حرص أعضاء شرف الأهلي على التواجد في الفندق مبكرا بعد أن حدد مجلس الأعضاء في النادي الساعة السابعة والنصف موعدا لبدء الاجتماع. كان عضو شرف النادي الأهلي الأستاذ أيمن عبد الغفار أول المتواجدين في قاعة الاجتماعات في الفندق وذلك من أجل ترتيب كل الأمور قبل انعقاد الاجتماع. منح أعضاء العلاقات العامة في النادي الأهلي برئاسة محمد الدوسري الفرصة لجميع الإعلاميين الوقت الكافي لالتقاط الصور في وقائع الاجتماع. أيد جميع الحضور اختيار الأمير خالد بن عبدا لله رئيساً لهيئة أعضاء الشرف في النادي فيما كرم سموه رئيس الأهلي السابق احمد المرزوقي بهدية خاصة. وفرت لجنة الترتيب للاجتماع خدمة الانترنت والفاكس لجميع الصحفيين وذلك من أجل إرسال أخبارهم أثناء انعقاد الاجتماع.