أرشيف هيئة "مدن" من التقليدية إلى مركز محفوظات عالمي

قال مدير مركز الوثائق والمحفوظات بالهيئة السعودية للمدن الصناعية ومناطق التقنية "مدن" الدكتور فارس الغبان إن أقسام الأرشيف تمثل مكانة بالغة الأهمية، تستدعي الحرص على تطويرها، وتوسيع آفاقها فضلًا عن دعمها بالتقنيات الحديثة خلافًا لما كانت عليه في السابق، لاستيعاب الكم الكبير من المعلومات والوثائق لافتاً إلى أن المملكة اعتمدت مسارًا متفردًا في التطوير يخدم خطط التنمية بإنشاء مراكز الوثائق والمحفوظات التي تعمل من خلال كفاءات وطنية شابه متخصصة وذلك في كثير من الجهات الحكومية والقطاع العام، وأوضح ل"الرياض" أن "مدن" بادرت في عام 2019، بإنشاء مركز الوثائق والمحفوظات برؤية واضحة ليصبح مركزًا نموذجيًا يطبق أحدث المعايير العالمية والتقنيات المتقدمة في مجال الأرشفة وإدارة الوثائق، وذلك بهدف تقديم خدمات نوعية ذات جودة عالية، تلبي كافة احتياجات منسوبي الهيئة عبر قنوات سهلة وآمنة، مع الالتزام بأفضل الممارسات المنظمة لحفظ الوثائق والمحفوظات، وبيّن أنه تم تجهيز المركز بأحدث الأنظمة لدعم آليات التصنيف والفهرسة والمسح الضوئي، والترميز لتقديم خدمات حفظ الوثائق بشكل مركزي، حيث تم جميع الوثائق من المدن الصناعية، البالغ عددها 37 مدينة حول المملكة إلى مقر المركز في الرياض وذلك بعدد وثائق مودعة تجاوزت 7 ملايين وثيقة، وأشار الغبان إلى أن المركز تمكن من رقمنة 12 مليون ورقة، وفهرسة ما يقرب من 6 ملايين وثيقة، مما يعزز سهولة الوصول إلى المعلومات وتوثيقها بطريقة منظمة، كما أطلق المركز نظام "وثائقي" الذي يمكّن منسوبي "مدن" من الوصول إلى الوثائق المطلوبة خلال فترة زمنية قياسية لا تتجاوز 3 دقائق، مما يسهم في رفع كفاءة الأعمال اليومية وتحسين بيئة العمل.
وحول التحول الرقمي في "مدن" قال مدير مركز الوثائق والمحفوظات: بادر المركز بإطلاق مبادرة "مدن بلا ورق" للانتقال إلى العمل الإلكتروني، مواكبًا بذلك أفضل المعايير العالمية في إدارة الوثائق، وقد حصل المركز على شهادة الاعتماد الدولي ISO، التي تُعنى بمتطلبات تخزين المستندات لمواد الأرشيف والمكتبات، ليكون بذلك من أوائل المراكز في المملكة يحصل على هذا الاعتماد المرموق، تأكيدًا على ريادته وحرصه على تطبيق أعلى معايير الجودة.