ناقشت اللجنة الإشرافية العليا للأندية الصيفية إمكانية زيادة أعداد الأندية الصيفية للقرى والمحافظات التابعة لمنطقة المدينةالمنورة كما أقر زيادة الأندية المخصصة لذوي الاحتياجات الخاصة مع تهيئة المواصلات الخاصة بهذه الفئة جاء ذلك في الاجتماع الأول للجنة الإشرافية للأندية الصيفية والذي ترأسه المدير العام للتربية والتعليم بمنطقة المدينةالمنورة الدكتور / سعود بن حسين الزهراني وبحضور مساعد المدير العام للتربية والتعليم للشئون التعليمية ومدير إدارة النشاط الطلابي ومديري الإدارات المعنية ، كما تم مناقشة كافة الاستعدادات لتنفيذ برامج الأندية الصيفية والآلية الجديدة والمرتكزات التي تم بموجبها تصنيف الأندية الصيفية إلى ثلاثة فئات ( أ ، ب ، ج ) من حيث الميزانية وعدد المستفيدين والتجهيزات . وقد تم في هذا الاجتماع مناقشة آلية اختيار العاملين في الأندية وتنظيم الآلية الإشرافية عليها وأهمية تدريب العاملين وإعداد الخطط المبكرة واقتراح خطط وآليات عمل جديدة للأندية الصيفية ، وقد تحدث في بداية الاجتماع المدير العام عن أهمية التنسيق المبكر والجاد بين إدارتي النشاط بين البنين والبنات وفق الآلية الجديدة لتوحيد الإجراءات كما تم مناقشة الميزانية المخصصة لكل نادي وأهمية أن يتم تأمينها للأندية قبل مباشرتها أعمالها وقد تم تفويض مدير المالية بذلك ، وقد نبه المدير العام إلى أهمية إيجاد شركاء وداعمين لبرامج وأنشطة الأندية الصيفية وأهمية التنسيق المبكر مع الجهات ذات العلاقة وتزويدهم بأسماء العاملين بوقت كاف حسب التعليمات المنظمة لذلك . وكان من أبرز ما تم طرحه من قبل أعضاء اللجنة الإشرافية مدى إمكانية الاستفادة من مرافق النشاط الطلابي لتكون مقرات للأندية الصيفية مع تهيئة المدارس التي تم اختيارها مقاراً للأندية بالاحتياجات والتجهيزات الرياضية وأدوات الترفيه لتصبح أكثر جاذبية للشباب مع مراعاة التوزيع الجغرافي لها لتشمل جميع أحياء المنطقة ، وأن يتم مراعاة اختيار الفئات العمرية للطلاب بحيث تصبح الأندية متوافقة مع المراحل الدراسية ، وقد تم التأكيد على ألاهتمام بالجانب الدعائي والإعلامي للأندية بما يضم بمشيئة الله تعالى انطلاقة قوية لبرامج وأنشطة الأندية الصيفية .