مدير خارجية منطقة مكة يستقبل القنصل العام الأمريكي    الجوازات تصدر أكثر من 15 ألف قرارًا بحق مخالفين خلال رمضان    جامعة الإمام عبدالرحمن بن فيصل تقيم حفل المعايدة السنوي بمناسبة عيد الفطر المبارك    الأسهم السعودية تتراجع ب 805 نقطة    سمو أمير المنطقة الشرقية يستقبل المهنئين بعيد الفطر المبارك    سعود بن نهار يستقبل المهنئين بمناسبة عيد الفطر    الملك يرعى تكريم الفائزات بجائزة الأميرة نورة للتميُّز النسائي    تخريج الدفعة الأولى من خريجي برنامج أكسفورد لمستقبل العقار في بريطانيا برعاية عين الرياض    اطلاق "جائزة الابتكار الصناعي" لدعم وتمكين الحلول الابتكارية في القطاع الصناعي    مستشفى الرس يُجري أول استئصال لوزتين بتقنية "الكوبليشن"    266 ألف طالب وطالبة ينتظمون في الدراسة بمدارس الأحساء    المنتخب الصيني يخسر أمام نظيره السعودي في أولى مبارياته بكأس آسيا تحت 17 عاما    أسبوع حاسم ترقب لبيانات التضخم وأسعار المستهلكين    في ختام الجولة ال 26 من دوري روشن.. فرق القاع تسعى للهروب من خطر الهبوط    في ختام ثاني أيام الجولة 26 من روشن.. الاتحاد يرفض الخسارة أمام الأهلي في ديربي الغربية    ماتياس: صعب علينا تقبل التعادل مع الاتحاد    أكدت مرونتها وفقاً لتطورات السوق.. «أوبك بلس» تزيد الإمدادات في مايو    خُطط لإنشاء شبكة طرق تحت الأرض في الرياض    17 ألف طفل فلسطيني في سجل شهداء الإبادة الجماعية    إدارات التعليم تطبق الدوام الصيفي في المدارس.. اليوم    1071 حالة ضبط لممنوعات بالمنافذ الجمركية    إحباط تهريب 51.4 كيلوجرام من الحشيش    استنكرت وأدانت استهداف الاحتلال للمدنيين العزل.. السعودية تطالب العالم بوضع حدٍ لمأساة الشعب الفلسطيني    للتعريف بالحِرف الوطنيّة الأصيلة.. إطلاق مبادرة لوحات «وِرث السعودية» على الطرق السريعة    ياسمين عبد العزيز تستكمل تصوير فيلم «زوجة رجل»    حلوى العيد .. نار وبواريد    تحت رعاية ولي العهد.. 300 متحدث يثرون الحوار العالمي بمؤتمر «القدرات البشرية»    "يونيسف" تحث إسرائيل على السماح بدخول قوافل المساعدات إلى غزة    الولايات المتحدة تلغي جميع التأشيرات لمواطني جنوب السودان    وزير خارجية بريطانيا: إسرائيل تحتجز اثنين من نواب البرلمان البريطاني    الرياضات الإلكترونية في المملكة.. نمو سريع ومستقبل واعد    محمد بن سلمان.. إنسانية عميقة    في الشباك    الرياض وصناعة الفعاليات    مترو الرياض.. جسر للقلوب    إرثٌ خالد ورمزٌ للأصالة    رجال الأمن.. شكراً لكم من القلب    لودي: النصر كان الأفضل    بلان يكشف سر مشاركة أوناي    أسرار في مقبرة توت عنخ آمون    جامعة جدة تبدأ القبول لبرامج الدراسات العليا    عشريني ينافس العمالة بالتكييف والتبريد    كرة ذهبية في قاع المحيط    مطلقات مكة الأكثر طلبا لنفقة الاستقطاع الشهري    خطيب المسجد الحرام: مواسم الخير لا تنقضي وأعمال البر لا تنقطع    إمام المسجد النبوي: الاستقامة على الطاعات من صفات الموعودين بالجنة    العثور على بقايا ماموث في النمسا    كيف تحمي طفلك من قصر النظر؟    مستشفى الدكتور سليمان الحبيب بالفيحاء في جدة يعيد زراعة أذن مبتورة بنسبة تزيد على "50"%    مستشفى الرس.. مبادرة مبتكرة لتحسين تجربة المرضى    بلدية الدمام تعايد مسؤولو ومرضى مستشفى الملك فهد بالدمام    الفنان التشكيلي سعود القحطاني يشارك في معرض جاليري تجريد 2025    الملك وولي العهد يعزيان عضو المجلس الأعلى حاكم أم القيوين في وفاة والدته    ودعنا رمضان.. وعيدكم مبارك    مركز 911 يستقبل أكثر من 2.8 مليون مكالمة في مارس الماضي    بلدية محافظة الشماسية تحتفل بعيد الفطر المبارك    وزارة الصحة الأمريكية تبدأ عمليات تسريح موظفيها وسط مخاوف بشأن الصحة العامة    محافظ الطوال يؤدي صلاة عيد الفطر المبارك في جامع الوزارة ويستقبل المهنئين    







شكرا على الإبلاغ!
سيتم حجب هذه الصورة تلقائيا عندما يتم الإبلاغ عنها من طرف عدة أشخاص.



