بينما وصل موكب سمو الامير عبد الله بن عبد العزيز ولي العهد إلى القاعة في الساعة الثالثة عشرة و 9 دقائق ظهراً كان صاحب السمو الملكي الامير سعود الفيصل وزير الخارجية قد وصل الى القاعة في الساعة الحادية عشرة و 47 دقيقة ظهراً . رفعت اعلام الدول المشاركة امام مدخل قاعة المؤتمر، حيث توسط العلم الامريكي اعلام الدول العربية الخمس وجاء على يمينه العلم الاردني يليه العلم الفلسطيني اما على يساره فقد جاء العلم المصري يليه علم مملكة البحرين ويليه علم المملكة العربية السعودية. استعانت قوات الحرس الجمهوري المصري بخمسة كلاب بوليسية و انتشر القناصة الامريكيون فوق سطح قاعة المؤتمر لتأمينه. وصل عدد الاعلاميين المشاركين في تغطية المؤتمر حوالي 600 اعلامي منهم مائتا اعلامي امريكي والباقون يمثلون معظم الدول الاوروبية والعربية. ارتفاع درجة الحرارة مع عدم وجود مظلات اضطر الصحفيين للانتشار بحثاً عن أي فرع شجرة يستظلون تحته وحاولوا التغلب على هذه الموجة الحارة بالمياه المعدنية والمشروبات المثلجة التي وصل سعر العلبة منها خمسة جنيهات وزجاجة المياه 9 جنيهات. حالة من التوتر اصابت بعض الصحفيين بسبب الحر الشديد فبدأ بعضهم يركل المعلبات الفارغة على الارض بينما يقف البعض الآخر على زجاجات المياه المعدنية الفارغة. رغم ان عدد الاعلاميين المشاركين لا يتجاوز ربع العدد الذي كان مشاركا في قمة شرم الشيخ العربية خلال مارس الماضي الا انه بسبب الحر الشديد وصل التكدس داخل المركز الصحفي بأرض الجولف موقع المؤتمر ذروته. مشاحنات كثيرة شهدها المركز الصحفي بسبب تصادم الصحفيين مع بعضهم البعض نتيجة استغلال عدد كبير خصوصاً الاجانب لخطوط التليفونات لتشغيلها على اجهزة الكمبيوتر المحمول.