هدفنا تحقيق تطلعات حكومة خادم الحرمين في خدمة ضيوف الرحمن

رئيس مطوفي حجاج دول جنوب آسيا . . كاتب :

أكد رئيس مؤسسة مطوفي حجاج دول جنوب اسيا المطوف عدنان بن محمد أمين كاتب، أن تحقيق وترجمة تطلعات حكومة خادم الحرمين الشريفين بتقديم افضل الخدمات لضيوف الرحمن وتمكينهم من اداء مناسك الحج بكل يسر وسهولة، هو الهدف الرئيسي للمؤسسة.
وكشف كاتب في حوار مع (الندوة) عن خطة المؤسسة لحج هذا العام التي تعتمد على الاداء الجماعي من اجل تقديم خدمة ممتازة ومميزة وذات جودة عالية ترضي الطموحات، وتحدث كاتب عن آليات العمل من حيث الاعتماد على الأسلوب العلمي في التخطيط لتقييم الاداء.
وابان كاتب خطط المؤسسة في استقبال الحجاج وتوفير السكن المناسب لهم منذ دخولهم الأراضي المقدسة، وايجاد مراكز متكاملة لاستضافة وارشاد الحجاج التائهين، وتمكين الحجاج من الرمي بطريقة سلسة بعيداً عن التكدس والاختناق، الى غير ذلك من المحاور الهامة التي رسمتها المؤسسة من أجل ايجاد مناخ صحي وملائم لاداء مناسك حج هذا العام بصورة ترضي الجميع. في إلى مضابط الحوار:
| نود أن تعطونا نبذة عن الخطة التشغيلية لموسم حج هذا العام 1431ه ؟
|| تمشياً مع توجيهات معالي وزير الحج دأبت المؤسسة خلال الأعوام الماضية وباشراف وتوجيه مباشر مني كرئيس لمجلس ادارتها بوضع خطة تشغيلية متكاملة لموسم حج كل عام لتقديم خدمات مميزة وذات جودة عالية لحجاج بيت الله الحرام القادمين من دول جنوب آسيا بحيث يراعى فيها أهم المستجدات التي تتعلق بعمل موسم الحج مستندة في ذلك بشكل أساسي على النماذج المعدة من قبل وزارة الحج التي وفرت أرضية مشتركة يتم من خلالها تقنين محتويات الخطة التشغيلية باتجاه تحديد البرامج التنفيذية لكل قطاع من حيث مضامين البرامج وأهدافها وآلياتها والشخصيات المسئولة عن تنفيذ البرامج والفترة الزمنية اللازمة لها بداية من فترة الاعداد والتحضير ومروراً بمرحلة التنفيذ ووصولا الى مرحلة التشغيل والاشراف الميداني ، وتركز المؤسسة في خطتها خلال مواسم الحج على ثلاثة محاور على النحو التالي : (مضامين عامة، وبرامج العمل الرئيسة لخدمة الحجاج، وبرامج العمل المساندة لخدمة الحجاج ).
وتعتمد خطة المؤسسة على العمل والأداء الجماعي المشترك والمنسق طبقاً لأساليب عمل ومعلومات محددة تشترط الاعداد والتحضير المبكر لموسم الحج وتتيح الاستفادة القصوى من جميع امكانات وموارد المؤسسة والتعامل المباشر مع المعوقات التي قد تظهر أثناء تنفيذ الخطة خلال موسم الحج وتسجيلها كمواقف يتوجب دراستها والتخطيط والاعداد لتنفيذها بشكل مقنن في موسم الحج القادم ، ويتم التركيز فيها على تغطية جميع النواحي الفنية والتنظيمية من خلال اللجان المشكلة ومن خلال المتابعة والاشراف المباشر في تطبيق الخطط والبرامج أثناء موسم الحج والاطلاع على التقارير الخاصة بمستوى الخدمات المقدمة من قبل المسئولين بالوزارة والحجاج أنفسهم، الى جانب دراسة المعوقات التي تواجه سير العمل لايجاد الحلول المناسبة لها بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة للتغلب عليها.
والجدير بالذكر أن هناك ملاحق خاصة بالخطة التشغيلية منفصلة عنها يمكن الاستئناس بها والرجوع اليها عند الحاجة.
| ماهوالهدف الرئيس للمؤسسة ؟
|| يتمثل الهدف الرئيس للمؤسسة في تحقيق وترجمة تطلعات وأهداف وتوجيهات حكومة خادم الحرمين الشريفين نحو خدمة ضيوف الرحمن بشكل يمكنهم من أداء مناسك الحج بيسر وسهولة.
| وماالهدف الرئيس للخطة التشغيلية ؟
|| تحديد أنشطة ومهام اللجان المركزية ومكاتب الخدمة الميدانية ، التي يتم بناءً على تفصيلاتها الاتفاق مع المطوفين الذين بدورهم يقومون باعداد برامجهم وتجهيزاتهم في ضوء المطلوب منهم المضمن في الخطة على النحو التالي:
1- تفصيلات المهام التنفيذية ، حيث ينفذ المطوفون وجميع جهات المؤسسة المطلوب منهم من جميع الجوانب: الكمية والنوعية والزمنية والمكانية.
2- توفير أساس لمنطلقات مهام المراقبة والمتابعة من قبل مجلس ادارة المؤسسة لأداء جميع الجهات التنفيذية.
3- مهام تقييم الأداء ، حيث يتم ذلك في ضوء تقييم جهود التنفيذ من خلال معايير مستقاة من الخطة التشغيلية.
الخطة التشغيلية تمثل وسطاً لاستقاء مرئيات وتوجيهات الجهات المسئولة ممثلة في وزارة الحج حول جوانب الاعداد والتنفيذ والمتابعة.
| وماذا عن الرؤية الخاصة بالمؤسسة ؟.
|| بعد التحديد الواضح للهدف العام وللرسالة التي تؤمن بها المؤسسة وتسعى الى تأصيلها في سلوكيات جميع العاملين : فان الرؤية المنبثقة عن ذلك والمترجمة في اعداد الخطط التشغيلية تشمل محورين :
أولهما : التخطيط الاداري الاستراتيجي على مستوى المؤسسة للمهام المطلوب تنفيذها في كل موسم من أجل خدمة ضيوف الرحمن ، وذلك بتعزيز الايجابيات المتحققة في المواسم الماضية ومعالجة جوانب القصور ان وجدت.
وثانيهما : صياغة برامج تنفيذية لكل من الجهات المختلفة بالمؤسسة بما يحقق الأهداف والاستراتيجيات العامة ومن ثم توجيه جهود الاشراف والمتابعة للتحقق من خطوات الاعداد والتنفيذ الميداني لتلك المهام.
| اذن ماأهم المستجدات المزمع تحقيقها ؟.
|| أهم المستجدات :
1- عقد الملتقى الثاني للتجارب الناجحة والاستمرار في تنفيذ ورش عمل للعاملين بمكاتب الخدمة الميدانية وذلك بالتنسيق مع مركز تدريب العاملين في الحج والعمرة التابع لوزارة الحج.
2- تطوير وتحديث المعرض الشامل للخدمات من حيث المحتويات والتجهيزات وتعديل مسماه الى معرض الحج بين الحاضر والمستقبل.
3- دعم وتطوير فكرة انشاء مراكز خدمة فرعية تابعة لمكاتب الخدمة الميدانية في المناطق والأحياء التي يقطنها حجاجهم يتم من خلالها تقديم الخدمات للحجاج.
4- العمل على زيادة أعداد مكاتب الخدمة الميدانية التي تقدم خدمات انسانية مجانية لارشاد التائهين من الحجاج بجميع الجنسيات من خلال انشاء مراكز متكاملة ومجهزة لاستضافتهم الى جانب ارشادهم وتوجيههم الى مقار سكنهم.
5- التأكيد على رؤساء مكاتب الخدمة الميدانية بأهمية الاستعداد المبكر لأعمال موسم حج هذا العام 1431ه من خلال عقد اجتماعات ولقاءات متتالية للتعرف على السلبيات لتلافيها والايجابيات لتعزيزها.
6- التوسع في مناشط اللجنة التطوعية النسائية.
7- تفعيل دور رؤساء مكاتب الخدمة الميدانية للتواصل مع الحجاج من خلال زيارة مساكنهم والتعرف على احتياجاتهم وتلبيتها والوقوف على ملاحظاتهم ومقترحاتهم.
8- الاستمرار في تطوير أنظمة الحاسب الآلي وتقنية المعلومات ، وذلك باستحداث البرامج الحاسوبية التالية :
برنامج تسجيل معلومات وصول الحافلات الى مكاتب الخدمة الميدانية.
برنامج تسجيل معلومات سيارات النقل والخدمات التابعة لمكاتب الخدمة الميدانية لحصولهم على تصاريح دخول المشاعر المقدسة.
9- تخصيص فريق للبحث عن الحجاج المفقودين بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.
10- الاستمرار في التعاقد مع شركات ومؤسسات متخصصة لتقديم الخدمات وفق أسس ومعايير صناعة الخدمات من خلال الاعتماد على جداول الكميات وقياس المؤشرات كما هو واضح في ملحق رقم (9).
11- تحديث الكروكيات والمخططات الخاصة بمواقع مكاتب الخدمة الميدانية في موقع المؤسسة على شبكة الانترنت.
12- تحديث الرفوعات المساحية في مشعر عرفات بصورة تتلاءم مع مشروع تصريف مياه الأمطار الجاري تنفيذه (المرحلة الثانية).
