في وزارة الشؤون الاجتماعية عشر دقائق بدلاً من 30يوماً لإنهاء بعض المعاملات

رتعاملاتها الإلكترونية تنطلق مطلع العام المقبل..

لا أحد ينكر مزايا وفوائد تقنية المعلومات، وما قدمت لنا من تسهيل وتيسير لكثير من أمور حياتنا، وخاصة عندما يكون المستفيد منها هو في أشد الاحتياج لها؛ مثل العجزة والمسنين، والأرامل والمطلقات.
لقد وظفت حكومتنا الرشيدة كل طاقاتها وإمكانياتها لاستخدام التقنية بكل أشكالها وأنواعها، فلمسنا تيسيرا وراحة وتقليلاً للوقت المستغرق في المراجعة وإنهاء الإجراءات لكثير من المعاملات، ومن ضمنها تحويل آلية صرف الاستحقاق للمسجلين في الضمان الاجتماعي عبر الصرافات الآلية، دون الحاجة للمراجعة والوقوف في طوابير طويلة شهريا.
كما أن هناك كثيراً من التعاملات يتم الآن العمل عليها لتحويلها من العمل اليدوي إلى العمل الآلي، واختصار الوقت المستغرق في إنهائها إلى بضع دقائق بدلا من أيام وأسابيع في الماضي.
حديثنا اليوم عن الخدمات الإلكترونية في وكالة وزارة الشؤون الإجتماعية للضمان الاجتماعي، والذي التقينا فيه بالمهندس مساعد بن إبراهيم السليمان مدير مركز الحاسب الآلي بالوكالة، فكان هذا الحوار:
@ ما هو الدور الذي تلعبه إدارة الحاسب الآلي في منظومة وكالة الوزارة لشؤون للضمان الاجتماعي؟.
- إن المنظومة الإدارية في قطاع وكالة الوزارة لشؤون الضمان الاجتماعي لها مجموعة من المهام والوظائف المتنوعة والتي تصب في تحقيق الهدف الأساسي وهو خدمة فئة لها ضروفها الخاصة والعامة، وتدخل تلك الفئة ضمن الاهتمام التي تتولى الدولة (رعاها الله) القيام على شؤونها لتحقق لها الاستقرار الأسري اجتماعيا يواكبه العمل على تحقيق الاستقرار المادي ايضا، ومركز الحاسب الآلي له دور يتكون من مجموعة أعمال تقنية متكاملة تنقسم إلى :
1- مجموعة الأعمال ذات الارتباط المعلوماتي بالمستفيدين والمستفيدات من مظلة الضمان الاجتماعي ومن خلالها تقديم كافة الخدمات الآلية لهم وتطوير البرمجيات التطبيقية المحققة لتلك الخدمات.
2- مجموعة الأعمال ذات الارتباط المعلوماتي لخدمة منظومة وكالة الوزارة لشؤون الضمان الاجتماعي الإدارية مع توفير المعلومة لمتخذي القرار من خلال حزمة من التطبيقات الإدارية الآلية وصيانتها.
3- مجموعة الأعمال ذات الارتباط المعلوماتي لخدمة مراكز البحث والدراسات الاجتماعية وأيضا القطاعات الحكومية ذات الطابع الخدماتي الاجتماعي.
4- مجموعة الأعمال التقنية الدورية اليومية والأسبوعية والشهرية والتي تتضمن برامج الصيانة للبرمجيات ومتابعة الشبكة الرئيسيه الموحدة بتقنياتها القائمة بجانب الحفظ الاحتياطي لكافة المعلومات بصفتها الدورية.
5- مجموعة الأعمال ذات الارتباط بتطوير البرمجيات التطبيقية من خلال فريق الجودة بمركز الحاسب الآلي بوكالة الوزارة لشؤون الضمان الاجتماعي والذي يشرف عليه مباشرة سعادة وكيل الوزارة لشؤون الضمان الاجتماعي الاستاذ محمد بن عبدالله العقلا.
