ضوابط وإجراءات جديدة للإيفاد للدراسات العليا بشؤون تعليم البنات

د. ابن دهيش ل « الجزيرة »:

أوضح الدكتور خالد بن عبدالله بن دهيش الوكيل للتخطيط والتطوير والوكيل للشؤون التنفيذية بوزارة المعارف - شؤون تعليم البنات في تصريح لجريدة (الجزيرة) أن معالي نائب وزير المعارف لشؤون تعليم البنات الدكتور خضر بن عليان القرشي قد اعتمد ضوابط اجراءات الإيفاد للدراسة بالداخل للحصول على درجتي الماجستير والدكتوراه الجديدتين وأشار د. بن دهيش في تصريحه إلى أنه تم إبلاغ جميع الجهات ذات العلاقة للعلم بها ابتداء من بداية العام الدراسي القادم 1424/1425ه إن شاء الله.
ووجه الدكتور ابن دهيش بالتقيد بآلية التنفيذ وتكوين اللجان المختصة في إدارات التعليم من المشرفات التربويات لدراسة الطالبات وإجراء المقابلات وغير ذلك أما المرشحات من منسوبات الجهاز فيشكل لهن لجنة من قبل الوكالة المساعدة للإشراف التربوي والمرشحون من الرجال يتم تشكيل لجان لهم من مسؤولي الجهاز الرئيسي ونبه الوكيل للتخطيط والتطوير إلى ملاحظة شرط عدم تجاوز العمر (40) سنة وكذلك الحصول على عشرة أسابيع تدريب في مجالات تخدم العمل كشرط للابتعاث الداخلي للحصول على الماجستير والدكتوراه.
وفيما يلي تنشر «الجزيرة» هذه الضوابط والإجراءات:
ضوابط وإجراءات الإيفاد للدراسة بالداخل للحصول على درجتي الماجستير والدكتوراه
أولاً: ضوابط الإيفاد:
1- أن يكون الإيفاد تلبية لحاجة حقيقية لدى الوزارة (شؤون تعليم البنات) تدعو إلى رفع مستوى تأهيل موظفيها وموظفاتها إلى الحد الذي يمثل مطلباً أساسياً لتأدية العمل بكفاءة أو تأهيلهم لأعمال جديدة تدخل ضمن نشاط الوزارة، ويكون ذلك من خلال خطة تضعها الوزارة للإيفاد للدراسة في الجامعات السعودية (داخل المملكة)، ويتم اعتماد هذه الخطة من قبل لجنة تدريب وابتعاث موظفي الخدمة المدنية.
2- أن يكون التخصص والدرجة العلمية المطلوبة للإيفاد للحصول عليها متوافقة مع طبيعة عمل المرشحة للإيفاد أو العمل الذي تعد للإيفاد من أجله.
3- أن تكون المرشحة قد أمضت مدة السنتين الأخيرتين على الأقل في الخدمة بالوزارة (شؤون تعليم البنات).
4- أن تحصل المرشحة على قبول من إحدى الجامعات أو المؤسسات العلمية المعتمدة شهاداتها وبرامجها لدى لجنة تدريب وابتعاث موظفي الخدمة المدنية في المملكة بعد ترشيحها مبدئياً كما سيرد في خطوات واجراءات وآليات الإيفاد.
5- ألا تقل درجة التقدير في تقويم الأداء الوظيفي للمتقدمة عن (جيد جداً) في آخر سنتين.
6- أن يكون التخصص والدرجة العلمية متوافرة في الجامعات السعودية والمؤسسات التعليمية المعتمدة شهاداتها وبرامجها لدى لجنة تدريب وابتعاث موظفي الخدمة المدنية.
7- أن يكون التفرغ وفق خطة الإيفاد للوزارة (شؤون تعليم البنات) على أن تكون هذه المقاعد موزعة في الخطة بين قطاعات الوزارة (شؤون تعليم البنات) والإدارات التعليمية بشكل متوازن.
8- يكون التقدم بطلبات الإيفاد للدراسة بالداخل عن طريق الإدارات التي تعمل فيها المتقدمات حسب الخطوات والإجراءات والآليات في البند «رابعاً» التي ترسلها بعد استيفائها وفق هذه الضوابط والتعليمات إلى الإدارة العامة للتطوير الإداري لاستكمال ما يتعلق بها.
9- لمعرفة المزيد عن الضوابط وقواعد الدراسة وشروطها والانسحاب المؤقت، ينبغي لكل راغبة في الدراسة بهذا النظام الاطلاع المسبق على (لائحة الإيفاد للدراسة بالداخل).