13- الاستمرار في توفير الماء البارد والعصيرات في السيارات الخاصة بنقل الحجاج التائهين والمرضى المتحسنين وكذلك في مراكز ارشاد الحجاج التائهين بالمشاعر المقدسة.
كما سيشهد موسم حج هذا العام العديد من المستجدات والتعليمات الصادرة من مقام وزارة الحج المنظمة لشئون الحج ومن أبرزها :
منع دخول المركبات الأقل من (25) راكباً للمشاعر المقدسة وفق ما جاء في تعميم سعادة وكيل الوزارة المساعد المكلف بمهام فرع الوزارة بمكة المكرمة رقم 9928060 وتاريخ 27/4/1430ه المبني على برقية صاحب السمو الملكي أمير منطقة مكة المكرمة رقم112733 بتاريخ 22/11/1430ه.
أن تكون المساحة المخصصة لكل حاج في الغرفة بما لايقل عن (4) أربعة أمتار بناء على اللائحة التنفيذية لنظام المنازل المعدة لاسكان الحجاج المعدلة وفقاً لما جاء في خطاب سعادة وكيل الوزارة المساعد المكلف بمهام فرع الوزارة بمكة المكرمة رقم 9801692 وتاريخ 4/2/1431ه.
| ماهي أهم الاستراتيجيات العامة لمهام المؤسسة ؟.
|| في ضوء الهدف والرسالة والرؤية المطروحة سابقاً ، فان أبرز الاستراتيجيات العامة للمؤسسة عموماً في حج هذا العام تتمثل في التالي :
1- تحقيق قدر كبير من القناعة داخل المؤسسة بالهدف الرئيس والرسالة والرؤية المحددة والموضحة فيما سبق ، وذلك بوصفها قاعدة مشتركة لانطلاق خطوات التخطيط والتنفيذ لمهام خدمة ضيوف الرحمن.
2- تفعيل التكامل والتنسيق بين الجهات التخطيطية والجهات التنفيذية داخل المؤسسة بما يكفل رسم وتنفيذ البرامج التنفيذية في أسفل الهرم في ضوء الأهداف والاستراتيجيات المرسومة في أعلى الهرم.
3- تحديث وتعديل الأهداف والاستراتيجيات ومن ثم البرامج التنفيذية بشكل يؤصل ايجابيات المواسم الماضية بوصفها مكتسبات ويقلص من جوانب القصور قدر الامكان ، مع الاستفادة من مرئيات وتجارب الجهات التنفيذية المتصلة بالخدمات المباشرة للحجاج.
4- تطوير آليات التنسيق مع الجهات والشخصيات الممثلة لوزارة الحج قبل وأثناء وبعد موسم الحج بما يكفل صياغة وتوجيه مجمل جهود المؤسسة لتحقيق تطلعات الدولة.
5- حفز روح التعاون وتبادل الخبرات والتجهيزات بين مكاتب الخدمة بصورة خاصة وبين جميع جهات المؤسسة بصفة عامة بما ينعكس ايجابياً على العمل بروح الفريق الواحد والتعامل الأسرع والأكثر كفاءة مع المستجدات والطوارئ.
6- الاستناد الى مرئيات وانطباعات ضيوف الرحمن كأحد أهم معايير تقييم الأداء ومنح جوائز التميز ، ذلك لأن خدمة الحاج وتمكينه من أداء مناسك حجه بيسر وسهولة هو هدف مشترك للجميع.
7- اعتماد الأسلوب العلمي في التخطيط وتقييم الأداء ، وذلك من خلال تشكيل فريق علمي لهذا الغرض.
| ماهي الفرضيات المستندة اليها جهود التخطيط لمهام خدمة الحجاج ؟.
|| قد تم وضع هذه التقديرات بناء على ما ورد في الاتفاقيات المبرمة بين وزارة الحج ووفود الحج التي تتشرف المؤسسة بخدمة حجاجها، علماً بأن التجهيز لأداء الخدمة يأخذ في الاعتبار التغييرات الطارئة الممكنة في جميع أو بعض هذه الأرقام. ولاشك أن رسم الفرضيات المسبقة يساعد كثيراً على تحديد الجوانب الكمية والتوزيعية لبرامج الخدمة المختلفة ، الأمر الذي يمثل أساساً للعملية التخطيطية بالمؤسسة على المستويات المركزية والتنفيذية .
| ماذا عن الادارات واللجان المتخصصة ؟.
|| كما هو معلوم فان الادارات واللجان والأقسام تدعم أداء مجلس ادارة المؤسسة لمهامه وتتكون اللجان المتخصصة من أعضاء مجلس الادارة ، وموظفين موسميين ويتولى رئيس مجلس الادارة أو نائبه الاشراف على هذه اللجان ومتابعة سير أعمالها ، مع قيام أعضاء مجلس الادارة بجميع المهام والمسؤوليات الأساسية المسندة اليهم بموجب اللوائح والتعليمات المنظمة لذلك وفقاً لقرار معالي وزير الحج رقم 146/ق/م وتاريخ 19/9/1420ه‍ ، وهذه الادارات واللجان والأقسام على النحو التالي :
1- ادارة الدراسات والتطوير
2- ادارة الشؤون المالية والادارية ، ويندرج تحتها الأقسام التالية:
قسم الشؤون الادارية.
قسم الشؤون المالية.
قسم اسكان مكة المكرمة.
قسم المساهمين.
قسم العمليات والأجهزة السلكية واللاسلكية.
قسم الحركة والصيانة.
قسم الترجمة.
3- ادارة تقنية المعلومات.
4- ادارة الاستثمار.
5- اللجان الموسمية وتشمل الآتي:
لجنة الاشراف والمتابعة ، وتشمل ما يلي:( اسكان المشاعر المقدسة والطوارئ، النقل والتصعيد والنفرة، التفويج لجسر الجمرات ، التطويف المركزي ، الخدمات التنسيقية).
لجنة بعثات الحج والوكالات السياحية.
لجنة توزيع المطبوعات.
لجنة الشئون العامة.
لجنة تقنية المعلومات، وتشمل ما يلي: ( مركز توجيه طريق جدة السريع وطريق المدينة المنورة، لجنة استقبال مطار الملك عبدالعزيز بجدة)
لجنة اسكان مكة المكرمة.
لجنة تخطيط وتوزيع المواقع بالمشاعر المقدسة.
لجنة الحركة والصيانة.
اللجنة المالية والادارية.
6- ادارة التدريب.
7- ادارة العلاقات العامة والاعلام.
| ماهي خصائص ومعايير البرامج التي تنفذها مكاتب الخدمة الميدانية ؟
|| يتم تخصيص عدد ( 5000 ) حاج كحد أقصى لكل مكتب من مكاتب الخدمة الميدانية البالغ مجموعها ( 93 ) (ثلاثة وتسعون مكتباً) ، حيث تتولى تنفيذ البرامج المرتبطة بالخدمة المباشرة للحجاج وفق الخصائص والمعايير الواردة في نسخة نماذج التعهدات والعقود ومواصفات الخدمات المطلوب تقديمها لضيوف الرحمن والتي تم ابرامها مع المطوفين لمدة أربع سنوات ( 1430 - 1433ه
| ماذا عن برامج العمل الرئيسة لخدمة الحجاج لموسم حج 1431ه؟
|| 1 – تقنية المعلومات.
البرنامج التنفيذي الرئيس.
أولاً - الهدف : عمل برامج المؤسسة الآلية سواء كانت سابقة أو مستحدثة وشبكة معلوماتها للاستفادة بها من قبل الأقسام واللجان وغيرها من خلال استخدام البرامج الآلية لرفع مستوى وكفاءة الأداء فيما يخص الأعمال والمهام المناطة بهم.
ثانياً – المهام :
1- تجهيز جميع البرامج التقنية الخاصة بأعمال ومهام الحج لجميع اللجان والأقسام.
2- تجهيز شبكة المعلومات لربط جميع الجهات المعنية بمركز معلومات المؤسسة.
3- تقديم المساندة الفنية اللازمة لجميع مكاتب الخدمة الميدانية بالاضافة لأقسام ولجان المؤسسة.
ثالثاً - المضمون :
توفير جميع الاحتياجات والمساندة الفنية اللازمة لتمكين جميع اللجان والأقسام ومكاتب الخدمة الميدانية من استخدام البرامج الآلية.
رابعاً - آليات التنفيذ :
1- مراجعة جميع البرامج وتشغيلها.
2- التأكد من عمل شبكة الاتصالات.
3- تقديم المساندة الفنية فيما يخص الأجهزة والبرامج.
خامساً - الجدول الزمني للتنفيذ :
المرحلة الأولى : من 1/6/1431ه الى 30/7/1431ه ( تجهيز البرامج التقنية ).
المرحلة الثانية : من 1/8/1431ه الى 25/9/1431ه ( تجهيز وربط شبكة المعلومات ).
المرحلة الثالثة : من 10/10/1431ه الى 15/1/1432ه (التشغيل وتقديم المساندة الفنية).
سادساً - المسؤول التنفيذي :
عضو مجلس الادارة الأستاذ أسامة بن عبدالله دانش.
2 - الاستقبال في مطار الملك عبدالعزيز.
البرنامج التنفيذي الرئيس.
أولاً - الهدف :
توجيه الحجاج الى مكاتب الخدمة الميدانية بطريقة انسيابية وسريعة.
ثانياً – المهام :
توجيه حجاج البعثات والمجموعات السياحية والفرادى الى مكاتب الخدمة الميدانية وفق خطة العمل.
ثالثاً - المضمون :
استقبال الحجاج وتيسير توجيههم الى مكاتب الخدمة الميدانية بطريقة مريحة وسهلة.
