أكثر من 90% من المشاريع تجاوزت الميزانية المقررة وتخطت الوقت المحدد للتنفيذ

قال إن 30% من مشاريع النظم المالية والإدارية تلغى بسبب نقص الخبرات.. د. المديميغ ل " الرياض ":

لطالما حرص كثير من المسئولين في كثير من الجهات الحكومية (وزارات، هيئات، مؤسسات) على مواكبة التطورات الحديثة والاعتماد على تقنية المعلومات في تسيير جميع الأعمال والتوجه إلى الأعمال الإلكترونية وذلك لأداء وظائفها المتعددة بشكل يتيح انتقالا شفافا وسريعا للمعلومات فيما بين الإدارات المختلفة وفيما بين المنشأة والأطراف التي تتعامل معها والتحول إلى ما يسمى بتعاملات الحكومة الإلكترونية (e-Gov)، ولهذا كان لدينا الفرصة ان نلتقي مع د. عبدالله بن سعد المديميغ أستاذ برمجيات حلول الأعمال المشارك - كلية علوم الحاسب والمعلومات ومدير عام مشروع النظام المالي والإداري (مدار) بجامعة الملك سعود الذي عاش تجربة ناجحة في انشاء نظام اداري متكامل للجامعة ونعرض اليوم هذه التجربة لفائدة الجميع.
* في البداية هل يمكن لنا معرفة كيفية الوصول بمشاريع ضخمة مثل مشاريع النظم المالية والادارية الى بر الامان؟ وماهي المتطلبات للنجاح واسباب الفشل؟
- من واقع الحرص على نجاح الأنظمة فإن كثيراً من الجهات الحكومية حاولت أتمتة كافة أعمالها المتعلقة بالأنظمة النمطية (المالية والإدارية) من خلال التعاقد مع شركات و مؤسسات لتنفيذ وتطبيق نظام معياري لتخطيط موارد الأعمال للقطاع الحكومي السعودي يغطي أغلب متطلبات واحتياجات الجهة، إلا أنه وللأسف لم يكتب النجاح لكثير من هذه المشاريع، ويعود ذلك إلى عدة أسباب أدت إلى الإخفاق في التنفيذ، ومن الأسباب الأساسية على سبيل المثال لا الحصر نقص الخبرات والكفاءات المتخصصة في تطبيق وتنفيذ مثل هذه الأنظمة (الجهات التي نجحت استعان بعض منها بأربع بيوت خبرة في مشروعها في آن واحد)، وعدم توفر هذا العامل الأساسي أدى إلى عدم التقييم الجيد للمنشأة قبل البدء في التنفيذ، وتحديد المتطلبات بوضوح، وعدم وجود تقييم جيد مبني على أسس معايرية علمية لاختيار الشركة المناسبة لتنفيذ المشروع، مما حدا بكثير من الشركات والمؤسسات ذات الخبرة والإمكانيات المحدودتين تقديم أرخص الأسعار بغية كسب المشروع، وعدم الدراية بعوامل النجاح الأساسية لتطبيق مثل هذه المشاريع، وكيفية توظيفها وتفعيلها (أظهرت الدراسات العالمية أن هناك أكثر من 18 عاملا رئيسيا من عوامل النجاح التي يجب توافرها لتحقيق النجاح في التنفيذ)، وعدم وضوح المتطلبات والمواصفات المقدمة من قبل الجهة الحكومية (احدى الجهات الحكومية قدمت كراسة المتطلبات في صفحتين، وأخرى قدمتها في ثلاث صفحات)؛ كما أن بعض الجهات تكتب لها الشركة المرشحة للتنفيذ كراسة مواصفات النظام!! عدم وجود خبرة كافية وتجارب ناجحة في تنفيذ مثل هذه الأنظمة لدى الشركة أو المؤسسة المتعاقد معها لتنفيذ ال GRP، إضافة إلى عدم استيعابها للأنظمة واللوائح الحكومية. جري الجهات، خاصة الحكومية، وراء الشركات العالمية المزودة للأنظمة دون التأكد من مطابقتها لمتطلباتها (خصوصا نظام الموارد البشرية).