ثانياً: قواعد إعداد معاملات الإيفاد للدراسة بالداخل
1- يكون طلب احضار «خطاب القبول» بعد استيفاء استمارة الترشيح للدراسة نموذج (أ) الترشيح عند استكمال خطوات الترشيح المبدئي الموصوفة في بيان الضوابط والخطوات وآلية الايفاد المرفقة بهذا التعميم.
2- عدم خلط أوراق المرشحات عند إرسال أوراقهن إلى الإدارة العامة للتطوير الإداري إذا جمعت في خطاب واحد، بل ينبغي تمييز ما يخص كل مرشحة بوضوح عن غيرها.
3- عدم خلط طلبات متنوعة للدراسة كالترشيح للايفاد للدراسة بالداخل مع طلبات الابتعاث للخارج وطلبات الإجازة الدراسية أو تضمين أي معاملة طلبات تخييرية تقدم صاحباتها طلبات اتاحة الدراسة لهن بطرق عدة ايفاد أو ابتعاث أو انتساب أو دبلوم أو غيرها.
4- إذا زاد عدد مرشحات الإدارة عن (10) مرشحات، يتم تخصيص خطاب منفصل مع بيان بأسمائهن والدرجة المطلوبة لمرشحات كل تخصص.
5- تستخرج من المعاملة أي شروح أو احالات داخلية، وتعد المعاملة بالأوراق اللازمة للترشيح فقط وهي:
أ/ خطاب مدير التعليم.
ب/ استمارة ترشيح للدراسة نموذج (أ) ترشيح.
ج/ نموذج طلب الايفاد للدراسة بالداخل.
د/ بقية المسوغات المذكورة في النموذج (أ) ايفاد للدراسة.
5- ضرورة فهرسة المعاملة جيداً، لئلا يكون ذلك سبباً على إعادتها، وإضاعة الوقت.
7- ينبغي الالتزام بما ورد في بيان الضوابط والخطوات (المرفق) وملء الاستمارات بدقة وعناية بالتفصيل والكيفية المطلوبة فيها، إذ سيكون عدم استيفاء ذلك بشكل جيد من أسباب قيام الجهة المختصة بالإيفاد الداخلي باستبعاد ملف المرشحة، والرجوع بالمسؤولية على إدارة التعليم.
8- التأكيد على الأ تبدأ اجراءات الترشيح لأي (دبلوم بعد البكالوريوس) إلا بعد أن تقوم الوزارة ( شئون تعليم البنات ) بالتعميم عن دبلوم معين بالتحديد وتبليغ اجراءات الترشيح له، بالنظر إلى أن لبرامج الدبلوم تنظيمات تخص كلاً منها على حدة، من أهلمها كونه مما وافقت عليه لجنة تدريب وابتعاث موظفي الخدمة المدنية بوزارة الخدمة المدنية، وكيفية المعاملة المالية للمتدربين، وتوفير الاعتمادات المالية... إلخ.
ثالثاً: تعليمات عامة:
1- ألا يقل تقدير المتقدمة في أعلى مؤهل تحمله عن (جيد).
2- موافقة جهة عملها على توفير البديل في التخصص نفسه وعدم المطالبة بتوفير البديل في حالة الموافقة على ايفادها للدراسة.
3- لا يعد قبول أوراق الترشيح التزاماً من الوزارة (شؤون تعليم البنات) بالإيفاد أو التعويض ببديل.
4- أن تجتاز المتقدمة للإيفاد للدراسة بالداخل المقابلة الشخصية والاختبارات التي تحددها الوزارة (شؤون تعليم البنات).
5- أن تلتزم المتقدمة للإيفاد بالعمل في الوزارة (شؤون تعليم البنات) بعد حصولها على المؤهل الجديد مدة لا تقل عن مدة ايفادها للدراسة، كما لا يسمح بمتابعة الايفاد لدراسة مؤهل أعلى إلا بعد تنفيذ هذا الشرط.
6- أن تتعهد بالعمل بعد حصولها على المؤهل الجديد في الأماكن التي تحددها الوزارة.
7- ألا تكون قد صدرت بحقها عقوبة إدارية أو حكم تأديبي خلال آخر سنتين دراسيتين وألا تكون طرفاً في قضية قائمة.
