وجّه صاحب السمو الملكى الامير عبدالعزيز بن ماجد بن عبدالعزيز امير منطقة المدينةالمنورة ورئيس لجنة الحج جميع العاملين فى مجال استقبال وخدمة الحجاج بان يكون ارتباطهم بسموه مباشرة، وان لا يخضع العمل لأي اعتبارات للروتين من تأخير واستفسار ونحوه. واتخذ سموه مركز خدمات الحج منطلقا لهذه التوجيهات، حيث يرأس اجتماعات دورية لجميع الأجهزة المعنية ويستمع منهم لما تم انجازه ولما هو فى حاجة الى التوجيه او الدعم، وتتخذ غالبا القرارات الفورية مع سرعة التنفيذ، وكثيرا ما يتخذ سموه قرارات عاجلة عندما يلاحظ ان هناك تقصيراً فى الخدمات وخاصة فيما يتعلق بسكن الحجاج او صحتهم او وسائل نقلهم. وبنظرة سريعة على سجلات وإحصائيات المراكز اليومية يستطيع المسؤول ان يكوّن فكرة سريعة وقريبة للواقع عن ماتم انجازه من خدمات، لذا يحرص سموه على زيارة المراكز فى اوقات متفاوتة على مدار الساعة. ويرأس الامير عبدالعزيز بن ماجد جلسات اللجنة التنفيذية للمركز مساءً، ويستعرض اهم التقارير اليومية المرفوعة من قبل اللجان الميدانية التى عملت خلال 24 ساعة الماضية، إلى جانب ما قدم من خدمات خلالها والاستماع لملاحظات وآراء الحجاج على الطبيعة ولخصت أهمها لعرضها على سموه وتنفيذ توجيهاته بشأنها. مركز تفويج الحجاج ينهي إجراءات 11000 حافلة متجهة الى مكة خلال الموسم لجنة التنسيق والمتابعة وتتشكل هذه اللجنة بقرار من سمو امير منطقة المدينةالمنورة وتقوم بمتابعة الخدمات المقدمة للحجاج والزائرين للمسجد النبوى الشريف، وتقوم بالمهام المنوطة بها عبر فرقها الميدانية التي تعمل على مدار الساعة، وتتمثل برصد المشاكل التى تعترض الحجاج سواء عند قدومهم او مغادرتهم او سكنهم والعمل على حلها بشكل فورى بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة، حيث ترفع تقارير يومية يتم توثيقها بالتصوير المرئي حول مختلف اعمالها الميدانية، بما يضمن استمرار تحقيق الراحة المطلوبة لحجاج بيت الله الحرام وزوار مسجد رسوله صلى الله عليه وسلم. وقال الاستاذ محمد مصطفى نعمان سكرتير لجنة الحج ان من اهم الأجهزة التابعة لهذا المركز (الامانة، لجنة الاسكان، المديرية العامة للشؤون الصحية، المياه، الكهرباء، التجارة، الدفاع المدنى،الشرطة، الهلال الاحمر، الاتصالات السعودية)، مشيراً إلى أن المركز قد خصص خطا هاتفيا برقم 8239332 ليستطيع الحجاج التواصل مع المسؤولين حول اي ملاحظات او مشاكل تحدث لهم. مدينة حجاج الجو والبحر وهي مدينة مصغرة بكل ما يحتاج اليه الحاج، ومخصصة للحجاج القادمين من مطار الأمير محمد بن عبدالعزيز بالمدينةالمنورة او من ميناء ينبع. وقال مسؤول إرشاد الحافلات انه يستقبل يوميا أكثر من 550 حافلة وربما زاد العدد مع اقتراب موسم الحج ويتبع لهم 700 مرشد لإرشاد الحجاج الى مساكنهم داخل المدينة، حيث يتواجد المرشدون مع كل حافلة للحجاج. ولا تنتهى