بناء على توجيهات صاحب السمو الملكي الأمير فهد بن بدر بن عبدالعزيز أمير منطقة الجوف للاستعداد المبكر لاستقبال ضيوف الرحمن بتجهيز مدينة الحجاج الواقعة « بمركز أبو عجرم « وبناء على خطة النشاط الطلابي وبالتعاون مع الرئاسة العامة للشباب كشريك بالبرنامج , فقد عقد أول اجتماعات اللجان العاملة في المخيم بمكتب مدير التربية والتعليم بمحافظة دومة الجندل خالد الوشيح، بحضور رئيس النشاط الطلابي خالد السليم , ورئيس قسم النشاط الكشفي محمد الفويهي ورائد المفوضية الكشفية بدومة الجندل سلطان الزراع ، وأعضاء اللجان حيث تم خلال الاجتماع توزيع مهام اللجان ومعرفة الدور الذي تقوم به كل لجنة , ومناقشة بعض الصعوبات التي واجهت المعسكرات السابقة وإيجاد الحلول السريعة بالتنسيق مع عدد من الدوائر الحكومية في مركز أبو عجرم لتقديم الخدمة المناسبة لضيوف الرحمن على أكمل وجه.