رؤساء مكاتب الخدمة الميدانية بمؤسسة مطوفي حجاج جنوب آسيا يصفون حج عام 1432ه بغير المسبوق

رفعوا شكرهم للقيادة الرشيدة وأشادوا بتعاون الجهات العاملة في الحج

استعرض عدد من رؤساء مكاتب الخدمة الميدانية بمؤسسة مطوفي حجاج دول جنوب آسيا بعضا من الإنجازات والتجارب الناجحة التي تم تحقيقها في موسم حج عام 1432ه ووصف رؤساء مكاتب الخدمة الميدانية موسم الحج بالناجح وبغير المسبوق ، حيث تم تطبيق الخطة التشغيلية للمؤسسة والتي تم اعتمادها من مقام وزارة الحج على الوجه الأكمل فيما تمكنت مكاتب الخدمة الميدانية بفضل من الله ثم بالدعم الكبير الذي وجدته من مجلس إدارة مؤسسة مطوفي حجاج جنوب آسيا وعلى رأسه الأستاذ والمربي الفاضل عدنان بن محمد أمين كاتب رئيس مجلس الإدارة من تنفيذ خططها التشغيلية المفصلة الأمر الذي كسب معه الجميع موسماً وعملاً باهراً في خدمة حجاج بيت الله الحرام .
ونتيح من خلال هذه المساحة لبعض رؤساء مكاتب الخدمة الميدانية بمؤسسة حجاج جنوب آسيا الفرصة للحديث عن بعض المنجزات التي تحققت في هذا الموسم .
حيث بدأ أولاً ابن مطوف محمود كمال ناصر رئيس مكتب الخدمة الميدانية رقم 12 بالحديث عن أهم إنجاز حققه المكتب فقال :
في هذا الموسم وعلى غير العادة تعاقدنا مع شركة حافلات لتوفير عدد إضافي من الحافلات زيادة على الحافلات المخصصة للمكتب وذلك لتنفيذ التوجيهات والرؤية الصائبة لرئيس مجلس الإدارة الأستاذ عدنان كاتب حيث وجهنا لنقل حجاج مكتب 12 عن طريق الرد الواحد في رحلتي التصعيد من مكة المكرمة إلى منى ومن منى إلى عرفات ثم رحلة النفرة من عرفات إلى منى وقد أثبتت التجربة نجاحا منقطع النظير والحمد لله .
تجربة ناجحة
ويضيف محمود كمال ناصر أن جميع حجاجه قد اكتملت عمليات تصعيدهم ونفرتهم في وقت قياسي حيث استغرقت عملية التصعيد من منى إلى عرفات أقل من خمس ساعات وتمت ما بين الساعة الخامسة والنصف فجرا حتى الساعة التاسعة صباحا .
أما عملية النفرة فكانت مذهلة بحق وحقيقة وأحمد الله وأشكره وأتحدث بنعمته حيث أنني أعلنت عبر البرافو أن جميع حجاجي قد غادروا مشعر عرفات في تمام الساعة السادسة والربع مساء الأمر الذي وضع مكتبنا كأول مكتب في المؤسسة تتم عملية نفرة حجاجه في هذا التوقيت المبكر وكل هذا تحقق بفضل التنظيم المحكم ثم بعملية توفير الحافلات الإضافية التي أغنتنا عن الدخول في زحمة الرد الثاني .
ويقول ابن مطوف محمود كمال ناصر إن جميع الخدمات كانت مكتملة في مقر المكتب ومخيمات الحجاج بالمشاعر المقدسة ، حيث تميزت مخيمات حجاجه بالمواقع المريحة ، إضافة لتوفير المتطلبات من أسرة وجلسات عربية وكراسي وشماسي ونجيلة صناعية وشاشات عرض تلفزيونية لتوعية الحجاج ومراوح رذاذ وبوابات ومداخل لمخيمات الحجاج هذا علاوة على البوفيه المفتوح لتناول الوجبات الساخنة والجافة والفواكه والعصائر والشاي الأحمر والحليب .
وأشار رئيس مكتب الخدمة الميدانية رقم 12 بمؤسسة حجاج جنوب آسيا أن الهدايا التي تم توزيعها على الحجاج كانت عبارة عن جوالات ذكية مزودة بشرائح وقد تواصلوا عبرها مع أسرهم وأقربائهم في بلدانهم ثم وزعنا وقبل صعود الحجاج إلى المشاعر شنطة مكونة من حقيبة صحية وسجادة ومنشفة وبطانية من النوع الجيد .
