فن الكسل محاربة التقاليع وتذوق سائر الفنون    وزير الطاقة: الربط الكهربائي مع اليونان أثمر عن تأسيس شركة ذات غرض خاص    الريال يتجاوز مايوركا ويضرب موعداً مع برشلونة في نهائي السوبر    أنشيلوتي معجب ب «جماهير الجوهرة» ويستعد لمواجهة برشلونة    «عباقرة التوحد»..    محافظ الطائف يستأنف جولاته ل«السيل والعطيف» ويطّلع على «التنموي والميقات»    أدباء ومثقفون يطالبون بعودة الأندية الأدبية    «سلام» يُخرّج الدفعة السابعة لتأهيل القيادات الشابة للتواصل العالمي    الصداع مؤشر لحالات مرضية متعددة    5 طرق سهلة لحرق دهون البطن في الشتاء    الخروج مع الأصدقاء الطريق نحو عمر أطول وصحة أفضل    وزارة الثقافة تُطلق مسابقة «عدسة وحرفة»    الحمار في السياسة والرياضة؟!    ماذا بعد دورة الخليج؟    عام مليء بالإنجازات الرياضية والاستضافات التاريخية    سوريا بعد الحرب: سبع خطوات نحو السلام والاستقرار    أسرار الجهاز الهضمي    "منزال" يعود بنسخته الجديدة في موسم الدرعية..    جودة القرارات.. سر نجاح المنظمات!    مريم بن لادن تحقق انجازاً تاريخيا وتعبر سباحة من الخبر الى البحرين    لا تحرره عقداً فيؤذيك    «سلمان للإغاثة» يوزّع مواد إغاثية متنوعة في سوريا    الضمان الاجتماعي.. 64 عاماً من التكافل    الصدمة لدى الأطفال.. الأسباب والعلاج    كيف تكسبين زوجك؟!    جانب مظلم للعمل الرقمي يربط الموظف بعمله باستمرار    «متطوعون» لحماية أحياء دمشق من السرقة    «الأوروبي» في 2025.. أمام تحديات وتوترات    حوادث طيران كارثية.. ولا أسباب مؤكدة    العقل والتاريخ في الفكر العربي المعاصر    الألعاب الشعبية.. تراث بنكهة الألفة والترفيه    المقدس البشري    سبب قيام مرتد عن الإسلام بعملية إرهابية    سالم ما سِلم    تموت الأفاعي من سموم العقارب!    نجاح المرأة في قطاع خدمة العملاء يدفع الشركات لتوسيع أقسامها النسائية    إنجازات المملكة 2024م    أفضل الوجبات الصحية في 2025    ثنائية رونالدو وماني تقود النصر للفوز على الأخدود    خادم الحرمين يتلقى رسالة خطية من رئيس السنغال    حقيقة انتقال فينيسيوس جونيور إلى دوري روشن    مركز إكثار وصون النمر العربي في العُلا يحصل على اعتماد دولي    «الجوازات»: اشتراط 30 يوماً كحد أدنى في صلاحية هوية مقيم لإصدار تأشيرة الخروج النهائي    أمانة الشرقية تكشف عن جهودها في زيادة الغطاء النباتي للعام 2024    المرور السعودي: استخدام الجوال يتصدّر مسببات الحوادث المرورية في جازان    مغادرة الطائرة الإغاثية السعودية ال8 لمساعدة الشعب السوري    إطلاق كائنات مهددة بالانقراض في محمية الإمام تركي بن عبدالله    نائب أمير تبوك يطلع على مؤشرات أداء الخدمات الصحية    من أنا ؟ سؤال مجرد    أمير القصيم يتسلم التقرير الختامي لفعالية "أطايب الرس"    ولي العهد عنوان المجد    طالبات من دول العالم يطلعن على جهود مجمع الملك فهد لطباعة المصحف    أمير المدينة يرعى المسابقة القرآنية    مجموعة (لمسة وفاء) تزور بدر العباسي للإطمئنان عليه    أسرتا الربيعان والعقيلي تزفان محمد لعش الزوجية    القيادة تعزي رئيس جمهورية الصين الشعبية في ضحايا الزلزال الذي وقع جنوب غرب بلاده    «الثقافة» تُطلق مسابقة «عدسة وحرفة»    عناية الدولة السعودية واهتمامها بالكِتاب والسُّنَّة    







شكرا على الإبلاغ!