رابعاً - آليات التنفيذ :
1- تأمين مقر للمؤسسة في المطار وتجهيزه.
2- التعاقد مع عدد كاف من الموظفين على مدار ال ( 24 ساعة ) لتنفيذ البرنامج.
3- توجيه الحجاج بناءً على الخطة الموضوعة.
خامساً - الجدول الزمني للتنفيذ :
المرحلة الأولى : انهاء اجراءات استئجار المقر قبل شهر شعبان.
المرحلة الثانية : التعاقد مع الموظفين قبل منتصف شهر رمضان.
المرحلة الثالثة : تجهيز مقر المؤسسة بالمطار وتشغيل شبكة الاتصال قبل نهاية شهر شوال.
المرحلة الرابعة : من 1/11/1431ه حتى 15/1/1432ه ويتم فيها تنفيذ البرنامج.
سادساً - المسؤول التنفيذي :
عضو مجلس الادارة أسامة بن عبدالله دانش.
3 - الاستقبال الرئيس بمقر المؤسسة في مكة المكرمة.
البرنامج التنفيذي الرئيس.
أولاً - الهدف :
استقبال وتوجيه الحجاج القادمين مباشرة لمقر المؤسسة الرئيس الى مكاتب الخدمة الميدانية.
ثانياً - المهام :
سرعة توجيه الحاج الى مقر مكتب الخدمة الذي يتبع له.
ثالثاً - المضمون :
معرفة الرحلات القادمة للحجاج الذين لم يمروا باستقبال مطار الملك عبدالعزيز بجدة ومركز استقبال طريق مكة المدينة المنورة وتوجيههم الى مقار مكاتبهم التوجيه السليم.
رابعاً - آلية التنفيذ :
تدريب الكفاءات اللازمة ومتابعة أدائها لمهام الاستقبال.
خامساً - الجدول الزمني للتنفيذ :
المرحلة الأولى : من 15/10/1431ه (الاستقبال والتوجيه ).
المرحلة الثانية : من 12/12/1431ه (التفويج والمركز الأمني لرصد وتوثيق ملاحظات ومخالفات التفويج في حالة وجودها ).
سادساً - المسؤول التنفيذي :
عضو مجلس الادارة الأستاذ أسامة بن عبدالله دانش.
4 - الاستقبال والتفويج في طريق مكة المكرمة - المدينة المنورة.
البرنامج التنفيذي الرئيس.
أولاً - الهدف :
توجيه الحجاج الى مكاتب الخدمة الميدانية بطريقة انسيابية وسريعة.
ثانياً - المهام :
1- توجيه حجاج البعثات والمجموعات السياحية والفرادى الى مكاتب الخدمة الميدانية وفق خطة العمل.
2- التفويج والمراقبة الأمنية من خلال المركز الأمني في رحلات العودة من أجل ارجاع الحجاج المخالفين والمشاركة مع موظفي الوزارة لمتابعة حجاج الرحلات المغادرة بفريق من الموظفين على مدار الساعة.
ثالثاً - المضمون :
ضمان توجيه الحجاج الى مكاتب الخدمة الميدانية بطريقة انسيابية وسريعة من خلال استخدام برامج مطورة وتوفير معلومات الحجاج المغادرين من المدينة المنورة الى مكة المكرمة.
رابعاً - آليات التنفيذ :
1- تجهيز مقر للمؤسسة في الهجرة ومركز للاستقبال والتفويج بطريق مكة المكرمة وطريق المدينة المنورة.
2- التعاقد مع عدد كاف من الموظفين على مدار ال ( 24 ساعة ) لتنفيذ البرنامج.
3- توجيه الحجاج بناءً على الخطة الموضوعة وارسال معلومات التوزيع لمركز معلومات المؤسسة.
4- توفير معلومات الحجاج المغادرين من المدينة المنورة الى مكة المكرمة.
خامساً - الجدول الزمني للتنفيذ :
المرحلة الأولى : تجهيز المقر في مركز للاستقبال والتفويج بطريق مكة المكرمة - المدينة المنورة وحي الهجرة قبل منتصف شوال.
المرحلة الثانية : التعاقد مع الموظفين قبل نهاية شهر شوال.
المرحلة الثالثة : من 1/11/1431ه حتى 15/1/1432ه ويتم فيها تنفيذ البرنامج.
سادساً - المسؤول التنفيذي :
عضو مجلس الادارة الأستاذ أسامة بن عبدالله دانش.
5- التفويج بعد الحج.
البرنامج التنفيذي الرئيس.
أولاً - الهدف :
متابعة التزام مكاتب الخدمة بمواعيد مغادرة الحجاج بعد الحج وفق الضوابط والتعليمات المنصوص عليها في برقية سعادة وكيل وزارة الحج لشئون الحج رئيس اللجنة التنفيذية لمراقبة نقل الحجاج رقم 468/ل/ت ، وتاريخ 16/12/1428ه.
ثانياً - المهام :
1- التأكد من توفر جداول الرحلات المغادرة على شبكة الحاسب الآلي.
2- التأكد من الحصول على المعلومات الخاصة بالرحلات غير المجدولة من خلال ( بعثات الحج – الشركات السياحية – شركات الطيران ).
3- متابعة مكاتب الخدمة الميدانية بوضع الملصقات الخاصة ببيانات المغادرة على الحافلات قبل مغادرتها من مكتب الخدمة.
4- التأكد من مواعيد مغادرة الحافلات بما يتمشى مع تعليمات الوزارة المنظمة لتفويج الحجاج وبما لا يزيد عن ست ساعات من موعد اقلاع الرحلات.
ثالثاً - المضمون :
1- القيام باتباع الاجراءات الخاصة فيما يتعلق بالآلية الجديدة لعملية تفويج الحجاج بعد الحج بناءً على التعليمات الصادرة من وزارة الحج.
2- التزام مكتب الخدمة الميدانية بسرعة انهاء واجراءات تحميل ومغادرة الحافلات ، وعدم تأخيرها لأكثر من ( 3 ) ساعات.
3- التزام مكتب الخدمة الميدانية بتوفير أماكن راحة للسائقين أثناء تواجدهم لديهم في انتظار انهاء اجراءات التحميل لنقل الحجاج.
4- الزام مكاتب الخدمة الميدانية على ايقاف الترحيل الى المدينة المنورة بعد الساعة الحادية عشرة مساءً ، ويستأنف الترحيل بعد صلاة الفجر مباشرة ، وسيتم رصد الحالات المخالفة لتحديد المسئولية.
رابعاً - آليات التنفيذ :
1- التعرف ( قبل الحج ) على الحجاج الذين يرغبون في السفر الى بلادهم أو الى المدينة المنورة في أيام ( 13-14-15 ) من ذي الحجة.
2- التنسيق مع النقابة العامة للسيارات والشركات لاعداد وتجهيز الحافلات لهم قبل الحج.
3- اعداد بيانات الحجاج المغادرين والتأكد من احتوائها على المعلومات المطلوبة للذين حان موعد سفرهم ( وفق النموذج الخاص بذلك ) مع الاحتفاظ بصورة منه لدى رئيس مكتب الخدمة الميدانية.
4- وضع رقم الحافلة على جواز الحاج باستخدام ( البطاقات ) المعدة لذلك ، كما يتسلم كل حاج أيضاً بطاقة خاصة برقم الحافلة التي يستقلها واسم الشركة الناقلة وذلك لتسهيل وصوله اليها عند الوقوف في محطات الاستراحة بالطريق.
5- تنظيم تحرك الحجاج والتأكد من وجودهم جميعاً داخل الحافلة بتخصيص فرد منهم لذلك والتنبيه على سائق كل حافلة لمعرفة مرافقيه من الحجاج ومنع غيرهم من الصعود الى الحافلة.
6- عمل بيانات تسجل بها حركة خروج الجوازات مع الحجاج المغادرين الى المدينة المنورة للزيارة قبل الحج ومتابعة عودة تلك الجوازات ورصد ذلك في نفس البيان.
خامساً - الجدول الزمني للتنفيذ :
المرحلة الأولى : من 1/12/1431ه الى 15/12/1431ه ( التعرف على الحجاج الذين يرغبون السفر الى بلادهم أو الى المدينة المنورة والتنسيق مع النقابة العامة للسيارات ).
المرحلة الثانية : من 15/12/1431ه الى 15/1/1432ه ( متابعة تنفيذ الاجراءات الخاصة بعملية تفويج الحجاج الى بلادهم أو الى المدينة المنورة بعد الحج ).
سادساً - المسؤول التنفيذي :
عضو مجلس الادارة الأستاذ أسامة بن عبدالله دانش.
6 - الاسكان في مكة المكرمة.
البرنامج التنفيذي الرئيس.
أولاً - الهدف :
ضبط اسكان الحجاج بمكة المكرمة بتوثيق العقود الخاصة بالاسكان في مكة المكرمة.
ثانياً - المهام :
تطبيق التعليمات النظامية حول تسجيل وتصديق عقود الاسكان الى جانب تسجيل الشركات السياحية ، وفي حالة عدم التزام أية بعثة بتوثيق العقد يتم الرفع لفرع الوزارة بذلك.
ثالثاً - المضمون :
العمل على انجاز المهام المشار اليها فيما سبق بالدقة والسرعة المناسبة.
رابعاً : آليات التنفيذ :
1- تخصيص مُوَظَّفَيْنِ على الأقل ، لتدقيق عقود المساكن على مدار الساعة.
2- تخصيص ثلاثة موظفين لادخال معلومات عقود الاسكان في الحاسب الآلي أولاً بأول.
3- توفير سيارة لمندوب المؤسسة لمراجعة فرع الوزارة.