دعم المؤسسة
وأوضح ابن مطوف محمود كمال ناصر إن نجاح هذا الموسم والراحة التي وجدها الحجاج حفزت رؤساء الوكالات السياحية للحجز منذ الآن لحج العام المقبل بإذن الله وهذا دليل ثقة كبيرة في المؤسسة وفي مكاتبها الميدانية مبيناً أن عامل النجاح الأساسي الذي تحقق لمكتب 12 كان وراؤه الإنجاز الكبير الذي حققته المؤسسة في هذا الموسم وهو الحجز المبكر للحافلات وتسليمها قبل وقت كاف للمكاتب ، حيث تم تجهيزها بالملصقات وجميع الإرشادات .
وحول الدور الذي ظلت تقوم به اللجنة النسائية في دعم ومساندة مكاتب الخدمة الميدانية قال رئيس مكتب الخدمة الميدانية رقم 12 إن اللجنة النسائية التطوعية وكوادرها بالمؤسسة قدمت لهم عملا جليلا وذلك من خلال تفقد عضواتها للحاجات المنومات بمستشفيات مكة والمشاعر والاطمئنان على صحتهن وتقديم الهدايا لهن مبينا أن اللجنة النسائية التطوعية بجنوب آسيا لها دور كبير في الاتفاق الذي تم بين بعض مكاتب المؤسسة التي تخدم حجاج الهند وبين لجنة الحرفيات بمكة المكرمة حيث توصل الطرفان تحت رعاية المؤسسة إلى اتفاق يتم بموجبه توفير الهدايا من لجنة الحرفيات لحجاج المؤسسة وهذا طبعا يصب في دعم مشروع خدمة المجتمع الذي وجه به سمو أمير منطقة مكة المكرمة وتبنته مؤسسة حجاج جنوب آسيا وذلك من خلال هذا الدعم الاقتصادي الذي تقدمه مكاتب الخدمة للحرفيات لدعم شعار سمو سيدي أمير المنطقة (صنع في مكة) .
تلبية الرغبات
ومن داخل مكتب الخدمة الميدانية رقم 94 أبدى ابن مطوف محمود السيد عبدالقادر مسكي ارتياحاً كبيراً على ما تحقق لمكتبه من نجاح لاسيما وأن المكتب من ضمن عدد المكاتب العشرين التي افتتحتها المؤسسة لمقابلة الزيادة الملحوظة لحجاج جنوب آسيا كما بانت علامات الرضا على محيا والده المطوف السيد عبدالقادر مسكي المشرف العام على مكتب الخدمة الميدانية رقم 94 وقال في معرض رده على تساؤلاتنا إن مقياس النجاح عندنا هو ما نلمسه ونلحظه ونسمعه من حجاجنا الذين استطعنا بفضل الله وتوفيقه من تلبية جميع رغباتهم حيث سكنوا جميعا في الفنادق التي بداخل المنطقة المركزية وكان لدينا أكثر من أربعة آلاف وخمسمائة حاج أغلبهم سكن في فنادق فئة الخمس نجوم وتمت عمليات استقبالهم وإسكانهم وتصعيدهم إلى المشاعر المقدسة على الوجه المطلوب.
ويقول المطوف السيد عبدالقادر مسكي إن حجاجهم تمكنوا من مشاهدة المعالم التاريخية في مكة المكرمة والمشاعر المقدسة وزاروا قبل وبعد الحج جبل الرحمة وجبل النور وجبل الثور ومصنع كسوة الكعبة والمتاحف التاريخية بمكة المكرمة حيث تعرفوا عن قرب على التاريخ الإسلامي ومعالم مكة في السابق الأمر الذي زادهم إيمانا مع إيمانهم ورسخ في عقولهم وقلوبهم حب الديار المقدسة وأهل مكة المكرمة الذين يتشرفون بخدمة ضيوف الرحمن وأكد المطوف السيد عبدالقادر مسكي إن المكتب استفاد أيما فائدة من الخدمات الجليلة التي ظلت تقدمها لجنة المتابعة الذاتية وقد ساعدتنا اللجنة في إرشاد الحجاج التائهين أو أولئك الذين تركوا الاسورة في أماكن سكنهم وتاه بعضهم في المشاعر المقدسة.
