مطوفو جنوب آسيا تشع بروح الحماس والمنافسة وتكرس اهتمامها بوفود الرحمن

في حوار مع (الندوة) .. عدنان كاتب يؤكد:

أكد رئيس مجلس إدارة مؤسسة مطوفي حجاج جنوب آسيا عدنان بن محمد أمين كاتب جاهزية (مطوفي حجاج جنوب آسيا) وكافة منسوبيها وإداراتها ومكاتبها الخدمية التامة لاستقبال ضيوف الرحمن ، وقال : إن مؤسستنا بإداراتها ومكاتبها وأقسامها تشع بروح الحماس والمنافسة ، وقد تسارعت وتيرة العمل فيها في الآونة الأخيرة ، لاستقبال ضيوف الرحمن ، وتقديم أفضل الخدمات لهم ، مضيفاً بالتأكيد على اكتمال الاستعدادات في كافة الشؤون المتصلة بخدمة ضيوف بيت الله الحرام.
وقد أوضح عدنان كاتب في حواره مع (الندوة) أنه قد شدد على مكاتب الخدمة الميدانية وكافة الإدارات والأقسام بالمؤسسة بالالتزام التام بتنفيذ الخطة التشغيلية العامة للمؤسسة لموسم حج هذا العام 1432ه ، والتي اعتمدها معالي وزير الحج الدكتور فؤاد بن عبدالسلام الفارسي ، مؤكداً أن الهيئة الإشرافية ولجان المتابعة والرقابة بمؤسسته تعمل على تكثيف رقابتها على المكاتب الخدمية والتأكد من جاهزيتها والتزامها بمضامين الخطة في صورتها النهائية.
(الندوة) التقت برئيس مجلس إدارة مطوفي جنوب آسيا عدنان بن محمد كاتب ، وطرحت عليه العديد من الأسئلة المتصلة بالخطة التشغيلية المعتمدة ، والخطط التي تتبناها المؤسسة ، ومدى الجاهزية العامة والتعبئة لاستقبال ضيوف الرحمن .. وإلى تفاصيل هذا الحوار:
تسخير الطاقات لتميز الخدمات
| فيما يخص استعدادات مؤسستكم للموسم المقبل .. ما مدى جاهزيتكم ؟ وكيف تقيمون الأوضاع بشكل عام؟.
|| من المهم في البداية أن أشير إلى أن مجلس الإدارة يضطلع بمهام رسم السياسات والاستراتيجيات والأهداف العامة ، والتي يتم على ضوئها إعداد ورسم البرامج التنفيذية للمؤسسة ، بالإضافة إلى إعداد الخطة التشغيلية لموسم الحج في كل عام . كما يتولى المجلس أيضاً مسؤولية مراقبة ومتابعة الأداء العام لمكاتب الخدمة الميدانية وكافة الإدارات والأقسام ، في ضوء الاستراتيجيات العامة للمؤسسة والتي تنطلق من توجيهات سيدي خادم الحرمين الشريفين الملك عبدالله بن عبدالعزيز وسيدي صاحب السمو الملكي الأمير نايف بن عبدالعزيز النائب الثاني لرئيس مجلس الوزراء وزير الداخلية رئيس لجنة الحج العليا حفظهم الله ورعاهم إضافة إلى توجيهات صاحب السمو الملكي الأمير خالد الفيصل بن عبدالعزيز أمير منطقة مكة المكرمة رئيس لجنة الحج المركزية ، وتعليمات معالي وزير الحج الدكتور فؤاد بن عبدالسلام الفارسي .كما أود التأكيد على أننا نسعى بعون الله تعالى وتوفيقه إلى تسخير كل طاقات المؤسسة وقدراتها المادية والبشرية ، وتحفيز كافة منسوبينا إلى تقديم أفضل رعاية وأميز خدمة لحجاج بيت الله العتيق . وفي ذات السياق فإني أود أن أؤكد أيضاً على أننا نعمل بكل جد ومثابرة على خوض فعاليات الموسم المقبل بكفاءة تامة وحماس متقد. كما يمكنني القول أيضاً أن استعداداتنا كبيرة ، وتسير على نحو يتوافق وما تهدف إليه قيادتنا الحكيمة ، وما بما يحقق تنفيذ توجيهات سمو أمير منطقة مكة المكرمة وتعليمات معالي وزير الحج .