الجامعة تسعى إلى التحول للجانب التقني في تعاملاتها وقطعت شوطاً كبيراً في الأنظمة الأخرى

عميد القبول والتسجيل بجامعة المجمعة ل«الجزيرة»:

تسعى جامعة المجمعة إلى التحول إلى الجانب التقني في تعامالاتها ومعاملاتها وإدخال التطبيقات الإلكترونية في جميع أعمالها ومن هذا المنطلق أنشأت الجامعة لجنة عليا للإشراف على هذا التحول برئاسة معالي مدير الجامعة الدكتور خالد بن سعد المقرن وعن هذا التحول وحلول ذكاء الأعمال ومستودعات البيانات الخاصة بالجامعات ومؤسسات التعليم تحدث للجزيرة عميد القبول والتسجيل بالجامعة الدكتور أحمد بن علي الرميح حيث قال : إن من المحددات الرئيسة لمدى تقدم وفعالية أي جهة كانت سواء في القطاع العام الحكومي أو القطاع الخاص هو في مدى استخدام التقنية في أعمالها ولهذا فقد أوجدت هيئات ومؤسسات متخصصة في قياس مدى تحول هذه الجهات إلى الجانب التقني في تعاملاتها ومعاملاتها .
وهذا بطبيعة الحال إنما يدل على أن التحول إلى الجانب التقني لم يعد ترفا أو اختيارا» بل أصبح ضرورة ملحة تمليها مجمل التغييرات المجتمعية السريعة ، والحاجة المتزايدة إلى مواكبة هذه التغيرات .
إيمانا بهذه الأهمية من جهة ومعرفة بمدى الفائدة المرجوة جراء إدخال التطبيقات الإلكترونية في جميع أعمال الجامعة من جهة أخرى هو ما جعل جامعة المجمعة تنشئ لجنه عليا للإشراف على هذا التحول يرأسها معالي مدير الجامعة وتضم في عضويتها المختصين من داخل الجامعة وخارجها في مجالات الحوسبة والأتمتة والتعاملات الإلكترونية ولقد قطعت جامعة المجمعة شوطاً كبيراً بهذا الصدد .
مجمل المعاملات التي تتم فيها الآن تتم بشكل آلي سواء ما يتعلق بالطلاب وقبولهم وتسجيلهم وسيرهم الدراسي ومتابعتهم الأكاديمية أو ما يتعلق بالنواحي الإدارية والفنية والمالية من صرف الرواتب وإجراء العمليات والمسيرات المالية وعمل الميزانية والتخطيط لها والمستودعات ومراقبة المخزون وكذلك الاتصالات الإدارية والأرشفة الإلكترونية .
كما أن الجامعة قطعت شوطاً كبيراً في أتمتة أنظمة أخرى مثل أنظمة عقد اللجان والمجالس وإعداد المحاضر الخاصة بها وأنظمة متابعة موظفي ومنسوبي الجامعة وكذلك أنظمة الصيانة وغيرها.
وأضاف د. الرميح : أن الجامعة اعتمدت في تحولها على معرفتها اليقينية بأن التحول إلى التعامل التقني ليس فقط في نقل ما هو موجود إلى شكل آلي وتقني وإنما تعديل الأنظمة التقليدية لتكون التقنية مكملة لها من أجل الوصول إلى تقديم الخدمة للمستفيد بأسرع وأدق وأفضل طريقة بما يكفل ويبني الثقة والأمان ويحقق الانتماء لهؤلاء المستفيدين في الجامعة وخارجها. وأشار الدكتور الرميح أن نظم معلومات الطلبة بتوفير جميع الخدمات الأكاديمية للطلاب وأعضاء هيئة التدريس والإدارات ذات العلاقة وتوفر هذه النظم إدارة فعالة لبيانات ومعلومات الطلبة خلال حياتهم الأكاديمية حيث تمكنهم وأعضاء هيئة التدريس من الوصول إلى المعلومات الأكاديمية والبيانات الضرورية والتعامل معها بكفاءة عالية مع المحافظة على أمنها وسريتها وتوفر منظومة إدارة المعلومات الجامعية e.Register للطلاب وأعضاء هيئة التدريس إمكانية الاطلاع على تلك البيانات وأداء جميع نشاطات التسجيل والإجراءات الأكاديمية مباشرة بواسطة الخدمات الذاتية التي توفرها على شبكة الانترنت بيسر وسهولة .