مهمتهم إلا مع دخول كل حاج للغرفة المخصصة له بالسكن، كما يتواجد 150 اداريا من الشباب السعودى المدرب على خدمة ضيوف الرحمن. وأوضح الأستاذ وليد احمد خليفة رئيس مركز استقبال حجاج الجو والبحر ان مهامهم التأكد من التاشيرات وفرز الجوازات حسب الجنسيات ومعرفة منطقة سكن الحجاج ليتم نقلهم الى داخل المدينة للمتعهدين لهم حسب العقود الرسمية التى ابرمت مع الحجاج، مشيراً إلى أن الاعداد التى يتم تسكينها تتراوح يوميا بين 10 الاف الى 15 الف حاج ولا يتجاوز مدة تسكينهم منذ وصولهم الا ساعتين من الزمن. جانب من توزيع الوجبات المجانية على الحجاج خدمات متكاملة ويوجد فى مدينة حجاج الجو والبحر وكذلك مدينة حجاج البر جميع الخدمات الضرورية، وأهمها المستوصفات والمراكز الصحية، ومراكز للشرطة والمرور والجوازات، ويشرف على كل مركز من هذه المراكز مدير الجهاز الرئيسي الذي يرتبط مباشرة مع سمو أمير المنطقة، حيث يتلقى التوجيهات والإرشادات. مدينة حجاج البر ولا يبدأ العمل الفعلى داخلها الا مع وجود حجاج البر من الشمال حجاج الاردن وسوريا وفلسطين ولبنان وتركيا ومن الشرق حجاج دول الخليج والعراق، وهى مجهزة بجميع الاجهزة والمراكز الموجودة فى مدينة حجاج الجو والبحر علاوة على ذلك هناك اماكن مخصصة لإيقاف السيارات التي قدموا عليها من بلادهم، حيث لا يسمح لها بدخول البلد وخصصت لها مواقف آمنة حتى تنتهى إقامة أصحابها بالمدينة ثم يسمح لهم بالذهاب بسياراتهم الى مكةالمكرمة لاداء مناسك الحج. مركز تفويج الحجاج يقع على طريق الهجرة السريع المؤدي الى مكةالمكرمة على بعد 9 كم من المدينة وهو اخر مركز لخدمة الحجاج بالمدينة. ويقول المسؤول بالمركز صالح حمزة بدرالدين ان هذا المركز يفوج خلال موسم الحج حوالى 11000 حافلة متجهة الى مكةالمكرمة، مشيراً إلى أن مهمة المركز الرئيسة هي التأكد من سلامة الحافلة وجاهزيتها وعدد الحجاج المتواجدين عليها مع كشف بأسمائهم وجنسياتهم والمطوف المسؤول عن استقبالهم هناك فى مكةالمكرمة. خدمات صحية وتوعوية وبالنسبة لفحص مرض الإنفلونزا المستجدة يوجد فى هذه المراكز مستوصفات صحية مجهزة بالكامل، حيث يتم الكشف على كل حاج يشتبه بحمله المرض وفى حال وجد عنده احد اعراض المرض يحول فورا لمستشفى الملك فهد او الانصار للتأكد من سلامته واعطائه العلاج اللازم، اما اذا تأكد المرض لديه فإنه يعزل عن بقية الحجاج المسافرين وتخصص له سيارة اسعاف لنقله الى مكةالمكرمة تحت المراقبة والعلاج من قبل مختصين يرافقونه فى نفس سيارة الإسعاف. وقبل المغادرة يحصل كل حاج على وجبة كاملة من المستودع الخيرى بالمجان وهدية عبارة عن مصحف من مجمع الملك فهد لطباعة المصحف الشريف بالمدينة وشريط توعوي بلغة الحاج نفسه، مع وضع شريط توعوي فى مسجل الحافلة ليسمعه جميع الحجاج بلغتهم يردد عليهم التعليمات والارشادات والمناسك حتى وصولهم مكةالمكرمة.