اتفقت شركات السياحة السعودية والمصرية على تشكيل لجنة مشتركة دائمة تتولى التنسيق والتعاون المشترك بين الطرفين والتدخل السريع والفوري لحل أية مشاكل تطرأ على رحلات العمرة مع تحديد توقيتات ثابتة سنويا لعقد اجتماعات مشتركة لوضع أفضل الآليات التى تضمن نجاح رحلات الحج والعمرة وتقديم أفضل الخدمات لضيوف الرحمن من المصريين. جاء ذلك في ختام المؤتمر الأول للشركات المصرية والسعودية , الاثنين 17 مايو 2010 , والذي عقدته غرفة شركات السياحة المصرية على مدى يومين متواصلين شهدا مناقشات مثمرة وهادفة للصالح العام. وأطلق المجتمعون , في ختام المؤتمر , الحملة الموسعة لتوعية المعتمرين التى تنظمها غرفة شركات السياحة بالتعاون مع وزارة السياحة المصرية ، تتضمن الحملة موادا إعلامية وتثقيفية متنوعة تستهدف توعية المعتمرين بضرورة الالتزام بالمواعيد المقررة لسفرهم وعودتهم والالتزام في أداء المناسك بما يحافظ على راحتهم وسلامتهم. وأكد وكيل أول وزارة السياحة المصرية رئيس قطاع الشركات أسامة العشري - في المؤتمر الصحفى الموسع الذي عقد في ختام المؤتمر - أن التنسيق والتعاون مع الأشقاء بالمملكة العربية السعودية متميز على كافة المستويات وبما يتماشي مع العلاقات المتينة بين البلدين، مشددا على أن وزارة السياحة تدعم أي جهد يسهم في تحقيق صالح المعتمرين ونجاح موسم الحج والعمرة. وأكد نائب رئيس غرفة الشركات ناصر تركى أن الهدف من المؤتمر بحث أية مشاكل تواجه رحلات العمرة وتوقع الأزمات التي من الممكن أن تواجه الرحلات خلال موسم الذروة القادم في شعبان ورمضان، وزيادة الإيجابيات التي تم تحقيقها من الجانبين. وأوضح أنه تم خلال المؤتمر الاتفاق مع الأشقاء السعوديين على العمل المشترك لمواجهة ظاهرة تخلف المعتمرين والحد من دور الوسطاء والسماسرة الذي يضرون بالمعتمرين والشركات. بينما قال رئيس اللجنة الاقتصادية بغرفة الشركات باسل السيسى: إن الغرفة وبالتنسيق مع الوزارة وضعت عقدا استرشاديا بين المعتمر والشركة يضمن كافة حقوق المعتمر وبه كافة تفاصيل الرحلة وبما يحافظ على حقوق الجانبين. وأضاف: أنه من حق كل شركة وضع بنود فى العقد تلزم المعتمر بالعودة في المواعيد المقررة منعا للاضرار التى تلحق بالشركتين السعودية والمصرية وتمنح الشركة الحق بالرجوع بالتعويض على المعتمر فى حالة عدم التزامه بالعودة في المواعيد المقررة. وصدرعن الاجتماعات عدة توصيات أهمها تكوين لجنة دائمة من الجانبين للتنسيق والمتابعة بهدف ضمان نجاح موسم العمرة، وإنشاء غرفة عمليات من الجانبين بمكة المكرمة اعتبارا من 20 شعبان وحتى 15 شوال لمتابعة الأداء والتدخل الفوري لحل أية مشاكل وتلقى الشكاوى، مع التأكيد على تبادل المعلومات بين الطرفين بأسماء المعتمرين المتخلفين لوقف التعامل معهم وكذلك إعداد قائمة سوداء بأسماء الوسطاء والسماسرة الذين يسيئون للطرفين وعرضها من خلال الموقع الإلكترونى للوزارة والغرفة وإلزام الشركات بعدم التعامل معهم. كما أكدت التوصيات على قصر التعامل مع الفنادق المصنفة ووسائل النقل المعتمدة من قبل وزارة الحج، والتقدم بتوصية إلى القنصلية المصرية بجدة بعدم إصدار وثائق سفر بديلة لجوازات المعتمرين المتخلفين عن العودة إلا بعد التنسيق مع الوكيل السعودي وبعثة الوزارة بمكة المكرمة. وقد حضر الجلسة الختامية حوالى 100 شركة سياحة مصرية بالإضافة إلى 24 وكيلا سعوديا.