الخطوات اللازمة لبناء نظام تعليمي إلكتروني مناسب.. وتفادي الوقوع في الأخطاء الشائعة

موجة عارمة لتقنيات التعليم الإلكتروني تجتاز العالم بأسره ..

نكاد نجزم بان ملف التعليم الإلكتروني موجود على طاولة كل مدير إدارة يعمل في القطاع التعليمي، فالفوائد التي تعود على أي مدرسة او كلية أو معهد من نظام إلكتروني لإدارة العملية التعليمية لا يمكن حصرها، كما ان عائدات هذا النظام في مقابل التكلفة التي يتهاوى سعرها كل يوم يجعل منها إستثمارا مربحاً بالفعل لقد وصلت قيمة هذه الصناعة في السعودية فقط أكثر من 450مليون ريال، واليوم نعرض في هذه الدراسة والتي هي من ضمن مجموعة من الدراسات المتخصصة والتي عرضناها في الاسابيع الماضية هي موجهة في الإساس للمختصين في مجال الحاسب الموكل إليهم بناء نظام الكتروني تعليمي للمنظمة التعليمية المسؤولين عنها، وتبدأ الدراسة ببعض التعريفات ثم بالمقارنة بين النظام التعليمي التقليدي والإلكتروني ثم فوائد ومميزات النظام الإلكتروني وعائداته المادية في مقابل التكلفة، وبعد ذلك ننتقل لكيفية بناء النظام التعليمي الإلكتروني بما يتناسب مع إحتياجات المنظمة التعليمية بحيث لايتم دفع مبالغ في خدمات أو وحدات Modules لا تحتاج لها المنظمة أو العكس بحيث لا يتعطل النظام أو يواجه اي نوع من القصور نتيجة عدم إضافة وحدات مهمة ومؤثرة في العملية التعليمية.
مفهوم التعليم الإلكتروني
في الحقيقة يصعب إيجاد تعريف شامل للتعليم الإلكتروني ويعود السبب إلى ان كلمة التعليم الإلكتروني تستخدم مع عدة مفاهيم في نفس الوقت فمثلاً يعتبر التعليم عن بعد جزءاً من التعليم الإلكتروني وكذلك التعليم الذاتي عبر الإنترنت والتعليم باستخدام إسطوانات الليزر وتحويل المناهج والكتب إلى نظام حاسوبي تفاعلي وحتى نظام إدارة التعليم يطلق عليه تعليم إلكتروني وإن كنا نريد ان نجد تعريفا مناسبا فسيكون شديد الشمولية، مثل ان نقول هو إستخدام الوسائل التقنية الحديثة بكافة انواعها في العملية التعليمية من إدارة وتعليم وتدريب، وبهذا يمكن أن التعريف يرتبط بجزءين الاول هو الأهداف مثل أهداف إدارية كقواعد المعلومات للإدارة والمدرسين والطلبة ومراقبة الأداء والمناهج الإلكترونية والفصول الحقيقية والإفتراضية عن قرب وعن بعد، والأهداف التعليمية وهي توصيل المعلومات الضرورية لكل مرحلة ولكل شخص او مجموعة أشخاص المطلوب منهم الحصول عليها وفهمها لتحقيق الهدف الأساسي من العملية التعليمية او التدريبية، أما الجزء الثاني فيتعلق بالوسائل التقنية المتاحة لخدمة العملية التعليمية وتسهيلها مثل أجهزة الحاسب والشبكات المحلية والانترنت والشاشات الذكية والنظام البرمجي الذي يخدم قواعد المعلومات كالبوابات التعليمية ونظام التعليم عن بعد ونظام التعليم الذاتي وغيرها.