وقد أصدرت المؤسسة خطتها التشغيلية لموسم حج هذا العام 1432ه بعد اعتمادها من معالي وزير الحج ، ووضعتها موضع التطبيق ، وشرعت الهيئة الإشرافية ولجان المتابعة والمراقبة بالمؤسسة منذ أواخر الشهر الماضي ، بالقيام بجولات مسح ميدانية لتفقد أوضاع مكاتب الخدمة الميدانية كافة بهدف الاطمئنان على جاهزية المكاتب ، والتأكد من توفر الإمكانات ، ومستوى التنظيم والاستعداد ، إضافة إلى التحقق من مدى الالتزام بالخطة التشغيلية المعتمدة لموسم حج هذا العام .وكما أود أن أشير إلى أن مؤسستنا بفضل الله تعالى بكافة إداراتها ومكاتبها وأقسامها ومنسوبيها تشع بروح الحماس والمنافسة ، وقد تسارعت وتيرة العمل فيها في الآونة الأخيرة لاستقبال ضيوف الرحمن ، وتقديم أفضل الخدمات لهم . وإني على ثقة في منسوبي مؤسستنا الرائدة ، الذين ضربوا في كل موسم مثلاً نبيلاً للتضحية والالتزام والتعاون البناء والتفوق والتميز ، وكانوا بحق على قدر المسؤولية المناطة بهم.
المحافظة على المكتسبات
| في الحفل السنوي لتكريم المتميزين عن موسم حج 1431ه .. أثنى وكيل وزارة الحج على مؤسستكم باعتبارها رائدة في خدمة الحجاج ، وأنها تعتبر أول مؤسسة توافي الوزارة بخطتها التشغيلية .. كيف تنظرون إلى ذلك؟.
|| بداية نحمد الله تعالى أن وفقنا لإنجاز الخطة التشغيلية لموسم حج هذا العام في موعد قياسي ووفق منهج علمي حديث ، بعد أن أجرينا عليها إضافات قيّمة ، تواكب هذه المرحلة ومتطلباتها . كما أننا نرجو أن نوفق كذلك في تطبيق هذه الخطة حسب المأمول والمرسوم لها ، لأننا نعتقد أنها تشكل خارطة طريق عملية لكافة أجهزة المؤسسة ومنسوبيها لتنفيذ توجيهات القيادة الحكيمة . وأود أن أؤكد على أننا في مؤسسة مطوفي حجاج جنوب آسيا نؤمن يقيناً بأننا جزء من منظومة العمل الخدمي لحجج بيت الله الحرام ، ونسعى بكل طاقاتنا ومواردنا إلى أن نشكل إضافة نوعية ومميزة ، ونضع بصمة راقية في التعامل ؛ خاصة وأن مؤسستنا قد حققت انجازات قياسية غير مسبوقة على نطاق المؤسسات ، ونالت جوائز رفيعة المستوى ، وحظيت بثناء وتقدير على جميع المستويات .. ولهذا فنحن ندرك جيداً أننا نواجه تحدياً كبيراً ، يتمثل في المحافظة على المكتسبات والمنجزات التي تحققت ، بالإضافة إلى تسجيل المزيد من الانجازات والنجاحات التي تضيف إلى سجلها الذهبي تميزاً أكبر ، وريادة أعظم .
6182 فرداً في خدمة الحجيج
| فيما يتصل بأعداد الحجاج المتوقع قدومهم في موسم حج هذا العام .. كم يصل أعداد المشاركين في تنفيذ خطة المؤسسة ومكاتبها لخدمة هؤلاء الحجاج؟.
|| من المتوقع أن يصل أعداد الحجيج في هذا العام إلى أكثر من 450 ألف حاج . أما فيما يخص أعداد المشاركين في تنفيذ خطة المؤسسة ومكاتبها الميدانية من السعوديين فيصل عددهم إلى 4925 وبالنسبة للوافدين يصل عددهم إلى 1257 موظفاً ، وبعدد إجمالي لكافة العاملين من سعوديين ووافدين يصل إلى 6182 فرداً .