خامساً - الجدول الزمني للتنفيذ :
بداية تدقيق العقود من 1/8/1431ه. ‍
سادساً - المسؤول التنفيذي :
عضو مجلس الادارة أسامة بن عبدالله دانش.
7 - تخطيط وتوزيع المواقع بالمشاعر المقدسة والتأكد من توفير الخدمات المطلوبة.
البرنامج التنفيذي الرئيس رقم ( 1 ).
أولاً - الهدف :
التوزيع المناسب لمواقع مكاتب الخدمة بالمشاعر المقدسة.
ثانياً - المهام :
1- تحديث الرفوعات المساحية بمشعري منى وعرفات.
2- معرفة الطاقة الاستيعابية للمساحات المخصصة للمؤسسة.
3- مساندة مكاتب الخدمة في استلام واعادة تجهيزات الخيام من المختصين بوزارة المالية وفي ترقيم الخيام واسكان الحجاج حتى لا تسجل عليهم أية مخالفات.
ثالثاً - المضمون :
اعداد المخططات والتصاميم لتوزيع مواقع مكاتب الخدمة بالمشاعر المقدسة.
رابعاً - آليات التنفيذ :
1- استلام مواقع المؤسسة من وزارة الحج.
2- حصر مساحات الخيام بمشعر منى.
3- تحديد الأراضي المستفاد منها بمشعر عرفات مع حصر مساحات المربعات المطورة.
4- عمل مخططات لكل مكتب خدمة.
5- استخدام برنامج حاسب آلي لحساب المساحات والطاقة الاستيعابية.
6- التعاقد مع أحد المكاتب الهندسية لاتمام عمليات الرفع المساحي والتقسيم.
خامساً - الجدول الزمني للتنفيذ :
المرحلة الأولى : استلام المؤسسة المواقع المخصصة لها من لجنة تسليم الأراضي في 1/9/1431ه.
المرحلة الثانية : تسليم المخططات للمكاتب بمشعر عرفات في 15/11/1431ه.
المرحلة الثالثة : تسليم المخططات للمكاتب بمشعر منى 20/11/1431ه.
سادساً - المسؤول التنفيذي :
عضو مجلس الادارة المهندس زهير بن عبدالرحمن سقاط.
البرنامج التنفيذي الرئيس رقم ( 2 ).
أولاً - الهدف : اجراء التنسيق الكفيل بتكامل الخدمات في اسكان المشاعر المقدسة.
ثانياً - المهام :
1- متابعة توفير الخدمات ( مياه ، كهرباء ، هاتف ، صيانة للمخيمات ).
2- تعريف أعضاء المكاتب بمواقع الصيانة في الجهات الخدمية من أجل تسهيل مهام العمل والتنسيق.
3- متابعة تنفيذ البرامج الزمنية للجهات الخدمية.
4- توفير المعلومات للجهات الخدمية عن مواقع المكاتب.
ثالثاً - المضمون : التنسيق مع الجهات الخدمية ذات العلاقة.
رابعاً - آليات التنفيذ :
1- عقد اجتماعات مع المسؤولين في الجهات الخدمية لمعرفة الخطط التشغيلية والجداول الزمنية وأرقام هواتف المسؤولين لديهم.
2- عمل مخططات لمواقع الخدمات بالمخيمات وأرقامها.
3- التنسيق مع الجهات الخدمية أثناء فترة التجارب التشغيلية.
4- استخدام ( غرفة التنسيق ) المدعمة ببرنامج حاسب آلي.
خامساً - الجدول الزمني للتنفيذ :
المرحلة الأولى : من 15/10/1431ه الى 15/11/1431ه اللقاءات والاجتماعات.
المرحلة الثانية : من 16/11/1431ه الى 6/12/1431ه متابعة ايصال الخدمات.
المرحلة الثالثة : من 6/12/1431ه الى 13/12/1431ه فترة التشغيل.
سادساً - المسؤول التنفيذي :
عضو مجلس الادارة المهندس زهير بن عبدالرحمن سقاط
8 – الاشراف والمتابعة :
البرنامج التنفيذي الرئيس رقم (1) متابعة تقديم الخدمات للحجاج.
أولاً - الهدف :
1- رفع مستوى أداء خدمات مكاتب الخدمة الميدانية وزيادة كفاءتها.
2- المحافظة على مستويات التقييم العام عند درجة الامتياز.
ثانياً - المهام :
1. متابعة وتقييم تقديم جميع الخدمات المطلوبة لحجاج كل مكتب خدمة ميدانية منذ وصولهم وحتى مغادرتهم الى بلادهم.
2. متابعة وتقييم أداء جميع اللجان الموسمية.
3. التنسيق المستمر مع لجان المراقبة والمتابعة بفرع الوزارة بمكة المكرمة لتلافي الملاحظات.
ثالثاٍ - المضمون :
التأكد من وصول جميع الخدمات المطلوبة التي تقدمها مكاتب الخدمة الميدانية لحجاج المؤسسة في المكان والزمان المحددين ومعالجة حالات القصور (ان وجدت) في أي من تلك الخدمات.
رابعاً - آليات التنفيذ :
1- اختيار وتأهيل وتدريب المشرفين.
2- زيارة مكاتب الخدمة الميدانية بمعدل زيارة واحدة لكل مكتب في اليوم كحد أدنى.
3- اعداد برنامج زمني يومي وأسبوعي للجولات الميدانية.
4- التنسيق مع جميع الادارات والأقسام واللجان الموسمية لمتابعة الخدمات المقدمة للحجاج.
5- تمرير المخالفات الى منسق بعثة الحج المختص ومتابعة انهائها.
خامساً - الجدول الزمني للتنفيذ :
المرحلة الأولى : التعاقد مع موظفين في 20/10/1431ه
المرحلة الثانية : اعداد جداول الزيارات الميدانية لمتابعة مكاتب الخدمة والجهات المسئولة عن ادارة وتشغيل جميع اللجان وبدء جولات المسح وتعبئة استمارات المعلومات بمكة المكرمة في 25/10/1431ه.
المرحلة الثالثة : الزيارات الميدانية لمكاتب الخدمة وتعبئة الاستمارات الخاصة بلجنة الاشراف والمتابعة ومؤشرات الأداء في 1/11/1431ه
المرحلة الرابعة : بدء أعمال المتابعة الميدانية في 15/11/1431ه بالتعاون والتنسيق مع كافة الجهات الرقابية المختلفة.
سادساً - المسؤول التنفيذي :
نائب رئيس مجلس الادارة ( د. رشاد بن محمد هاشم محمد حسين ).
البرنامج التنفيذي الرئيس رقم (2) الطوارئ والسلامة :
أولاً – الهدف :
1- التأكيد على سلامة الحجاج من خلال التقيد بتعليمات ووسائل السلامة.
2- تحفيز مكاتب الخدمة الميدانية لمضاعفة الجهود في توعية الحجاج بأمور واجراءات السلامة الوقائية عبر تخصيص لوحات تحذيرية وارشادية مصورة لذلك الغرض.
ثانياً - المهام :
1- متابعة مكاتب الخدمة الميدانية للتأكد من توفير وسائل السلامة الوقائية بمساكن الحجاج بمكة المكرمة والمشاعر المقدسة.
2- التنسيق بين وحدة الطوارئ والسلامة والجهات الحكومية ذات العلاقة.
3- الانتقال الفوري لموقع الحدث واتخاذ الخطوات اللازمة لحل المشكلات الطارئة.
ثالثاً - المضمون :
تطبيق الاجراءات الوقائية للسلامة وفق خطة الطوارئ والسلامة التي تصدرها وزارة الحج وخطة الدفاع المدني للتدابير العامة للحالات الطارئة في موسم الحج ، واعداد برنامج الطوارئ والسلامة بالمؤسسة والذي يشتمل على : الخطة التشغيلية للطوارئ ، تعريف أهداف ومهام وحدة الطوارئ والهيكل التنظيمي لها ، مهام وحدة الطوارئ ، تجهيزات الطوارئ ، الهياكل التنظيمية لوحدة الطوارئ ، مهام وحدة الطوارئ بمكاتب الخدمة الميدانية ، الهيكل التنظيمي لوحدة الطوارئ بمكاتب الخدمة الميدانية ، خطة الطوارئ بمكاتب الخدمة الميدانية ، خطة الاخلاء والايواء ، ومواجهة الأمطار والسيول ، ومتابعة السلامة الوقائية بمساكن الحجاج ، والتوعية.
مع مراعاة ما يستجد من تعليمات واجراءات تتعلق بالطوارئ والسلامة يستوجب تنفيذها والتي تصدر من وزارة الحج أو الدفاع المدني في خطة الطوارئ بمكة المكرمة ، ومن ذلك برقية سعادة وكيل الوزارة لشئون الحج رقم 693598 في 25/9/1430ه بشأن توصيات فريق العمل المكون من وزارة الحج والدفاع المدني حول أهمية اعداد خطة بتوعية الحجاج بأصول السلامة والوقاية في مختلف المجالات وتبصيرهم بالاجراءات الواجب اتباعها في حالات الطوارئ.
وتوجيه معالي وزير الحج بأن تقوم مؤسسات الطوافة باعداد خطة توعوية متكاملة ونشرها عن طريق رؤساء البعثات أثناء توثيق عقود الاسكان.
رابعاً - آليات التنفيذ :
1- ابرام اتفاقية مع مكاتب الخدمة الميدانية تشتمل على آلية تنفيذ خطة الطوارئ والسلامة خلال الموسم.
