الأرشفة الإلكترونية أصبحت ملحة

بالإشارة الى الحريق الذي نشب في ارشيف بلدية بريمان الفرعية بمحافظة جدة الذي نشرته بعض الصحف مؤخرا وما اثير حوله كونه بفعل فاعل، اود ان اشير الى انه ينبغي استقاء العبرة من هذا الحادث المؤسف ومدى حاجتنا الى التحول الى الحكومة الالكترونية والارشفة الالكترونية باستخدام التقنية الحديثة في حفظ تلك المعلومات الهامة.
فإلى متى تعتمد الدوائر الحكومية على ارشيف ورقي تحفظ فيه الاوراق التي تكون عرضة للتلف بشكل او بآخر سواء بالحريق او طمر السيول او المياه او تلف الاحبار المستخدمة في كتابتها ، ثم انها تعرض المسؤولين في تلك الجهات الى الابتزاز من ضعاف النفوس وممن لا يعلمون مدى اهمية تلك الاوراق في حفظ حقوق المواطنين وطلباتهم . ومن السلبيات ايضا بقاء تلك المعلومات في يد بعض الموظفين المهملين في اداء عملهم او عدم تقديرهم للمسؤولية.
ان العالم اليوم قد تقدم وتطور في مجال الحكومات الإلكترونية واصبحت البرامج الإلكترونية تؤدي دورا هاما في عمل الاجراءات المتبعة في انهاء المعاملات ، بدءا من استلام المعاملات مرورا بأخذ التصديق والموافقة من اطراف متعددة عن طريق التوقيع الالكتروني المخصص لكل شخص ثم اخذ الموافقة النهائية وانهاء الطلب وحفظ المعاملة ، كل ذلك يتم الكترونيا دون الحاجة الى الورق ومن الممكن طباعة تلك الاجراءات وحفظها كأوراق دعما للحفظ الالكتروني.
اضافة إلى ذلك فإننا بحاجة الى ارشفة جميع المعاملات القديمة في الجهات الحكومية المتعددة خاصة التي ترتبط بحقوق الناس والتي لها علاقة مباشرة مع المواطنين كالمحاكم والبلديات والاحوال المدنية ونحوها وذلك بتكوين جهة عليا تكون مرتبطة مباشرة بمركز المعلومات الوطني ثم تنبثق منها لجان متخصصة في الارشفة الالكترونية تكون مؤهلة ومدربة وعلى مستوى عال من الثقة، ليتم المسح الضوئي لكل المعاملات القديمة وارشفتها الكترونيا وحفظها وعند حاجة اية جهة لها يتم ارسالها الكترونيا، وبالتالي نتخلص من سلبيات الارشفة اليدوية والاستفادة من مساحة الارشيف في الجهة الحكومية والاهم من ذلك كله حفظ حقوق المواطنين من الضياع.
مجيب الرحمن العمري (جدة)