* هل يمكننا التعرف على المقصود بنظام تخطيط الموارد ؟
- هي مجموعة من الأنظمة المترابطة تعمل كنظام موحد متكاملIntegrated system) ) بقاعدة بيانات واحدة (مشتركة)، وتتصل فيما بينها كوحدة متكاملة في جميع أقسام وإدارات المنشأة، لتتمكن من استخدام وإدارة مواردها المعلوماتية والمادية والبشرية بفعالية وكفاءة.
* وما هي فوائد تطبيق نظم تخطيط الموارد ؟
- أهمها توفر المعلومة من مصدر واحد دقيق (دون تكرار أو نقصان)، وتحقيق التكامل في العمل الإداري من خلال نظام واحد متكامل يكون حلقة وصل بين كافة الإدارات والأقسام المختلفة. وتوفر الضوابط وآلية عمل الإجراءات ضمنيا في النظام. ورفع كفاءة العمل وزيادة الانتاجية، وإنجاز كافة الأعمال والمعاملات الإدارية والمالية ذات الإجراءات الطويلة بشكل سريع وفعّال في وقت قياسي مقارنة بما يتم إنجازه بالطريقة اليدوية. وتساعد على اتخاذ القرار الصحيح من خلال توفير المعلومة الدقيقة.
* يتحدث البعض عن الإخفاق في مشاريع تنفيذ نظم تخطيط موارد الأعمال، كم هي نسبة الإخفاق وما هي الاسباب؟
- نعم نسبة الإخفاق في تنفيذ مثل هذه الأنظمة عال جدا على مستوى العالم. حيث أظهرت البحوث والدراسات الميدانية العالمية أن أكثر من 90% من المشاريع : تجاوزت الميزانية المقررة وتخطت الوقت المحدد لفترة التنفيذ. وأكثر من 50% من المشاريع: إخفاق في تحقيق النتائج المتوقعة من التنفيذ. وأكثر من 30% من المشاريع تم إلغاء المشروع، علما بأن تطبيق مثل هذه الأنظمة يحتاج إلى وقت حتى يتأقلم معه المستخدمون ويجنى ثمار تطبيقه، ولقد أثبتت الدراسات العالمية أن جني ثمار تطبيق هذه الأنظمة يحتاج من سنتين إلى ثلاث سنوات.
* وما الذي يجب عمله للتغلب على الإخفاق في التنفيذ؟
- أولا يجب توفر الخبرة في المنشأة، أو الاستعانة ببيوت الخبرة في حال عدم توفرها في المنشأة، لعمل العديد الخطوات قبل البدء في التنفيذ مثل تقيم كامل للمنشأة قبل البدء في التنفيذ لتحديد المتطلبات لتنفيذ هذا المشروع ووضع مواصفات النظام الجديد. وتقسيم مراحل التنفيذ لثلاث مراحل أساسية وهي مرحلة ما قبل التنفيذ ومرحلة التنفيذ ومرحلة ما بعد التنفيذ، مع تحديد عوامل النجاح في كل مرحلة وآلية توظيفها. ووضع آلية ومنهجية مناسبة لاختيار المنتج المناسب والشركة المنفذة. وعدم التعجل على قطف الثمار والاستياء من بداية التطبيق (حيث إن النتائج المرجوة تبدأ بالظهور من 2-3 سنوات).