2- القيام بالمتطلبات والاستعدادات المتعلقة بتعليمات واشتراطات السلامة الوقائية المطلوب أخذها في الاعتبار والواردة في برقية وكيل الوزارة المساعد والمكلف بمهام فرع الوزارة بمكة المكرمة رقم 9917755 وتاريخ 28/7/1430ه.
3- مساندة مكاتب الخدمة الميدانية في اخلاء الحجاج الى مواقع آمنة بالمخيم عند الحاجة وفق الآلية التي سيتم اعتماد تطبيقها عند اعداد الخطة الخاصة بالطوارئ والسلامة بادارة مركز الطوارئ والسلامة بالوزارة ومؤسسات الطوافة.
4- متابعة مكاتب الخدمة الميدانية في تقدير حجم الخسارة الناتجة عن الحوادث الطارئة – لا قدر الله – باتباع الاجراءات التي نصت عليها لائحة تنظيم الاجراءات المتعلقة بحصر الاعانات الحكومية للمتضررين من الكوارث وتقديرها وصرفها الصادرة بقرار سمو وزير الداخلية ورئيس مجلس الدفاع المدني رقم 12/1/ و/24 د ف وتاريخ 15/5/1424ه.
5- متابعة مكاتب الخدمة الميدانية في اعادة تشييد وتجهيز المخيمات بوسائل السلامة والوقاية بعد انتهاء الحدث ومتابعة اعادة الأوضاع الى ما كانت عليه.
خامساً - الجدول الزمني للتنفيذ :
يبدأ التدريب والتخطيط منذ مطلع شهر شوال 1431ه.
سادساً - المسؤول التنفيذي :
عضو مجلس الادارة المهندس زهير بن عبدالرحمن سقاط.
البرنامج التنفيذي الرئيس رقم (3) النقل والتصعيد والنفرة :
أولاً - الهدف :
التأكد من نقل الحجاج في الدورة الكاملة داخل المشاعر وبين مدن الحج ( مكة المكرمة – المدينة المنورة ) ، وفق الخطة العامة للنقل.
ثانياً - المهام :
1- رسم الخطة العامة للنقل بالمؤسسة لموسم حج 1431ه.
2- شرح ميداني لخطة التصعيد والنفرة بالمشاعر والوقوف على الطرق الرئيسة والبديلة بحضور فرق النقل والتصعيد في لجنة الاشراف والمتابعة.
3- متابعة ما يحقق انسيابية سير الحافلات على الخطوط الخارجية ( مسار مكة – المدينة ، مسار جدة – مكة والعكس ).
ثالثاً - المضمون :
تفعيل دور عضو النقل والتصعيد والفرق المساندة له بمكاتب الخدمة الميدانية من خلال البرامج التدريبية واللقاءات التعريفية مع الجهات ذات العلاقة بنقل الحجاج سواء بين مدن الحج أو في دورة المشاعر المقدسة للقيام بمسئولياتهم على الوجه المطلوب.
رابعاً - آليات التنفيذ :
1- التنسيق المسبق مع قيادات المرور بمكة المكرمة والمشاعر المقدسة لتوضيح الخطة المرورية لحج عام 1431ه.
2- عقد لقاءات تنسيقية مع لجنة التصعيد والنفرة بالوزارة.
3- دراسة السلبيات التي ظهرت خلال حج عام 1430ه وما أعقب ذلك من تبعات ، بما يخدم تلافي تكرار حدوث تلك السلبيات ( ومن ذلك تعميم خطاب معالي وزير الحج رقم 690983 وتاريخ 20/3/1430ه على مكاتب الخدمة الميدانية ، المتضمن موافقة معاليه على توصيات لجنة النظر في هروب السائقين فيما يقع من مخالفات ) وكذلك خطاب سعادة وكيل الوزارة للنقل والمشاريع والمشاعر المقدسة رقم 693001 وتاريخ 12/8/1430ه المتضمن صدور موافقة معالي وزير الحج باعتماد المحضر الختامي لنتائج أعمال لجنة التصعيد والنفرة لموسم 1429ه المشتمل على عدد من التوصيات ومنها :
قيام مؤسسات الطوافة بالاستعانة بالمؤسسات المتخصصة لاختيار نوعيات جيدة من المرشدين.
قيام مؤسسات الطوافة بتفعيل آلية الابلاغ عن حالات هروب السائقين وتقديم محاضر هروبهم الى اللجنة المشكلة لذلك أولاً بأول.
اعداد آلية على الحاسب الآلي لكل مجموعة ميدانية لربط اسم المرشد بالحافلة التي يرافقها بتذكرة الحافلة أو بيان استلام الحافلة الموجود لدى الشركة.
4- القاء الضوء على الاحتياجات الخاصة للمؤسسة بما يخدم مصلحة الحجاج التابعين لها بالتنسيق مع النقابة العامة للسيارات وشركات نقل الحجاج.
خامساً - الجدول الزمني للتنفيذ :
المرحلة الأولى : خلال النصف الثاني من شهر شوال ( عقد اللقاءات والاجتماعات التنسيقية مع الجهات المعنية ).
المرحلة الثانية : بداية شهر ذي القعدة وحتى نهاية الموسم ( متابعة عمليات نقل الحجاج بين مدن الحج وفي الدورة الكاملة داخل المشاعر المقدسة ).
سادساً - المسؤول التنفيذي : مشرف النقل والتصعيد بالمؤسسة الأستاذ سعود عبدالقدير اسكندر
البرنامج التنفيذي الرئيس رقم (4) تفويج الحجاج الى جسر الجمرات :
أولاً - الهدف :
تمكين الحجاج التابعين للمؤسسة من رمي الجمار بصورة سلسة بعيداً عن الازدحام والاختناقات والتكدس.
ثانياً - المهام :
تم وضع خطة لبرنامج تفويج حجاج المؤسسة الى منطقة جسر الجمرات في أيام
(10-11-12-13/12/1431ه) على أسس علمية مدروسة ووفق آلية مقننة متمشية مع منهج وزارة الحج وأهدافها الرامية الى تسهيل نسك الرمي ، مع مراعاة المستجدات المتلاحقة التي يشهدها مشعر منى ، خصوصا بعد استكمال منشأة جسر الجمرات بالاضافة الى تطبيق ما يرد من تعليمات جديدة – ومنها التوصيات ومخرجات ورش العمل المنعقدة في هذا العام 1431ه - التي تسهم في تسهيل حركة الحجاج وأدائهم لهذه الشعيرة بكل يسر وسهولة ، كما أن هناك خطة تفصيلية مستقلة خاصة بتفويج الحجاج لجسر الجمرات ستعد بشكل مفصل ومتكامل.
ثالثاً - المضمون :
تفعيل دور عضو التفويج لجسر الجمرات والفرق المساندة له بمخيمات مكاتب الخدمة الميدانية لتفويج الحجاج التابعين للمؤسسة الى جسر الجمرات في نطاق الوقت الشرعي المتاح على هيئة مجموعات بشكل انسيابي.
رابعاً - آليات التنفيذ :
الالتزام بالجدولة الزمنية المعتمدة وفقاً لما يلي :
1- القيام بتوعية الحجاج من خلال عقد المحاضرات والندوات وكذلك اللقاءات مع مختلف الحجاج في مجمعاتهم السكنية والمساجد القريبة من مساكنهم لتوعيتهم بأهمية التزامهم ببرنامج التفويج لجسر الجمرات وضرورة التقيد به ضماناً لسلامتهم وراحتهم بالتنسيق مع لجنة التوعية بالمؤسسة.
2- حث كبار السن والمرضى والنساء على الاستفادة من الرخص الشرعية لرمي الجمار من خلال توعيتهم بذلك ، وتقديم كافة سبل المساعدة لهم وتهيئة كل سبل الراحة والأمان لهم عند اصرارهم للذهاب بأنفسهم.
3- القيام بتزويد بعثات الحج التي يتبع حجاجها للمؤسسة باستبيان تفويج الحجاج وحثها على التعاون في تعبئة الاستبيان مع ضرورة مراعاة الذروة في أيام 10-11-12/12.
4- التنسيق مع بعثات الحج لتكليف الوعاظ بحث الحجاج الذين يرمون أيام
(10-11-12-13) بعد الزوال بالالتزام بالموعد في برنامج التفويج المخصص لهم على مدى الوقت الشرعي المتاح مع ايضاح الفوائد والايجابيات المتوقعة من التفويج.
5- الاجتماع مع قناصل الحج الباكستانية ، والهندية ، والبنجلادشية ، والأفغانية للتنسيق والترتيب لوضع خطة وفق المذهب الفقهي لحجاج دول جنوب آسيا والأوقات المناسبة لرمي الجمرات.
6- تعتمد المؤسسة في خطتها ليوم 10/12/1431ه على تكثيف الجانب التوعوي للحجاج في مخيماتهم وعن طريق بعثات حجهم بضرورة التقيد بمواعيد تفويج الحجاج الى الجسر وتوضيح الوقت المتاح للرجم في يوم العيد وعدم اصطحاب الأطفال والأمتعة والكراسي المتحركة أثناء الرمي على جسر الجمرات لما في ذلك من مشقة للحجاج على الجسر.
7- اعداد برنامج توعوي للحجاج بحيث يتضمن توضيح السعة الشرعية والأوقات المباحة للرمي مع ايضاح جواز المبيت في منى وما ينتج عن عدم التزامهم ببرنامج التفويج من ازدحام شديد في منطقة الجمرات.