وتوفر نظم معلومات الطلاب نطاقا واسعا من التطبيقات والحلول التقنية المتميزة للمتعاملين معها ، مما يساعد على تقليص العمل الكتابي والجهد اليدوي ويسهم في تقليل نسبة الخطأ البشري ، كما يؤدي ذلك إلى استثمار أفضل لوقت متخذي القرار ذوي العلاقة بصياغة الخطط الإستراتيجية للمؤسسات التعليمية ، وتركيز أعلى للجهاز الإداري المسئول عن تنفيذ الخطط لتحقيق الأهداف المحددة وتقديم خدمات ذات جودة أعلى .
وتتكامل نظم معلومات الطلبة مع مكونات منظومة إدارة المعلومات الجامعية e.Register الأخرى لتنفيذ إجراءات العمل الأكاديمي والمالية والإدارية بفعالية تامة حيث تساعد جداول البحث المستخدم في تطبيق الإعدادات التي تناسب خطط وإجراءات العمل بدون الحاجة إلى تدخل الطاقم الفني أو التقني ، وتتعامل هذه النظم مع الكم الهائل من البيانات المتعلقة بالطلاب والفصول الدراسية والتسجيل والتخريج والبيانات الإحصائية بكفاءة عالية .
وتتضمن نظم إدارة معلومات الطلبة عدة أنظمة فرعية وهي :
« الشؤون الأكاديمية
« القبول
« التسجيل
« الإجراءات الأكاديمية للطلاب
« التخرج
« رصد الدرجات واحتساب المعدلات
« نظام محاسبة الطلبة
« متابعة الرسائل الجامعية
« مكافآت الطلاب
« الخدمات الالكترونية
تطبيقات الهواتف الذكية
وعن تطبيق الهواتف الذكية في الجامعة قال إنه لما كانت الشبكة العنكبوتية (الإنترنت) تتيح مساحة واسعة للتواصل بين كافة الأفراد كل في موقعه، كان لا بد من استثمار هذه المساحة من أجل خلق نوع من التواصل الدائم والفوري بين كافة الأفراد المعنيين بالعملية التعليمية في الجامعة، إضافة إلى توفير إمكانية تنفيذ بعض الخدمات التي يحتاجها أفراد ذلك المجتمع كل في موقعه، مثل التسجيل عبر الإنترنت والتسديد ومتابعة السجل الأكاديمي والمالي، وإدخال العلامات من قبل أعضاء هيئة التدريس.
وتطبيق الهواتف الذكية للجامعة هو النسخة المصغرة من بوابة النظام الأكاديمي edugate على الشبكة العنكبوتية (الإنترنت) لتمكن الطالب من استعراض أهم خدمات بوابة النظام الأكاديمي على الأجهزة الذكية بطريقة سهلة وميسرة، ويُتيح تطبيق الهواتف الذكية بعضاً من الخدمات غير الأكاديمية والتي تجعل التطبيق تفاعلياً وممتعاً بنفس الوقت.
ومن مميزات تطبيقات الهواتف الذكية
«الاتصال من أي مكان بتحكم وأمان.
« التطبيق متوفر باللغتين العربية والإنجليزية.
« سهولة التحميل من مواقع التطبيقات الخاصة بكل جهاز محمول مجاناً.
« يتناسب مع تقنية الأجهزة وحجم الشاشات.
« متوافق مع أحدث نظم تشغيل الهواتف الذكية
حلول ذكاء الأعمال ومستودعات البيانات
كما تحدث عميد القبول والتسجيل بجامعة المجمعة عن حلول ذكاء الأعمال ومستودعات البيانات الخاصة بالجامعات ومؤسسات التعليم العالي والمقصود بهذه الحلول وأوضح أنه نظرا للتطورات التقنية الحديثة في مجالات إدارة نظم المعلومات للمؤسسات الهيئات المختلفة ، برزت للسطح أهمية تكوين منظومة متكاملة من الحلول التقنية التي يمكن استثمارها لدعم اتخاذ القرار والتخطيط الناجح لتلك المؤسسات ، تقدم هذه الوثيقة نبذة مختصرة عن حلول ذكاء الأعمال والفوائد المتوقعة من تطبيقها .