*ما هو مشروع مدار في جامعة الملك سعود ؟
- هو النظام المالي والإداري وهو مشروع تنفيذ نظم تخطيط الموارد، ويعتبر منظومة مالية وإدارية متكاملة ومترابطة تم تطبيقه وفق أعلى معايير إدارة المشاريع العالمية ضمن مركز لإدارة المشروع بالجامعة حيث تم إنشاؤه خصيصاً لهذا الغرض، وشملت المنظومة الأنظمة التالية: نظام الصلاحيات والسرية، نظام شؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين، نظام الرواتب، النظام المالي، نظام الميزانية، نظام الاتصالات الإدارية، نظام المستودعات و نظام المشتريات، ونظام مراقبة المستودعات والعهد.
* وكيف يسير المشروع إلى الآن؟
- بشكل عام المشروع يسير ضمن الخطة الزمنية والميزانية المقررة له إلى هذه اللحظة مع بعض الانحرافات الطفيفة عن الخطة في تنفيذ بعض مراحل المشروع، وهذا يعتبر طبيعيا ومقبولا نظرا لحجم الجامعة وتعدد إجراءاتها الإدارية (معظم الكوادر الوظيفية موجودة بالجامعة)، كما تعتبر المرحلة التي تم تنفيذها من المشروع إلى الآن ناجحة وأدت الأهداف المتوقعة، علما بأن المراحل المتبقية من المشروع هي المراحل الأهم.
* وما هي أهداف المشروع؟
- لعل أهم الأهداف هي توفير منظومة متكاملة تخدم الجهات الإدارية والمالية بالجامعة. وربط الجهات الإدارية بالجامعة مع بعضها البعض إلكترونيا. وتوفير بيئة معلوماتية متكاملة ومترابطة وفق أحدث التقنيات. وتحويل العمل بالجامعة إلى العمل الإلكتروني بدون أوراق للتأقلم مع المجتمع الالكتروني.
* وما هي أهم عوامل نجاح المشروع؟
- بالطبع أهم شيء هو دعم الإدارة العليا ممثلة بمعالي مدير الجامعة. حيث كان لهذا الدعم أكبر الأثر في النجاح وتخطي كثير من العقبات وتجاوز التحديات. وقد ذكر معاليه في إنطلاقة المشروع عبارة " المشروع مشروعنا جميعا ويجب أن تكتب لنا قصة نجاح"، وأصبحت هذه العبارة هي عنوان المشروع، وكان لها أكبر الأثر في قبول كثير من الإدارات والأقسام للنظام الجديد.
وكذلك توفر الخبرات في الجامعة المتخصصة في تنفيذ مثل هذه الأنظمة، ثم إدارة التغيير. حيث أدركت الجامعة أهمية هذا العامل في نجاح المشروع منذ البداية. فوضعت له منهجيات وأساليب مناسبة لطبيعة الجامعة. ومن ضمن هذه الأساليب مشاركة الجميع في اختيار اسم النظام، واستراتيجية التدريب، والتوعية، والتحفيز، وإدارة المشروع، وأخيرا التدريب.
* ما هي أكبر الصعوبات و التحديات التي واجهت مدار؟
- تعتبر الصعوبات والتحديات التي واجهت مشروع مدار طبيعية لمثل هذه المشاريع، وكانت متوقعة وتم عمل التخطيط اللازم للتغلب عليها قبل أن يبدأ المشروع، و أهم التحديات التي واجهت المشروع أثناء التنفيذ مثل اتساع الجامعة واختلاف كوادرها وعدد المستخدمين الضخم الذي تضمه، ومشكلة نقل وتدقيق البيانات من الأنظمة القديمة إلى الأنظمة الجديدة. وتغيير منهجية العمل بالجهات الإدارية والمالية من شكل نمطي، يعتمد على الأوراق ومستودع للبيانات، إلى شكل الكتروني يعتمد على مخططات سير العمل. وعمليات التدريب والتطبيق في فترة محددة يشمل عددا كبيرا من المستخدمين، وتعدد أنواع الموظفين بالجامعة.