وأبان المطوف السيد عبدالقادر مسكي إن اللجنة النسائية التابعة لمكتب الخدمة الميدانية رقم 94 وعلى الرغم من حداثة نشأتها إلا أنها تمكنت من إنجاز أعمال كبيرة واستقبلت جميع الحاجات القادمات لأداء الفريضة ووزعت عليهن هدايا المكتب وتفقدت أحوالهن في أماكن سكنهن في مكة المكرمة وزارت جميع حاجات المكتب اللائي تنومن على الأسرة البيضاء بمستشفيات العاصمة المقدسة ، كما أن اللجنة رافقت الحاجات في المشاعر المقدسة وقدمت لهن الدعم والعون والمساعدة وتقدم المطوف السيد عبدالقادر مسكي في نهاية حديثه أصالة عن نفسه ونيابة عن رئيس المكتب ابن مطوف محمود ومدير عام المكتب ابنه المطوف محمد وجميع منسوبي المكتب بالتهنئة والتبريكات لمقام خادم الحرمين الشريفين وسمو ولي عهده الأمين وسمو أمير منطقة مكة المكرمة ومعالي وزير الحج وسعادة وكيل وزارة الحج الأستاذ حاتم قاضي ولسعادة رئيس مجلس إدارة مؤسسة حجاج جنوب آسيا ولنائبيه ولأعضاء مجلس الإدارة على نجاح موسم حج 1432ه مؤكدا أنهم جنود لخدمة ضيوف الرحمن الذين يفدون كل عام لأداء فريضة الركن الخامس .
عبقرية جنوب آسيا
وتتوالى النجاحات التي حققتها مكاتب الخدمة الميدانية بمؤسسة مطوفي حجاج دول جنوب آسيا حيث انفرد في هذا الموسم مكتب الخدمة الميدانية رقم 2 الذي يرأسه المطوف عبدالعزيز سراج محمد حسين بجانب إنساني آخر إضافة إلى الأعمال الإنسانية الأخرى كالرفادة المتنقلة ومركز إرشاد الحجاج التائهين ففي هذا الموسم أنتجت العبقرية الذكية لمؤسسة جنوب آسيا ما يعرف بمشروع عيادة ومؤانسة الحجاج المرضى من جميع وفود الرحمن ويشير المطوف عبدالعزيز سراج محمد حسين إلى أن الفكرة نبعت من صميم ترسيخ معاني التآخي والترابط بين الحجيج من كل الجنسيات والقائمين على خدمة هؤلاء الحجاج وتشرفت بالإشراف على اللجنة التي تشرفت هي أيضا بالرئاسة الفخرية للداعم الأول لكل أعمال المؤسسة الإنسانية الأستاذ عدنان بن محمد أمين كاتب مبينا أن المكتب قام بتجهيز سيارتي جيمس تحملان شعار المواساة لتقديم الخدمات للحجاج المرضى المنومين بمستشفيات العاصمة المقدسة ثم شكلنا فريق عمل مكون من 20 موظفة لخدمة العنصر النسائي وهن مؤهلات تأهيلا عاليا ويتحدثن اللغات العالمية إضافة إلى 20 موظفا لخدمة الحجاج كما جهز المكتب عدد 6 جوالات لخدمة الاتصال المجاني لأي حاج يرغب في الاتصال بذويه خارج المملكة لكي يطمئنهم على صحته مجسدا في إسهامه هذا عبارة (أخي الحاج .. أختي الحاجة) أنت في بلدك الثاني بين أهلك وذويك ) إلى واقع عملي ملموس بحيث يتحدث المريض أو المريضة قائلاً : زارني إخوة وأخوات من مكة يدعون لي بالشفاء العاجل جزاهم الله خيرا .
قدسية مكة
وأكد المطوف عبدالعزيز سراج محمد حسين أن مكتبه لبى جميع رغبات حجاجه في مكة المكرمة والمشاعر المقدسة كما يقدم هدايا قيمة ومميزة تذكر الحجاج عقب عودتهم إلى أوطانهم بقدسية وروحانية مكة المكرمة كما أن مكتبه نظم رحلات لحجاجه لزيارة المعالم التاريخية في مكة المكرمة ، كما تم تعريفهم بالمنجزات العظيمة التي حققتها حكومة مولاي خادم الحرمين الشريفين في مكة المكرمة والمدينة المنورة والمشاعر المقدسة وذلك من خلال توفير أقصى درجات الراحة والطمأنينة لضيوف الرحمن .
