الاستخدام الأمثل لكل ما هو متاح!!

الإدارة الحديثة وأهميتها!!

بدأت مشكلة الإدارة تظهر بوضوح وبشكلٍ حاد مع تعقد التنظيم وتعاظم الأهداف من جهة وتطور ونمو المنظمات، لذا ازدادت أهمية دراسة الإدارة بطريقة علمية لمواجهة مشاكل التخطيط والرقابة بالإضافة إلى المشاكل الأخرى المرتبطة بها التي حالت دون مواكبة تطور المنظمات ونموها.
وبدأت الدراسات والأبحاث الخاصة بالإدارة بطريقة علمية، فمن الإدارة العلمية ودراسة الحركة والزمن إلى العلوم السلوكية ودراسة الدافعية.
وسلوك الأفراد والجماعات وعلاقتها بالإنتاجية، إلى ظهور النظريات الخاصة بالنظم واتخاذ القرارات وكيفية تحليل وحل المشكلات الإدارية باستخدام علوم الإحصاء والرياضيات والحاسب الآلي وبحوث العمليات.
ومع التسليم بأهمية النتائج التي توصلت إليها هذه الدراسات في العصر الحديث حيث ساهمت بمجموعة من المبادئ والقواعد والأساليب الإدارية شكلت إطاراً عاماً يمكن الاسترشاد به في التطبيق والممارسة الإدارية.
إلا أن هذا التطور لم يواكب التعقيدات التي تواجهها المنظمات في العصر الحديث ويستدل على ذلك من واقع أساسي مفاده التغيير المستمر الذي يطرأ على البيئة السياسية، والاقتصادية، والقانونية، والاجتماعية والتكنولوجية، وأدى إلى ظهور تحديات فائقة الصعوبة أمام منظمات الأعمال حيث أوجب التعاطي والتفاعل مع هذه البيئة بأبعادها الحالية والمستقبلية لمواجهة التحديات التي أفرزتها بشكلٍ يسمح لها بالبقاء وبالنمو. إن قوة التأثير التي مثلتها مكونات البيئة المختلفة على المنظمات والتي برزت بأشكالٍ متنوعة استوجبت على الإدارة جملة من المتغيرات في الوظائف والأساليب المتبعة لتنظيم العمل.
واقع الإدارة الجديد
- إن ضخامة منظمات الأعمال وامتدادها الجغرافي داخلياً وخارجياً فرض على الإدارة التعمق في ممارسة الوظائف الإدارية بالأساليب العلمية المتطورة.
- إن تعامل منظمات الأعمال مع أسواق العالم الخارجي فرض على الإدارة واقعاً لا يمكن تهميشه تطلب معه إعادة النظر في أساليب ونظم التخطيط والرقابة على الإنتاج.
- النمو السريع في تكنولوجيا العصر فرض على الإدارة زيادة كفاءة الأداء التنظيمي والتخطيط لاستخدام هذه التكنولوجيا بالطريقة التي تضمن سرعة استجابتها واستخدامها بالفاعلية المطلوبة.
- التوسع في إنشاء المنظمات المتعددة الجنسية فرض أيضاً على الإدارة نمطاً مغايراً لعملية القرارات الإدارية.
- كما أن التغيير السريع في مكونات البيئة الداخلية للمنظمة استوجب أيضاً على الإدارة الممارسة الإدارية الفعّالة لإحداث التغييرات التنظيمية المطلوبة لا بل استوجب أيضاً التنبؤ بهذه التغييرات لوضع الخطط والإستراتيجيات لإحداث التغيير التنظيمي لتأمين توازن التنظيم.
أهمية الإدارة للمنظمة
إن مهمة الإدارة هي في غاية التعقيد والصعوبة نظراً لارتباط المنظمة بمجموعة من العلاقات مع أطرافٍ تساهم بتأثيرات عدة على أداء المنظمة وقدرتها على البقاء والاستمرار، فأهداف ورغبات هذه الأطراف تبدو في كل الظروف متباعدة ومتعارضة، والإدارة إزاء هذا الواقع تعمل على تحقيق التوازن بين أهدافها وأهداف هذه الأطراف وبشكلٍ مستمر.
