عين مكتب إرشاد الحافلات الناقلة للحجاج التابع للهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف بمشاركة النقابة العامة للسيارات بإشراف وزارة الحج ضباط اتصال بالتعاون مع مؤسسات الطوافة لمعالجة حالات الطوارىء وتأخر وصول الحافلات الى مكاتب الخدمة الميدانية نتيجة لتغيير العناوين او بقاء اللوحات القديمة لبعض المكاتب. جاء ذلك في اجتماع مدير عام المكتب المهندس فيصل بن عبدالرحمن اسرة مع منسقي النقل والحركة بمؤسسات الطوافة بحضور نائب مدير عام المكتب محمد طارق عمر علاء الدين ومديري الادارات وناقش الاجتماع معالجة قضايا رفض السكن من قبل الحجاج وتأخر وصول الحافلة الى المكاتب التالية في حال وجود أكثر من مكتب كما تناول الاجتماع التسريع في خروج الحافلات من منافذ الوصول بإنهاء الاجراءات في وقت قياسي ووضع المشاركون في الاجتماع حلولاً تنسيقية لمشكلة اللوحات القديمة لبعض المكاتب وذلك من خلال التواصل بين مسؤولي المكتب والمؤسسة الرئيسية. وأشاد المهندس اسرة بجهود وتعاون مؤسسات الطوافة في تزويد المكتب بالعناوين لتضمينها الخرائط الارشادية التي يستخدمها مرشدو الحافلات لايصال الحجاج إلى مقار سكنهم وشارك في الاجتماع من مؤسسة حجاج افريقيا غير العربية أحمد عبدالله دهان ومن مؤسسة حجاج جنوب شرق آسيا عبدالعزيز باحيدرة والمهندس هشام مياجان ومن مؤسسة حجاج تركيا مصطفى عبدالله سروجي ومن مؤسسة حجاج ايران نبيل محمد أزهر ومحمد عيد البكري ومن مؤسسة حجاج جنوب آسيا عبدالعزيز الرحمة .