السعودية تستضيف النسخة ال 27 لبطولة مجلس التعاون الخليجي للجولف في جدة    فيصل بن بندر يرعى احتفال ذكرى يوم التأسيس    "غينيس" توثق أكبر عرضة سعودية احتفاء بذكرى يوم التأسيس في قصر الحكم    عجيان البانهوف    من فينا المبتكر؟    88% نموا بالتسهيلات الممنوحة للشركات    الأحساء مركز لوجستي عالمي    73994 عقارا جديدا بالتسجيل العيني للعقار    برعاية الملك منتدى دولي لاستكشاف مستقبل الاستجابة الإنسانية    الجامعة العربية: محاولات نزع الشعب الفلسطيني من أرضه مرفوضة    يوم التأسيس.. يوم التأكيد    ريال مدريد يستعيد نغمة الانتصارات    " أضواء العريفي" تشارك في اجتماع تنفيذي اللجان الأولمبية الخليجية في الكويت    الفتح لمواصلة الصحوة بالأخدود    مسيرات الحب في ذكرى يوم التأسيس    «غينيس» توثق أكبر عرضة سعودية احتفاء بذكرى «يوم التأسيس» في قصر الحكم    ضبط (3) مقيمين مخالفين لتلويثهم البيئة بحرق مخلفات عشوائية في منطقة مكة المكرمة    لماذا يحتفل السعوديون بيوم التأسيس ؟    رئيس "سدايا": يوم التأسيس .. اعتزاز ممتد على مدى ثلاثة قرون من الأمجاد والنماء    فيلم رعب في بروكسل    مصر مش بس حلوة هي كلها حاجة حلوة !    ماذا يعني هبوط أحُد والأنصار ؟    الاتحاد على عرش الصدارة    330 لاعباً يتنافسون في اليوم الثاني لبطولة الاتحاد السعودي للسهام بجازان    دولة التنمية ودول «البيان رقم 1»    واشنطن تقترح «نهاية سريعة» لحرب أوكرانيا    وزارة الداخلية تختتم مبادرة "مكان التاريخ" احتفاءً بيوم التأسيس في المركز الأمني التاريخي بالجبيلة    محمد بن زقر في ذمة الله !    «الثقافة» تختتم حفلات يوم التأسيس ب «ليلة السمر» مع رابح صقر في أجواء استثنائية    الاتحاد صديقي    الأمر بالمعروف في جازان تحتفي "بيوم التأسيس" وتنشر عددًا من المحتويات التوعوية    أطماع إسرائيلة مستمرة ومساع لتدمير فلسطين    الجهات الأمنية بالرياض تباشر واقعة إطلاق نار بين أشخاص مرتبطة بجرائم مخدرات    أمير الرياض يعزّي في وفاة الأميرة العنود بنت محمد    الملك وولي العهد يهنئان عددا من البلدان    تركيب اللوحات الدلالية للأئمة والملوك على 15 ميدانا بالرياض    إحباط تهريب 525 كجم من القات    هيئة الهلال الأحمر بنجران ‏تشارك في احتفالات يوم التأسيس 2025    فرع "هيئة الأمر بالمعروف" بنجران يشارك في الاحتفاء بيوم التأسيس    حملة توعوية عن "الفايبروميالجيا"    وادي الدواسر تحتفي ب "يوم التأسيس"    برعاية مفوض إفتاء جازان "ميديا" يوقع عقد شراكة مجتمعية مع إفتاء جازان    آل برناوي يحتفلون بزواج إدريس    برعاية ودعم المملكة.. اختتام فعاليات مسابقة جائزة تنزانيا الدولية للقرآن الكريم في نسختها 33    بنهج التأسيس وطموح المستقبل.. تجمع الرياض الصحي الأول يجسد نموذج الرعاية الصحية السعودي    «عكاظ» تنشر شروط مراكز بيع المركبات الملغى تسجيلها    علماء صينيون يثيرون القلق: فايروس جديد في الخفافيش !    