تنفيذ توجيهات القيادة الرشيدة
| على ماذا ترتكز الخطة التشغيلية العامة لمؤسستكم؟.
|| عندما وضعنا الخطة التشغيلية للمؤسسة قبل عدة سنوات ، كنا نهدف أولاً إلى تنفيذ توجيهات قيادتنا الرشيدة حفظها الله بتقديم أفضل الخدمات وأجودها لضيوف الرحمن .. هذا هو المحرك الأول ، والذي ينطلق من قاعدة أصيلة في نفوسنا هو أن التفاني في خدمة حجاج بيت الله الحرام ، ورعايتهم هو عمل جليل يعد من أفضل القربات إلى الله تعالى .وفي هذا العام قمنا بتطوير هذه الخطة لتتواكب مع هذه المرحلة ، وبما يسهم في تحقيق الأهداف المتوخاة . وقد رسم مجلس إدارتنا خطة عمل طموحة ، ومنهجاً متجدداً فريداً ، يهدف إلى الارتقاء بالمستوى ، وتحقيق التميز ، والريادة ، والتفوق في شتى المجالات المتصلة بخدمة حجاج بيت الله الحرام . وفي هذا الإطار فإني أود التأكيد على أن طموحاتنا واسعة الأفق ، وآمالنا لا حصر لها ، ونحن نسعى بكل إصرار وبتوفيق الله تعالى إلى تحقيق مزيداً من المكاسب والنجاحات ؛ ولهذا فإننا نضيف في كل عام أفكاراً جديدة ، ونسعى إلى تحقيق نجاحات إضافية فريدة ، من خلال ما يتم دراسته علمياً ومعالجته فكرياً في الخطة التشغيلية لكل لموسم . وقد اتخذ مجلس الإدارة في تحقيق هذه الأهداف على مدى السنوات الماضية عدة طرق ووسائل علمية فعّالة ، والتزم بالمنهج القويم الذي رسمه معالي وزير الحج لمؤسسات أرباب الطوائف . والخطة التشغيلية تركز بشكل أساسي على النماذج التي وضعتها وزارة الحج ، وهي تعتبر بحق نماذج هيأت أرضية صلبة وقاعدة قوية تم من خلالها تقنين محتويات الخطة والبناء عليها ؛ حيث شرع المجلس في تقنين محتويات الخطة التشغيلية وتحديد البرامج التنفيذية لكل قطاع ، فيما يتصل بمضامين البرامج وأهدافها وآلياتها وتحديد المهام والمسؤوليات والاختصاصات والصلاحيات مع الحرص على تحديد الفترة الزمنية المحددة لكل جهة للتنفيذ.
محاور الخطة
| ما هي محاور الخطة التشغيلية؟.
|| تقع الخطة التشغيلية لموسم هذا العام في ثلاثة محاور هي على النحو التالي: 1- مضامين عامة. 2- برامج العمل الرئيسة لخدمة الحجاج. 3- برامج العمل المساندة لخدمة الحجاجوقد أدرج بها ملاحق منفصلة تقع في أحد عشر ملحقاً ، وهي تعد عاملاً مساعداً يمكن الاستئناس بها والرجوع إليها كلما دعت الحاجة عند تنفيذ الخطة.
