كشفت الهيئة العامة لعقارات الدولة، ضوابط استئجار الجهات الحكومية للعقارات خارج المملكة، التي نصت على أن يكون عقد الاستئجار لمدة لا تزيد على 5 سنوات، ويجوز أن يُنص في العقد على إمكانية تجديده تلقائياً لمدة أو مدد مماثلة بما لا يتجاوز 10 سنوات. وبينت الضوابط، أنه لا يجوز لأي جهة حكومية استئجار عقار خارج المملكة إلا عند الحاجة الماسة له، وأن يكون الاستئجار وفقاً لأحكام الضوابط، مع التقيد بعدة أمور، منها توفر الاعتماد المالي اللازم لاستئجار العقار في ميزانية الجهة الحكومية، وألا يكون لدى الجهة الحكومية عقار غير مستغل يلبي احتياجها. ونصت على ضرورة التنسيق مع الهيئة العامة لعقارات الدولة للتأكد من عدم توفر عقار للدولة يلبي احتياجها، وأن يخصص العقار للغرض المستأجر من أجله، وأن تكون مساحة العقار المطلوب استئجاره وفقاً للمعايير المعتمدة لدى الهيئة، وفي حدود حاجة الجهة الحكومية الراغبة في الاستئجار. المدة وغرض الاستئجار أوضحت الضوابط ،أنه يجب على الجهات الحكومية أن تقدم للهيئة طلباً تبدي من خلاله رغبتها في الاستئجار، وأن يكون هذا الطلب وفق النموذج المعد لذلك، مع تحديد الغرض من الاستئجار ونوع العقار المطلوب ومدة الاستئجار المطلوبة، وكذلك تحديد الموقع المطلوب والمواصفات الأمنية والمواصفات الفنية، مثل عدد الموظفين وعدد المواقف والمستودعات، وغيرها. وأشارت إلى أن هذه الحالات تشمل الجهات الحكومية التي ترغب في توفير المقرات المؤقتة للبعثة أو السكن لرؤساء البعثات أو الموظفين، ويمكن للبعثة الاستفادة من أي من الخيارات المتاحة في البلد المضيف، مكاتب، أو وحدات سكنية مفروشة، أو شقق فندقية أو فنادق، على أن يكون العقار مؤثثاً وجاهزاً للاستخدام لمدة لا تزيد على 6 أشهر، ويجوز تمديدها لفترة مماثلة بعد الرفع لصاحب الصلاحية بالجهة الحكومية، وذلك في حدود الاعتمادات المالية المعتمدة بميزانية الجهة الحكومية. تكلفة تقديرية للاستئجار تضمنت الضوابط عدداً من الحالات الأخرى، منها إذا كانت التكلفة التقديرية لاستئجار مقر دائم لمكاتب البعثات أو المكاتب الفنية الملحقة لا تتجاوز 300 ألف دولار سنوياً للموقع الواحد، أو إذا كانت التكلفة التقديرية لاستئجار مقر دائم لسكن رئيس البعثة أو الموظفين لا تتجاوز 50 ألف دولار للموقع الواحد، وذلك في حدود الاعتمادات المالية المعتمدة بميزانية الجهة الحكومية، وإذا كان العقار مجاوراً للعقار المستغل من قبلها، سواء كان مستأجراً أو مملوكاً لها بغرض التوسع. وعن مواصفات العقار المراد استئجاره، اشترطت أن يكون خالياً من العيوب الإنشائية، وأن تتوافر فيه اشتراطات التراخيص اللازمة من الجهات المختصة، وأن تتناسب مساحته مع حاجة الجهة الحكومية، وأن يكون مؤمناً عليه من قبل المؤجر، وألا تكون عليه مخالفات أو مستحقات لأي جهة مختصة، وألا يكون العقار محل نزاع، وألا يعود لأحد من منسوبي الهيئة أو الجهة الحكومية الراغبة في الاستئجار، أو قريب له من الدرجة الأولى. ونصت الضوابط على أن يكون عقد الاستئجار لمدة لا تزيد على 5 سنوات، ويجوز أن يُنص في العقد على إمكانية تجديده تلقائياً لمدة أو مدد مماثلة بما لا يتجاوز 10 سنوات، ما لم يبلغ أحد الطرفين الطرف الآخر بعدم رغبته في تجديده قبل 180 يوماً على الأقل من تاريخ نهاية العقد أو نهاية المدة المجددة، ويجوز في حالات الضرورة التي تراها الجهة الحكومية، تجديد العقد لمدد أخرى بعد موافقة الهيئة. الصيانة وعمولة الشركات وأكدت الضوابط، أنه يجب على الجهة الحكومية التأكد من تضمين العقد نصاً يتحمل بموجبه المؤجر أثناء سريان العقد إجراء الصيانة العلاجية التصحيحية والتجديدية للتجهيزات الأساسية للعقار المستأجر على نفقته الخاصة، ولا يتم تعويض المؤجر أو زيادة الأجرة نظير قيامه بأعمال الصيانة العلاجية التي تحد من الانتفاع بالعقار خلال مدة سريان العقد. وذكرت الضوابط، أنه في حال مناسبة العقار ورغبة الجهة الحكومية وموافقة مالكه على تحويله إلى عقد إيجار منته بالتمليك، فيتم الرفع للهيئة لاستكمال الإجراءات النظامية لذلك.