@ ما تقييمكم للفائدة المكتسبة في تقديم خدمات الضمان الاجتماعي، في ظل الاعتماد على تقنية المعلومات، وما هي تلك الفوائد المتحققة من جراء ذلك؟.
- إن العنصر التقني وتطويره بالاستخدام المقنن ينعكس ايجابيا بكل المقاييس على جودة ونوعية الأعمال التي تنجز ونجاح أي قطاع حكومي أو أهلي بهذا المجال يتطلب معطيات يجب توفرها ومن أهم تلك المعطيات وجود وتوفر بيئة ادارية تتصف بمنهجية البحث عن تحقيق الأهداف بمفهوم التقنين المرتبط بالقدرة على اتخاذ القرار يضاف إلى ذلك الاهتمام بتوفر العنصر البشري المؤهل، ويواكب ذلك توفير البنية التحتية التقنية بعناصرها الأساسية من المكونات المادية والبرمجيات التشغيلية من أنظمة وتطبيقات آلية يتم تطويرها والقيام على صيانتها من خلال دورتها الحياتية وتحسين جودتها ومن هذا المنطلق فان التقييم للمكتسبات التقنية التي تم تحقيقها وبنظرة شمولية ومحايدة لكون احد العناصر التي شاركت بالمشاريع التقنية التي تم تطويرها بوكالة الوزارة لشؤون الضمان الاجتماعي فاستطيع ذكر حقائق بالأرقام تنصف وبشكل مرضي الاداره العليا بوزارة الشؤون الاجتماعية ممثلة بوكالة الوزارة لشؤون الضمان الاجتماعي وعلى النحو التالي:
الاستثمار الحقيقي للمعلومة: وذلك من خلال إنشاء مركز معلومات مركزي التشغيل وربط أكثر من 91مكتبا من مكاتب الضمان الاجتماعي بشبكة اتصال بتقنية الاتصال عن بعد (VSAT) وأيضا بما يعرف بتقنية (VPN) وبموازنة مالية اكثر من جيدة قياسا بالمشاريع التقنية الأخرى المشابهة حيث بلغت التكلفة ما يقارب من 23مليون ريال فقط.
التحول الفعلي الممكن وهو تحول حقيقي مرتبط بواقع مطبق فعليا من الاداره التقليدية المرتبطة بالدورة الورقية لانجاز المعاملات وتقديم الخدمات وعلى اختلاف أنواعها إلى استخدم مفهوم الميكنة بكامل دورة العمل اليومية للجانب الخدماتي المقدم للمستفيدين من مظلة الضمان الاجتماعي وبنسبة نجاح وصلت إلى 85% حيث بلغ عدد الموظفين الذين هم المستخدم النهائي لكافة جوانب التطبيقات وبرمجياتها من 0إلى 1496مستخدماً نهائياً يتم تعاملهم المركزي المباشر مع قاعدة البيانات الرئيسية بمقر مركز الحاسب الآلي بالرياض ومن مختلف مكاتب الضمان الاجتماعي بكافة المناطق والمحافظات.
الاستثمار المتوازن لعامل الوقت أي بمعنى الاستثمار الواقعي لعامل زمن التنفيذ في انجاز المشاريع التقنية التي تم تطويرها بوكالة الوزارة لشؤون الضمان الاجتماعي حيث لم تتجاوز 25شهرا مقابل متطلبات وأهداف ضمن خطة التنفيذ بكامل جوانبها لإنشاء مركز معلومات تكاملي والذي تجاوز وبحمد الله بنجاح كثير من المعوقات ولا اغفل الجانب المهم في النجاح وهو تذليل العقبات الإدارية التي تم التغلب عليها بحسن ودقة اتخاذ القرار من الادارة العليا.