سيتم حجب هذه الصورة تلقائيا عندما يتم الإبلاغ عنها من طرف عدة أشخاص.



لكي يكون مؤتمرك ناجحاً (1-2)
نشر في الشرق يوم 11 - 11 - 2012

تعد المؤتمرات العلمية والتخصصية من أنفع ما ابتدعته الحضارة المعاصرة، إذ تتلاقح فيها الأفكار الجديدة وتؤدي إلى نتاج معرفي وتقني تستفيد منه المجتمعات وتواجه به تحدياتها المستقبلية والمتنوعة. والمؤتمر الناجح يعتبر مكسباً كبيراً للبلد الذي يعقد فيه والجهة المنظمة والمشاركين على حدٍ سواء. لكن تنظيم مؤتمر ناجح ليس بالأمر الهين واليسير بل يتطلب كثيراً من الخبرة والجهد والتنظيم. ونظراً لصعوبة أن يجد الراغبون في تنظيم مؤتمر عوامل نجاحه موثقة في مصدر واحد، رغبت في هذه المقالة
– التي ستنشر في جزأين- أن أوضح أهم العوامل اللازمة لعقد مؤتمر ناجح.
عوامل عامة:
1) تنظيم مؤتمر هو عمل متطلب جداً، هل بالفعل ترغب في تنظيم المؤتمر؟ وهل سيضيف قيمة نوعية لمؤسستك أو لحقلك العلمي؟ هل تعي كيف سيشغلك الإعداد للمؤتمر عن عملك الأساسي؟ هل تعلم أن المؤتمر السيئ الإعداد والتنظيم قد يؤثر سلباً على علاقات المنظمين؟ بل قد يؤثر على سمعة المؤسسة في المجتمع. لذا اسأل نفسك وأجب بكل وضوح؟ هل المؤتمر جدير بتنظيمه أم لا؟
2) كلنا لدينا أهداف شخصية، ولكن مثل هذه الأهداف لاينبغي أبداً أن تطغى على الأهداف المؤسسية (الجهة المنظمة). وإذا طغت الأولى على الثانية، فهي مؤشر حقيقي لفشل ذريع للمؤتمر. فهل لديك القدرة على التعامل مع هذا الأمر بحكمة؟
3) المؤتمر مشروع، وأهم خطوة في المشروع هو التخطيط. اقضِ %30 من الوقت في عمل المسارات الحرجة (Critical Paths) لمهام المؤتمر الرئيسية حتى تقلل المفاجآت لأقل قدر ممكن.
4) ابدأ بالاستعداد للمؤتمر مبكراً ويفضل أن يكون قبل سنتين من انعقاده.
5) هل تنفيذ المؤتمر وإقامته سيخدم هدفه الأساسي؟ أم أننا سننتهي إلى مناسبة ضخمة للاستعراض والدعاية؟ هل سيخدم المؤتمر البلد وموضوع المؤتمر والجامعة/الجمعية التي ستنظمه أم أنه سيتحول إلى تلميع أشخاص محددين؟
6) لاتبدأ مؤتمراً قبل أن تكون لديك ميزانية مناسبة. وتحرك في إطار ما تسمح به ميزانيتك. وفي العموم إن وضوح الهدف ودقة التخطيط وحسن التنظيم هي أهم من وجود ميزانية كبيرة.
7) إن خير من استأجرت القوي الأمين: إن جدية المؤتمر ووضوح الهدف منه يتطلب اختيار أصحاب الرأي الواضح والصريح الذين لاينقصهم الإبداع والتفكير الخارج عن القيود التقليدية لمثل هذه المهمة الراقية. أما من وافقك على كل شيء وليس له فكر أو رأي واضح فمن الأفضل ألا يُسند إليه مثل هذا العمل.
8) أهم ثلاث لجان هي اللجنة المنظمة واللجنة العلمية واللجنة المالية: ولذا اختر بعناية فائقة رؤساء وأعضاء هذه اللجان.
9) لاتجعل عضوية اللجان تتكرر أو أن يرأس نفس الشخص أكثر من لجنة.
