وجه صاحب السمو الملكي الأمير عبدالعزيز بن ماجد أمير منطقة المدينةالمنورة الجهات العاملة في الحج بتطوير آلية تفويج الحجاج إلى الدور السكنية والفنادق، ومتابعتها من حيث جاهزيتها للاستقبال المباشر آليا. وأعلنت المؤسسة الأهلية للأدلاء آلية الاستقبال والتفويج باستحداث غرفة عمليات مدعومة بأحدث الأجهزة التقنية، تمكن تنفيذ كافة الإجراءات آليا بنسبة 99 في المائة، وارتباطها بوزارة الحج مباشرة، وتتلقى البلاغات الواردة إلى قطاع الإسكان الميداني وتسجيلها، وإحالتها إلى الفرق الميدانية في أقل من 15 ثانية. وأوضحت المؤسسة أن الخطة تتم متابعتها عبر خارطة رقمية ترصد تحرك الفرق التي باشرت الحالة، وتقيم مستوى الإنجاز حسب المدة الزمنية، إذ يضيء موقع البلاغ باللون الأخضر في الخارطة الرقمية، فإذا كان التجاوب يسير ببطء يتحول إلى اللون البرتقالي، ويبث تلقائيا رسالة نصية إلى الهاتف المحمول لرئيس مكتب الإسكان الميداني عصام عبدالعزيز دمياطي، تتضمن تفاصيل البلاغ كاملة، وعند تجاوز المدة الزمنية المحددة للتنفيذ يضيء وميض أحمر، ويبث رسالة نصية إلى هاتف عضو مجلس الإدارة للطوارئ والإسكان الميداني حاتم بن جعفر بالي والاستدعاء للتدخل المباشر.