أمير جازان: آفاق واسعة من التقدم والازدهار    خادم الحرمين: نعتز بما قدمه أبناء الوطن وما تحقق جعل المملكة نموذجاً عالمياً    أعربت عن تعازيها لإيران جراء انفجار الميناء.. السعودية ترحب بالإجراءات الإصلاحية الفلسطينية    رؤية السعودية 2030 في عامها التاسع.. إنجازات تفوق المستهدفات ومؤشرات توثق الريادة    أمير القصيم: خارطة طريق طموحة لرسم المستقبل    381 ألف وظيفة في قطاع التقنية.. 495 مليار دولار حجم الاقتصاد الرقمي السعودي    أمة من الروبوتات    الأردن.. مصير نواب "العمل الإسلامي" معلق بالقضاء بعد حظر الإخوان    تفاهمات أمريكية سورية ومساعٍ كردية لتعزيز الشراكة الوطنية    ينتظر الفائز من السد وكاواساكي.. النصر يقسو على يوكوهاما ويتأهل لنصف النهائي    القيادة تهنئ رئيسة تنزانيا بذكرى يوم الاتحاد    أمير الشرقية: إنجازات نوعية لمستقبل تنموي واعد    الآبار اليدوية القديمة في الحدود الشمالية.. شواهد على عبقرية الإنسان وصموده في مواجهة الطبيعة    ضبط أكثر من 19.3 ألف مخالف لأنظمة الإقامة والعمل وأمن الحدود    "المنافذ الجمركية" تسجل 1314 حالة ضبط خلال أسبوع    المملكة تفتح أبواب جناحها في معرض أبوظبي الدولي للكتاب 2025    برعاية سمو وزير الثقافة.. هيئة الموسيقى تنظم حفل روائع الأوركسترا السعودية في سيدني    دفع عجلة الإنجاز وتوسيع الجهود التحولية    فخر واعتزاز بالوطن والقيادة    برشلونة يكسب "كلاسيكو الأرض" ويتوج بكأس ملك إسبانيا    مدرب كاواساكي: قادرون على التأهل    قدامى الشباب ينتقدون نتائج توثيق البطولات    خطى ثابتة نحو مستقبل مُشرق    تقرير يُبرهن على عمق التحوّل    الجبير يترأس وفد المملكة في مراسم تشييع بابا الفاتيكان    إطلاق مبادرة "حماية ومعالجة الشواطئ" في جدة    ترامب يحض على عبور "مجاني" للسفن الأميركية في قناتي باناما والسويس    المملكة تقفز عالمياً من المرتبة 41 إلى 16 في المسؤولية الاجتماعية    اللواء عطية: المواطنة الواعية ركيزة الأمن الوطني    1500 متخصص من 30 دولة يبحثون تطورات طب طوارئ الأطفال    الأميرة عادلة بنت عبدالله: جائزة الشيخ محمد بن صالح بن سلطان عززت المنافسة بين المعاهد والبرامج    تدشين الحملة الوطنيه للمشي في محافظة محايل والمراكز التابعه    رئيس مركز الغايل المكلف يدشن "امش30"    101.5 مليار ريال حجم سوق التقنية    الحكومة اليمنية تحذر موظفي ميناء رأس عيسى من الانخراط في عمليات تفريغ وقود غير قانونية بضغط من الحوثيين    اكتشاف لأقدم نملة في التاريخ    قدراتنا البشرية في رؤية 2030    تصاعد التوترات التجارية يهدد النمو والاستقرار المالي    الذهب ينخفض 2 % مع انحسار التوترات التجارية.. والأسهم تنتعش    800 إصابة بالحصبة بأمريكا    فواتير الدفع مضرة صحيا    الذكور الأكثر إقبالا على بالونة المعدة    الأهلي يكسب بوريرام بثلاثية ويواجه الهلال في نصف نهائي النخبة الآسيوية    انتهاء محادثات أمريكية إيرانية في عُمان وسط تفاؤل حذر    حين يعجز البصر ولا تعجز البصيرة!    السعودية تعزي إيران في ضحايا انفجار ميناء بمدينة بندر عباس    القيادة تهنئ تنزانيا بذكرى يوم الاتحاد    32 مليون مكالمة ل 911    قوانين الفيزياء حين تنطق بالحكمة    مكافحة المخدرات معركة وطنية شاملة    التحول الرقمي في القضاء السعودي عدالة تواكب المستقبل    أمطار رعدية ورياح نشطة على عدة مناطق في المملكة    وزارة التعليم تستعرض منصاتها في معرض تونس الدولي للكتاب 2025    "عبيّة".. مركبة تحمل المجد والإسعاف في آنٍ واحد    الرئيس العام لهيئة الأمر بالمعروف يلتقي مديري عموم الفروع    إمام الحرم النبوي: حفظ الحقوق واجب شرعي والإفلاس الحقيقي هو التعدي على الخلق وظلمهم    إمام المسجد الحرام: الإيمان والعبادة أساسا عمارة الأرض والتقدم الحقيقي للأمم    الشيخ صلاح البدير يؤم المصلين في جامع السلطان محمد تكروفان الأعظم بالمالديف    







شكرا على الإبلاغ!
سيتم حجب هذه الصورة تلقائيا عندما يتم الإبلاغ عنها من طرف عدة أشخاص.



