طورت المؤسسة الأهلية للأدلاء آلية استقبال وتفويج الحجاج، باستحداث غرفة عمليات مدعومة بأحدث الأجهزة التقنية لتنفيذ كافة الإجراءات آليا، وربطها بوزارة الحج مباشرة، حيث يجري من خلالها تلقي البلاغات الواردة إلى قطاع الإسكان وتسجيلها، وإحالتها إلى الفرق الميدانية، في أقل من 15 ثانية، فيما تجري متابعة الحالة عبر خريطة رقمية ترصد تحرك الفرق التي باشرتها وتقييم مستوى إنجازها حسب المدة الزمنية بثلاثة ألوان، إذ يضيء موقع البلاغ باللون الأخضر في الخريطة الرقمية عند إنجازه خلال مدة قياسية، فإذا كان تجاوب الفرق الميدانية بطيئا يظهر البلاغ باللون البرتقالي، وتبث رسالة نصية آليا إلى الهاتف المحمول لرئيس مكتب الإسكان الميداني عصام عبد العزيز دمياطي، تتضمن تفاصيل البلاغ كاملة، وعند تجاوز المدة الزمنية المحددة للتنفيذ يومض موقع البلاغ باللون الأحمر، ويبث رسالة نصية إلى هاتف عضو مجلس الإدارة للطوارئ والإسكان الميداني حاتم بن جعفر بالي، لستدعائه للتدخل المباشر. يذكر أن صاحب السمو الملكي الأمير عبد العزيز بن ماجد بن عبد العزيز أمير منطقة المدينةالمنورة، كان قد وجه الجهات العاملة إلى تطوير آلية تفويج الحجاج إلى الدور السكنية والفنادق، ومتابعتها من حيث جاهزيتها للاستقبال المباشر آليا.