انخفاض في وفيات الإنفلونزا الموسمية.. والمنومون ب«العناية» 84 حالة    اكتفاء ذاتي وفائض    وزير الخارجية من دافوس: علينا تجنّب أي حرب جديدة في المنطقة    الهلال يتصدر.. و«الدون» ينتصر    سكان جنوب المدينة ل «عكاظ»: «المطبّات» تقلقنا    محافظ الخرج يزور مهرجان المحافظة الأول للتمور والقهوة السعودية    10 % من قيمة عين الوقف للمبلّغين عن «المجهولة والمعطلة»    الرياض تستعد لمؤتمر«ليب»    وفاة الأمير عبدالعزيز بن مشعل بن عبدالعزيز آل سعود    الرئاسة الفلسطينية تدين تصاعد اعتداءات المستوطنين بالضفة الغربية    إنستغرام ترفع الحد الأقصى لمقاطع الفيديو    قطة تتقدم باستقالة صاحبتها" أون لاين"    أبواب السلام    خادم الحرمين وولي العهد يُعزيان الرئيس التركي في ضحايا حريق «منتجع بولو»    سيماكان: طرد لاعب الخليج «صعّب المباراة»    دوري" نخبة آسيا" مطلب لجماهير النصر    في الجولة 18 بدوري" يلو".. الباطن في مواجهة العين.. وأحد يصطدم بالحزم    سباق درب العُلا 2025 المنتظر يعود نهاية الأسبوع    وفد "الشورى" يستعرض دور المجلس في التنمية الوطنية    تعديل قراري متطلبات المسافات الآمنة حول محطات الغاز.. مجلس الوزراء: الموافقة على السياسة الوطنية للقضاء على العمل الجبري بالمملكة    ولي العهد يرأس جلسة مجلس الوزراء    المكاتب الفنية في محاكم الاستئناف.. ركيزة أساسية لتفعيل القضاء المؤسسي    علي خضران القرني سيرة حياة حافلة بالعطاء    إيجابية الإلكتروني    شيطان الشعر    حماية البيئة مسؤولية مشتركة    تأسيس مجلس أعمال سعودي فلسطيني    كيف تتخلص من التفكير الزائد    عقار يحقق نتائج واعدة بعلاج الإنفلونزا    المملكة تُطالب بقيام دولة فِلسطينية    الرئيس ترمب.. و«إرث السلام»!    "رسمياً" .. البرازيلي "كايو" هلالي    الدبلوماسي الهولندي مارسيل يتحدث مع العريفي عن دور المستشرقين    بيتٍ قديمٍ وباب مبلي وذايب    يا كثر زينك لو انك ما تزينتي    تأملات عن بابل الجديدة    حفل Joy Awards لا يقدمه إلا الكبار    محاذير المواجهة ضد قسد    خطة أمن الحج والعمرة.. رسالة عالمية مفادها السعودية العظمى    سوق العيون في المدينة.. ساحة عرض الأسر المنتجة    بيع المواشي الحية بالأوزان    ضبط تسع شركات استقدام مخالفة    متلازمة بهجت.. اضطراب المناعة الذاتية    دهن سير الشهرة بزيت الزيتون    جامعة الأمير سطام تُتوج بكأس الجامعات لكرة القدم "ب"    في جولة "أسبوع الأساطير".. الرياض يكرّم لاعبه السابق "الطائفي"    مفوض الإفتاء في جازان: المخدرات هي السرطان الذي يهدد صلابة نسيجنا الاجتماعي    سعود بن نايف يكرم سفراء التفوق    فهد بن محمد يرأس اجتماع «محلي الخرج»    أمير الرياض يؤدي صلاة الميت على عبدالعزيز بن مشعل    حرس الحدود بمكة ينقذ مقيمين تعطلت واسطتهما البحرية    37 برنامجًا ومبادرة لتمكين الصم وضعاف السمع بالشرقية    إنجازات مجتمعية ومبادرات نوعية خلال عام 2024 بالمنطقة الشرقية    ضبط 3.5 أطنان من الخضروات والفواكه ضمن حملة بنطاق بلدية العزيزية بجدة    نائب أمير تبوك يتسلم التقرير السنوي لفرع وزارة الموارد البشرية    انطلاق المرحلة الأولى من برنامج "سفراء المحمية"    برئاسة نائب أمير مكة.. لجنة الحج تستعرض مشاريع المشاعر المقدسة    محافظ جدة يطلع على برامج إدارة المساجد    









كيف يتحرر المسؤول من أعباء الاجتماعات اليومية ؟
المقال
نشر في الرياض يوم 31 - 10 - 2012