أما المقصود بحلول ذكاء الأعمال فهي تعد أحد أهم أدوات دعم القرار في المؤسسات المختلفة وذلك من خلال توفير البيانات والأدوات اللازمة لمراقبة الأداء وتحليل البيانات وبالتالي تحديد التغييرات التي يجب إجراؤها في السياسات والإجراءات المتبعة داخل المؤسسة ، وتتكون حلول ذكاء الأعمال بالأساس من مستودع مركزي للبيانات على مستوى المؤسسة بالإضافة إلى مجموعة من أدوات التحليل والقياس ومراقبة الأداء التي تستثمر وجود البيانات التاريخية من خلال التنقيب والتحليل ثم التنبؤ بما قد يحصل على مستوى الخدمات التي تقدمها المؤسسة ، وبالتالي تساعد متخذي القرار في اتخاذ الإجراء والقرار اللازم في الوقت اللازم والصحيح .
فوائد حلول ذكاء الأعمال
-رفع كفاءة الأداء وزيادة الإنتاجية للهيئات والمؤسسات العلمية لتحقيق الريادة في مجالات عملها ، حيث إن توفير البيانات الصحيحة والدقيقة والآنية لجميع المستفيدين منها مع توفير الأدوات اللازمة لاستخراج ما يلزم من التقارير والإحصاءات سيمكنها من رفع كفاءة العمل وتحقيق سرعة الإنجاز .
-ضمن توجه الدولة لبناء المجتمع المعرفي ، تمكن حلول ذكاء الأعمال الجامعات والمؤسسات العلمية مع مرور الوقت من تكوين وبناء مستودع بيانات معرفي يمكن استخدامه كقاعدة معرفية لتطوير سياسات العمل المطبقة في تلك الجامعات والمؤسسات ، وذلك من خلال تحليل تلك البيانات وعمل الدراسات والتنبؤات المستقبلية المختلفة واستخراج مؤشرات قياس كفاءة الأداء وذلك من خلال الخصائص التي توفرها أدوات التنقيب عن البيانات Data Mining المشمولة عادة ضمن نظام ذكاء الأعمال .
-توفر تطبيقات ذكاء الأعمال المطورة باستخدام تقنيات شركة أوراكل العالمية ، وهي نفس التقنيات المستخدمة في بناء الأنظمة الأكاديمية والإدارية والمالية في الجامعة ، فرصة أفضل للجامعات لتوحيد التقنيات المستخدمة في إدارة معلومات الجامعة وبالتالي توفير كادر متخصص بكلفة أقل وكفاءة أعلى .
-تطبيق الجامعة نظام ذكاء أعمال مطور من نفس الشركة المطورة للأنظمة الأكاديمية والإدارية والمالية يوفر فرصة أفضل لنجاح التطبيق نظرا لأن تحليل البيانات والتحقق من صحتها وتنقيتها سيتم بصورة متكاملة بين بيانات الجامعة المختلفة مما يختصر الوقت والجهد على الجامعة .
ينقسم نظام ذكاء الأعمال إلى جزئين أساسيين هما :
«تصميم وبناء مستودع مركزي بالمميزات التالية :
_مستودع بيانات مركزي لجميع بيانات الجامعة ، بحيث يحتوي على البيانات من مختلف الأنظمة الأكاديمية والإدارية والمالية وحتى من أي مصادر أخرى .
-ضمان توفر البيانات في أي وقت ولجميع الأشخاص المعنيين حيث إن مستودع البيانات منفصل عن الأنظمة التطبيقية العاملة في الجامعة .
-ضمان استخراج البيانات من مصدر مركزي واحد وهو مستودع البيانات المركزي مما يوفر مصداقية وتطابقا في المخرجات .