إعادة هندسة منهجية التأهيل حيث تم اعتماد إعادة هندسة التأهيل مبني على المعطيات التي تمت ملاءمتها مع التحديث وواقع الاستخدام المنطقي لنقلة النوعية للقوى العاملة بقطاع الضمان الاجتماعي بواقعية حتى تستطيع التغلب على ما يعرف إداريا بمقاومة التغير بمجموعة مترابطة من الحلول التي شملت التدريب المباشر والتدريب بأسلوب مفهوم تناقل المعلومة من خلال وعاء معلوماتي سهل الرجوع اليه وقت الحاجة ومن كافة المستخدمين من الموظفين العاملين بقطاع الضمان الاجتماعي حيث تم تنفيذ برامج تدريبيه لعدد من العاملين بلغ 600موظف.
عنصر الدقة والسرعة المقننة وذلك للوصول إلى المعلومة والاستثمار الجيد لها لتقديم الخدمات لمن يشملهم مظلة الضمان الاجتماعي وهذا تحقق بالنظر إلى أن عدد مستفيدي ومستفيدات الضمان الاجتماعي لعام 1426/1425لم يتجاوز 300الف وأصبح الآن بفضل الله ومن ثم منهجية استخدام التقنية ما يزيد على 600الف.
تحقق هدف الرفع من الشأن الاجتماعي عن طريق دعم مفهوم السعي الحقيقي لشمول لمن يحتاج إلى خدمات وكالة الوزارة لشؤون الضمان الاجتماعي والتي وفرتها الدولة من خلالها وبشقيه واقصد به الشأن الاجتماعي المعنوي والمادي وهذا بفضل الله سبحانه ومن ثم اعتماد التقنية منهجية وأساس في أعمال وكالة الوزارة لشؤون الضمان الاجتماعي ويمكن تلمس نجاح هذا العنصر بما تحقق من التوسع في شمول أكثر من 300الف مواطن خلال 36شهرا.
@ ما المعاناة التي كانت تواجه موظفي وكالة الوزارة لشؤون الضمان الاجتماعي، وكيف أمكن التغلب عليها باستخدام التقنية الحديثة؟.
- كل مرحلة زمنية تمر بنا لها متطلبات تنفذ بوقتها وبعضها تؤخر إلى وقت آخر مما يجعل هذا المتطلب عامل ضغط يؤثر سلبيا على كافة الخطط التي يتم تبنيها بعد انجازها والبدء الحقيقي في التنفيذ وبلادنا ولله الحمد بلد مؤسسات ومنهجيتها واستراتيجياتها وخططها التنموية تعتمد على هذا المفهوم وهذه مقدمة لتحديد ابرز واهم ما يمكن أن نسميه عوائق وسلبيات تم التغلب عليها باستخدام وتطبيق منهجية التحديث واختيار التقنية الحديثة كأساس لمتطلب انجاز الأعمال المتخذ من قبل الاداره العليا، وبهذا فان ابرز تلك المعوقات أو المعانة كما أسميتها هي على النحو التالي:
تحديد نقاط الضعف الحقيقي في بيئة العمل التشغيلية القائمة في ذلك الوقت والذي يمكن أن نحدده ما بين عامي 1425/1423ه وشملت البيئة التحتية التقنية والعنصر البشري ووضع الإستراتيجية القابلة لتطبيق التحديث لها، وكان تبني الادارة العليا لقطاع وكالة الوزارة لشؤون الضمان الاجتماعي الحلول التي تم طرحها وإدخال بعض التعديلات عليها من قبلها اثر ايجابي.
القصور المبرر للقوى البشرية التي تعمل بقطاع وكالة الوزارة لشؤون الضمان الاجتماعي لجانب استخدم التقنية لعدم توفر البيئة التحتية المناسبة تقنيا.
ضعف قاعدة البيانات التي يمكن الرجوع إليها وذلك للقصور المرحلي الذي كانت تتصف به مما جعل عملية البناء والمعالجة في وقت واحد امرا يؤثر سلبيا على العاملين وبالاستخدام الواقعي للتقنية الحديثة تمكنت وبحمد الله وكالة الوزارة لشؤون الضمان الاجتماعي من التغلب على هذا العنصر السلبي أو المعاناة التي توجه موظفي قطاع وكالة الوزارة لشؤون الضمان الاجتماعي.