المدرسة والمدرسة الإلكترونية
تستهدف برامج وأنظمة التعليم الإلكتروني المساهمة في ثلاث قطاعات مهمة في العملية التعليمية وهم: الإدارة، المعلم، والطالب، ولهذا تقوم هذه الانظمة على وضع برامج تسهل العمل لكل قطاع من هذه القطاعات مع الربط فيما بينها بالطريقة المناسبة بحيث تنتقل البيانات بسهولة وسلاسة كل حسب موقعه وصلاحياته، ومن خلال تطبيق نظام آلي لكل جزء يمكن التعرف على الفرق بين النظام التقليدي المستخدم في الماضي وما تقدمه الانظمة الحديثة ففي القطاع الإداري يتم إنشاء نظام (LMS (Learning Managment System حيث تختفي الملفات المتراكمة للموظفين والمدرسين والطلبة وتحل محلها ملفات قواعد البيانات التي يمكن الوصول إليها عبر البوابة التعليمية والتي يمكن التصريح فيها فقط للمدراء والتنفيذيين في الإدارة، ويمكن بسهول البحث في قواعد المعلومات عن أي معلم وعن سجله الإداري والتعليمي وسجل الآداء وأي شكواي او ملاحظات بالإضافة إلى مرتباته والحوافز وخلافة، كما يمكن للنظام كشف سجل الطالب خلال ثوان، فبمجرد دخول الطالب أو ولي امره إلى مكتب المدير يمكن للمدير معرفة تاريخ الطالب ودرجاته وحتى آخر اختبار، وكإداري في عملية تعليمية فإن مراقبة كفاءة المعلم في أداء دوره التربوي جزء مهم من سريان العمل في المنظومة التعليمية بشكل جيد، ومن ذلك فيمكن للمدير وضع الطاقم التعليمي في مجموعة خاصة على النظام وإرسال التعاميم وتحديد مواعيد الاختبارات الشهرية والنهائية ومواعيد رصد الدرجات من خلال التعاميم عبر الحاسب وعبر البريد الإلكتروني والتواصل أيضا مع المشكلات المطروحة عبر المنتديات التي يمكن الدخول لها من المنازل او شبكة الحاسب ومن خلالها يمكن معرفة ردود الأفعال على التعاميم والقرارات التي يتم الإعلان عنها ويمكن للمعلمين توجيه الانتقادات والملاحظات أيضاً دون التعرض للمواجهة الجارحة حيث تميل المناقشات إلى التعليق الجدي والبناء، هذا من جهة المديراما من جهة المعلم فيقوم بعمل نفس الشيء مع الطلبة، حيث يكون مجموعات لكل فصل ويرصد درجاتهم وتقييمهم ويرسل لهم الواجبات عبر الشبكة ويستلمها أيضا عبر الشبكة، ويمكن له مراجعتها والتعليق عليها من منزله، ويستطيع النظام الآلي أن يقدم للمعلم تقريراً مفصلاً عن مجهودات الطالب في قراءة التقارير والواجبات والكتب الإلكترونية وكم قضى من وقت في قراءة كل صفحة وكل مادة والمنتديات وتعليقاته والبريد الإلكتروني المدرسي وغيرها، ويمكن للمعلم بناء مخزن للأسئلة لكل مادة يدرسها او نسخ مخزن الاسئلة من مدرس أقدم منه وبناء الاختبار خلال ثوان معدودة بحيث يطلب من النظام تكوين اختبار بصعوبة معينة من مادة أو فصل معين كما يمكن له بناء أسئلة الكترونية يتم الإجابة عليها عبر الحاسب، ويتم تصحيحه ورصد الدرجات تلقائيا بدون عملية التصحيح التقليدية المملة والمتعبة.
أما بالنسبة للطالب فالبوابة التعليمية مفيده للطالب ولولي امره أيضاً حيث يمكن لهم الدخول للشبكة والإطلاع على الدرجات الشهرية والسنوية ومرئيات المدرس مما يجعل التواصل مستمراً بين الطالب والمدرسة والمعلم حتى بعد الخروج من المدرسة، ويمكن للطالب التدرب على مجموعة من الاختبارات السابقة ومعرفة كفاءته ومدى فهمه للمادة وكذلك تحميل عدد من الملفات من مركز التحميل الخاص بالنظام كملفات المناهج الإلكترونية والتعليمية، حيث توجد حالياً الآلاف من برامج التعليم الذاتي، وفي حال كان المعلم مبدعاً فيمكنه تصميم برامج تعليمية بكل سهولة تساعد الطلبة على فهم نقطة أو موضوع معين.