المعلومة الضائعة..!
نشر في أزد يوم 19 - 01 - 2018

كثيرا ما نضيع الفرص أو نتأخر في انجاز المهام لعدم معرفة معلومة ما، وهو ما يكلفنا كثيرا في أي عمل نود القيام به.. إن نوعية الواجب الذي ينتظرنا والذي نود القيام به يعتمد بشكل كبير جدا على إدارة الوقت اللازم لهذا العمل بمعنى تنسيق المهام قبل تنفيذها بالتوافق مع الوقت اللازم والفترة الزمنية اللاحقة التي نتطلع إلى تنفيذ ما نريده فيها.
علينا جمع جميع المعلومات الخاصة بهذا العمل وترتيب تسلسل تنفيذها، وعلينا التوجه إلى مصادرها والبحث عنها دون أن نكل ذلك على معلومات طائشة من هنا وهناك.. البحث عن أشخاص لهم نفس الحاجة أو سبق أن نفذوا ذات المهمة من وقت قريب والاستفادة من خبراتهم، حيث أنه كلما كان عدد هؤلاء أكثر كلما جاءت معلومات مختلفة وأوفر.. تشكيل مجموعات تواصل لها هدف واحد تريد تنفيذه يجعل تبادل المعلومات والخبرات ميسر أكثر، فتأتي معلومات مختلفة من جميع الأعضاء، ويكون أيضا مكانا للاستفسار والسؤال.. تكتمل الصورة بتقاطع كل هذه المعلومات التي أخذت من كل المصادر السابقة، لتوضح الطريق وتمهد العمل لتنفيذ المهام بشكل أسرع وأنجع وأقل تكلفة..!
لا يجب أن نتكل على معلومات قديمة ولا مصادر قديمة أيضا، بل يجب دائما البحث عن آخر المعلومات التي تم تنفيذها في التواريخ القريبة، وآخر الاشخاص الذين قاموا بهذا العمل بالإضافة للدخول إلى مواقع تلك المؤسسات وأخذ المعلومات من هناك أيضا.. فتغير القرارات يتم بكثرة بهدف التطوير والتحسين، ولم تعد الحالات المعروفة سابقا تصلح لأن تكون مرتكز للانطلاق لتنفيذ ذات المشروع، فقد تتغير الاحوال وتتغير اللوائح والأنظمة، وقد تتغير حتى عناوين الجهات التي ينبغي مراجعتها لتخليص مهمة ما.. في هذا الإطار يكون الانسان يجمع ما يحتاج من أوراق ومستندات وغيره لتقديمها عند الحاجة دون الرجوع مرارا وتكرارا لنفس المكان ولنفس الغرض، قد يكون بسبب مستند ما أو وثيقة ما قد نحتاجها وعدم وجودها قد يعطلنا كثيرا.
عدم جمع المعلومات والتنسيق بينها في تسلسل معين لتنفيذها يكلفنا الكثير من الجهد والوقت والمال وذلك بالمراجعة لنفس الغرض مرارا، فعدم معرفة المطلوب من إجراءات يؤجل تنفيذ ما نود القيام به وهذا قد يكلف الكثير، كما أن هذا الدوران في خطوات فارغة دون أي تنفيذ ما هو إلا ضياع لوقتنا ووقت غيرنا سواء من مراجعين مثلنا أو موظفين في الدوائر التي نمر عليها ..
قد يظن البعض أن هذا الأمر بسيطا، إلا أنه في تصوري من أهم الأمور التي تتقدم على تنفيذ أي مشروع أو عمل.. فكم من مسافر أجل سفره بسبب عدم معرفة المطلوب لأمور أخرى عطلته لاحقا عن سفره، وكم من تأجيل وتأخير بسبب نقص معلومة ما، وكم من هدر للوقت في خطوات فارغة في مراجعات دون الحصول على نتيجة، وكم هي قيمة هذا الوقت المقطوع من العمل وفي الطريق وحتى من العائلة والاهل الذين هم اولى بهذا الوقت، وكم من أموال ضاعت بسبب التأخر في تنفيذ ما يجب تنفيذه في حينه..!
وضع جدول زمني مسجل ومدون يجب ان يحتوي على جميع المعلومات المطلوبة واللازمة وبدقة متناهية أمر غاية في الأهمية، قبل البدء في تنفيذ المهام وذلك في الفترة التي تسبق التنفيذ والتي تكون عادة فترة التفكير في تنفيذ امر ما او مشروع ما هذه الفترة يجب ان تكون كافية ومعقولة للبحث عن كل المعلومات المطلوبة بالطرق التي سبق ان ذكرناها سابقا. هذا الجدول يحتوي على جميع المعلومات اللازمة للقيام باي نشاط كما انه يحتوي على ترتيب تنفيذ هذه الانشطة بمراحل مدروسة ومواعيد معلومة في حينها دون ضياع وقت او جهد او مال ما يمكن من التنفيذ بجودة عالية وبوقت مناسب..!
كما أننا نقترح إيجاد برنامج الكتروني شامل بمثابة دائرة معلومات، ولكل شخص منا فيه مكان وإذا ما قدم يوما ما مستند أو وثيقة فيتم دمج وحفظ هذه الوثيقة لكي لا يتم طلبها ثانية لاحقا في معاملات مشابهة، بل يتم استدعائها من هذه الدائرة الالكترونية والتي تكون بدورها دائرة مشتركة بين جميع الدوائر والمؤسسات، فيكتفي الموظف فقط بالدخول لملف المراجع ليجد فيه هذا المستند أو الوثيقة واستدعائها إذا احتيج لها، وهو ما ييسر ويسهل عمل الجميع من مراجعين و موظفين لعدم تكرار ذات العمل كل مرة وكلك مراجع بما فيه من هدر كبير للوقت و ما لهذا الوقت من قيمة عالية يجب ألا تهدر قدر المستطاع..
جميل احترامي


انقر هنا لقراءة الخبر من مصدره.