ناقشت اللجنة الإشرافية العليا للأندية الصيفية إمكانية زيادة أعدادها للقرى والمحافظات التابعة للمنطقة كما أقر زيادة الأندية المخصصة لذوي الاحتياجات الخاصة مع تهيئة المواصلات لهم. جاء ذلك في الاجتماع الأول للجنة الإشرافية للأندية الصيفية والذي ترأسه المدير العام للتربية والتعليم بمنطقة المدينةالمنورة الدكتور / سعود بن حسين الزهراني وبحضور مساعد المدير العام للشؤون التعليمية ومدير إدارة النشاط الطلابي ومديري الإدارات المعنية ، وتم في هذا الاجتماع مناقشة الاستعدادات لتنفيذ برامج الأندية الصيفية والآلية الجديدة والمرتكزات التي تم بموجبها تصنيف الأندية الصيفية إلى ثلاث فئات ( أ ، ب ، ج ) من حيث الميزانية وعدد المستفيدين والتجهيزات . وقد تم في هذا الاجتماع مناقشة آلية اختيار العاملين في الأندية وتنظيم الآلية الإشرافية عليها وأهمية تدريب العاملين وإعداد الخطط المبكرة واقتراح خطط وآليات عمل جديدة للأندية الصيفية ، وقد تحدث في بداية الاجتماع المدير العام عن أهمية التنسيق المبكر والجاد بين إدارتي النشاط بين البنين والبنات وفق الآلية الجديدة لتوحيد الإجراءات كما تم مناقشة الميزانية المخصصة لكل نادٍ وأهمية أن يتم تأمينها للأندية قبل مباشرتها أعمالها وقد تم تفويض مدير المالية بذلك ، وقد نبّه المدير العام إلى أهمية إيجاد شركاء وداعمين لبرامج وأنشطة الأندية الصيفية وأهمية التنسيق المبكر مع الجهات ذات العلاقة وتزويدهم بأسماء العاملين بوقت كاف حسب التعليمات المنظمة لذلك . وكان من أبرز ما تم طرحه من قبل أعضاء اللجنة الإشرافية مدى إمكانية الاستفادة من مرافق النشاط الطلابي لتكون مقرات للأندية الصيفية مع تهيئة المدارس التي تم اختيارها مقاراً للأندية بالاحتياجات.