8- ألا تزيد مدة الايفاد للدراسة للماجستير على سنتين دراسيتين، وللدكتواره عن ثلاث سنوات دراسية بحيث يكون الايفاد للدراسة المنهجية فصلياً يجدد حسب التقارير الدراسية، وألا يتم التمديد للرسالة إلا عن طريق لجنة تمديد الدراسة بالداخل - في الوزارة (شؤون تعليم البنات) - لمن كانت طبيعة رسالتها ميدانية أو تجريبية.
9- أن يكون الايفاد للدراسة مع بداية الفصل الدراسي الأول أو الثاني ولا يسمح بالايفاد في أثناء العام الدراسي (فترة عمل المدارس) للعاملين فيها.
10- أن يكون موضوع الرسالة متعلقاً بقضايا التعليم العام ذات الأولية وذلك بالتنسيق مع الإدارة العامة للبحوث التربوية بالوزارة (شؤون تعليم البنات) ما أمكن ذلك.
11- لا يسمح بتغيير التخصص الذي تمت الموافقة عليه إلا بموافقة الوزارة (شؤون تعليم البنات) بعد قيامها بمخاطبة لجنة تدريب وابتعاث موظفي الخدمة المدنية بهذا الشأن.
12- تقوم الإدارة العامة للتطوير الإداري بمتابعة دراسة منسوبي الوزارة (شؤون تعليم البنات) بالتنسيق مع القطاعات ذات العلاقة في جهاز الوزارة (شؤون تعليم البنات) وإدارات التعليم.
13- تعامل الدارسات بالنسبة للانقطاع والغياب وضعف الأداء معاملة المعلمات اللائي على رأس العمل بمدارسهن وتبلغ الكليات والجامعات جهات العمل بأيام التأخير والغياب والتقارير الدورية عن سيرهن الدراسي لتطبيق النظام بحقهن.
14- الموفدة التي يطوى قيدها بقطع ايفادها للدراسة بالداخل لا يسمح لها بالتقدم إليها مرة أخرى إلا بعد مرور ما بين سنة إذا كانت بعذر مقبول، وثلاث سنوات إذا كانت بغير عذر مقبول وتحدد ذلك الإدارة العامة للتطوير الإداري في الوزارة (شؤون تعليم البنات).
15- لا توفد للدراسة أكثر من مرة للدرجة العلمية نفسها، من أكملت ايفادها بنجاح.
16- لا يسمح بالايفاد للدراسة للحصول على الدرجة العلمية التي تحملها الموظفة بصرف النظر عن التخصص ما لم تكن الدرجة العلمية التي تحملها غير معتمدة وظيفياً.
17- يسمح لمن بدأت العام الدراسي وهي في إجازة دراسية بتقديم طلب ترشيح للايفاد للدراسة في الداخل دون أن يكون في ذلك ميزة أو أولوية على بقية طلبات المتقدمات.
18- يمسح للموفدة للدراسة بالداخل بطلب إجازة دراسية في أي وقت من مدة ايفادها.
19- في حالة خلو مقعد من شاغلته الموفدة للدراسة بطي القيد بسبب الفصل أو الإجازة الدراسية أو أي سبب آخر، يتم إبلاغ المرشحة التي عليها الترتيب من قبل الإدارة العامة للتطوير الإداري والإدارة التي تقدمت منها، فيما إذا كانت رغبتها في الدراسة لا تزال قائمة، على أن يكون ايفادها في أثناء الدراسة في المدارس إذا كانت عاملة فيها أو هي الوحيدة في مجال عملها إذا كانت في جهة غير المدارس.
رابعاً: الخطوات والإجراءات التي ينبغي اتباعها وآلية الإيفاد للدراسة بالداخل:
أ/ إعداد الخطة:
تعد الإدارة العامة للتطوير الإداري خلاصة بخطة الوزارة (شؤون تعليم البنات) للايفاد للدراسة بالداخل تكون أهم معالمها:
1- أن تحتوي على التخصصات في المجالات التي تحتاج إليها الوزارة (شؤون تعليم البنات) وأهدافها التعليمية والتربوية والثقافية والفنية والإدارية والمالية والقانونية.
2- تستخلص هذه التخصصات من إجابات قطاعات الوزارة وفق (استمارة) لهذا الغرض، تراعى فيها أهداف القطاع المركزية (جهاز الوزارة) والفرعية (إدارات التعليم)، وحجمه الوظيفي، ومهامه، والمنطق الموضوعي لمقدار الاحتياج، والحاجة إلى التطوير، وتوفر التخصصات في الجامعات والكليات السعودية، والمدة المحددة لتنفيذ الخطة.