غاية الابتكار
ونسير مع إبداعات شباب المطوفين بمؤسسة مطوفي حجاج جنوب آسيا الذين وضع فيهم الأستاذ عدنان كاتب ومجلس إدارته كامل ثقته ولم يخذلوهم وتفانوا في خدمة ضيوف الرحمن وتفننوا في طرق تقديم الخدمة التي أكسبتهم رضا الحجاج ومن ثم قبول هذا العمل خالصا لوجه الله الكريم بإذن الله .
ففي مكتب الخدمة الميدانية رقم 8 الذي يرأسه ابن مطوف البار بوالديه باسم صالح صديق كوشك تعرفنا على تجربة غاية في الإبداع والابتكار ، حيث تفتقت عبقرية المطوف صالح كوشك المشرف العام على مكتب رقم 8 وابنه باسم رئيس المكتب وفريق العمل بالمكتب عن إيجاد أماكن آمنة ومريحة لعفش الحجاج الذي دائما ما تضيق به مساحة الخيمة ويتسبب في أذى الحجاج مثل الشنط الضخمة التي تأخذ حيزا كبيرا من المساحة المخصصة لمكان راحة ونوم الحجاج وإزاء هذا الوضع المتكرر سنويا ابتكر مكتب 8 آلية تم بموجبها إبعاد العفش وإفساح مكانه للحجاج حيث توصل فريق العمل إلى فكرة إنشاء أدراج في سقف المخيم شبيهة بتلك التي نجدها في الطائرات .
يقول ابن مطوف باسم صالح كوشك تبلورت الفكرة مع بداية الموسم ثم أعددنا لها العدة من إمكانات ومواد ومهندسين وبدأنا فورا في تنفيذها مع تسلمينا للمخيمات حيث روعيت فيها كل وسائل السلامة ، حيث كانت الإدراج متينة جدا وقوية وواسعة وكانت معلقة على جوانب الخيمة وليس في وسطها وجاءت النتيجة مبهرة جدا وهذه تجربة نعتقد أنها ناجحة وساعدتنا كثيرا في الاستفادة من الأماكن التي كان يحتلها عفش الحجاج.
رضا الحجاج
ويمضي رئيس مكتب الخدمة الميدانية رقم 8 بالقول تمكنا والحمد لله من تجهيز مخيمات الحجاج بمشعرى منى وعرفات على أجود ما يكون وقدمنا خلال أيام التشريق وجبة غداء ساخنة لجميع حجاجنا إضافة إلى وجبة الإفطار الجافة .
وفي يوم عرفة وزعنا وجبتين جافة وساخنة واستقبلنا حجاجنا في مزدلفة بوجبة عشاء هذا علاوة على العصائر والمشروبات الساخنة والباردة والكيك .
وأشاد ابن مطوف باسم صالح كوشك بالدور الكبير الذي قامت به اللجنة النسائية التطوعية التي قدمت من خلال المقر الذي تم تجهيزه لها بالمكتب وذلك من خلال مساندة الحاجات ومساعدتهن على أداء مناسكهن ومواساتهن الأمر الذي ساهم كثيرا في التخفيف من المعاناة مع المرضى مشيرا إلى أن حجاج مكتبه أشادوا جميعا بالخدمات التي تقدمها مؤسسة حجاج جنوب آسيا عبر مكاتبها الميدانية وقال باسم إن الحجاج أبلغوهم بالرضا التام على ما قدمته المؤسسة وذلك من خلال الدعاء لنا في المشاعر المقدسة ومعانقتنا والسعي الحثيث لالتقاط الصور التذكارية معنا في هذه الديار المقدسة .
فوائد التدريب
أما ابن مطوف زياد محمد أحمد بوقري رئيس مكتب الخدمة الميدانية رقم 49 فحدثنا بعد حمد الله والثناء عليه عن الدعم الكبير الذي حظى به رؤساء مكاتب الخدمة الميدانية بمؤسسة مطوفي حجاج جنوب آسيا من قبل مجلس إدارة المؤسسة وعلى رأسه سعادة الأستاذ عدنان بن محمد أمين كاتب الذي وظف كل خبراته وتجاربه وأفكاره النيرة وكانت محاضراته وندواته خير معين لنا في جميع أعمالنا وسخرنا كل ما سمعناه من أفكار نيرة في خدمة ضيوف الرحمن خاصة دورة العلاقات البشرية التي تم عقدها لجميع رؤساء المكاتب بالمؤسسة وكانت في الهدا قبيل انطلاق موسم الحج الحالي وقال المطوف زياد بوقري إنه يقدر ويثمن كذلك التعاون الكبير والعمل الجبار الذي قامت به لجنة المتابعة الذاتية ، حيث كان لها دورا فعالا في كل نجاحاتنا في هذا الموسم مضيفا أنه من منطلق إحساسه العميق بأهمية وجود لجنة المتابعة الذاتية على مدى 24 ساعة بالمكتب وفي المشاعر المقدسة فقد خصص لأعضائها مكتبا وغرفة خاصة وربطهم بشبكة المكتب اللاسلكية كما وفر لهم عدد 5 أجهزة برافو مشيرا إلى أنه لمس أهمية وجود لجنة المتابعة الذاتية من خلال عمليات التصعيد والنفرة لحجاجه البالغ عددهم 4678 حاجا وكلهم من الجنسية الهندية .
