تسعى الدول والمؤسسات إلى المحافظة على ما تنتجه أعمالها اليومية من وثائق رسمية، وبناء رصيد تاريخي وثائقي لمسيرتها التنموية. ووصولاً لهذه الغاية فقد صدرت مجموعة من الأنظمة واللوائح والتعليمات التي تسهم في تقنين عمليات تداول هذه الوثائق وحفظها وتنظيمها، وبما يحقق أعلى معدلات الجودة في الأداء. وذلك استشعاراً بأهمية وحساسية هذا النوع من مصادر المعلومات بشقيه: "الإداري" وما له من أهمية في تسيير الأعمال واتخاذ القرارات، و"التاريخي" المتمثل في حفظ تاريخ الدولة وما مرت به من أحداث سياسية واجتماعية ورصد أوجه التنمية. ولقد أدركت المملكة العربية السعودية أهمية الوثائق والمحافظة عليها، وترجمت ذلك الاهتمام بصدور نظام الوثائق والمحفوظات، وتجسد بإنشاء المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، عام 1409ه، والموافقة على نظامه الأساسي، وتكليفه باقتراح المواد والقواعد والإجراءات المنظمة لهذا المجال بالتنسيق مع الأجهزة المعنية، وقامت باعتماد حزمة قانونية من السياسات والأنظمة واللوائح والاجراءات، ومن أهمها على سبيل المثال: السياسة العامة للوثائق والمحفوظات، ولوائح الحفظ والإيداع والترحيل والإتلاف، والخطة الموحدة للتصنيف والترميز. وقد عممت تلك القواعد التنظيمية على الأجهزة الحكومية كافة، للعمل بها وتطبيقها على ما لديها من رصيد وثائقي. بيد أن الواقع يكشف لنا بأن تلك التنظيمات باتت حبيسة الأدراج لدى كثير من الأجهزة الحكومية، الأمر الذي أفرز العديد من أوجه العمل الاجتهادية والخاطئة لدى الممارسين للعمل الوثائقي في تلك الأجهزة، والذي أسفر عن ظهور العديد من القضايا والمشكلات والمعاناة، كتكدس أطنان من الوثائق وافتقادها إلى أدنى أساليب التنظيم والحفظ. والأهم من ذلك، تلف أو فقدان الوثائق، أو تسريبها خارج الجهاز الحكومي، خاصةً إذا كانت تلك الوثائق تحمل طابعاً سرياً، سواء حدث ذلك بسبب الإهمال والتقصير أو انعدام التأهيل والخبرة. ولعل المتابع يقرأ ويشاهد من وقت لآخر وقائع تسريب لبعض الوثائق المهمة والسرية، وكذلك حوادث إهمال الوثائق وعدم المبالاة، والتي تناقلتها وسائل الإعلام ووسائل التواصل الاجتماعي مؤخراً. وإذا تفحصنا واقع حال نشاط التوثيق بدقة والعمل الوثائقي في المملكة، نجد أن الصورة مشوهة والنظرة لا تزال دونية للمهنة، وربما أسهمت الدراما التليفزيونية في إضفاء هذا الطابع السلبي الذي يكرس لصورة ذهنية مغلوطة ولمفهوم المهنة التقليدية التي يزاولها موظفون من ذوي القدرات والتأهيل البسيط، وقد يتجاوز الأمر ذلك إلى أن يكون مركز الوثائق مكاناً لمعاقبة المقصرين منهم. وعلى الرغم من وجود الإطار التنظيمي والقانوني والمرجعية المؤسساتية المتمثلة في المركز الوطني للوثائق والمحفوظات؛ إلا أن العمل الوثائقي يحتاج إلى مزيد من تكاتف الجهود وتعزيز القناعات وبلورة الرؤية لدى متخذي القرار في جميع الأجهزة الحكومية، لتنتشل هذا الإرث الوثائقي التاريخي الضخم والمتنامي بشكل مضطرد من وضعه الحالي إلى الوضع الذي يحقق جميع متطلبات الأمن ووسائل الحفظ والتنظيم وصولاً إلى المستوى المنشود، واللحاق بمسيرة التنمية في هذا المجال الحيوي. كما يحتاج الوضع الراهن الى ضخ مزيد من البرامج التدريبية المتخصصة في مسارات التوثيق والوثائق، للارتقاء بالمستوى المهني للعاملين في هذا المجال، وايجاد الحوافز المادية والمعنوية، ومتابعة الفعاليات العلمية، وتأسيس علاقات شراكة مع بيوت الخبرة المهنية المحلية والإقليمية والدولية، واستقطاب ودعوة الخبراء في هذا المجال للاستفادة من تجاربهم وخبراتهم. ويوازي ذلك، العمل مع الصروح الأكاديمية لفتح أبوابها لهذا التخصص الدقيق والمهم بمراحله العلمية المختلفة، لدعم المهنة بالكوادر العلمية المؤهلة والمدربة. وهنا يجب التأكيد على ضرورة تكامل جميع مقومات نجاح العمل لتحقيق الأهداف المرجوة. فإذا توافرت الموارد المادية والبشرية والتنظيمات والإدارة الواعية وتفاعلت مع بعضها البعض بشكل ايجابي، فإن النتائج سوف تكون، بتوفيق الله، محققة للآمال والتطلعات.