3- تناقش الجهة المختصة بالإيفاد الداخلي بالوزارة (شؤون تعليم البنات) ملخص تفريغ إجابات القطاعات وتراجع ممثليها عند الحاجة وتتوصل إلى (خلاصة خطة الايفاد للدراسة بالداخل) التي تحدد مجالات التخصص والعدد المقترح في مرحلتي الماجستير والدكتوراه وترقم المقاعدة المقترحة ضمن محضر يوثق الخطوات التي اتخذت والملابسات والمسوغات ومقترحاتها بهذا الصدد.
4- يعرض المحضر والخلاصة على الاجتماع الأسبوعي لمسؤولي تعليم البنات، لمناقشة ما يلزم مناقشته وإقرار الخطة بالصورة المناسبة.
5- تعتمد الصيغة المتفق عليها في الاجتماع الأسبوعي لمسؤولي تعليم البنات من صاحب الصلاحية ويوجه بها خطاب إلى وزارة الخدمة المدنية لعرضها على لجنة تدريب وابتعاث موظفي الخدمة المدنية بطلب الموافقة عليها.
6- بعد موافقة اللجنة (في الخدمة المدنية) يتم تزويد الوكيل للشؤون التنفيذية بنسخة منها لاحتساب العدد اللازم والسعي من الخطة وفق عدد الموفدات للدراسة فعلياً: (ملحوظة: هذا لا ينفي عدم اشتراط البديل المشار إليه سابقاً) في الفترة رقم (2) من ثالثاً.
7- يعد بيان (توزيع المقاعد) للعدد الاجمالي في الخطة - بصرف النظر عن التخصصات - على إدارة التعليم وقطاعات الوزارة (شؤون تعليم البنات) بحسب الحجم الإجمالي الوظيفي في كل منها في الوظائف التعليمية والإدارية والفنية المشغولة بحملة البكالوريوس والماجستير،. ويعتمد من صاحب الصلاحية.
8- سوف تشكل التخصصات العلمية مع تخصص اللغة الإنجليزية نسبة 45% من مجموع المقاعد المتاحة للايفاد للدراسة في الداخل والمقاعد المتبقية سوف توزع على التخصصات النظرية وتبنى هذه النسب على حسب أولويات الوزارة (شؤون تعليم البنات) أو البرامج المتوفرة بالكليات والجامعات السعودية وهي متميزة ومتجددة .
ب - التعميم والترشيح:
1- تعد الإدارة العامة للتطوير الإداري تعميماً في الشهر الأول من الفصل الثاني الذي يسبق بداية الخطة ويحتوي على الآتي:
أ/ خلاصة الخطة والتخصصات التي تمت الموافقة عليها.
ب/ بيان للتوزيع المعتمد للمقاعد في درجتي الماجستير والدكتوراه (عدديا).
ج/ يستحسن ما أمكن استخدام وسائل إضافية للإعلان عن ذلك (الصحف عن طريق الإعلام التربوي، اللوحات في المواقع المخصصة للإعلان، شبكة الانترنت..).
د/ الضوابط والتعليمات المتعلقة بهذه وإجراءات التنفيذ بصورة وافيه وواضحة للجميع
ه/ تحديد موعد وصول الترشيحات إلى الإدارة العامة للتطوير الإداري بما لا يتجاوز نهاية الاختبارات من الفصل الدراسي الثاني.
2- يدعو مدير التعليم لجنة التدريب والابتعاث النسائية للاجتماع ومناقشة آلية تنفيذ الخطة فيما يخص إدارته ومراجعة سلامة خطوات التنفيذ وتدقيقها وتكلف وحدة التدريب والابتعاث بما يلزم من خطوات ومواعيد، بمراعاة الآتي:
أ/ تعد وحدة التدريب والابتعاث في كل إدارة تعليمية تعميماً بتوقيع مدير التعليم أو مساعده صاحب الصلاحية، يبين عدد المقاعد المخصصة لها وجميع التخصصات المتاحة في خلاصة الخطة واستمارة الترشيح والضوابط والتعليمات.
ب - تستقبل وحدة التدريب والابتعاث بإدارة التعليم استمارات المتقدمات والمسوغات اللازم إرفاقها بها (لتأهيلهم للترشيح المبدئي) وتقوم بتدقيق بياناتها واستيفائها وتنظيم جدول بها (كالنموذج المرفق) بالتعاون مع الإدارة المختصة في إدارات التعليم حسب علاقاتها بالمرشحة، وتعد بياناً بالذين يمكن ترشيحهن وتستبعد أوراق من لا تنطبق عليهن الضوابط والشروط، مع توثيق جميع عناصر المفاضلة والمعلومات والملاحظات المتعلقة بكل متقدمة، وفي سجل يعد لهذا الغرض، يمكن الرجوع إليه عند الطلب (لا يشترط وجود خطاب قبول من الجامعة في هذه الخطوة، ولا يكون ملزماً للوزارة (شؤون تعليم البنات إن وجد).