انخفاض درجات الحرارة وتكون للصقيع في عدة مناطق    لا إعلان للمنتجات الغذائية في وسائل الإعلام إلا بموافقة «الغذاء والدواء»    ضبط وافدين استغلا 8 أطفال في التسول بالرياض    لا "دولار" ولا "يورو".." الريال" جاي دورو    انتهاء المرحلة الأولى بتسليم 4 جثامين مقابل "محررين".. الخميس.. عملية تبادل سابعة لأسرى فلسطينيين ومحتجزين إسرائيليين    جدة التاريخية تحتفي بيوم التأسيس وتحتضن فعاليات ثقافية وتراثية متنوعة    تمنت للسعودية دوام التقدم والازدهار.. القيادة الكويتية: نعتز برسوخ العلاقات الأخوية والمواقف التاريخية المشتركة    تعزيز الابتكار في صناعة المحتوى للكفاءات السعودية.. 30 متدرباً في تقنيات الذكاء الاصطناعي بالإعلام    مشروبات «الدايت» تشكل خطراً على الأوعية    جمعية رعاية الأيتام بضمد تشارك في احتفالات يوم التأسيس    لائحة الأحوال الشخصية تنظم «العضل» و«المهور» ونفقة «المحضون» وغياب الولي    







شكرا على الإبلاغ!
سيتم حجب هذه الصورة تلقائيا عندما يتم الإبلاغ عنها من طرف عدة أشخاص.



كيف يتحرر المسؤول من أعباء الاجتماعات اليومية ؟
المقال
نشر في الرياض يوم 31 - 10 - 2012

لا تخلو (أجندة) الرؤساء التنفيذيين ورجال الأعمال من الاجتماعات، والتي تستمر حتى ساعات طويلة في غالب الأحيان، وهي أحد الأعباء التي يُنظر لها إلى جانب المسؤوليات والمهام الموكولة إليهم. لكن هناك عوامل مساعدة قد تخفف من عبء الاجتماعات؛ أما مسألة أن يكون الأمر مرهقاً أو سهلاً، فإن ذلك يتوقف على المساعد أو(مدير المكتب)، والذي هو المتلقي الأول لطلب الاجتماع. لذلك، فإن عليه واجباً ومسؤولية لا يستهان بها في تحديد مسار يوم المدير أورجل الأعمال؛ إذ يجهّز له جدوله اليومي، لضمان استغلال المدير وقته، وعدم هدره على نحو سليم. وبناء على ما سبق، فإن أهم النقاط المساعدة تتمثّل في:
التأكد من أهمية الاجتماع: على المساعد- بعد تلقي طلب الاجتماع- ألا يعرضه مباشرة على المسؤول قبل التأكد من أهمية الموضوع، وضرورة عقد الاجتماع، والتعرف إلى طبيعة الأطراف المدعوة، وكل ما يتعلق بموضوع الاجتماع.
إعداد (أجندة) عمل واضحة: وتُكتب على شكل نقاط واضحة ومختصرة، ليتم عرضها على المسؤول بعد أخذ الموافقة النهائية على عقد الاجتماع، وتقديم عرض واضح عن الجدول اليومي للأعمال والاجتماعات خلاله.
ترتيب جدول الاجتماعات حسب الأهمية: يعد ترتيب الاجتماعات حسب أهميتها من أهم الأمور التي ينبغي للمساعد الانتباه لها؛ إذ تكون الأولوية القصوى للاجتماعات التي تحتاج إلى اتخاذ قرارات هامة، مثل: اتفاقيات شراكة جديدة، أو كتلك الاجتماعات المتعلقة باتخاذ قرارات ذات أثر مالي على الشركة.
وقت الاجتماع المناسب: على المساعد أن يدرك تماماً مواعيد المدير أو المسؤول وما يناسبه منها، لذلك عليه اختيار مواعيد الاجتماعات حسب وقت مديره وليس حسب وقت الشخص الذي طلب الاجتماع، وإعطاء الأهمية والأولوية لجدول أعمال المسؤول.