10) تأكد أن يكون رئيس أي لجنة صاحب شخصية منظمة وذا روح مبادرة.
11) من أهم الشخصيات هي شخصية رئيس اللجنة المنظمة إذ لابد أن يكون قيادياً ومهتماً بالتفاصيل في نفس الوقت، وله علاقات واسعة داخل وخارج المؤسسة على أن لايكون مركزياً مضيعاً لأوقاته وأوقات زملائه في التفاصيل الدقيقة -على حساب الأمور الأهم- التي لايجني المؤتمر من ورائها إلا التأخير وسوء التنظيم.
12) من المهم جدا أن يكون أعضاء اللجنة العلمية من أميز أعضاء المؤسسة المنظمة (المرتبة الأكاديمية/الخبرة المهنية). إن اختيار رتب أقل سيقلل من الموثوقية ونوعية العمل كما سيترك كثيرا من علامات الاستفهام عن سبب إقصاء الرتب الأعلى.
13) ما مدى قدرتك على أخذ الالتزام بالعمل من أعضاء لجان المؤتمر والإدارات المساندة بالجهة التي تعمل بها؟ هل لديك القدرة على مكافأتهم مادياً أو هل لديك سلطة إدارية عليهم بحيث تكافئهم لاحقاً بشكل أو بآخر نظير جهودهم؟ إن هذه المسألة مهمة جدا ويجب أن تكون الرؤية واضحة فيها لجميع اللجان والعاملين فيها والموظفين المساندين والطلاب… إلخ. وفي المقابل لابد أن يُبلغ جميع العاملين في لجان المؤتمر بضرورة الالتزام بمهامهم ومواعيد تنفيذها، واستبعاد عدم الملتزمين ولو في منتصف الطريق.
14) احذر أن يشعر بعض أعضاء مؤسستك بالإقصاء من أعمال المؤتمر، فإنك بذلك قد تكسب نجاحاً جزئياً للمؤتمر خارج مؤسستك، ولكن حتماً ستخسر أولئك الذين شعروا بالإقصاء.
15) هل لديك إلمام بظاهرة يتخذها بعض الأعضاء بأن يكونوا Free Riders أي يكتفون بالعضوية بدون بذل جهد لإنجاح المؤتمر، مما يجعل ضغط العمل ينصب على أناس محددين؟ وهذا أمر يحبط ويحرق المخلصين جداً؟ هل لديك القدرة على التعامل بحزم مع مثل هؤلاء؟
16) يجب أن يكون موضوع المؤتمر واضحا ومشوقا ومعاصرا up to date subject ويكون الهدف منه واضحا (هل هو توعوي أو أكاديمي أو تطبيقي أو غير ذلك؟).
17) لضمان المشاركة الفاعلة على مستوى مهني عالٍ، لابد أن تبرز نتائج المؤتمر المتوقعة مع توضيح المنفعة للمشاركة من الناحية المعلوماتية أو التعرف على العاملين في نفس المجال للتعاون المستقبلي.
18) يجب أن تكون هناك فكرة رئيسة theme لافتة للمؤتمر ويكون تصميمها على مستوى عالٍ من الجودة. كما يستحسن ألاتزيد عدد أيام المؤتمر عن ثلاثة أيام.
19) أن تكون الأوراق المقدمة للمؤتمر محكَّمة لضمان الجودة وخدمة محاور المؤتمر الرئيسية. كما ينبغي الإعلان عن ذلك بشكل واضح.
20) لاتتوسع في المحاور أو في إعداد المتحدثين الرئيسيين إذا لم يكن لديك الميزانية الكافية أو الدعم اللوجستي الكافي من الإدارات المساندة (العلاقات العامة/المواصلات/الصيانة…إلخ).
21) هل بالفعل تحتاج إلى شركة منظمة؟ أم الأفضل أن تديره بنفسك؟ أجب عن هذه النقطة بدقة حيث إن غالبية الشركات المنظمة للمؤتمرات في منطقتنا ليست مهنية بالحد الكافي.
في الجزء القادم من هذه المقالة سنكمل ذكر عوامل النجاح المتعلقة بقبل وأثناء وبعد انعقاد المؤتمر.


انقر هنا لقراءة الخبر من مصدره.