-ضمان صحة ودقة البيانات حيث إن نظام ذكاء الأعمال يقوم بالتأكد من صحة البيانات وتنقيتها قبل نقلها للمستودع المركزي للبيانات .
-ضمان أمن وسرية البيانات ، حيث إنها مركزية ويطبق عليها نظام الصلاحيات المركزي المتوفر في نظام ذكاء الأعمال ، فإن كل مستخدم يمكنه أن يصل للبيانات التي له الحق في الاطلاع عليها فقط وحسب السياسة المطبقة في الجامعة فمثلا الطالب يمكنه أن يرى البيانات الخاصة به فقط دون الطلاب الآخرين .
-عدم التأثير على كفاءة الأنظمة التطبيقية العاملة في الجامعة ، حيث إن مستودع البيانات منفصل بقاعدة بيانات خاصة وبمواصفات خاصة مثل ( OLAP , PARTITIONING , Data Mining ) بحيث أن أية تحليلات أو إحصاءات يتم عملها وإن استغرقت وقتا وإمكانات فإنها لن تؤثر على أية أنظمة عاملة.
-الجزء الأهم للجامعة هو ضمان وجود جميع السياسات وآليات احتساب المؤشرات وكيفية استخراج الإحصاءات والتحليلات المختلفة في قاعدة بيانات مركزية تملكها الجامعة وتطبق عليها سياسات الجامعة من حماية ونسخ احتياطي وسرية وغيرها من السياسات المطبقة في إدارة الحاسب الآلي ، أيضا أية تعديلات أو تطوير مستقبلي سيتم في مكان واحد ومركزي ينعكس لكل المستخدمين في نفس الوقت .
«توفير الأدوات اللازمة لبناء وإعداد التقارير الإحصائية والتحليلية بالميزات التالية:
-من أهم مميزات هذه الأدوات أنها موجهة للمستخدم النهائي ولا تحتاج لخبرة تقنية او فنية في مجال تقنية المعلومات حيث إنها سهلة الاستخدام .
-توقيف تعريف (طبقة) موجهة للمستخدم النهائي Presentation Layar تحتوي على تعريف البيانات بشكل سهل وواضح للمستخدم بدون الخوض في تعقيدات قواعد البيانات وكيفية ترابط البيانات والمصادر والمختلفة التي أتت منها .
-توفير خاصية بناء حسب الحاجة Ad-hoc Reporting بشكل سريع ودقيق أيضا وبالإخراج النهائي حسب حاجة المستخدم .
-إمكانية تعريف مؤشرات الأداء المختلفة الخاصة بكل مستخدم وكيفية احتسابها مع ربطها بالبيانات الخاصة بها مع إمكانية إضافة تنبيهات آلية في حال خرجت قيمة المؤشر عن القيم الطبيعية التي يحددها المستخدم .
-إمكانية إنشاء وتعريف لوحات تحكم تفاعلية خاصة بكل مستخدم وحسب احتياجاته ( Interactive Dashboards ) بحيث يتم من خلالها جمع المؤشرات الخاصة بالمستخدم في فئات مختلفة وعلى مستويات مختلفة ، فمثلا يمكن إنشاء لوحة تحكم خاصة بمدير الجامعة تحتوي على مؤشرات أداء فئتين ( مؤشرات أداء أكاديمية ، مؤشرات أداء إدارية ) بحيث تكون الصفحة الأولى على مستوى الجامعة فقط ، وهنالك صفحات خاصة بمستويات أخرى مثل الكليات ..الإدارات .. الأقسام .. التخصصات .... ، بحيث يتم الانتقال إليها حسب الحاجة .
-التكامل مع برامج المكتب من ميكروسوفت ، بحيث يتم بناء التقارير وإدراجها في أدوات ميكروسوفت مثل الإكسل ومحرر النصوص وبرامج العروض PowerPoint .
-إمكانية استخراج التقارير والإحصائيات المختلفة بعدة أشكال مختلفة ، PDF , EXCEL , WORD , XML , HTML .
-وجود التنبيهات الآلية بعدة طرق مثل البريد الإلكتروني ، رسائل الجوال أو على صفحات النظام مباشرة.