ويمكن تلخيص بعض فوائد نظم التعليم الإلكتروني كالتالي: قدرتها الفائقة على استخدام وسائل السمع والبصر من افلام وصور وغيرها لتوصيل المعلومة للطالب او المتدرب (تحسين مستوى الحفظ والفهم للمادة، والتحفيز والمنافسة المستمرة)، ومواصلة التعلم من أي مكان وفي أي وقت، تفاعل متزن بين ما يتم تقديمه من معلومات وما يحتاجه المتعلم بمعنى ان يتجه الطالب نحو استخلاص المواد والموضوعات التي يحتاجها ويشعر بحاجته إلى المزيد من الفهم والتعمق فيها وهذه يمكن الوصول لها عبر مراكز التحميل وقواعد البيانات ومحرك البحث كما ان المواد التي يفهمها الطالب بسرعة يمكنه الانتهاء منها في وقت أقل، الحصول على الدعم المباشر حيث يمكن للطالب ارسال رسالة الكترونية للمعلم أو لاحد الزملاء لمعرفة نقطة معينة في درس ما، كما يمكن الاستفادة من المنتديات التي أصبحت اهم رافد لتبادل المعلومات، كما تتميز الدروس الخاصة بالتعليم الذاتي بميزة التفاعلية فلا تكتفي بعرض الافلام وسماع الأصوات بل تتطلب تفاعلاً من المتدرب مما يتطلب المزيد من التركيز والفهم من قبل الطالب لكي يمكنه تجاوز المستوى إلى مستوى اعلى وهكذا، وكذلك الحصول على تقييم فوري فبعد الإنتهاء من التعلم يمكن للطالب الدخول في اختبار تجريبي أو فعلي ليحصل على تقييم فوري لمدى فهمه للمادة وكذلك الحال مع المدرس والمدير عندما يتلقى الملاحظات من الآخرين، وكذلك الحال مع المواد التعليمية الإلكترونية، وهي في مجملها ميزة جديدة وهي التفاعل الجماعي لكل أطراف العملية التعليمية، وأيضاً كلفة اقل من التعليم التقليدي فمثلاً يمكن للطالب الحصول على تدريب في اللغة الانجليزية أو الكمبيوتر بتكلفة أقل بكثير من حضور دورات بوجود مدرسين ولا ننسى ان الدورات الإلكترونية يمكنها استيعاب اعداد أكبر من الطلبة وهي مفيدة بالنسبة للدورات التي تشهد اقبالا كبيراً في اوقات معينة من السنة أو عندما يكون هناك إقبال كبير على محاضرات احد كبار رجال العلم كما يمكن الحضور لمثل هذه المحاضرات في بلدان او مناطق بعيدة، بالإضافة إلى توحيد اساليب التعليم حيث سينتهج معظم المدرسين نفس النسق الذي تسير فيه عملية التعليم الإلكتروني بحيث يتلاءم الشرح مع الدروس الإلكترونية كما أن المدرسين والطلبة سيشعرون بالمساواة لتوفر جميع وسائل الإتصال بالجهات العليا، كما يمكن تحديث المناهج التعليمية بسرعة وكفائة، وتعطي للمدرس فرصة للإبداع في التعليم حيث تتوفر ادوات سهلة لعمل برامج ودروس تعليمية تفاعلية، بإشراف شامل ودقيق مع تكلفة أقل لأداء المدرسين والطلبة. وماذكرناه يمثل جزءاً بسيطاً من فوائد أنظمة التعليم الإلكتروني.
التكلفة في مقابل العائدات
كما ذكرنا سابقاً فإن التعليم الإلكتروني يتكون من عدة أجزء أو Modules يخدم كل جزء منها هدفاً معيناً، فالنظام الإداري يتمثل في النظام الرئيسي وهو LMS كما يمثل الموديول
CMS(Content Management Systm الجزء الخاص بإدارة المحتوى من مناهج ودروس كما يمثل الموديول CMMS(communication management System وهو الخاص بعملية التواصل بين الأطراف المختلفة بما فيها إمكانية إرسال الرسائل SMS والرسائل المتعددة الوسائط وهكذا والتي سنعود إليها في الجزء الخاص بمكونات النظام الاساسية ولهذا فإن حجم وتكلفة النظام تعتمد على مكونات النظام في مقابل الإحتياج الفعلي، ولكن يمكن للمختصين في الحاسب الآلي إقناع متخذي القرار في المنظومة التعليمية بالمميزات الاقتصادية لنظام التعليم الإلكتروني بلفت نظرهم للنقاط التالية:-تكلفة حفظ وإنشاء الملفات، تكلفة طباعة وتوزيع المناهج، تكلفة المتابعة الإدارية، تكلفة توزيع الاختبارات والتصحيح ونشر النتائج (التكلفة لا تشمل الورق فقط بل أيضاً تكلفة وقت وتوظيف العاملين في الأرشيف