربة أي قرار تخطيطي يتم التوصل إليه مع الاستمرار في تجربة قرارات أخرى إلى أن يتم التوصل إلى حلول للمشكلة موضع القرار التخطيطي. إن استخدام هذا الأسلوب ممكن في حالة واحدة هو ثبات واستقرار كافة العوامل الداخلية والخارجية التي تؤثر على أداء المنظمة، وإن كنا نؤكد على استحالة توافر هذه الحالة، نرى أن ما يؤخذ على هذا الأسلوب هو ارتفاع تكلفته وأيضا يخلق مواجهة مستمرة مع أفراد التنظيم لكثرة تغيير وتعديل الخطط.
- أسلوب التقليد: يعتمد هذا الأسلوب على تطبيق السياسات والبرامج والإجراءات للمشاكل المشابهة. إن استخدام هذا الأسلوب لا يأخذ في اعتباره اختلافات بيئة الموقف وبالتالي فإن الحل لا يمكن تطبيقه بالمطلق، إنما يمكن لمتخذ القرار التخطيطي الاسترشاد بالإطار العام للكيفية التي تم التوصل من خلالها للقررا، ولابد أن نشير أيضا إلى أن هذا الأسلوب يحتاج إلى كثير من الوقت والتكاليف إذا ثبت عدم الملاءمة الكاملة للحل أو للقرار مع البيئة المطبقة فيه مرة ثانية.
- الأسلوب العلمي: يعتبر هذا الأسلوب من أكثر الأساليب تطبيقا في منظمات الأعمال، ويعتمد على التعمق في دراسة وتحليل المعلومات للتوصل إلى حقائق يمكن السيطرة عليها، ومن ثم ينتقل إلى تحديد البدائل ومن ثم اختيار البديل الأكثر قبولا لتنتهي مراحل هذا الأسلوب باتخاذ لقرار التخطيطي، أو قرار حل المشكلة المتعلقة بالتخطيط.
إن التفكير هو أساس عملية التخطيط والتفكير الإبداعي والخلاق هو المدخل الحقيقي للأسلوب العلمي في دراسة كافة الحقائق والمعلومات والبيانات لاتخاذ كافة القرارات اللازمة من أجل تحقيق الأهداف العامة والخاصة للمنظمة، ويعتبر أسلوب العصف الذهني من أهم أدوات التفكير الإبداعي لتشجيع خلق الأفكار وابتكار الحلول للمشاكل.
*د. كامل بربر. الإدارة عملية ونظام. المؤسسة الجامعية للدراسات والنشر والتوزيع - الطبعة الأولى - 1416ه.