هدف الخطة التشغيلية
| ما هو الهدف المنشود من هذه الخطة؟ وما هي أبرز الملامح العامة؟.
|| فيما يتعلق بالهدف العام للخطة ، فقد ركزت على تحديد الهدف الرئيس لها ، والمتمثل في تحديد أنشطة ومهام اللجان المركزية ومكاتب الخدمة الميدانية ، إلى جانب تفاصيل المهام التنفيذية من حيث المضمون والكمية والنوعية والزمن والمكان ، مع توفير أساس لمنطلقات مهام المراقبة والمتابعة من قبل مجلس إدارة المؤسسة ، ومهام تقييم الأداء.أما فيما يخص أبرز ملامح الخطة ، فهي تشتمل على التركيز على منسوبي المؤسسة وإداراتها ومكاتبها وأقسامها باستشعار الهدف الرئيس للمؤسسة ، والمتمثل في تحقيق وترجمة تطلعات وتوجيهات حكومة سيدي خادم الحرمين الشريفين حفظه الله الرامية إلى التفاني في خدمة ضيوف الرحمن وبذل الجهود المخلصة في تحقيق هذا الهدف السامي . إضافة إلى التذكير بأن رسالة المؤسسة تتمثل في شعار (خدمة الحاج .. شرف .. أمانة .. مسؤولية ..) يجب أن يترجم على أرض الواقع ويلتزم بمضامينه النبيلة .كما تتضمن الخطة التشغيلية أيضاً تحديد رؤية المؤسسة المتمثلة في التخطيط الإداري والاستراتيجي ، بضاف إلى ذلك صياغة البرامج التنفيذية لكل الجهات المختلفة في المؤسسة بما يحقق الأهداف والاستراتيجيات العامة.
أهمية العمل الجماعي
| على ماذا تعتمد خطة المؤسسة في هذا العام؟.
|| تعتمد الخطة على المنهجية العلمية ، والتي تؤمن بمبدأ العمل الجماعي المشترك والمتناغم ، طبقا لأساليب عمل ومعلومات محددة تشترط الإعداد والتحضير المبكر لموسم الحج . كما أنها تتيح في ذات الوقت الاستفادة القصوى من جميع إمكانات وموارد المؤسسة ، ومعالجة المعوقات التي قد تظهر أثناء تنفيذ الخطة في موسم الحج وتسجيلها كمواقف يتوجب دراستها ، ووضع الحلول الكفيلة بمعالجتها ، ثم التخطيط والإعداد للتنفيذ بشكل مقنن في موسم الحج القادم .
خطة شاملة
| إلى أي مدى تغطي الخطة التشغيلية كافة قطاعات المؤسسة وإداراتها؟.
|| من المؤكد أننا في مجلس الإدارة نحرص كل الحرص على الالتزام التام بالمنهج العلمي الذي وضعناه لمؤسستنا ، وبالتالي فإننا ندفع كافة الأجهزة والإدارات والمكاتب للالتزام بهذه المنهجية . وقد حرصنا عند وضع هذه الخطة على أن تركز على تغطية جميع النواحي الإدارية والفنية والتنظيمية ، وبما في ذلك اللجان المشكلة ، مثل لجان المتابعة والرقابة والإشراف المباشر على التطبيق العملي والبرامج أثناء موسم الحج . كما أننا نحرص أيضاً على الإطلاع على التقارير الخاصة بمستوى الخدمات المقدمة من قبل المسئولين بالوزارة ، والاستبيانات الموزعة على الحجاج أنفسهم ، حتى نرصد مدى التطبيق الفعلي المتوائم مع هذه الخطة ، وعلى ضوء ذلك يتم النظر في التقييم للمستويات ، يضاف إلى هذه الخطوات خطوة أخرى تشّكل أهمية كبرى هي عملية دراسة المعوقات التي فد تواجه سير العمل لإيجاد الحلول المناسبة لها بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة للتغلب عليها . وقد ألحقت الخطة التشغيلية لموسم حج هذا العام ؛ بملحق خاص عن ايجابيات وسلبيات موسم حج 1431ه والمعالجة التي نراها في هذا الصدد . كما أن هناك ملاحق خاصة بالخطة ، وهي منفصلة عنها يمكن الاستئناس بها والرجوع إليها عند الحاجة ، لكونها تعالج وتنظم كافة الأمور بشكل علمي مؤصل.