إعادة تأهيل مفهوم استخدام التقنية الحديثة وبأنها عامل مهم للانجاز وليس للاستغناء عن العنصر البشري.
معالجة (يقصد بها التعامل اليومي للمعلومة اليدوية) الرقعة الشاسعة التي تمثل عقبة حقيقية لخارطة مكاتب الضمان الاجتماعي التابعة لوكالة الوزارة لشؤون الضمان الاجتماعي ومدى دقة النتائج التي يتم بناء عليها اتخاذ القرار بتقديم الخدمات لكافة المستفيدين والمستفيدات من مظلة الضمان الاجتماعي وأثرها السلبي لعامل الوقت الانجازي لتلك الخدمة ولتدليل أكثر كان الوقت المطلوب انجازه لشمول بالضمان الاجتماعي يستغرق 6أشهر وباستخدام التقنية الحديثة تقلص إلى 30يوما فقط وهي دورة الحياة الشهرية لبرمجيات تطبيق البحث الآلي بكافة إجراءاته ووظائفه.
التقنية الحديثة التي تم استخدامها ساهمت فعليا بالنقلة النوعية التي واكبت مناشط ومجالات العمل في قطاع وكالة الوزارة لشؤون الضمان الاجتماعي فالقوى الوظيفية هي كما هي ما بين عام 1425وحتى الآن ولك أن تتصور المناشط والمتطلبات التي تقدم بصفة دورية سنوية في ذلك الحين وما يقدم الآن من منهجية تعامل شهري في كل جوانب العمل والبحوث الاجتماعية الميدانية والآلية وبجانب البرامج المساندة وبرامج الأسر المنتجة وبرامج الفرش والتأثيث وجميعها تعتمد في انجازها على تقنية الحواسب الآلية الحديثة وتطبيقاتها.
@ ما خططكم المستقبلية لتحسين الخدمات المقدمة للمواطنين، وهل لديكم خدمات إلكترونية يمكن تصنيفها كخدمات حكومية إلكترونية e-Government Services، سواء موجهة للأفراد، أو القطاعات الحكومية الأخرى؟.
- الخطط المستقبلية التطويرية بالجزئية الخاصة بالتقنية لها أولوية خاصة في الخطط التطويرية التي تعتمدها الإدارة العليا بوكالة الوزارة لشؤون الضمان الاجتماعي وتطبيق الأسلوب المنهجي الذي يعمل مركز الحاسب الآلي من خلالها كمنظومة متكاملة داخل قطاع الضمان وبالتعاون التكاملي مع باقي منظومة العمل فانه وبالتحديد في مجال تقنية المعلومات وأثرها على الخدمات المقدمة فإن ابرز ما سوف يتم بهدف تحسين الخدمات المقدمة للمواطنين بإذن الله هو الإعداد لمشروع قرار المنح الفوري وهذا مشروع إذا تحقق بحول الله سوف يجعل الخدمة الالكترونية المقدمة في التسجيل والقبول لمن يطلب الشمول بمظلة الضمان، وفي أي موقع جغرافي لخارطة مكاتب الضمان الاجتماعي والبالغ عددها كما ذكرت لك 91مكتباً، وبكافة المناطق وبمدة لا تتجاوز 10دقائق بدلا من 30يوماً وبالنسبة للخدمات الالكترونية التي نقدمها للمواطنين وبشفافية مطلقه حتى الآن قاصرة بمفهوم الحكومة الالكترونية (E-Government) وبالمقابل الإستراتيجية التي نعمل ضمن إطارها العام المرحلي لعام 2008وحتى منتصف 2009مقتصر على التعامل الالكتروني من خلال الانترانت وهي تحظى بدعم وقبول مرحلي من الاداره العليا لقطاع الضمان الاجتماعي، ويضاف إليها التبادل المعلوماتي الالكتروني مع بعض الجهات الحكومية التي تعتبر من مصادر المعلومة التي تحصل عليها وكالة الوزارة لشؤون الضمان الاجتماعي شهريا، وبحلول شهر يناير من عام 2009سيكون تدشين البوابة الالكترونية لوكالة الوزارة لشؤون الضمان الاجتماعي لتقديم بعض الخدمات الالكترونية للمواطنين وليس كافة الخدمات التي تقدم عبر مكاتبها وذلك عائدا إلى أسباب غير تقنية البتة وترتبط بعوائق اجتماعية لمن تقدم لهم تلك الخدمة.