إن المعرفة الحقيقية لأهداف كافة الأطراف هو المدخل الذي يُمكّن الإدارة الفعّالة من ممارسة دورها في تحقيق هذا التوازن وعدم الإخلال به تحت أي ظرفٍ من الظروف وإلا ترتب عليه نتائج سلبية في الأجل القصير، وعلى هذا الأساس لا يمكن لإدارة المنظمة أن تغفل مسؤولياتها تجاه هذه الأطراف وأن تملك القناعة التامة بعدم قدرتها على فصل أهدافها عن الأهداف الأخرى والتي تعتبر حقاً مشروعاً للأطراف المذكورة، بالمقابل يقع على عاتق المنظمة مهمة أساسية تتلخص علاوة على تحقيق التوازن بين تلك الجماعات في ضرورة تخصيص مواردها المتاحة بشكلٍ يساعدها على تحقيق التوازن المطلوب للأهداف المتعددة وتتمثل هذه الأهداف في الآتي:
قدرتهم الشرائية وبشكلٍ مستمر، واستمرار المنظمة بتقديم السلع والخدمات بالجودة العالية مقارنة بالسلع والخدمات المنافسة أو المشابهة.
أهداف المورد:
يتكون الموردون من جماعات مختلفة تمد المنظمة بالمواد، والأموال والموارد البشرية. ولكثيرٍ من هذه الجماعات أهمية كبرى للمنظمة، فالموردون ينظرون إلى المنظمة كمصدرٍ لإيراداتهم وبالتالي فإنهم في حالٍ من المنافسة مع الموردين الآخرين لتأمين استمرارية هذا المصدر، والمنظمة بدورها تسعى إلى تنويع مواردها المختلفة مع أكثر من مورد وذلك لضرورة تأمين مواردها بعيداً عن مخاطر التركيز على مورد واحد أو اثنين. وفي إطار هذه المعادلة يقع على عاتق المنظمة مهمة تحقيق أهداف مورديها لضمان عملياتها الإنتاجية.
أهداف أفراد المنظمة
يسهم أفراد المنظمة بصورة مباشرة في تحقيق هيكل أهدافها، وينقسم أفراد التنظيم إلى: المديرين الذين يتولون إدارة المنظمة في كافة المستويات الإدارية، والأفراد الذين يتولون عمليات التنفيذ. إن تأمين ولاء المديرين والمنفذين في غاية الأهمية للمنظمة ومحور دائم للصراع بين الطرفين، وتأمين لتوحيد الجهود الجماعية وإزاء التنازلات الضرورية للعمل الجماعي ينبغي على الإدارة تحمّل مسؤولياتها تجاه أفراد التنظيم لتحقيق الأهداف التالية:
- الحصول على كافة الضمانات المتعلقة باستقرارهم واستمرارهم في العمل على مبدأ تخطيط المسار الوظيفي لكل فردٍ يعمل بالمنظمة.
- توفير وتأمين كافة الضمانات الاجتماعية والاستشفائية للفرد.
- تحقيق مبدأ العدالة في الأجور بحيث تتناسب مع سلطة ومسؤولية كل فرد.
أهداف أصحاب المنظمة:
- تحقيق أكبر عائد ممكن لرأس المال المستثمر في المنظمة.
- بقاء ونمو المنظمة ورفع كفاءة الإدارة التنظيمية وزيادة الكفاءة الإنتاجية.
- الحفاظ على الصورة الذهنية الجيدة للمنظمة لدى كافة الأطراف ذات الصلة بها.
- تأمين الولاء الدائم لأفراد التنظيم تجاه المنظمة.
أهداف المستهلك
يقول بيتر دراكر P.Druker : هناك تعريف أساسي لهدف المنظمة: (هو لإيجاد العملاء) وبينما لا يكون للمستهلكين القدرة المباشرة على السيطرة على المنظمة ولكن كونهم المصدر الأساسي لإيرادات المنظمة فهم أكثر قدرةً ونفوذاً في التأثير عليها وعلى توجيه سياستها من أصحاب الملكية في المنظمة، وتتمثل أهداف المستهلكين في ضمان توفير السلع والخدمات بالأسعار التي تتناسب مع تحقيق إشباع الحاجات والرغبات الإنسانية لأفراد التنظيم وأن يترجم نظام الحوافز هذا التوجه.
