استعرضت الإدارة العامة النسائية بمجلس الغرف السعودية تجربة مجلس الغرف السعودية في إحداث التغيير والتطوير المستمر باستخدام نظرية «الكايزن» اليابانية خلال اللقاء العلمي الذي نظمته كلية إدارة الأعمال بجامعة الملك سعود مؤخرا، حيث نالت التجربة استحسان المشاركات من المهنيات وسيدات الأعمال والأكاديميات. وكانت مديرة الإدارة العامة النسائية بمجلس الغرف السعودية هيفاء بنت عبدالعزيز الحسيني قد قدمت في اللقاء ورقة عمل بعنوان «تجربة مجلس الغرف السعودية في تطبيق نظرية التحسين المستمر (kaizen)» استعرضت في مقدمتها أهم ملامح الإدارة اليابانية المتمثلة فى الابتكار والمرونة والاستخدام الأمثل للموارد والتحسين المستمر للإنتاج ومن ثم قدمت شرحاً لمفهوم نظرية التحسين والتطوير المستمر (kaizen) والتي هي أسلوب ياباني معروف يتمثل في إدخال تحسينات تدريجية صغيرة وبسيطة ولكن بصورة مستمرة تشمل كل الأشخاص في المنظمة تقلل التكاليف والهدر وتزيد الإنتاجية وتحقق الوفرات. وأوضحت بأن الكايزن اليابانية ترتكز على ثلاثة مفاهيم رئيسة هي مفهوم إدارة النوعية الشاملة ويشير إلى أن المستهلك هو الأساس وهو الأولوية، ومفهوم أسلوب الوقت المحدد ويعني الإنتاج وفقا للمواصفات الموضوعة وبمعدل تسليم سريع مع تقليل الهدر وخفض جهد الفرد والماكينة والتقليل من الاختلاف والتناقض، أما المفهوم الثالث «الصيانة الإنتاجية الشاملة» فيؤكد على ضرورة صيانة الآلات والمعدات وإنتاجيتها بتقليل الإجهاد والأعطال من خلال الصيانة الوقائية. وقالت الحسيني بأن مجلس الغرف السعودية قام باستحداث العديد من التجارب الفعلية في تنفيذ نظرية التحسين المستمر من خلال تطبيق نظام إدارة الجودة، حيث يعتبر مفهوم التحسين المتواصل أحد المبادئ الثمانية الرئيسة للمواصفة القياسية ISO 9001:2008 التي بُني عليها النظام في مجلس الغرف، ويتم تطبيق النظام في المجلس من خلال ثلاث مراحل، الأولى «توثيق جميع إجراءات العمل» ويكون من خلال النماذج المعدة لذلك ويحقق هذا وفرات كبيرة في الموارد ويقلل من الأخطاء ويزيد من الإنتاجية، أما المرحلة الثانية «تطوير وتحسين إجراءات العمل وإعادة هندسة العمليات» والذي حقق للمجلس الاستفادة القصوى من الموارد وساعد على تبسيط الإجراءات وتحسين العمليات، فيما تشير المرحلة الثالثة للنظام إلى»أتمتة العمل الإداري وإجراءات العمل» حيث يوجد بالمجلس العديد من الأنظمة الالكترونية لإدارة العمل بالمجلس أبرزها نظام إدارة الفعاليات الالكترونية (EMS) ونظام إدارة المراسلات الالكترونية والتي تحقق جميعها إدارة فاعلة للإجراءات وتقليل للوقت والجهد وتلافي للأخطاء البشرية. وأوصت الورقة بضرورة حث وتوعية الإدارات العليا بالمنظمات والهيئات بأهمية التغيير، والعمل على نشر ثقافة التحسين المستمر في المنظمات والهيئات والاستفادة من عرض التجارب اليابانية الرائدة في هذا المجال وإفساح المجال أمام العاملين بمختلف مستوياتهم للمشاركة في عملية التغيير. وقالت الحسيني إن مشاركة الإدارة النسائية بالمجلس في هذا الملتقى العلمي تأتي إيمانا منها بأهمية التجربة اليابانية في عملية التحسين المستمر، حيث إن كثيراً من المؤسسات والشركات حول العالم التي استخدمت أساليب التحسين المستمر من خلال الحفاظ على معدلات إنفاق معقولة وتحقيق رضا عملائها، استطاعت الصمود في وجه الأزمات المالية والاقتصادية الكبيرة، داعية الشركات ومؤسسات القطاع الخاص السعودي للاستفادة من هذه التجارب الدولية والمحلية لتطوير أنشطتها وأعمالها.