@ هل كانت هناك عوائق أمام تغيير آلية صرف الإعانات والاستحقاقات للمستفيدين، من الطريقة اليدوية إلى الطريقة الإلكترونية، وكيف تم التغلب عليها؟.
- في البداية وبعيدا عن مجال عملي المرتبط بالتقنية وقبل الإجابة على هذا السؤال يجب أن أقول بان ضرورة أن ينسب الفضل إلى أهله بعد الله واجب مهني، فمراحل الدراسة الأولية لهذا المشروع أوجد قائمة طويلة من المعوقات الإدارية والتقنية وأيضا الاجتماعية وبتضافر الجهود لمنظومة العمل الإداري التكاملي وبقرار من الادارة العليا لقطاع الضمان تم اعتماد الدراسة الأولية وبدء العمل كل فيما يخص مجال عمله لإعداد خطة عمل متكاملة لهذا المشروع ذي الأهداف الاجتماعية المطلوب توفرها بخدمات قطاع الضمان تقيدا بالتوجه العام للدولة حفظها الله، وسوف أذكر لك أهم العوائق التقنية ومتطلبات التحول إلى الصرف الآلي وعلى الشكل التالي:
أولاً: إعادة هندسة الإجراءات والعمليات التي لها عمر زمني محدد يتم تنفيذها على مدار عام كامل إلى شهر واحد فقط.
ثانياً: تطوير برمجيات تطبيقية تهدف في منتجها النهائي إلى تحقيق التحول إلى البحث الآلي كمرحلة أولى ومن خلال معالجة كافة المعلومات المحفوظة بقاعدة البيانات بمركز الحاسب الآلي بوكالة الوزارة لشؤون الضمان الاجتماعي وهو ما عرف بتطبيق البحث الآلي الشهري بعد الانجاز.
ثالثاً: تطوير حزمة برمجيات تطبيقية ايضا وهدفها معالجة تلك النتائج التي يتم الحصول عليها من إجراءات البحث الآلي وربطها تكامليا للحصول على قيم استحقاقات المستفيدين والمستفيدات المشمولين بمظلة الضمان الاجتماعي وعامودها المعلوماتي أنظمة ولوائح نظام الضمان الاجتماعي وتم ذلك بحمد الله وهو ما يعرف ببرمجيات تطبيق الصرف الآلي والذي من خلاله يتم التبادل المعلوماتي مع المصرف.
رابعاً: تطوير مصادر المعلومات وعدم الاقتصار على منافذ قطاع الضمان الاجتماعي من خلال إيجاد شراكة اجتماعية مع بعض الجهات الحكومية التي يقدر لها تعاونها ويؤمل من بعضها مدى التواصل المعلوماتي مع قطاع الضمان الاجتماعي لتحقيق هدف سامٍ يحقق النهوض بالشأن الاجتماعي الذي يحرص عليه ولاة الأمر حفظهم الله من واقع قرار مجلس الوزراء الموقر رقم 162وتاريخ 1427/7/6والذي نص على ان السجل المدني للمواطن الدالة المعلوماتية الرئيسية في الاستخدام وعلى جميع القطاعات الحكومية والأهلية تزويد وكالة الوزارة لشؤون الضمان الاجتماعي بالمعلومة عند طلبها ويولي معالي وزير الشؤون الاجتماعية د. يوسف بن أحمد العثيمين وسعادة وكيل الوزارة لشؤون الضمان الاجتماعي الأستاذ محمد بن عبدالله العقلا اهتماما مستحقاً وقد تحقق بحمد الله تطوير تلك المصادر للمعلومة وان كان بالدرجة التي نبحث في مركز الحاسب الآلي بقطاع الضمان الاجتماعي الوصول بها إلى استثمار حقيقي يحقق في نهاية الأمر منتج آليا يساهم في راحة ودقة وسهولة الحصول على الخدمة للمواطن بدرجة أكبر مما هو واقع ومطبق حالياً.