* ما هي أسباب مقاومة الموظفين للتغيير؟
- عدة أسباب من ضمنها تعود الموظفين على العمل الورقي لسنين طويلة، أدى إلى محاولته فرض متطلبات تؤدي إلى إخلال في النظام وخلل في الشروط والضوابط لتنفيذ المهام. ووجود ضوابط في النظام تحد من الأخطاء والتجاوزات مما يفرض نوعا من الرقابة الآلية على الموظف. وتأخر تأدية بعض المهام نتيجة تعدد الضوابط في النظام وشروط تنفيذ الإجراء بشكل سليم، وهذا خلاف لما تعود عليه المستخدم، حيث كان في السابق يحصل على مرونة تؤدي إلى عمل الإجراء بشكل غير سليم. وازدياد طلبات التعديلات على الأنظمة من قبل المستخدمين. حيث يعتقد بعض المستخدمين بأن النظام الجديد سيحل جميع المشاكل التي يواجهونها في أعمالهم أدى بالبعض منهم لطلب تعديلات خارجة عن نطاق المشروع مما أدى لزيادة التكلفة والتأخر في تطبيق بعض الأنظمة، وهدد بانحراف في تنفيذ بعض الأنظمة. وتعجل المسئولين في جني الثمار والتغلب على المشاكل في أسرع وقت، مع عدم إمكانية الشركة المنفذة سرعة الإنجاز في تنفيذ الطلبات.
* وماذا قدم نظام مدار حتى الان للجامعة ؟
- لقد انجزنا الكثير حيث تم نقل خبرات الموظفين القدامى وتوثيقها بالنظام الجديد مما قلل الاعتمادية على الأشخاص، وبناء بنية تحتية لبيانات الجامعة تمكن من تطبيق أي نظام يعتمد على تخطيط الموارد، و مراجعة بيانات الجامعة القديمة وتصحيح جزء كبير منها، ومركزية المعلومة ومنع تكرارها، توثيق إجراءات العمل في الجهات التي تم تطبيق النظام بها من خلال النظام، مما يساعد في نشر ثقافة نقل المعرفة ويقلل الاعتماد على الأشخاص في تنفيذ المهام، توفير ترميز موحد لوحدات الجامعة المختلفة، تمكين إدارة مراقبة المستودعات من تنفيذ عمليات المراقبة على مختلف مستودعات الجامعة بشكل آلي ودقيق، تسجيل ومراقبة عهد الموظفين بشكل آلي، تسريع عمليات الصرف في الإدارة المالية وزيادة الضوابط منعاً لتكرار عمليات الصرف، تهيئة بيانات الجامعة بشكل يسهل إصدار التقارير الإحصائية على كل الأنظمة ويسرع إصدارها، ضبط عمليات الصرف لمستحقات الموظفين بشكل يضمن حق الجامعة وحق الموظف، إعادة هندسة بعض الإجراءات القديمة في الجامعة مما يسهل العمل ويرفع من كفاءة عمل الإدارات، تدقيق وتنقية بيانات الجامعة، التحول إلى العمل الالكتروني في خدمة الموظف مما أدى لسرعة الانجاز ودقته.
* وما هي تطلعاتكم و رؤيتكم لما بعد مدار؟
- لدينا العديد من التطلعات مثلا ربط جميع الأنظمة العاملة بالجامعة (مدار، الأكاديمي، التشغيل والصيانة، التعليم الالكتروني، المكتبات، .....) ببعضها لتكوين بنية معلوماتية قوية بالجامعة، تمهيداً لربطها مع الجهات الخارجية (وزارة التعليم العالي، وزارة المالية، ديوان المراقبة ).
وإعادة هندسة إجراءات العمل في جميع إدارات الجامعة لرفع كفاءة عملها وتخليصها من أعباء البيروقراطية، وتحويل العمل بالجامعة إلى الكتروني بدون أوراق للتأقلم مع المجتمع الالكتروني، وتحويل مشروع مدار إلى جهة استشارية مستقلة تعني بتطبيق الأنظمة المالية والإدارية في الجهات الحكومية.