المستجدات .. والأهداف
| فيما يخص المستجدات التي طرأت في مؤسستكم في هذا الموسم .. ما أبرز هذه المستجدات؟ وما هي الأهداف التي تسعون إلى تحقيقها؟.
|| من أهم المستجدات التي طرأت هذا العام بعد تفرد قائمة (الحاج) بالترشح لمجلس إدارة المؤسسة في مطلع هذا العام ، دون منازع بناء على مناشدات واختيار مطوفي ومطوفات المؤسسة ، فقد صدر قرار معالي وزير الحج بالموافقة على تعيين نائب ثان لرئيس مجلس الإدارة المهندس زهير سقاط .إضافة إلى زيادة عدد مكاتب الخدمة الميدانية لتصل إلى 113 مكتباً بزيادة 20 مكتباً ؛ وذلك لاستيعاب الأعداد المتزايدة من الحجاج. وقد جاءت هذه الخطوة ، بناء على دراسة أجراها المجلس لاستيعاب الأعداد المتزايدة من الحجاج ، واتضح لنا أننا بحاجة إلى رفع أعداد المكاتب إلى 113 كما أن من المستجدات التي طرأت في هذا العام ، تكليف مكاتب الخدمة الميدانية بتنفيذ وإنهاء إجراءات الشركات السياحية ، مما يسهم في سرعة إنهاء إجراءات تسجيل وتوثيق عقود إسكان الحجاج ، وتهدف هذه الخطوة إلى القضاء على المركزية في أداء الأعمال ، وقد سبق ذلك كله تأهيل هذه المكاتب ودعمها ورفع قدرات منسوبيها بالدورات التدريبية وورش العمل حتى أصبحت ولله الحمد في مستوى يمكنها من تنفيذ كل ذلك اقتدار.كما أننا قمنا أيضاً بتوسيع دور رؤساء المكاتب في التواصل مع الحجاج وزيارتهم في مقارّ سكنهم وتوثيق العلاقة معهم ، وتلبية احتياجاتهم ، فضلاً عن استمرار المؤسسة في تطوير أنظمة الحاسب الآلي وتقنية المعلومات وتوظيف التقنية الحديثة في خدمتها وانجاز أعمالها .وفي ذات السياق ؛ فإننا قد سعينا إلى التوسع في تحديث الكروكيات والمخططات الخاصة بمواقع المكاتب في موقع المؤسسة بالانترنت ، إلى جانب التوسع في استخدام نظام المعلومات الجغرافية (GIS) في تخطيط وتوزيع المواقع بالمشاعر المقدسة ، مع زيادة كميات الماء البارد والعصيرات في السيارات الخاصة بنقل الحجاج التائهين والمرضى المتحسنين ومراكز الإرشاد بالمشاعر المقدسة. وعلى صعيد آخر فقد عملنا على تشجيع ودعم مكاتب الخدمة التي تقدم خدمات إنسانية مجانية لإرشاد التائهين من الحجاج من جميع الجنسيات ، مع تشجيع المطوفات وبناتهن للمشاركة في برامج اللجنة التطوعية النسائية ، وفي هذا الصدد فإننا قد التزمنا في هذا العام بتوسيع نشاط اللجنة النسائية التطوعية بالمؤسسة ، والتي تقدم في كل موسم عملاً نبيلاً من أجل التواصل الفعّال الذي يصب في خدمة ضيفات الرحمن ، وتوثيق العلاقة بهن ، إلى جانب المساهمة الكبيرة في توعيتهن وتثقيفهن ، وتخفيف ما قد يلاقينه من مصاعب وأمراض ، بزيارتهن وتقديم الهدايا ، حتى يشعرن وكأنهن بين أهلهن وفي أوطانهن . وأخيراً ؛ قمنا بتعيين مندوبين من المؤسسة في الحرم المكي الشريف لمتابعة الحجاج التابعين للمؤسسة خلال الموسم .وما أود التأكيد عليه ؛ أننا نعمل بشكل علمي ومنظّم من أجل مواجهة التحديات وتذليل الصعوبات التي قد تواجه مكاتب الخدمة الميدانية ، يوازي ذلك رفع قدرات رؤساء المكاتب بما يمكنها من تجاوز المعوقات ، وتحقيق أفضل المستويات القياسية في الخدمات .