8- وضع ملصقات بلغة الحجاج الرئيسة في مساكنهم بمكة المكرمة وبمكاتب الخدمة الميدانية تشعرهم باتباع تعليمات مكتب الخدمة في الخروج من المخيمات باتجاه منطقة الجمرات أيام ( 10-11-12-13 ) الى مكة المكرمة ومنى في المواعيد المحددة حفاظاً على السلامة ومنعا للتعرض للضياع أو الاصابة بضربات الشمس نتيجة الازدحام الشديد في منطقة الجمرات.
9- اعداد شريط توعوي بلغات الحجاج التابعين للمؤسسة يتم بثه عبر الاذاعات الداخلية بالمخيمات لحث الحجاج على ضرورة التقيد بالموعد المحدد للرجم وذلك من أجل سلامتهم وتيسيراً لأداء نسكهم ، حيث سيتم بثه بمخيمات الحجاج اعتباراً من اليوم الثامن من ذي الحجة وتكثيف اذاعته عبر الاذاعات الداخلية ومكبرات الصوت في أيام العاشر والحادي عشر والثاني عشر في منى.
10- وضع برنامج التفويج في مخيمات منى الموضح لمواعيد الرمي يوم النفرة الذي تقرر لحجاج المخيم وموعد وصول الحافلات التي تنقل الحجاج الى مكة المكرمة.
11- التأكيد على مكاتب الخدمة الميدانية التابعة للمؤسسة بالقيام بتوعية الحجاج بدءاً من وصولهم الى مكة المكرمة على أن تستمر عملية التوعية في مشعر منى خلال أيام التشريق.
12- التأكيد على العاملين في مكاتب الخدمة بالتمركز في المخيم يوم النفرة الى مكة المكرمة ، والاشراف على تفويج حجاجهم في الموعد المحدد.
13- توفير عدد من مكبرات الصوت بالمخيم للتأكيد على الحجاج بموعد تفويجهم للجسر وموعد مغادرة الحافلات من مواقع مخيماتهم.
14- توزيع الملصق الخاص بالوقت المحدد للرجم وتسليمه لمكاتب الخدمة للقيام بتوزيعه على مساكن الحجاج بمكة المكرمة.
15- تجهيز أعلام كبيرة بألوان شعار المؤسسة محمولة على أعمدة مرتفعة مكتوب عليها رقم المكتب تستخدم لتفويج حجاج المكتب من المخيم في الوقت المحدد لهم لضمان عدم ضياع الحجاج ولضمان تحركهم للجسر على هيئة جماعات ، ولتسهيل مراقبة التزام المكاتب ببرنامج التفويج.
16- تعريف المكلفين بتنفيذ التفويج داخل مكتب الخدمة الميدانية بالأدوار والمهام المطلوبة منهم والمسارات التي سيسلكونها وفقاً لبرنامج التفويج.
17- استخدام الدراجات النارية ( الاتوركشا ) بالمرور المستمر في شارع السوق الجديد وشارع الجوهرة بمنى صباح يومي ( 11-12 ) وبصحبة مترجمي المؤسسة لتوعية الحجاج بضرورة خروجهم لرمي الجمرات على دفعات ووفقاً لخطة التفويج وذلك من أجل تفادي الزحام الشديد على جسر الجمرات.
18- تشكيل فرق ميدانية للتنسيق والمتابعة مع رؤساء المكاتب حول تنفيذ برنامج كل مربع وما به من مكاتب خدمة ميدانية بمتابعة من رؤساء الوحدات ومساعديهم.
19- قيام المنسقين لبعثات الحج بالاشراف والمتابعة لمكاتب الخدمة الميدانية التابعة لهم في المربعات المخصصة للتفويج ومتابعة مندوبيها في عملية قيادة الحجاج ومرافقتهم من المخيمات الى منطقة الجمرات ثم العودة اليها بعد اتمام عملية الرمي.
20- قيام المسئول عن النقل والتصعيد بالمؤسسة بالتنسيق مع شركة نقل حجاج المؤسسة ومع لجنة التصعيد لتأمين الحافلات حسب برنامج التفويج بالمؤسسة.
21- اعداد احصائية بأعداد الحجاج وجنسياتهم ومكاتب الخدمة والموقع.
22- اعداد برنامج الحجاج التفصيلي حسب الجنسيات ومواقع المربعات.
23- اعداد مخططات توضح توزيع الحجاج على المخيمات حسب البرنامج الزمني والمسارات التي يسلكها الحجاج.
24- اعداد خطة طوارئ يتم العمل بها في حالات الطوارئ والكوارث أثناء التفويج – لا قدر الله – بالتنسيق مع الشئون العامة.
خامساً - الجدول الزمني للتنفيذ :
المرحلة الأولى : من 15/6/1431ه للتنسيق مع بعثات الحج.
المرحلة الثانية : من 15/11/1431ه للقيام بتوعية الحجاج.
المرحلة الثالثة : من 10/12/1431ه وهو موعد البدء الفعلي لخطة تفويج الحجاج الى جسر الجمرات.
سادساً - المسؤول التنفيذي :
منسقو بعثات الحج ، ونائب المشرف العام للجنة الاشراف والمتابعة عضو مجلس الادارة الأستاذ الدكتور شيخ بن محمد صافي جمل الليل
البرنامج التنفيذي الرئيس رقم (5) التطويف المركزي :
أولاً - الهدف :
تطويف أكبر عدد من حجاج المؤسسة عند أدائهم مناسك العمرة في القدوم.
ثانياً - المهام :
1.اعداد برنامج تعريفي زماني ومكاني للقيام بتطويف حجاج المؤسسة.
2. تزويد مكاتب الخدمة الميدانية بكافة المعلومات التفصيلية المطلوبة لتنفيذ البرنامج.
ثالثاً - المضمون :
متابعة تنفيذ برنامج التطويف المركزي بالتعاون مع مسئولي المكتب ضمن البرنامج.
رابعاً - آليات التنفيذ :
1.توفير الكوادر البشرية المؤهلة لمتابعة تنفيذ البرنامج اداريا وميدانيا.
2.اختيار المرشدين المؤهلين وتدريبهم.
3.حصر أعداد الحجاج والتأكد من توفر الاسورة لدى كل حاج.
خامساً - الجدول الزمني للتنفيذ :
من 1/11/1431ه الى 6/12/1431ه (بداية استقبال الحجاج لتطويفهم ).
سادساً - المسؤول التنفيذي :
عضو مجلس الادارة الدكتور سعود محمد أمين كاتب
البرنامج التنفيذي الرئيس رقم (6) الخدمات التنسيقية :
أولاً - الهدف :
1-تزويد أعضاء المشاعر المقدسة بكل المعلومات المطلوبة.
2-تفادي جميع المعوقات لتمكين مكاتب الخدمة الميدانية من انشاء واعداد وتجهيز المخيمات لاستقبال الحجاج وتقديم الخدمات بجودة عالية.
ثانياً - المهام :
1-التنسيق مع جميع الجهات الخدمية المعنية بشؤون الحج سواء حكومية أو أهلية لتوفير كافة الخدمات اللازمة لراحة ضيوف الرحمن في المرحلة الأولى.
2-التنسيق مع الشركة أو المكتب الهندسي المسئول عن تخطيط المواقع بمشعري منى وعرفات لتوفير مخططات المكاتب ومعلومات كل مكتب خدمة ميدانية في المرحلة الثانية.
3-مساندة مكاتب الخدمة الميدانية عند استلام تجهيزات الخيام والمطابخ المطورة واعداد كافة المتطلبات في المرحلة الثالثة.
4- مساندة مكاتب الخدمة الميدانية عند اعادة تسليم التجهيزات والمطابخ المطورة في المرحلة الرابعة.
ثالثاً - المضمون :
التقيد بالجداول الزمنية المنظمة للعمل في جميع المراحل.
رابعاً - آليات التنفيذ :
1- توفير الكوادر البشرية والتجهيزات اللازمة للقيام بالأعمال الادارية.
2- توفير البيانات والمعلومات والخرائط وأسماء المسئولين للجهات الخدمية بمشعري منى وعرفات.
3- متابعة مكاتب الخدمة الميدانية في استلام الخيام المطورة من وزارة المالية والمطابخ المجهزة من وزارة الشؤون البلدية والقروية بمشعر منى.
4- متابعة أعطال الخدمات وتسديد البلاغات للمرافق العامة ضمن المربعات المخصصة للمؤسسة بمشعري منى وعرفات.
5- اعادة تسليم المخيمات لوزارة المالية والمطابخ لوزارة الشؤون البلدية والقروية بعد الانتهاء من موسم الحج بمشعر منى.
6- اعادة تسليم الأراضي لأمانة العاصمة المقدسة بعد الانتهاء من موسم الحج بمشعر عرفات.
7- متابعة محاضر التلفيات للخيام المطورة واستهلاك الكهرباء وتجهيزات المطابخ بمشعر منى.
خامساً - الجدول الزمني للتنفيذ :
المرحلة الأولى : من 1/11/1431ه الى 15/11/1431ه (التنسيق مع الجهات الخدمية )
المرحلة الثانية : من 16/11/1431ه الى 5/12/1431ه( التنسيق مع المكتب الهندسي المسئول عن التخطيط ).
المرحلة الثالثة : من 6/12/1431ه الى 15/12/1431ه ( مساندة مكاتب الخدمة الميدانية واعداد كافة المتطلبات عند استلام تجهيزات الخيام والمطابخ المطورة ).
المرحلة الرابعة : من 16/12/1431ه الى 15/1/1432ه ( مساندة مكاتب الخدمة الميدانية عند اعادة تسليم تجهيزات الخيام والمطابخ المطورة ).
سادساً - المسؤول التنفيذي :
عضو مجلس الادارة المهندس زهير بن عبدالرحمن سقاط.