المعلومة الضائعة..!
نشر في أزد يوم 19 - 01 - 2018

كثيرا ما نضيع الفرص أو نتأخر في انجاز المهام لعدم معرفة معلومة ما، وهو ما يكلفنا كثيرا في أي عمل نود القيام به.. إن نوعية الواجب الذي ينتظرنا والذي نود القيام به يعتمد بشكل كبير جدا على إدارة الوقت اللازم لهذا العمل بمعنى تنسيق المهام قبل تنفيذها بالتوافق مع الوقت اللازم والفترة الزمنية اللاحقة التي نتطلع إلى تنفيذ ما نريده فيها.
علينا جمع جميع المعلومات الخاصة بهذا العمل وترتيب تسلسل تنفيذها، وعلينا التوجه إلى مصادرها والبحث عنها دون أن نكل ذلك على معلومات طائشة من هنا وهناك.. البحث عن أشخاص لهم نفس الحاجة أو سبق أن نفذوا ذات المهمة من وقت قريب والاستفادة من خبراتهم، حيث أنه كلما كان عدد هؤلاء أكثر كلما جاءت معلومات مختلفة وأوفر.. تشكيل مجموعات تواصل لها هدف واحد تريد تنفيذه يجعل تبادل المعلومات والخبرات ميسر أكثر، فتأتي معلومات مختلفة من جميع الأعضاء، ويكون أيضا مكانا للاستفسار والسؤال.. تكتمل الصورة بتقاطع كل هذه المعلومات التي أخذت من كل المصادر السابقة، لتوضح الطريق وتمهد العمل لتنفيذ المهام بشكل أسرع وأنجع وأقل تكلفة..!
لا يجب أن نتكل على معلومات قديمة ولا مصادر قديمة أيضا، بل يجب دائما البحث عن آخر المعلومات التي تم تنفيذها في التواريخ القريبة، وآخر الاشخاص الذين قاموا بهذا العمل بالإضافة للدخول إلى مواقع تلك المؤسسات وأخذ المعلومات من هناك أيضا.. فتغير القرارات يتم بكثرة بهدف التطوير والتحسين، ولم تعد الحالات المعروفة سابقا تصلح لأن تكون مرتكز للانطلاق لتنفيذ ذات المشروع، فقد تتغير الاحوال وتتغير اللوائح والأنظمة، وقد تتغير حتى عناوين الجهات التي ينبغي مراجعتها لتخليص مهمة ما.. في هذا الإطار يكون الانسان يجمع ما يحتاج من أوراق ومستندات وغيره لتقديمها عند الحاجة دون الرجوع مرارا وتكرارا لنفس المكان ولنفس الغرض، قد يكون بسبب مستند ما أو وثيقة ما قد نحتاجها وعدم وجودها قد يعطلنا كثيرا.
عدم جمع المعلومات والتنسيق بينها في تسلسل معين لتنفيذها يكلفنا الكثير من الجهد والوقت والمال وذلك بالمراجعة لنفس الغرض مرارا، فعدم معرفة المطلوب من إجراءات يؤجل تنفيذ ما نود القيام به وهذا قد يكلف الكثير، كما أن هذا الدوران في خطوات فارغة دون أي تنفيذ ما هو إلا ضياع لوقتنا ووقت غيرنا سواء من مراجعين مثلنا أو موظفين في الدوائر التي نمر عليها ..
قد يظن البعض أن هذا الأمر بسيطا، إلا أنه في تصوري من أهم الأمور التي تتقدم على تنفيذ أي مشروع أو عمل.. فكم من مسافر أجل سفره بسبب عدم معرفة المطلوب لأمور أخرى عطلته لاحقا عن سفره، وكم من تأجيل وتأخير بسبب نقص معلومة ما، وكم من هدر للوقت في خطوات فارغة في مراجعات دون الحصول على نتيجة، وكم هي قيمة هذا الوقت المقطوع من العمل وفي الطريق وحتى من العائلة والاهل الذين هم اولى بهذا الوقت، وكم من أموال ضاعت بسبب التأخر في تنفيذ ما يجب تنفيذه في حينه..!
وضع جدول زمني مسجل ومدون يجب ان يحتوي على جميع المعلومات المطلوبة واللازمة وبدقة متناهية أمر غاية في الأهمية، قبل البدء في تنفيذ المهام وذلك في الفترة التي تسبق التنفيذ والتي تكون عادة فترة التفكير في تنفيذ امر ما او مشروع ما هذه الفترة يجب ان تكون كافية ومعقولة للبحث عن كل المعلومات المطلوبة بالطرق التي سبق ان ذكرناها سابقا. هذا الجدول يحتوي على جميع المعلومات اللازمة للقيام باي نشاط كما انه يحتوي على ترتيب تنفيذ هذه الانشطة بمراحل مدروسة ومواعيد معلومة في حينها دون ضياع وقت او جهد او مال ما يمكن من التنفيذ بجودة عالية وبوقت مناسب..!
كما أننا نقترح إيجاد برنامج الكتروني شامل بمثابة دائرة معلومات، ولكل شخص منا فيه مكان وإذا ما قدم يوما ما مستند أو وثيقة فيتم دمج وحفظ هذه الوثيقة لكي لا يتم طلبها ثانية لاحقا في معاملات مشابهة، بل يتم استدعائها من هذه الدائرة الالكترونية والتي تكون بدورها دائرة مشتركة بين جميع الدوائر والمؤسسات، فيكتفي الموظف فقط بالدخول لملف المراجع ليجد فيه هذا المستند أو الوثيقة واستدعائها إذا احتيج لها، وهو ما ييسر ويسهل عمل الجميع من مراجعين و موظفين لعدم تكرار ذات العمل كل مرة وكلك مراجع بما فيه من هدر كبير للوقت و ما لهذا الوقت من قيمة عالية يجب ألا تهدر قدر المستطاع..
جميل احترامي


انقر هنا لقراءة الخبر من مصدره.