عقد أدلاء المدينةالمنورة عدة اجتماعات مع رؤساء مكاتب شؤون الحجاج "بعثات الحج" بهدف التنسيق والاستعداد للموسم حيث التقى رئيس مجلس إدارة المؤسسة الأهلية للأدلاء الدكتور يوسف بن أحمد حوالة ونائبه محمد علي مصلوخ بوفد مكتب شؤون الحجاج الأتراك برئاسة مدير عام شؤون الحج والعمرة اركون يوجل كما التقى عضو مجلس الإدارة للإسكان عصام بن عبدالعزيز دمياطي بوفد مكتب شؤون حجاج قرغيزستان برئاسة مفتي مسلمي جمهورية قرغيزستان الشيخ مقصد بيان توقطوموشيف وذلك لمناقشة ترتيبات استقبال وتفويج وتسكين الحجاج بالمدينةالمنورة وأوضح المدير التنفيذي للمؤسسة محمد بصراوي أنه تم مناقشة ترتيبات استقبال الحجاج وسبل تهيئة الظروف المناسبة لإقامتهم وتنقلهم بالمدينة بكل يسر وراحة بالإضافة لمناقشة الأنظمة والتعليمات التي وضعت لراحة الحاج الكريم مبيناً أن الاجتماعات المبكرة مع مكاتب شؤون الحجاج، تهدف لتقديم خدمة أفضل لضيوف الرحمن من خلال الوقوف على احتياجاتهم وملاحظاتهم ووضع ذلك في الاعتبار عن إعداد الخطة التشغيلية للمؤسسة موضحاً أن مكاتب شؤون الحجاج التي يتم التنسيق معها تبلغ أكثر من سبعين مكتب من دول مختلفة.