نشطت فرق عمل بناء قاعدة معلومات مشروع موسوعة الحج والحرمين الشريفين بإشراف دارة الملك عبدالعزيز الذي يكتمل بعد ثلاث سنوات، إذ يجري جمع المعلومات من خلال فرق ميدانية ومكتبين تقوم بمسح المصادر التاريخية داخل العالم الإسلامي وخارجه عن الحج وتاريخ الحرمين الشريفين منذ ما قبل الإسلام وحتى وقتنا الحاضر وتصنيف تلك المصادر بما يتفق والتبويب المعد للموسوعة. وأعد المشروع دليلاً وصفياً باللغتين العربية والانكليزية لمنهج المشروع ومحتوياته، يتضمن خطواته وأهميته والهيكل العام لمواضيعه ومحتوياته العلمية المستهدفة ليكون بمثابة مرشد للعاملين إيذاناً بدخول الموسوعة حيز التنفيذ العملي حيث تم تنظيم ورش عمل للباحثين في داخل المملكة العربية السعودية وفي المغرب وماليزيا ولبنان لمناقشة عناصر ومواضيع كل محور من محاور الموسوعة ومناقشة أنجع السبل العملية والعلمية لإثرائها وخدمة مادتها البحثية. وقال الأمين العام لدارة الملك عبدالعزيز رئيس المشروع الدكتور فهد بن عبدالله السماري: «مشروع الموسوعة تجاوز المرحلة النظرية العلمية التأسيسية وبناء استراتيجية العمل ومحدداتها إلى التطبيق والتنفيذ وفق إشراف ومتابعة أمير منطقة الرياض رئيس مجلس إدارة دارة الملك عبدالعزيز المشرف العام على الموسوعة الأمير سلمان بن عبدالعزيز الذي يولي المشروع جل اهتمامه ورعايته». وأفاد بأن اللجنة العلمية للمشروع التي عقدت عشرة اجتماعات أقرت جميع هذه الصيغ النظرية كما حددت وصممت قاعدة المعلومات الخاصة بالموسوعة لتقنين عملية جمع المصادر التاريخية للموسوعة، مشيراً إلى أن عدد الذين اشتركوا في ورش العمل من داخل المملكة وخارجها في كل محاور الموسوعة 181 باحثاً، إذ خصصت ورش العمل الخارجية لمناقشة القسم الأخير من الموسوعة والمعنية بحجاج الدول العربية والإسلامية وبقية الدول في قارات العالم من حيث العدد وطرق الوصول ودروبه ومصطلحات الحج والعادات والقيم الاجتماعية والثقافية والجانب الاقتصادي ونحو ذلك». وأوضح أن هناك خمس لجان عاملة للموسوعة هي الهيئة الاستشارية للإشراف على النواحي العلمية، واللجنة العلمية لإقرار تفاصيل العمل وتوصيف العناصر العاملة واستصدار اللوائح المنظمة للعمل، واللجنة الإدارية والمالية للضبط المالي والإداري، ولجنة التنسيق والمراجعة الخاصة بعمل التنسيق بين مخططات الأبحاث ومراجعتها بعد الانتهاء من عمل البحوث الخاصة بالموسوعة، ولجنة قواعد المعلومات وتتضمن فرق عدة داخل المملكة العربية السعودية وخارجها، وهي فرق لجمع وتوثيق كل ما يتعلق بالحج والحرمين من كتب عربية وغير عربية وخرائط وصور ووثائق ومخطوطات وتسجيلات صوتية ومرئية ونحوها». وقال الدكتور السماري عقدت لجنة قواعد المعلومات المسؤولة عن رصد وجمع مصادر المعلومات الرسمية وغير الرسمية عن الحرمين الشريفين والحج أكثر من 90 اجتماعاً تم خلالها حصر المصطلحات المتعلقة بالحج والحرمين الشريفين وإدخال جميع التسجيلات التي تم الحصول عليها والبالغة 35 ألف تسجيل باللغة العربية و5 آلاف تسجيل باللغة الانكليزية و2500 باللغة الفرنسية في قاعدة المعلومات الخاصة بالموسوعة. وأضاف: تتسع موسوعة الحج والحرمين الشريفين لتشمل كل المقالات والخرائط والتسجيلات والصور والأفلام والوثائق والمخطوطات والإحصاءات والتحليلات المعنية الموجودة في كل العالم وكذلك استكتاب مؤرخين وباحثين ومعنيين من الجنسين ومن مختلف الجنسيات للكتابة عن هذين الجانبين، أما ما يتعلق بأبعاد المشروع فيهدف إلى تغطية جميع الصور الزمنية المتعلقة بالحج إلى مكةالمكرمة من عصور ما قبل الإسلام وحتى الآن وفي مواضيع تعاني الشح وقلة التأليف فيها، أما البعد المكاني فيتحدد في ما يعرف بإقليم الحج (مكةالمكرمة والمدينة المنورة) والمدن الرئيسية والمراكز العمرانية التابعة لهما والقريبة منهما، كما يشمل مواقيت الإحرام، إضافة إلى طرق الحج ومسالكهم ومواطنهم وخصائص تنقلاتهم. وأبرز هدف للموسوعة هو تكوين قاعدة معلومات متعددة وموثوقة لتكون مخرجاتها مدخلات للبحوث التالية ومرجعاً يُعتد به لدى الحركة العلمية في مؤسسات ودور الدراسات في كل دول العالم المعنية بالحج والأماكن المقدسة في مكةالمكرمة والمدينة المنورة فضلاً عن الباحثين والباحثات، وإيجاد مصدر موحد للمعلومات عن الحج يكون مرجعاً ميسراً للباحثين والمهتمين يشمل معلومات معجمية عن مفردات الحج والحرمين الشريفين الأدبية والثقافية والعلمية ، ويوثق لتصاعد الخدمات المقدمة للحجاج وللحرمين الشريفين منذ قيام المملكة العربية السعودية.