@ هل بالإمكان نقل تجربتكم إلى بلدان أخرى، كي يتمكنوا من الاستفادة من خبراتكم في هذا المجال؟.
- تجربة قطاع وكالة الوزارة لشؤون الضمان الاجتماعي في مجال تطوير آلية البحث الآلي والصرف الآلي بلغ نسبة نجاحها أكثر من 94% بعد دراسة النتائج ومن واقع تطبيق فعلي لكافة جوانب المشروع يضاف اليه ايضا الواقع الاجتماعي والفئة التي يتم تقدم الخدمة لها من ناحية الفئات العمرية المسنة، وذوي الاحتياجات الخاصة من المعوزين وضعيفي المستوى التعليمي، ومع ذلك كان النجاح بفضل الله، ثم بما بذلته وكالة الوزارة لشؤون الضمان الاجتماعي من جهد مقنن من خلال الآلية التي تم بها تنفيذ المشروع في مرحلتيه الأولى الاختيارية والذي اشرف عليها مباشرة وكيل الوزارة لشؤون الضمان الاجتماعي بالزيارة الميدانية الحية على مواقع مختارة بمنطقة الرياض ومنطقة مكة المكرمة ومنطقة الحدود الشمالية والمنطقة الجنوبية دون الاكتفاء بالتقارير التي يتم الرفع بها عن سير المرحلة الاختيارية وبنجاحها تم التتويج في 1427/1/1بنقل المشروع إلى البيئة الفعلية وتدشينها من قبل أصحاب السمو أمراء المناطق يتقدمهم صاحب السمو الملكي الأمير سلمان بن عبدالعزيز أمير منطقة الرياض والتجربة بواقعها الحقيقي ترتكز على ما قبل الحصول على المنتج النهائي والذي يتمثل بإعداد البنية التحتية والمعلوماتية، وأخيراً تطوير البرمجيات المستخدمة وقطاع وكالة الوزارة لشؤون الضمان الاجتماعي لديها الاستعداد الكامل في المساهمة في المشاريع المماثلة ذات الهدف الاجتماعي لمن يرغب الحصول على تفاصيل تقنية أكثر ضمن الإطار التنظيم بين وكالة الوزارة لشؤون الضمان الاجتماعي والقطاعات الأخرى سوى الداخلية أو الخارجية.
@ هل بإمكان المستفيدين من خدماتكم، التعامل مباشرة مع موقع إلكتروني على الإنترنت، ليتم تقديم الطلبات الجديدة، وتحديث بيانات المشتركين السابقين من وقت لآخر، بدلا من الطريقة التقليدية التي فيها تعب وإرهاق على النساء وكبار السن، تخفيف الضغط على مكاتب الضمان الاجتماعي؟.
- كما أشرت أعلاه إلى أن تقنية الخدمات الالكترونية التي سوف يتم تقديم بعضها للمواطن الذي يرغب الشمول بمظلة الضمان الاجتماعي سوف يبدأ العمل بها ومن خلال بوابة الضمان الاجتماعي في يناير من عام 2009م على الرابط www.mosa-d.gov.sa بإذن الله وسوف تقتصر على الخدمات التي يمكن أن يحصل عليها المواطن دون الحاجة الفعلية للوصول إلى مكاتب الضمان الاجتماعي.
م. مساعد السليمان