وضعت الجهات العاملة في الحج في المدينةالمنورة الخطط الميدانية لتفويج أكثر من 12 ألف حافلة تحمل ما يقارب نصف مليون حاج من مختلف الجنسيات إلى المشاعر المقدسة ومكةالمكرمة خلال الأيام القليلة المقبلة. وعقدت وحدة التنسيق والمتابعة في عمليات الحج بسكرتارية لجنة الحج البارحة الأولى الاجتماع التنسيقي لتنظيم عمليات استقبال الحجاج في محطة الهجرة اليوم وغدا بحضور الجهات المعنية في الحج وهي فرع وزارة الحج، والمؤسسة الأهلية للأدلاء، حيث تركزت الخطط على وضع الترتيبات الميدانية لتفويج الحافلات بمرونة عبر محطة الاستقبال والتفويج. وحدد الاجتماع بأن يتولى قطاع الإسكان في فرع وزارة الحج والأدلاء والتفويج الآلي تنظيم مجموعات الإسكان في المحطة خلال 24 ساعة، وإلزام المجموعات السكنية تأمين أماكن التسكين قبل وصول الحجاج حسب تفويج البعثات لليومين المقبلين، ومتابعة مندوبي البعثات والمجموعات السكنية على أن يأخذوا في الاعتبار صور التصاريح وأرقام العقود المبرمة لتوفير مساكن بديلة حسب الإمكانية. وأكد الاجتماع على أنه وفي حال تأخير أية مجموعة سكنية من إحضار أرقام العقود أو التصاريح فإنه يستدعى مدير المجموعة لإحضار التصاريح اللازمة أو تسكين الحجاج بعمائر بديلة على حساب المجموعة بعد إثبات الحالة وتفريغ المحطة من سيارات الموظفين وتوفير أصحاب الصلاحية من قطاع الإسكان للتواجد في محطة الهجرة للتعامل مع نظام الإسكان الآلي ونظام الحج الآلي لتنظيم المساكن الشاغرة وغير الشاغرة بالتعاون مع قطاع الإسكان في المؤسسة الأهلية للأدلاء. وطالب الاجتماع المؤسسة الأهلية للأدلاء في استقبال محطة الهجرة بزيادة عدد موظفي الاستقبال والفرز وإدخال البيانات؛ لسرعة إنهاء إجراءات الاستقبال وتجهيز خطة بديلة يدوية للحالات الطارئة، وتوفير فريق فني على مدار الساعة لطوارئ الحاسب الآلي والكهرباء ذي مهارة عالية في التعامل مع الحاسب، وإدارة عدد المستخدمين المتصلين مباشرة بالنظام الآلي وغيرها، وتسهيل دخول الحافلات داخل المحطة حتى يسهل تنظيم الحركة في خارجها. وشدد المجتمعون على أهمية مواصلة العمل فيما يخص استقبال وسرعة إنهاء إجراءات الحجاج القادمين من مكةالمكرمةوجدة خلال اليوم وغدا، والذي يتوقع أن يزيد عددهم عن 100 ألف حاج، والتأكيد على أهمية مشاركة إدارة مرور المنطقة، مديرية المياه، الهلال الأحمر، وطوارئ الكهرباء في المدينةالمنورة في الاجتماع التنسيقي لتنظيم عمليات إجراءات مغادرة الحجاج الذي تعقده الجهات لاحقا.