والمراسلين والسكرتارية ووقت المعلمين والإداريين ووقته الشخصي في المتابعة والإشراف)، تكلفة الهدر في الموارد والمستلزمات اللازمة لسير العمل، تقييم رضا العاملين والعملاء من طلبة وأولياء امور ووقف تسرب العملاء، إمكانية زيادة عدد الدارسين والطلبة مثل انضمام طلبة من بلدان ومناطق بعيدة، المظهر الحضاري للمنظمة التعليمية وعنصر المنافسة، سهولة التطور وإرتفاع سقف المستوى التعليمي حيث تتعدد مصادر المعرفة والمراجع بسهولة مما يزيد الإستيعاب لدي الطلبة كما أن إرتباطهم مع معلميهم وزملائهم خارج أوقات الدراسة يشجع الطلبة على المواصلة والبقاء في مدارسهم، وسائل تعليمية متطورة ورخيصة، إمكانية إستضافة خبرات عالمية بتكلفة بسيطة بنقل المحاضرات عبر الإنترنت بدون تكلفة النقل والسكن والتذاكر وخلافة، وكذلك الحال مع المدارس والجامعات الإلكترونية التي توفر تكلفة الفصول والمواصلات والمعلمين والعدد الكبير من الإداريين، كل هذه الفوائد في مقابل التالي: إنشاء معمل للحاسب (المعمل بسعة عشرين طالباً بقيمة تقدر بخمسين ألف ريال) والربط بالانترنت ( 300ريال شهريا)، إدارة لتقنية المعلومات بالحجم الذي يتناسب وحجم المشروع (يمكن التعاقد مع شركة)، نظام تعليمي يبدأ من مليون ونصف ريال على أقل تقدير (للأنظمة الجاهزة) تحويل المناهج الدراسية إلى تفاعلية وذلك حسب الحاجة وتبدأ التكلفة من عشرة آلاف ريال تقريباً، وهذه الأرقام تعتمد على نوع الحل والشركة وحجم المشروع، وهي ليست ارقاما مؤكدة وتم ذكرها للدراسة المبدئية.
المكونات الرئيسية للنظام التعليمي
كما ذكرنا سابقاً فإن نظام التعليم الإلكتروني يتكون من عدة وحدات أو Modules ولكل وحدة مهمة تقوم بها في النظام بحيث تتكامل هذه الوحدات لتكون في مجملها نظاما كبيرا يغطي تقريباً 80% من إحتياجات أي قطاع تعليمي حيث لا يزال للمجهود والإبداع البشري اهميته مهما تطورت النظم التعليمية الإلكترونية، ومن أهم العناصر المكونة للنظام هو وحدة إدارة نظام التعليم LMS(Learning Management System) وهي الوحدة التي ترتبط بقواعد المعلومات الرئيسية حيث تبدأ مهمتها من مرحلة تعريف الادارة والمدرسين والطلبة وصلاحيات كل واحد منهم على النظام ومن هنا يمكن لكل واحد النفاذ على الوحدات الاخرى فمختص الحاسب الالي في الادارة وبناء على توجيهات المدير يقوم بإعطاء الصلاحيات للمدرسين في إنشاء الفصول وتسحيل الطلبة ورصد الدرجات وعمل الاختبارات وهكذا، وتبدأ علاقة المنظومة بالنظام من مرحلة التسجيل الالكتروني وتفعيل العضوية لينطلق الطلبة والمدرسون في فضاء النظام من بريد الكتروني ومحادثات وغيرها، ومن الاجزاء المهمة للنظام أيضا IMS(INFORMATION MANAGEMENT SYSTEM) وقد تستبدل بوحدة CMS(CONTENT MANAGEMENT SYSTEM) حيث يعتبر البعض ان وحدة إدارة المعلومات هي جزء من نظام LMS ولكن CMS جزء خارجي مستقل يعتني بالدروس والمناهج والكتب الاكترونية ومراكز تحميل الملفات وتناقلها داخل وخارج النظام وجميع مصادر المعلومات الداخلية والخارجية كما تهتم هذه الوحدة بتزويد المدرس بأدوات صناعة المحتوى أو صناعة الكتاب الالكتروني فيبدأ بصف الكتاب او طباعته على ملف وورد ثم يستخدم تلك الادوات في بناء الدروس التفاعلية التعليمية باستخدام الصوت والصورة والافلام، اما الوحدة الخاصة بعملية التواصل بين الطلبة والمدرسين من خلال المنتديات والشات وحتى الرسائل بالهاتف النقال فتتم عبر وحدة CMMS(COMMUNICATION MANG. SYSTEM) وتقوم وحدة VC(VERSUAL CLASS) بمهمات عديدة أهمها إقامة الدروس والندوات عن بعد بإستخدام الادوات الخاصة بذلك مثل الكاميرات والميكروفون والسبورة البيضاء وهي المكان الذي يكتب فيه المدرس بيده على الشاشة الذكية وتظهر الرسوم على جميع