وأوضح رئيس مكتب الخدمة الميدانية رقم 49 أن تجربة دعم مرشدي الحافلات بجهاز GPS عبر الأقمار الصناعية قد أثبتت نجاحا باهرا خاصة في التنقل بين المشاعر المقدسة مبينا أن مكتبه استطاع توفير 52 جهازا من هذا النوع وتم توزيعها على المرشدين ومن خلال الاستعانة بها لم نفقد أي حافلة في عملية التصعيد والنفرة ، وقال أن ورش العمل التي عقدناها للمرشدين لكيفية الاستعمال الصحيح لهذه الأجهزة والاستفادة من التقنية العالية المزودة بها لعبت دورا مهما في نجاح العملية .
وحول زيارات الحجاج إلى معالم مكة المكرمة أوضح زياد بوقري أن المكتب نظم رحلات لحجاجه منذ قدومهم وكانت تتم من خلال العمائر حيث كانت لدينا 35 عمارة وتمكن حجاجنا من مشاهدة أهم المعالم التاريخية في مكة مشيرا إلى أن المكتب وزع حقائب التعقيم ضد التسمم ، كما نظم داخل العمائر دورات للوعي الصحي غطت كل الحجاج حذرناهم خلالها من تناول الأطعمة المكشوفة في الأسواق والالتزام بالإرشادات (الصحية) .
تلبية الرغبات
وفي لفتة إنسانية نبيلة فاجأ بها الكل ابن مطوف عارف مرزوقي محمد عارف كتبي رئيس مكتب الخدمة الميدانية رقم 97 حينما تعاقد مع مستشفى أم القرى العام لتوفير عدد من الأطباء والطبيبات والكوادر التمريضية من الجنسين للاستفادة بهم في رحلة المشاعر المقدسة حيث خصص عيادة متكاملة بكل من مشعرى عرفات ومنى وأدت العيادتان دورهما على الوجه الأكمل واستقبلت وعالجت كثيرا من الحالات ولم يتم تحويل أي حاج من حجاج مكتب 97 إلى المستشفيات الكبيرة إلا الحالات الحرجة فقط والتي تتطلب إجراء عمليات كبيرة .
وقال عارف مرزوقي كتبي إن العيادة كانت بداخل المخيم ووفرنا جميع الأدوية التي طلبها الأطباء إضافة إلى اسطوانات الأوكسجين مضيفا أنه أول مطوف قام بتوفير كراسي للمساج داخل المخيم بمشعر منى حيث استفاد منها الحجاج كبار السن وأولئك الذين يعانون من آلام المفاصل والروماتيزم وغير ذلك من الآلام التي تعالج بالمساج.
وأضاف ابن مطوف عارف كتبي أن مكتبه استفاد من المساحات الشاغرة داخل المخيمات حيث خصصها لحفظ وتخزين الوجبات الجافة ، وقال وزعنا أكثر من 20 ألف وجبة ساخنة وجافة على حجاجنا بالمشاعر المقدسة مبينا أن المساحات الشاغرة بالمخيم استفدنا منها كذلك في إيجاد أماكن للموظفين والعمالة .
ويقول رئيس مكتب الخدمة الميدانية رقم 97 إنه انفرد هذا الموسم بتوفير مراتب ومخدات ذات جودة عالية ولم يتم استخدامها من قبل ، الأمر الذي وجد إشادة وتقدير مجلس إدارة المؤسسة مؤكدا أن مكتبه قام بتوزيع الهدايا على حجاجه ، حيث كانت الهدية الأولى عبارة عن معقم وكمامات وسجادة في شنطة مميزة وتم تسليمها لهم قبل رحلة التصعيد وبعد انتهاء مناسك الحج تم تسليمهم حقائب تحمل شعار المؤسسة ورقم المكتب وبها سجادة وسبحة وعطر.