ويأتي في أولويات ذلك ؛ أننا كثفنا خلال الفترة من ربيع الأول من هذا العام وحتى شوال الماضي ، الاجتماعات التنسيقية والإرشادية واللقاءات المفتوحة مع رؤساء مجموعات المكاتب ، حيث التقى بهم مجلس الإدارة في اجتماعات منتظمة ولقاءات متوالية من أجل القضاء على السلبيات والرفع من مستوى الجاهزية وتنمية الايجابيات وتحقيق الجودة والتميز في الخدمات . كما أننا ألحقنا رؤساء المكاتب بدورات تدريبية إدارية عن نظام (الإسكان) الذي أصبح في هذا العام من مهام ومسؤوليات المكاتب الخدمية ، إلى جانب أننا عقدنا ورشتي عمل في فندق الميرديان بالهدا تحت عنوان (تحليل العلاقات البشرية واستخداماتها الأسرية والإدارية والعملية) ، وقد كانت دورة مكثفة امتدت ساعاتها إلى أكثر من 25 ساعة ، شرح فيها المدرب نظريات علمية دقيقة في العلاقات البشرية . يضاف إلى ذلك أننا نعتزم بإذن الله تعالى بعد التنسيق مع الجهة المختصة ، وقبل حلول الموسم ، عقد دورة شرعية في بيان الأحكام الفقهية لمناسك الحج ، تعزيزاً لقدرات رؤساء المكاتب ، وتزويدهم بالعلم الشرعي حتى يكونوا على مستوى جيد من المعرفة بالأحكام الشرعية في الحج.
أعداد الحجاج
| فيما يتعلق بأعداد الحجاج .. هل طرأت زيادة في الأعداد ؟ وكم عدد المستفيدين من الحجيج في موسم هذا العام؟ وما هو نصيب المكاتب؟.
|| بالطبع هناك زيادة في عدد وفود الرحمن الذين تتشرف المؤسسة بخدمتهم في هذا العام ، حيث وصل العدد هذا العام إلى أكثر من 450 ألف حاج ، ولهذا فإننا قمنا بزيادة أعداد المكاتب لاستيعاب ذلك ، وقد أخضعت هذه الخطوة للدراسة العلمية من أجل أن تكون ضمان تحقيقها للهدف المنشود. أما بالنسبة لنصيب المكاتب ، فقد وضعنا حداً أقصى يصل إلى عدد 5000 حاج .
ملاحق الخطة
| ذكرتم أن الخطة التشغيلية تتضمن برامج العمل الرئيسية ، كما أنها تشتمل على ملاحق منفصلة تقع في (11 ) ملحقاً ، ما هي أبرز ملامح ذلك؟.
|| حفلت الخطة التشغيلية للمؤسسة لموسم هذا العام ببرامج العمل الرئيسية لخدمة الحجاج ، كما يوضح ذلك المحور الثاني منها ، والذي يحدد بشكل تفصيلي وموسع الجهات المناط بها وهدفها ومهامها ومسؤولياتها ، إلى جانب آليات التنفيذ والجدول الزمني للتنفيذ ؛ يضاف إلى ذلك تحديد المسؤول التنفيذي عن إدارة هذه الجهة . كما يوضح المحور الثالث من الخطة التشغيلية ، برامج العمل المساندة لخدمة الحجاج في هذا الموسم ، والبرامج التنفيذية لكل جهة. وأما فيما يخص ملاحق الخطة التشغيلية ، فالملحق الأول يوضح نشأة المؤسسة وإحصائية تركيبة مساهميها ، وفي الملحق الثاني بسط القول عن أبرز الايجابيات والملاحظات أثناء موسم حج العام الماضي 1431ه سواء على صعيد خدمة الحجاج ، أو فيما يتعلق بالمساهمين ، أو فيما يخص الدور الثقافي والاجتماعي الذي تضطلع به المؤسسة وتسهم به في خدمة فئات وشرائح المجتمع .. إلى جانب استعراض ملاحظات مجلس الإدارة عن الموسم الماضي والمقترحات التي وضعها لتلافيها في حج هذا