3- (الترشيح المبدئي): يعمم على جميع المتقدمات، لإبلاغهن بمن «تم التأكد من تأهلها للترشيح مبدئياً»، ومن لم تتأهل وأسباب ذلك، ويحدد موعد للمقابلة الشخصية، وما يتقرر من اختبار للمؤهلات مبدئياً.
4- تجري لجنة التدريب والابتعاث المقابلة وفق نموذج منظم لها (صيغته مرفقة: نموذج (ب) استمارة مقابلة للدراسة) الذي يتصف بالشمول والتوازن وبعد ذلك يتم توثيق متوسط التقدير الذي أعطته اللجنة للمرشحة في المقابلة وحدها من واقع استخدام كل عضوة فيها نسخة خاصة بها من النموذج، ثم يفرغ متوسط نتائجهن في استمارة واحدة ويوقع عليها جميع الأعضاء وعلى محضر وبيان واحد بجميع المرشحات بعد مقابلتهن.
5- يتم وفق ما تقرره الوزارة (شؤون تعليم البنات) لبعض التخصصات، إجراء اختبار (تحريري) للمتقدمة تجريه لجنة علمية بإشراف مباشر من لجنة التدريب والابتعاث يكون منوعاً وللثقافة العامة جزء كبير منه ويكون نصفه باللغة الإنجليزية إذا كان التخصص الذي تقدمت له يتطلب ذلك، وعندما لا يكون الاختبار مطلوباً يعوض عنه بدرجة تساوي (75%) من خلاصة درجة مقابلتها الشخصية.
6- تقوم لجنة التدريب والابتعاث (ما لا يقل عن أربعة من أعضائها) بتفريغ ما حصلت عليه المرشحة من درجات في استمارة الترشيح للدراسة (المرفقة) ويوقع الأعضاء عليها ويعتمد ذلك صاحب الصلاحية وتختم بخاتم وحدة التدريب والابتعاث.
7- تضم الاستمارة (في حالة الترشيح فقط) إلى مسوغات المرشحة، ويتم تبليغها بذلك وتبلغ غير المرشحة لاستعادة أوراقها.
8- التأكد من إكمال هذه الخطوات والمسوغات بما فيها التفاصيل، كملء كل فراغات النماذج بالبيانات الصحيحة وكونها مطبوعة والتوقيع والختوم أصيلة. فلا تقبل صورها ولا إرسالها بالفاكس.. وبذلك يكون الترشيح المبدئي قد اكتمل.
9- ترسل ملفات اللائي تم ترشيحهن مبدئياً كاملة إلى إدارة العامة للتطوير الإداري، كما تحفظ نسخة مصورة منها في وحدة التدريب والابتعاث بإدارة التعليم.
10- تقوم الإدارة العامة للتطوير الإداري بالتأكد من أن استمارة المتقدمة للترشيح مستوفاة ومشفوعة بالمسوغات (غير خطاب القبول) ومعها خطاب من صاحب الصلاحية يتضمن المرشحين ترشيحاً (مبدئيا).
11- الترشيح النهائي من الوزارة (شؤون تعليم البنات): تعتمد لجنة التدريب والابتعاث بالوزارة (شؤون تعليم البنات) نتائج الترشيح بعد مناقشتها والتأكد من سلامة الإجراءات، وتعد الإدارة العامة للتطوير الإداري قائمة المفاضلة المركزية في ضوء ما اعتمدته اللجنة مع إجراءات المقابلة الشخصية للمرشحات لدرجة الدكتوراه بما لا يزيد على شهر من نهاية العام الدراسي من قبل لجنة نسائية بالوزارة (شؤون تعليم البنات) للمرشحات لدرجة الدكتوراه، وطلب احضار (خطاب قبول) من إحدى الكليات أو المعاهد الجامعية السعودية التي تقدم دراسات عليا في التخصص الذي رشحت له، في مدة محددة وتزويدهم بخطابات الترشيح والدعم وكذلك المساندة وكذلك إعادة أوراق غير المرشحات من القطاعات المركزية إليهم عن طريق جهات عملهن.