وكان عدد حجاج المكتب قارب الخمسة آلاف حاج في هذا الموسم منهم 3600 بنغالي و1000 حاج باكستاني و126 هندي وقرابة 280 حاج فرادى ومن جنسيات مختلفة .
واحتفاء بالابتكارات التي أنتجتها عقول مؤسسة مطوفي حجاج جنوب آسيا حرى بنا أن نلقي إضاءة على التجربة الناجحة التي تقدم بها المطوف خالد عبدالوهاب أحمد رمضاني رئيس مكتب الخدمة الميدانية رقم 26 منذ عام 1430ه ووجدت الطريق ممهداً لقبولها وتنفيذها على أرض الواقع وذلك لما لها من مساهمة فاعلة في عملية إحكام السيطرة وتجويد العمل بمكتب الخدمة الميدانية .
ويحدثنا المطوف خالد رمضاني عن تجربته قائلا قبل عامين خطرت على بالي فكرة إنشاء لجنة إشراف ومتابعة على نسق اللجنة الأم التابعة للمؤسسة والتي تقوم بتشغيلها شركة دلالات العالمية وأردت من إنشاء هذه اللجنة المحايدة تبرئة ذمتي من أي قصور قد يقع فيه عضو مكتب أو موظف أو عامل حيث أسندت مهمة الرقابة لهذه اللجنة المحايدة التي أوكلت لها عملية متابعة جميع أعمال القطاعات في المكتب سواء كان ذلك العمل مكتبيا أو ميدانيا على مدار الساعة إضافة إلى أن رئيس المكتب دائما ما يكون مشغولا بأشياء أخرى بخلاف المتابعة .
ويشير المطوف خالد رمضاني إلى أنه وبعد نجاح التجربة والإشادة بها أكثر من مرة وفي أكثر من مناسبة من قبل سعادة رئيس مجلس الإدارة الأستاذ عدنان كاتب أضفت عليها مسمى الطوارئ فأصبح مسماها لجنة الإشراف والمتابعة والطوارئ ومما يشرفني أكثر أن التجربة قد تم تعميمها على جميع مكاتب المؤسسة حيث أصبح لكل مكتب لجنة إشراف ومتابعة ذاتية .
ويقول رئيس مكتب الخدمة الميدانية رقم 26 بأن مهام اللجنة داخل المكتب تنحصر في متابعة حضور وانصراف الأعضاء والموظفين والعاملين بالمكتب إضافة إلى متابعة التزام جميع العاملين في المكتب بالزي الرسمي ومتابعة إدخال نماذج القطاعات في برنامج إدارة الجودة من قبل الموظف المختص ثم متابعة إدخال بيانات الحجاج في برنامج المؤسسة من قبل موظف الحاسب الآلي وطباعة الكروت التعريفية يهم وطباعة بيانات الترحيل ومتابعة إنهاء إجراءات الحجاج المتوفين وحالات المنومين منهم بالمستشفيات وإيصال الحجاج التائهين إلى مقار عملهم مبينا أن كل هذه الأعمال يتم بموجبها رفع تقرير يومي لرئيس المكتب ويضيف المطوف خالد رمضاني أن مهام اللجنة ميدانيا تتمثل في الجولات اليومية على مساكن الحجاج قبل وصولهم وتفقد توفر شروط الأمن والسلامة للحجاج إضافة إلى متابعة مستوى الخدمات التي تقدم في مساكن الحجاج بعد وصولهم ، ثم متابعة استمارات زيارات العمائر اليومية التي يقوم بها فريق إسكان مكة التابع للمكتب ومتابعة تسكين الحجاج والوقوف على الترحيل وموعد خروج الحافلات ، ثم متابعة تجهيز مشعرى عرفات ومنى والخدمات التي تقدم للحجاج بالمخيمات .
وأوضح المطوف رمضاني أن اللجنة مكونة من الرئيس إضافة إلى ثلاثة موظفين للإشراف والمتابعة ، كما أضفنا هذا الموسم شخصا خامسا وأوكلنا له مهمة الطوارئ مبينا أن تجهيزات اللجنة تحوي 3 مكاتب و2 جهاز حاسب آلي و4 برافو وآيباد و2 سيارة للجولات الميدانية ، كما أنشأنا برنامجا حاسوبيا تدير من خلاله اللجنة أعمالها التي ترتبط مباشرة مع رئيس المكتب .