عقدت وكالة الرئاسة العامة لشؤون المسجد النبوي بالمدينةالمنورة اجتماعاً لمراجعة التجهيزات والاستعدادات اللازمة لترتيب آلية استقبال الزوار والمصلين بالمسجد النبوي خلال موسم شهر رمضان المبارك, برئاسة مدير عام إدارة العلاقات العامة والإعلام بوكالة الرئاسة العامة لشؤون المسجد النبوي المستشار عبدالواحد بن علي الحطاب, وحضور مساعد القوة الخاصة لأمن المسجد النبوي العقيد عبدالله البيضاني, وحضور مدراء الإدارات العامة المعنية بتقديم الخدمات. وأوضح المستشار الحطاب أن ذلك يأتي استعداداً للبدء في طرح المهام المتعلقة بخدمة الزوار وبمراجعة مهام كل إدارة، مضيفاً أنه تم تكليف إدارة تقنية المعلومات بالوكالة إلى تجهيز برنامج تسجيل الاعتكاف وتأمين الأجهزة (قارئ ضوئي وطابعات و نظام الشبكة) وملحقاتها، وتشغيلها في المواقع المخصصة والاستعانة بشاشات العرض التابعة لإدارة التقنية في تنبيه المعتكفين, للشروط والتعليمات التي يجب أتباعها حتى يتمكن من الحصول على تصريح بالاعتكاف في سطح المسجد النبوي, ليكون عوناً على تحقيق أعلى درجات الراحة والطمأنينة لجميع المصلين والعباد في المسجد النبوي. وبين الحطاب أن إدارة المطبوعات والنشر في الوكالة تقوم بتصميم (سجل المعتكف) باللغات العربية، انجليزي، أوردو، وتصميم لوحات إرشادية وتوعوية تحمل صور المخالفات المتكررة من المعتكفين، لعدم دخول الأمتعة وتكليف فريق عمل ولجان بالقيام بالجولات الميدانية لمعالجة المخالفات, مشيرا الى ان إدارة الإعلام والاتصال بالوكالة تقوم ايضا بإعداد أفلام توعوية تركز على إيجابيات من يلتزم بتعليمات الاعتكاف وسلبيات مخالفة التعليمات، وتعنى إدارات وكالة الرئاسة وقوة أمن المسجد النبوي بتطبيق أعلى درجات المحافظة على الهدوء والسكينة ومعالجة الظواهر السلبية من النوم وغيره داخل المسجد النبوي ليبقى المسجد مهيأً للعبادة.