9- التوعية والارشاد الديني.
البرنامج التنفيذي الرئيس.
أولاً - الهدف : زيادة جرعات الثقافة الدينية للمسئولين عن تقديم الخدمات لضيوف الرحمن.
ثانياً - المهام :
1- القيام بالتوعية الدينية للمناطة بهم الخدمات المباشرة والرقابية أثناء الموسم.
2- الاستشعار الجماعي للأمانة الملقاة على عواتق الجميع تجاه خدمة الحجاج وما في ذلك من أجر عظيم.
3- تكثيف برامج التوعية المقدمة للحجاج ومن ذلك حثهم على ضرورة عدم الوقوف بجبل الرحمة.
4- عمل لوحات ارشادية بهواتف ومقار لجنتي شكاوى الحجاج والضائعات.
5- عمل لوحات ارشادية توعوية صحية.
6- عمل لوحات ارشادية توعوية بأضرار التدخين.
7- عمل لوحات ارشادية توعوية بأوقات رمي الجمرات.
ثالثاً - المضمون :
القيام بزيارة مكاتب الخدمة الميدانية والاجتماع بأعضائها لارشادهم وتثقيفهم دينياً ليتمكنوا من القيام بالمهام المناطة بهم.
رابعاً - آليات التنفيذ :
1- قيام رئيس اللجنة بزيارات متكررة لمكاتب الخدمة الميدانية في مكة المكرمة.
2- قيام رئيس اللجنة بزيارة مخيمات مكاتب الخدمة في المشاعر المقدسة ، لمتابعة برامج التوعية المنفذة من قبل أعضاء المكاتب للحجاج.
خامساً - الجدول الزمني للتنفيذ :
المرحلة الأولى : من 15/11/1431ه الى 30/11/1431ه ( زيارات مكاتب الخدمة الميدانية بمكة المكرمة ).
المرحلة الثانية : من 7/12/1431ه الى 12/12/1431ه ( زيارات مكاتب الخدمة الميدانية بالمشاعر المقدسة ).
سادساً - المسؤول التنفيذي :
مشرف التوعية الدينية بالمؤسسة الدكتور عبدالحليم بن محمد نصار السلفي.
| ماذا عن برامج العمل المساندة لخدمة الحجاج
لموسم حج 1431ه ؟
|| قال الأستاذ الكاتب :
1- الشؤون العامة.
البرنامج التنفيذي الرئيس رقم ( 1 ) الحجاج المرضى والمتحسنين :
أولاً - الهدف :
المساهمة في نقل ومتابعة الحالات الصحية لحجاج المؤسسة في المستشفيات ونقل المتحسنين منهم الى مقارهم.
ثانياً - المهام :
1- نقل الحجاج المرضى الى المستشفيات واعادة المتحسنين منهم الى سكنهم.
2- متابعة أحوالهم الصحية والاطمئنان عليهم وتزويد رئيسة اللجنة النسائية التطوعية بالمعلومات المطلوبة عن الحاجات المنومات وحالتهن الصحية.
ثالثاً - المضمون : تلقي البلاغات عن الحجاج المرضى ونقلهم بواسطة الاسعافات أو التنسيق مع الشؤون الصحية بالعاصمة المقدسة أو الهلال الأحمر بهذا الخصوص ومتابعتهم حتى خروجهم من المستشفيات ، وذلك بتكليف مندوبين على مدار الساعة للقيام بمسؤولية الابلاغ عن الحالات التي تتطلب خدمات اسعافية.
رابعاً - آليات التنفيذ :
1- توفير عدد من سيارات الاسعاف والأجهزة اللاسلكية اللازمة.
2- تعيين مندوبين في كافة مستشفيات مكة المكرمة والمشاعر المقدسة.
3- استخدام برنامج الحاسب الآلي لادخال البيانات الخاصة بالحجاج المرضى والمتحسنين.
4- التنسيق مع مكاتب الخدمة الميدانية لنقل الحالات من مواقع تواجدها بشكل سريع.
5- استخدام نماذج ورقية لتسجيل بيانات الحجاج عند وصولهم الى المستشفيات (الاستمارة الصحية).
6- القيام بجولات يومية داخل المستشفيات للاطمئنان على حالات الحجاج المنومين.
7- التنسيق مع مسئول عمليات الصحة حيال الحجاج المصابين في حوادث مرورية.
8- متابعة عمليات تحويل الحجاج المرضى من مستشفى لآخر.
9- اعداد احصائيات لعدد الحجاج المرضى والمتحسنين.
خامساً - الجدول الزمني للتنفيذ :
المرحلة الأولى : بحلول 10/10/1431ه ، فيها يكون قد تم الانتهاء من تأمين الاسعافات والأجهزة اللاسلكية
المرحلة الثانية : بحلول 15/11/1431ه ، فيها يكون قد تم الانتهاء من تعيين مندوبين بكافة مستشفيات مكة المكرمة والمشاعر المقدسة.
سادساً - المسؤول التنفيذي :
مشرف الشؤون العامة بالمؤسسة الأستاذ محمود بن علي السمك.
البرنامج التنفيذي الرئيس رقم ( 2 ) الحجاج المتوفين :
أولاً - الهدف : التأكد من دفن الحجاج المتوفين التابعين للمؤسسة ، واستكمال جميع الاجراءات النظامية بالتنسيق مع بعثات الحج التي يتبع لها الحجاج ووزارة الحج.
ثانياً - المهام :
1- التنسيق مع مختلف الجهات ذات العلاقة فيما يخص اجراءات الدفن.
2- دفن الحجاج المتوفين ومساعدة ذويهم في ذلك.
3- المساعدة في ايصال تركة المتوفى العينية الى أهله أو قنصلية بلاده واعادة ما تبقى من أجور الخدمات بالتنسيق مع مكتب الوكلاء الموحد.
4- تزويد رئيسة اللجنة النسائية التطوعية بأسماء الحاجات المتوفيات وأرقام مكاتبهن لمواساة ذويهن.
ثالثاً - المضمون :التأكد من انهاء اجراءات دفن الحجاج المتوفين.
رابعاً - آليات التنفيذ :
1- توفير عدد من سيارات الاسعاف لنقل الموتى.
2- تخصيص عدد من الموظفين لانهاء اجراءات الحجاج المتوفين.
3- استخدام برنامج الحاسب الآلي لتسجيل بيانات الحجاج المتوفين.
4- التنسيق مع مكاتب الخدمة الميدانية لنقل الحجاج المتوفين والتأكد من استكمال جميع الاجراءات اللازمة للدفن سواء في مكة المكرمة أم المشاعر المقدسة.
5- عمل احصائية يومية عن عدد الحجاج المتوفين.
خامساً - الجدول الزمني للتنفيذ :
المرحلة الأولى : بحلول 10/10/1431ه ، يكون قد تم الانتهاء من تأمين اسعافات الموتى.
المرحلة الثانية : بحلول 10/11/1431ه ، يكون قد تم الانتهاء من تعيين الموظفين اللازمين وتدريبهم.
سادساً - المسؤول التنفيذي :
مشرف الشؤون العامة بالمؤسسة محمود بن علي السمك.
البرنامج التنفيذي الرئيس رقم ( 3 ) الحجاج التائهين :
أولاً - الهدف : استلام الحجاج التائهين من مراكز الارشاد وايصالهم الى مقارهم في مكة المكرمة والمشاعر المقدسة.
ثانياً - المهام :
1- مساعدة الحجاج التائهين في الوصول الى مقارهم.
2- مساعدة العجزة والمرضى في الوصول الى مقارهم بوسائط النقل المختلفة.
ثالثاً - المضمون :مساعدة الحجاج في الوصول الى مواقع سكنهم أو مقار مكاتبهم.
رابعاً - آليات التنفيذ :
1- توفير عدد من عربات الراكشا لتفادي الزحام وتسهيل نقل الحجاج.
2- توفير عدد من المركبات لنقل الحجاج التائهين.
3- توفير عدد من المرشدين المتخصصين في ارشاد الحجاج التائهين.
4- توفير عدد من الكراسي المتحركة للحجاج العجزة والمرضى.
5- توزيع خرائط ارشادية لمواقع مكاتب الخدمة الميدانية بمكة المكرمة والمشاعر المقدسة على المرشدين للتعرف على مواقعهم وتيسير وصولهم اليها.
خامساً - الجدول الزمني للتنفيذ :
بحلول 10/10/1431ه، يكون قد تم الانتهاء من تأمين التجهيزات المشار اليها من الآليات.
سادساً - المسؤول التنفيذي :
مشرف الشؤون العامة بالمؤسسة الأستاذ محمود بن علي السمك.
البرنامج التنفيذي الرئيس رقم ( 4 ) الحجاج الموقوفين والمفقودات :
أولاً - الهدف : استلام الحجاج المتسولين والمسجونين ، واستلام ضائعات ومفقودات الحجاج.
ثانياً - المهام :
1- متابعة حالات الحجاج المقبوض عليهم.
2- مساعدة الحجاج في الحصول على مفقوداتهم.
ثالثاٍ - المضمون :
تقوم اللجنة باستلام الحجاج المسجونين والمتسولين من مراكز الشرطة والسجون ومراكز التسول وايصالهم الى مساكنهم ، كما تقوم باستلام أمتعة وأغراض الحجاج الضائعة والمفقودة في المطار أو شركات النقل أو مقر الوزارة بمكة المكرمة أو مواقع أخرى.
رابعاً - آليات التنفيذ :
1 – توفير عدد من المندوبين المؤهلين لاستلام هؤلاء الحجاج.
