عندي اجتماع

هل اجتماعات العمل ضرورية أم مضيعة للوقت؟ هذا سؤال يطرح بين فترة وأخرى خاصة بعد تطور وسائل الاتصال.
يعتقد البعض أن الاجتماعات مضيعه للوقت، مصدر هذا الرأي ناتج عن عدة أسباب منها المبالغة عند بعض المنظمات في عقد الاجتماعات وتحولها إلى غاية وليس وسيلة، ومنها التحضير غير الجيد لها، أو إدارتها بشكل غير فعال.
الاجتماعات في ظني ضرورية بشرط توفر العوامل التي تساعد على نجاحها وأهمها إدارتها بشكل جيد ومنها وضوح أهداف الاجتماع والإعداد المسبق له، ومشاركة الأشخاص أصحاب العلاقة، وتحديد مدة الاجتماع والنتائج المراد التوصل إليها. الاجتماع عن بعد أو عن طريق الإيميلات لا يغني في نظري عن الاجتماع المباشر لأن الجانب الإنساني وهو مهم في بيئة العمل لا يتحقق إلا في الاجتماع المباشر.
مدير الفريق أو مدير الإدارة أو المسؤول الأول في الجهاز يهمه المشاركة في الاجتماع لأنها فرصة للتعرف أكثر على زملاء العمل من الناحية المهنية والشخصية، بيئة العمل تكون بيئة جامدة حين يكون التواصل بين الزملاء محصورا بالوسائل الحديثة، الاجتماعات المباشرة فرصة أيضا للجمع بين أصحاب الخبرة والقادمين الجدد وفي هذا تفاعل إداري وإنساني يعزز العلاقات المهنية والإنسانية في بيئة العمل وهذه تمثل ضرورة من ضرورات النجاح.
يمكن القول إذن: إن الاجتماعات بحد ذاتها ليست مشكلة وأن النقد الموجه لها يعود إلى سوء استخدامها، وعدم توفر عوامل نجاحها، الاجتماع الناجح هو الذي يتوصل إلى نتائج وآلية تنفيذ، أو يصل إلى قرار وهذا لا يتحقق إلا بالإدارة الفعالة للاجتماع وتوفر المعلومات، والمشاركة في الاجتماع استنادا إلى المعايير المهنية أو العلمية وليس الشخصية وتوفر الشفافية والمصارحة.
الاجتماعات تتيح للأفراد فرصة المشاركة في شؤون المنظمة وتقييم أدائها ومناقشة مستقبلها، كما أنها نوع من أنواع التدريب خاصة للقادمين الجدد؛ لأنها تتيح مجالا للحوار وتنمية مهارات الاتصال، واكتشاف القدرات، واكتساب الخبرة من الآخرين، وهي قبل كل شيء لقاء إنساني له أهميته البالغة في أنسنة العمل تساهم في تكوين بيئة عمل إيجابية.