توزيع الاجتماعات على مدار الأسبوع: ويكون ذلك بطريقة لا تؤدي إلى الضغط على المسؤول، وأن يراعي المساعد عدم إنشاء جدول مزدحم للمدير، لأن ذلك سيؤثر على قراراته حتماً، مع مراعاة الحالة الصحية أو النفسية للمدير، والتنسيق معه لحجز مواعيد الاجتماعات؛ لتتناسب مع قدرته.
تفادي الاجتماعات المفاجئة إلا عند الضرورة: إن إقحام المسؤول في اجتماعات مجاملات غير مجدية أمر غير مهنيّ، أو في المسائل التي من السهل حلها أو اتخاذ القرار فيها، وتكون ضمن اختصاصات موظفين آخرين.
عرض جدول الاجتماعات على المسؤول في اليوم السابق لعقد الاجتماعات: يجب أن تكون مكتوبة وشاملة لكل النقاط السابقة، ثم الأخذ بالتوجيهات النهائية أو بأي تعليمات جديدة، أو دعوة أطراف أخرى إضافية إلى الاجتماع.
رسالة نصية صباحية للتذكير: من الجيد أن يقوم المساعد بإرسال رسالة نصية صباحية، لتذكير المدير أو المسؤول بجدول الاجتماعات اليومية ومواعيدها، ليستعد نفسياً، ويعرف ماهية جدول أعماله اليومي. وينبغي ألا ينتظر المساعد من المدير أن يسأله: ماذا لدينا اليوم؟.
الاهتمام بغرفة الاجتماعات: تكون منظمة ومرتبة، ومجهزة على نحو كامل من حيث: الجانب التقني، وجانب الضيافة؛ إذ لا بدّ من وجود بعض المشروبات أو المرطبات، و بعض الأغذية، والتمر، والقهوة... كل هذه التجهيزات البسيطة تخلق أجواء من الراحة للضيوف.
تأكيد موعد الاجتماع مع الأطراف الأخرى: لتفادي أي تغيير في موعد الاجتماع أو حتى إلغائه من قبل المدعوين لظروف طارئة، وإعلام المسؤول بذلك قبل وقت كافٍ لعله يريد الاستفادة من وقته في إنجاز مهام أخرى، أو أن لديه ارتباطاً آخر .
التأكد من حضور الجميع إلى غرفة الاجتماعات قبل المدير: إن مجيء المدير إلى مكان الاجتماع قبل الحضور يعد هدراً لوقته، ومسؤولية ذلك تقع على المساعد.
أجندة الاجتماع تُوزَّع على الحضور: إذ يجب أن تكون واضحة ومعدة سابقاً، وعلى المساعد توزيعها على الحضور لضمان سير الاجتماع، وعدم خروج أي أحد عن النص أو عن الهدف الرئيس من الاجتماع.
متابعة تنفيذ قرارات الاجتماع: على المساعد حضور الاجتماع لأخذ الملاحظات و توثيق القرارات ومتابعة تنفيذها، والإشراف على سير التنفيذ وجودته مع الأطراف كافة.
المحافظة على (بروتوكول) العمل: على المساعد أن يتذكر دوماً أنه نقطة الاتصال الأولى مع مكتب الرئيس التنفيذي أو المدير العام، لذلك يجب عليه أن يتعامل بحذر مطلق- وفقاً لأساسيات و(بروتكول) التعامل المتعارف عليه- فيما يخص طريقة الحديث ومستوى الثقافة، وحسن إدارة اتخاذ القرار على نحو مهنيّ.
غرفة اجتماعات الشركة هي مستودع الأسرار الخاص بها: على المساعد أن يحفظ ما أُوكِل له بكل أمانة، ويحرص على أن يكون نقطة الوصل الموثوقة لدى المدير والبيئة المحيطة به.
* رئيس تحرير فوربس الشرق الأوسط


انقر هنا لقراءة الخبر من مصدره.