العام .. وبالنسبة للملحق الثالث من الخطة التشغيلية للموسم الحالي ؛ فقد أبرز الأهداف التفصيلية المزمع تحقيقها في موسم حج هذا العام 1432ه من خلال إدارات ولجان وأقسام المؤسسة ، كما حدد الملحق الرابع من الخطة الدليل الزمني لأبرز أنشطة قطاعات العمل بالمؤسسة .. وأما فيما يخص الملحق الخامس فقد أدرج فيه قائمة بأهم الخدمات المنفذة مركزياً لموسم حج هذا العام ، وهي تتعلق بخدمات الحجاج والخدمات المساندة .. وفيما يخص الملحق السادس فقد أعد ملخصاً كمي ، احتوى على أهم عناصر الخطة التشغيلية لهذا الموسم والتجهيزات المتصلة بمشعر عرفات ، يضاف إلى ذلك التجهيزات والقوى البشرية الخاصة بمكاتب الخدمة الميدانية في مكة المكرمة. كما أن الملحق السابع من الخطة قد احتوى على نسخة من نماذج التعهدات والعقود ومواصفات الخدمات المطلوب تقديمها لضيوف الرحمن والتي تم إبرامها مع المطوفين لمدة أربع سنوات للفترة من 14301433ه ، والمشتملة أيضاً على اتفاقية تفصيلية لتقديم الخدمات بين المؤسسة والمكاتب ، والمرفقات بها والتي تحتوي على الجدول الزمني لخدمات الحجاج ، ولائحة توصيف الخدمات ، إضافة إلى جدول وجبات الضيافة المقدمة لضيوف الرحمن ، وجدول تقدير الإمكانات والقوى البشرية اللازمة لخدمة الحجاج ، يضاف إلى ذلك المعايير الخاصة بتشييد مخيمات الحجاج بمشعر عرفات ، مع نموذج عقد تقديم خدمات إضافية .. كما لم يغب عن ذهن مجلس إدارتنا أن يتضمن هذا الملحق نموذجاً بشأن إفادة رئيس البعثة أو الحملة أو الشركة السياحية والذي يوضح فيه وضع الخدمات المقدمة من مكتب الخدمة للحجاج .. وقد وضعت الضوابط الخاصة بخدمات الشؤون العامة والإرشاد لموسم حج هذا العام والجدول الزمني للتنفيذ في الملحق الثامن من الخطة . أما الملحق التاسع فقد اشتمل على الخطة الزمنية والمواصفات الفنية لاستخدامات الأراضي بالمشاعر المقدسة للموسم المقبل .. وفيما يتعلق بالملحق العاشر فقد احتوى على بيان للخدمات التطوعية المجانية التي تقدمها المؤسسة ومكاتبها ، سواء فيما يتعلق بصالة المرضى المتحسنين بمشعر عرفات أو اللجنة النسائية أو الوجبات والمشروبات المجانية ، أو فيما يخص مراكز إرشاد التائهين ، أو العيادات الطبية ، والرفادة المتنقلة ، أو خدمة الانترنت ، أو فيما يتعلق بالمراكز الإعلامية لخدمة المجتمع ، أو فيما يتصل بالهدايا التذكارية التي تقدمها المكاتب للحجاج ، أو فيما يخص خدمة المعتمرين من جميع الجنسيات. وأخيراً فإني أود أن أشير إلى أن الملحق الحادي عشر من الخطة التشغيلية لمطوفي جنوب آسيا قد احتوى على الشروط والمعايير العامة الخاصة باختيار العاملين في مكاتب الخدمة الميدانية لموسم حج هذا العام . وأسأل الله لنا جميعاً التوفيق والسداد ، كما أرجو من المولى الكريم أن تكلل هذه الجهود والمساعي بنجاحات متميزة ترضي طموحات قيادتنا الحكيمة ، وولاة أمرنا المباركين حفظهم الله ورعاهم وتثمر في ذات الوقت رعاية مثالية شاملة متكاملة تمكن حجاج بيت الله الحرام من أداء نسكهم في يسر وسهولة واطمئنان.