2 – توفير عدد من سيارات النقل لايصال الحجاج الى مساكنهم.
3- عمل جولات يومية على السجون ومكتب التسول للتأكد من عدم وجود حالات تابعة للمؤسسة بها.
4- المرور على مكاتب الخدمة الميدانية التي لديها حجاج موقوفون لاحضار صور من جوازات سفرهم.
5- القيام بجولات يومية على مكاتب الضائعات والمفقودات بوزارة الحج وشركات النقل للتأكد من وجود مفقودات أو ضائعات تابعة لحجاج المؤسسة بها.
خامساً - الجدول الزمني للتنفيذ :
المرحلة الأولى : بحلول 10/10/1431ه ، يكون قد تم الانتهاء من استكمال التجهيزات اللازمة.
المرحلة الثانية : بحلول 1/11/1431ه ، يكون قد تم الانتهاء من تعيين الموظفين اللازمين وتدريبهم.
سادساً - المسؤول التنفيذي :
مشرف الشؤون العامة بالمؤسسة الأستاذ محمود بن علي السمك.
2- مراقبة أداء بعثات الحج والشركات السياحية.
البرنامج التنفيذي الرئيس.
أولاً – الهدف : متابعة التزام بعثة الحج المعنية وممثلي الشركات والوكالات السياحية بكافة التعليمات المنظمة لأعمال الحج من أجل أن يؤدي الحجاج مناسكهم في راحة وأمان وطمأنينة.
ثانياً - المهام :
1- العمل على تلافي ملاحظات ممثلي الحجاج بعثات – شركات سياحية وتقويمها وازالة أسبابها.
2- تقييم أداء ممثلي البعثات – الشركات السياحية بشكل موضوعي باستخدام استمارات التقييم المعتمدة وتوثيق الملاحظات لرفعها لفرع الوزارة بمكة المكرمة.
ثالثاً - المضمون :
التنسيق والمتابعة مع بعثات الحج المعنية وممثلي الشركات والوكالات السياحية توصلا لضمان راحة الحجاج واستفادتهم التامة من الخدمات المقدمة لهم.
رابعاً – آليات التنفيذ :
1- عقد اجتماعات تنسيقية مع بعثات الحج وممثلي الشركات والوكالات السياحية لمعرفة أعداد الحجاج القادمين وسبل تقديم الخدمات لهم ووضع الترتيبات اللازمة لذلك.
2- التقيد بما ورد في المحضر المبرم بين معالي وزير الحج وبين البعثة المعنية لتحديد عدد الحجاج المتفق على قدومهم وما عليه من التزامات نظامية.
3- متابعة التزام البعثة المعنية بالاتفاقات حول العديد من القضايا منها :
(عدد أفراد البعثة ، والحصول على التراخيص الرسمية من وزارة الصحة لفتح مراكز صحية ، وتفاعل البعثة في حل المشكلات الطارئة المرتبطة بحجاجها ، وتوعية البعثة للحجاج المعنيين في مكة والمشاعر لاسيما في تفويج الجمرات ، وعدم مغادرة البعثة الا بعد مغادرة الحجاج ، وتزويد المؤسسة بأسماء ومهام وهواتف أعضاء البعثة ).
4- متابعة التزام البعثة المعنية ببنود اتفاقات الاسكان ، ومنها استئجار المباني المصرحة لسكن الحجاج ، واسكان العدد المصرح به في المسكن الواحد ، والالتزام بجميع بنود التصريح ، والتزام البعثة بتصديق جميع عقود المساكن المستأجرة ، والتزام البعثة باستئجار عدد المساكن الذي يتسع لكافة حجاجها.
5- متابعة التزام البعثة بخصوص التقيد بمواعيد القدوم والمغادرة للحجاج ومشاركتها في الاستقبال وتعيينها لضباط اتصال فاعلين بالمكاتب ، ومسائل تنظيمية أخرى ذات علاقة بذلك.
خامساً - الجدول الزمني للتنفيذ :
المرحلة الأولى : الاستقبال في المطار وفي مكة المكرمة بدءاً من منتصف شهر شوال 1431ه.
المرحلة الثانية : الاسكان في مكة المكرمة ومتابعة الخدمات المقدمة والتفويج للمدينة المنورة والمشاعر المقدسة ( قبل الصعود الى المشاعر المقدسة ).
المرحلة الثالثة : الاسكان في مكة المكرمة ومتابعة الخدمات المقدمة والتفويج للمدينة المنورة أو الى مدينة جدة ( بعد النزول من المشاعر المقدسة ).
سادساً - المسؤولون التنفيذيون :
1- عضو مجلس الادارة الدكتور / سعود بن محمد أمين كاتب منسق بعثات الحجاج المقيمين في دول الخليج العربي.
2- عضو مجلس الادارة الأستاذ الدكتور / شيخ بن محمد صافي جمل الليل منسق بعثة حجاج الباكستان.
3- عضو مجلس الادارة المهندس / زكي بن عمر مصطفى حريري منسق بعثة حجاج الهند.
4- عضو مجلس الادارة نايف بن سراج عمر أكبر منسق بعثة حجاج أفغانستان.
5- عضو مجلس الادارة رأفت بن اسماعيل بدر منسق بعثتي حجاج بنجلاديش وسيرلانكا والأقليات.
3- العمليات والاجهزة السلكية واللاسلكية:
البرنامج التنفيذي الرئيس.
أولاً - الهدف :
1- توثيق البلاغات.
2- متابعة البلاغات والتأكد من تسديدها.
3- الحصول علي بيانات تفصيلية مع رسومات بيانية.
4- دراسة البلاغات لمعرفة السلبيات وتفاديها مستقبلاً.
ثانياً - المهام :
1- استلام البلاغات والنداءات من جميع الجهات ذات العلاقة بكافة الوسائل المتاحة ( شبكة العمليات، والهاتف الثابت ، والهاتف المجاني ، ونظام البرافو ، وموقع المؤسسة على شبكة الانترنت).
2- توزيع البلاغات والنداءات في قنواتها الصحيحة.
3- توجيه فرق العمل والتنسيق مع الجهات الحكومية ذات العلاقة والمؤسسات والمكاتب من أجل انهاء البلاغات بما يحقق مصلحة الحاج.
5- ادخال كافة المعلومات في الحاسب الآلي ( برنامج غرفة التنسيق ).
ثالثاً - المضمون :
تنظيم وتقديم خدمات الاتصالات السلكية واللاسلكية لمساعدة جميع منسوبي المؤسسة ورؤساء مكاتب الخدمة الميدانية واللجان المركزية الموسمية على القيام بمهامهم تجاه حجاج بيت الله الحرام على أكمل وجه وبأقصى سرعة وبأقل جهد ممكن والتنسيق بين الجهات الأخرى ذات العلاقة ومنسوبي المؤسسة في كل ما يخصهم وذلك في فترة موسم الحج.
رابعاً - آليات التنفيذ :
1- توفير امكانات بشرية مدربة وذات خبرة مع اجادة لغة الحجاج للعاملين في مجالي الهاتف المجاني والهاتف الثابت لتتولى مهمة استقبال البلاغات والطلبات الواردة على مدار الساعة.
2- استخدام برنامج حاسب آلي لتسجيل البلاغات (برنامج غرفة التنسيق).
3- التواصل المستمر مع الجهة أو الشخص المكلف بانهاء البلاغ وتسديده.
4- الرجوع الى الجهة المسئولة أو الشخص المسئول عن نوع البلاغ أو من ينوب عنه لأخذ التوجيه اللازم حيال البلاغ المقدم وأنفع الطرق لحله.
5- اقتراح بعض الحلول ان أمكن لحل الوضع القائم.
خامساً - الجدول الزمني للتنفيذ :
المرحلة الأولى : التعاقد مع الموظفين قبل نهاية شهر شوال.
المرحلة الثانية: تجهيز مركز العمليات وجمع وتحديث المعلومات والبيانات الخاصة بعمل المركز اعتبارا من 15/10/1431ه
المرحلة الثالثة: تشغيل الشبكة اللاسلكية وبرنامج التنسيق وبدء عمليات التجارب اعتبارا من 20/10/1431ه.
المرحلة الثالثة:: التشغيل الفعلي لمركز العمليات والبدء في استخدام الأجهزة اللاسلكية اعتبارا من 1/11/1431ه.
سادساً - المسؤول التنفيذي :
مشرف العمليات والأجهزة السلكية واللاسلكية بالمؤسسة الأستاذ عماد أحمد سليم.
| هل من كلمة في نهاية هذا الحوار ؟
|| في الحقيقة لقد دأبت مؤسسة مطوفي حجاج دول جنوب آسيا منذ أعوام على اتباع منهج سديد في صياغة واعداد خطتها التشغيلية المتضمنة توثيق الخدمات التي تقدمها لحجاج بيت الله الحرام التابعين لها كل عام مراعية في ذلك أن يرتكز في اعدادها -بشكل أساسي- على النماذج المعدة من قبل مقام وزارة الحج لضمان تحقيق المزيد من التقنين المحكم في أداء خدماتها المقدمة لضيوف الرحمن وسهولة تطبيق هذه الخدمات الراقية على أرض الواقع بأسلوب يحقق أقصى وسائل الراحة والأمان لقاصدي بيت الله الحرام حتى يؤدوا مناسك حجهم في يسر وسهولة.
علما بأن خطة المؤسسة لموسم حج هذا العام 1431ه قد تضمنت المحاور التالية
المحور الأول : مضامين عامة.
المحور الثاني : برامج العمل الرئيسة لخدمة الحجاج.
المحور الثالث : برامج العمل المساندة لخدمة الحجاج.