هل المتحدث الرسمي يُغني عن قسم العلاقات العامة في المؤسسة

قطعا سيكون الجواب لا. ولكن يجب أن نوضح مهام المتحدث الرسمي وهي المكملة لقسم العلاقات العامة بشكل متوازٍ.
فالمتحدث الرسمي يُعبر عن رأي مجلس الإدارة في الشركة أمام الموظفين والعملاء والإعلام.
ويجب أن يكون على دراية كاملة بما يحدث من أخبار داخل الشركة، إضافة إلى أخبار الشركات المنافسة في نفس المجال، ويساعده فريق قسم العلاقات العامة في أداء مهامه العديدة.. منها:
-1 توثيق الصلة بين المؤسسة وجماهيرها بكل وسائل التعريف المتاحة لتعزيز الثقة
-2 بحث الشكاوى والرغبات التي تتصل بأعمال المؤسسة أو الشركة لإزالة ما يقع عليهم من غش أو إهمال، وإزالة أسبابها، ورفع التقارير إلى المسؤولين عن المسائل العامة التي تقتضي علاجًا مهما
-3 تجميع البيانات والإحصاءات والخلاصات الوافية، والقوانين عن المشروعات والخطط، وترتيبها، وحفظها وفقًا لنظام واضح يتيح الانتفاع بها في الإعلام والاستعلام في أسرع وقت
-4 تنظيم الوسائل المناسبة للرد على ما يوجه إلى الإدارة من استفسارات مهمة، أو خاصة في أي شأن، ووضع نظام خاص لمقابلات الموظفين في أوقات العمل
من مهام إدارة العلاقات العامة كذلك التعاون على إعداد قسم خاص بالعلامة التجارية. ونتحدث عن هذا الأمر في مقال آخر.
نعود إلى أهمية وجود قسم العلاقات، إضافة إلى المتحدث، حيث ذكرت دراسة أن 32% من المديرين والعاملين في العلاقات العامة في المؤسسات الصحفية السعودية، متخصصون في نفس المجال، وأن البقية تتوزع تخصصاتهم بين: التسويق والإدارة وتخصصات أخرى.
باعتقادي الذي نراه في السوق حاليا هو اجتهاد شخصي وحلول ناتجة عن تصرف شخصي في مواجهة المشاكل بشكل مؤقت.
لذا ننصح بالاستعانة بمتحدث رسمي لبق ذي سمعة حسنة، وإن لم يتوفر ننصح بتعيين مستشار للعلاقات العامة يرسم خارطة الطريق للقسم ويساعد على الإعداد لكوادر من شأنها تمثيل القسم الأهم داخل الشركة.