شاشات المتصلين ويمكن للطلبة اينما كانوا التفاعل مع المدرس واجراء المداخلات وطرح الاسئلة، كما يندرج تحت هذه الوحدة نظام خاص بالاختبارات EMS أو QMS حيث يمكن بناء مخازن للأسئلة لكل موضوع كما يمكن وضع اسئلة للطلبة من عدة انواع مثل صح وخطأ واختيار الاجابة الصحيحة وهذان النوعان يمكن للنظام وضع نتائجهما مباشرة في سجل الطالب دون تدخل المدرس اما النوع الذي يجب على الطالب كتابة الحل بالتفصيل فتحتاج على إطلاع المدرس ورصد الدرجة لكل طالب على حدة، ولعل من اجمل الامثلة على طريقة عمل هذه الوحدات ما عرضة الموقع www.demo.docebo.org حيث يمكنك الدخول كإداري او كمدرس أو كطالب فما عليك سوى اختيار اللغة من الاعلام في الاعلى حيث اللغة العربية هي بالعلم المصري ثم ادخال كلمة المستخدم وكلمة السر كما هو موضح على الجهة اليمنى، ثم ستدخل للنظام ومن الافضل تجربة كل الوصلات الموجودة في كل صفحة والتعرف على مميزاتها، بالطبع هذا النظام وضعته احدى الشركات DEMO للتعريف بمنتجها وهو لايحتوي كل الموديول التي ذكرناها.
الشبكة المحلية والإنترنت
لكل منظومة أكاديمية أهدافها ومتطلباتها من وراء أي نظام تقبل عليه ولهذا يجب أن تكون الخطوة الأولى في عملية تصميم النظام هي تحديد الهدف الأساسي من النظام ثم جمع المتطلبات الأخرى التي سيقوم بها النظام، فمثلاً معهد صغير لتعليم اللغة والكمبيوتر ويرغب مديره في التوسع في الحصول على المزيد من الطلبة بإستخدام التعليم عن بعد، هنا لن يكون من الضروري وجود شبكة محلية كبيرة كما لن يكون من الضروري وجود خادمات ضخمة لحفظ الملفات والمناهج وخلافة وفي المقابل سنحتاج على استضافة من قبل مقدم خدمة لوضع البرامج عليها VERSUAL SERVER، ولكي نسهل العملية سنقوم بعرض التصاميم الخاصة بمشروع متوسط الحجم يحتوي جميع الوحدات الاساسية للنظام وايضا جميع المكونات الصلبة او الاجهزة التي يحتاجها أي نظام تعليمي، فالمكونات الرئيسية هي ثلاثة انواع من الخوادم DATA SERVER. APPLICATION SERVER. WEB SERVER ويفضل ان يكون هناك خادم من نفس النوع الى جانب الخادم الرئيسي للطوارئ أي سيكون هناك ستة خوادم تعمل جميعاً على نظام MERRORING بحيث نضمن عدم توقف النظام او فقد بياناته مهما كان نوع العطل وسيكون كل خادم مسئولاً عن مهمة محددة وهذا واضح من اسم الخادم، كما نحتاج الى جهاز UPS لتوفير الطاقة في حالة انقطاع الكهرباء لمدة تتراوح ما بين نصف ساعة إلى ساعتين وجهاز BACKUP TAPE للحفظ الاحتياطي اليومي والاسبوعي للبيانات على ان يتم ربط هذه الخادمات بالشبكة المحلية داخل المدرسة أو المعهد او الكلية، وكذلك ترتبط الفصول الذكية (وهي تلك المزودة بأجهزة حاسب وشاشة ذكية ونظام CONFEREMCING بأدواته المختلفة من كاميرات وميكروفونات) بالشبكة المحلية، ولكن يفضل ان ترتبط ادوات التعليم عن بُعد مثل الكاميرا الرئيسية عن طريق الكيبل الضوئي مباشرة مع المقسم SWITCH-HUB لتحسين السرعة، وتبدأ عملية تصميم الشبكة في العادة بالحصول على رسم بياني للمباني كاملة ومن ثم تحديد مواقع نقاط الشبكة وحساب الأطوال مع الاخذ في الاعتبار بعد النقطة عن السقف إذا كان التمديد علوياً، ثم حساب المسافات بين المباني والمسافة بين غرف البيانات DATA CLOSET لكي يتم احتساب اطوال الكيابل الضوئية، التي ستربط المباني مع بعضها البعض، وبعد اكتمال التجهيزات PHYSICAL LAYER الداخلية لا يجب ان ننسى عملية الربط بالانترنت واختيار السرعة المناسبة ومقدم الخدمة ذا الخبرة في هذا المجال، وبما ان المباني ستكون مرتبطة بشبكة الياف ضوئية فيمكنك ربط أي مقسم تريد بالشبكة العالمية إلى الروتر ROUTER مباشرة، ويفضل اختيار روتر ذي نوعية جيدة قابل للبرمجة مع وجود آخر احتياطي للطوارئ.