أهداف المجتمع
إن نجاح خطط التنمية الاقتصادية والاجتماعية لا يمكن أن تتحقق أهدافه إلا من خلال مساهمات منظمات الأعمال في حسن استخدام واستغلال الموارد الاقتصادية والمادية والإنسانية المتاحة في المجتمع كما أن المساهمة في مضاعفة الدخل القومي كهدفٍ اقتصادي سيعكس زيادة في مستوى رخاء ورفاهية المواطنين وتحقيقاً للعدالة في توزيع الثروات والدخول الفردية. تجاه هذا الواقع ينبغي على المنظمات السعي المستمر نحو تحقيق الأهداف الاقتصادية والاجتماعية للمجتمع، حيث تعتبر موارده الاقتصادية المدخلات الضرورية لنشاط المنظمات في القطاعات الاقتصادية المختلفة.
مفهوم الإدارة
بما أن علم الإدارة من العلوم الحديثة نسبياً قياساً بالعلوم الأخرى، لم يتفق علماء الإدارة على تعريف موحد للإدارة يتصف بالقبول العام أو الإجماع فقد جاءت التعريفات مغايرة لبعضها البعض من حيث المعنى أو التفسير لمضمونها.
يعرف بريخ الإدارة على أنها: (عملية اجتماعية تتضمن المسؤولية عن التخطيط الاقتصادي والتنظيم الفعّال لعمليات المنظمة من أجل تحقيق هدف أو عمل محدد).
كما عرفها كامبل في كتابه أصول التنظيم الصناعي للإدارة: (بأنها تشمل جميع الوجبات والوظائف التي تختص أو تتعلق بإنشاء المشروع من حيث تمويله، وضع السياسات الرئيسية، توفير ما يلزمه من معدات، وإعداد التكوين أو الإطار التنظيمي الذي يعمل به وكذلك اختيار الرؤساء والأفراد الرئيسيين).
أما فايول فيقول: (إن معنى الإدارة هو أن تتنبأ وتخطط وتنظم وتصدر الأوامر وأن تنسق وتراقب).
أما تايلور فيقول: (إن الإدارة هي أن تعرف بالضبط ماذا تريد ثم تتأكد أن الأفراد يؤدونه بأحسن وأرخص طريقة ممكنة).
أما د. سيد الهواري فيعرف الإدارة بقوله: (هي نشاط يتعلق بإتمام الأعمال بواسطة أشخاص آخرين).
ويقول دراكر: (إن الإدارة هي وظيفة معروفة وعمل يتم إنجازه ويطبق المديرون هذه المعرفة لتنفيذ هذه الوظائف وتولي هذه الأعمال).
ويقول رالف دايفيز: (الإدارة هي عمل القيادة التنفيذية).
وتعرف موسوعة العلوم الاجتماعية التي تصدر في الولايات المتحدة الأمريكية الإدارة (بأنها العملية التي يمكن بواسطتها تنفيذ أمر ما والإشراف عليه) وتعرفها أيضاً (بأنها الناتج المشترك لأنواع ودرجات مختلفة من الجهد الإنساني الذي يبذل في هذه العملية).
من خلال قراءة وتحليل التعاريف السابقة يمكن وبكل واقعية استخلاص بعض الاستنتاجات الأساسية المتعلقة بتعريف الإدارة وأهمها ما يلي:
- ان الإدارة هي نشاط متكامل تتكون من مجموعة من الوظائف الإدارية تبدأ بتحديد هدفٍ متفق عليه وتنتهي بإنتاج سلعة أو خدمة.
- ان الركيزة الأساسية للإدارة هي الإنسان أو العنصر البشري، وأن إنجاز الأعمال أو الأهداف لا يمكن أن يتم أو يتحقق إلا من خلال العنصر البشري.
- ان الوظائف الإدارية هي وظائف لها خاصية العمومية بمعنى قابليتها للممارسة في مختلف منظمات الأعمال أياً كان حجمها أو طبيعة نشاطها.
