يعقد أدلاء المدينة عدة اجتماعات مع رؤساء مكاتب شؤون الحجاج (بعثات الحج) ضمن الاستعدادات المبكرة لحج هذا العام 1435ه، إذ التقى رئيس مجلس إدارة المؤسسة الأهلية للأدلاء الدكتور يوسف بن أحمد حوالة ونائبه محمد علي مصلوخ بوفد مكتب شؤون الحجاج الأتراك برئاسة مدير عام شؤون الحج والعمرة اركون يوجل. كما التقى عضو مجلس الإدارة للإسكان عصام بن عبدالعزيز دمياطي بوفد مكتب شؤون حجاج قرغيزستان برئاسة مفتي مسلمي جمهورية قرغيزستان الشيخ مقصد بيان توقطوموشيف وذلك لمناقشة ترتيبات استقبال وتفويج وتسكين الحجاج بالمدينةالمنورة، بحسب ما أوضحه المدير التنفيذي للمؤسسة محمد بصراوي، مشيرا إلى أنه تمت مناقشة ترتيبات استقبال الحجاج وسبل تهيئة الظروف المناسبة لإقامتهم وتنقلهم بالمدينة بكل يسر وراحة، بالإضافة لمناقشة الأنظمة والتعليمات التي وضعت لراحة الحاج الكريم. وأبان دمياطي أن الاجتماعات المبكرة مع مكاتب شؤون الحجاج (بعثات الحج) تهدف لتقديم خدمة أفضل لضيوف الرحمن من خلال الوقوف على احتياجاتهم وملاحظاتهم ووضع ذلك في الاعتبار عن إعداد الخطة التشغيلية للمؤسسة، موضحا أن مكاتب شؤون الحجاج التي يتم التنسيق معها تبلغ أكثر من سبعين مكتبا من دول مختلفة.