تحديد مواصفات النظام
لابد لمهندس النظم ان يلتقي مع مدير الجهة التعليمية ومع المدرسين والإداريين لتحديد إحتياجاتهم من النظام، وعلى المدير تحديد خططه المستقبلية أيضاً لكي يمكن الاستعداد لها ووضعها ضمن الاحتياجات المستقبلية، وذلك لأنها تؤثر مباشرة في بناء الشبكة، وأيضاً توفير خادم للبوابة التعليمية مثل الشير بوينت sharepoint ثم يوضع برنامج LMS (بعض الحلول تحتوي في داخلها نظام الخادم) ويعتمد حجم برنامج LMS على حجم العمل المطلوب وهو جزء أساسي للنظام ثم تضاف الوحدات حسب الحاجة والتأكد من وضع جميع المتطلبات التي وضعها المدير والمدرسون والإداريون، وفي بعض الاحيان لا يدرك هؤلاء حجم الخدمات التي يمكن ان يقدمها النظام ولهذا يمكن الدخول للإنترنت حيث العشرات من المواقع المتخصصة في التعليم الإلكتروني وليس هذا فقط بل إن هناك عدداً من البرامج المجانية التي يمكن تحميلها وتجربتها عملياً على الشبكة الداخلية وعبر الإنترنت والإستفاده من التجربة قبل الشروع في وضع المواصفات وشراء برنامج مدعوم من شركة محلية بمهندسين وفنيين، ومثال ذلك برنامج moodle وهو برنامج مجاني.
اكثر الاخطاء الشائعة في النظام
من الاخطاء الشائعة في بناء هذا النظام والتي يقع فيها معظم مهندسي النظم هو التقصير في تحديد مواصفات الخادمات، وخاصة عندما تكون الجهة التعليمية كبيره فيتم وضع خادم واحد للملفات يشتمل جميع الاجزاء الرئيسية من بيانات وتطبيقات وخادم للويب، كما لا يتم تجهيز القاعات الذكية بوصلة كيبل ضوئي للتعليم عن بعد، وكذلك الحال مع إحتياطات التعطل المفاجئ للنظام وضياع بينات مهمة عن الطلبة ودرجاتهم ونشاطهم على الشبكة، ولهذا يجب وضع خادمين بمواصفات مثل قرصين صلبين ومزودين للطاقة، ونظام للحفظ الإحتياطي كالشريط المغنط مثلاً، أما الأخطاء في مجال النظام كبرنامج هي عدم دمج النظام مع الوسائل التعليمية الاخرى فإذا كان لديك معمل للحاسب او معمل للغة الإنجليزية أو اجهزة قياس وهكذا فيجب البحث عن نظام يدعم هذه الاجهزة فمثلاً أكثر انظمة التعليم عن بعد يمكن ربطها بالشاشات الذكية وتظهر محل السبورة البيضاء الإفتراضية التي تأتي مع النظام ولهذا يجب ان يكون النظام متوافقاً مع إحتياجاتك، وهنا يكون أمامك احد الخيارين الأول هو شراء أجهزة متوافقة مع النظام او طلب إنشاء نظام جديد كلياً يستقي المعلومات من الاجهزة الموجودة ويستخدمها في العمل دون الحاجة إلى النقل اليدوي، كما يمكن للنظام ان يكون كقاعدة بيانات مبسطة للموظفين، فيمكن تسجيل الموظفين كدارسين ولهذا وبتغيير بسيط في النظام يمكن إنشاء مجموعة خاصة بهم مع وضع حقول تخص الموظفين مثل رقم الهوية ورقم العقد وموقع العمل.