لا تخلو (أجندة) الرؤساء التنفيذيين ورجال الأعمال من الاجتماعات، والتي تستمر حتى ساعات طويلة في غالب الأحيان، وهي أحد الأعباء التي يُنظر لها إلى جانب المسؤوليات والمهام الموكولة إليهم. لكن هناك عوامل مساعدة قد تخفف من عبء الاجتماعات؛ أما مسألة أن يكون الأمر مرهقاً أو سهلاً، فإن ذلك يتوقف على المساعد أو(مدير المكتب)، والذي هو المتلقي الأول لطلب الاجتماع. لذلك، فإن عليه واجباً ومسؤولية لا يستهان بها في تحديد مسار يوم المدير أورجل الأعمال؛ إذ يجهّز له جدوله اليومي، لضمان استغلال المدير وقته، وعدم هدره على نحو سليم. وبناء على ما سبق، فإن أهم النقاط المساعدة تتمثّل في:
التأكد من أهمية الاجتماع: على المساعد- بعد تلقي طلب الاجتماع- ألا يعرضه مباشرة على المسؤول قبل التأكد من أهمية الموضوع، وضرورة عقد الاجتماع، والتعرف إلى طبيعة الأطراف المدعوة، وكل ما يتعلق بموضوع الاجتماع.
إعداد (أجندة) عمل واضحة: وتُكتب على شكل نقاط واضحة ومختصرة، ليتم عرضها على المسؤول بعد أخذ الموافقة النهائية على عقد الاجتماع، وتقديم عرض واضح عن الجدول اليومي للأعمال والاجتماعات خلاله.
ترتيب جدول الاجتماعات حسب الأهمية: يعد ترتيب الاجتماعات حسب أهميتها من أهم الأمور التي ينبغي للمساعد الانتباه لها؛ إذ تكون الأولوية القصوى للاجتماعات التي تحتاج إلى اتخاذ قرارات هامة، مثل: اتفاقيات شراكة جديدة، أو كتلك الاجتماعات المتعلقة باتخاذ قرارات ذات أثر مالي على الشركة.
وقت الاجتماع المناسب: على المساعد أن يدرك تماماً مواعيد المدير أو المسؤول وما يناسبه منها، لذلك عليه اختيار مواعيد الاجتماعات حسب وقت مديره وليس حسب وقت الشخص الذي طلب الاجتماع، وإعطاء الأهمية والأولوية لجدول أعمال المسؤول.
توزيع الاجتماعات على مدار الأسبوع: ويكون ذلك بطريقة لا تؤدي إلى الضغط على المسؤول، وأن يراعي المساعد عدم إنشاء جدول مزدحم للمدير، لأن ذلك سيؤثر على قراراته حتماً، مع مراعاة الحالة الصحية أو النفسية للمدير، والتنسيق معه لحجز مواعيد الاجتماعات؛ لتتناسب مع قدرته.
تفادي الاجتماعات المفاجئة إلا عند الضرورة: إن إقحام المسؤول في اجتماعات مجاملات غير مجدية أمر غير مهنيّ، أو في المسائل التي من السهل حلها أو اتخاذ القرار فيها، وتكون ضمن اختصاصات موظفين آخرين.
عرض جدول الاجتماعات على المسؤول في اليوم السابق لعقد الاجتماعات: يجب أن تكون مكتوبة وشاملة لكل النقاط السابقة، ثم الأخذ بالتوجيهات النهائية أو بأي تعليمات جديدة، أو دعوة أطراف أخرى إضافية إلى الاجتماع.
رسالة نصية صباحية للتذكير: من الجيد أن يقوم المساعد بإرسال رسالة نصية صباحية، لتذكير المدير أو المسؤول بجدول الاجتماعات اليومية ومواعيدها، ليستعد نفسياً، ويعرف ماهية جدول أعماله اليومي. وينبغي ألا ينتظر المساعد من المدير أن يسأله: ماذا لدينا اليوم؟.
الاهتمام بغرفة الاجتماعات: تكون منظمة ومرتبة، ومجهزة على نحو كامل من حيث: الجانب التقني، وجانب الضيافة؛ إذ لا بدّ من وجود بعض المشروبات أو المرطبات، و بعض الأغذية، والتمر، والقهوة... كل هذه التجهيزات البسيطة تخلق أجواء من الراحة للضيوف.
تأكيد موعد الاجتماع مع الأطراف الأخرى: لتفادي أي تغيير في موعد الاجتماع أو حتى إلغائه من قبل المدعوين لظروف طارئة، وإعلام المسؤول بذلك قبل وقت كافٍ لعله يريد الاستفادة من وقته في إنجاز مهام أخرى، أو أن لديه ارتباطاً آخر .
التأكد من حضور الجميع إلى غرفة الاجتماعات قبل المدير: إن مجيء المدير إلى مكان الاجتماع قبل الحضور يعد هدراً لوقته، ومسؤولية ذلك تقع على المساعد.
أجندة الاجتماع تُوزَّع على الحضور: إذ يجب أن تكون واضحة ومعدة سابقاً، وعلى المساعد توزيعها على الحضور لضمان سير الاجتماع، وعدم خروج أي أحد عن النص أو عن الهدف الرئيس من الاجتماع.
متابعة تنفيذ قرارات الاجتماع: على المساعد حضور الاجتماع لأخذ الملاحظات و توثيق القرارات ومتابعة تنفيذها، والإشراف على سير التنفيذ وجودته مع الأطراف كافة.
المحافظة على (بروتوكول) العمل: على المساعد أن يتذكر دوماً أنه نقطة الاتصال الأولى مع مكتب الرئيس التنفيذي أو المدير العام، لذلك يجب عليه أن يتعامل بحذر مطلق- وفقاً لأساسيات و(بروتكول) التعامل المتعارف عليه- فيما يخص طريقة الحديث ومستوى الثقافة، وحسن إدارة اتخاذ القرار على نحو مهنيّ.
غرفة اجتماعات الشركة هي مستودع الأسرار الخاص بها: على المساعد أن يحفظ ما أُوكِل له بكل أمانة، ويحرص على أن يكون نقطة الوصل الموثوقة لدى المدير والبيئة المحيطة به.
* رئيس تحرير فوربس الشرق الأوسط


انقر هنا لقراءة الخبر من مصدره.