تأسيساً على ما تقدم يمكن القول إن الإدارة هي عملية متميزة تتكون من مجموعة من الوظائف المتناسقة هي التخطيط، والتنظيم، والتوجيه والرقابة تمارس باستخدام الموارد المتاحة لتحقيق الأهداف المحددة ومحورها عملية اتخاذ القرارات.
مفاهيم خاطئة في وظائف الإدارة من المفاهيم الخاطئة والشائعة فيما يتعلق بوظائف الإدارة ما يلي:
- تنحصر ممارسة هذه الوظائف فقط في مستويات الإدارة العليا في منظمات الأعمال والدولة دون غيرها من المستويات، ويقتصر عمل المستويات الأخرى على وظيفة التوجيه والرقابة.
- ان أهمية هذه الوظائف تتساوى في الممارسة على كافة المستويات الإدارية.
- ان وظائف الإدارة هي وظائف منفصلة عن بعضها البعض، ويمكن الاستغناء عن بعضها في الممارسة العملية.
وتصحيحاً للمفهوم الأول فإن وظائف الإدارة ليست حكراً على مستوى إداري معين دون الآخر وبالتالي فهي تمارس على كافة المستويات الإدارية (عليا، ومتوسطة، وإشرافية) علماً بأن بعض الأفراد الذين يمارسون أعمالاً دنيا أو ذات طبيعة خاصة في المنظمة لا يدركون بأنهم ينجزون هذه الأعمال عن طريق الوظائف الإدارية.
أما المفهوم الثاني فيختلف التعاطي مع وظائف الإدارة في الممارسة العملية بين المستويات الإدارية سواء من حيث تأثيرها على أداء المنظمة ككل أو من حيث الوقت الممنوح لها، فوظيفة التخطيط على سبيل المثال يتم ممارستها في مستوى الإدارة العليا من منطلق تحديد الأهداف ورسم الإستراتيجيات والسياسات للمنظمة بينما في المستويات الإدارية الدنيا يتم ممارستها لتخطيط عمليات التنفيذ، لذا فإن المفهوم والأهمية والوقت يختلف كلما اتجهنا بممارسة هذه الوظيفة من أعلى إلى أسفل الهيكل التنظيمي.
أما فيما يخص المفهوم الثالث فإنه لا يمكن النظر إلى وظائف الإدارة على أنها وظائف أو حلقات منفصلة بل يجب النظر إليها باعتبارها وظائف متصلة ومتناسقة ومتفاعلة مع بعضها البعض من حيث قوة التأثر والتأثير. فوظائف الإدارة كجسم الإنسان لكل عضو فيه وظيفة وتأثير الأعضاء الأخرى وبالتالي لا يمكن فصل القلب عن الجسم أو المخ عن الرأس.. إلخ. فمنطلق تكوين الجسم البشري يقوم على أساس ترابط الأعضاء وانسجامها وتفاعلها وهذا أيضاً منطق الإدارة حيث الترابط والانسجام والتفاعل بين الوظائف.
الإدارة علم أم فن؟
سؤال تقليدي يطرحه ويجيب عنه الكثير من كتاب العصر الحديث ويعتمد كل فريق على مجموعة من الحجج الداعمة لمنطقه في تحديد هل الإدارة علم له نظرياته ومبادئه وقوانينه؟ أم هي فن يعتمد على الموهبة والتقدير الشخصي ومستندة أيضاً إلى الخبرة العملية والمهارة الفردية؟
علم الإدارة
يمكن تعريف العلم بأنه مجموعة منظمة من المعرفة يتم تجميعها وقبولها عن طريق فهم الحقائق الرئيسة المتعلقة بإحدى الظواهر، بحيث تتميز بالموضوعية وتكون مرتبة ومنظمة حتى يسهل فهمها كما يمكن تعريف العلم بأنه هيكلٌ منظم يتضمن مجموعة من المبادئ والقواعد والأصول تحكم عملية التعامل مع الظواهر المختلفة.
بناء على التعريفين السابقين نرى أن مجموعة المبادئ التي وصلت إليها النظريات والمدارس الإدارية منذ بداية هذا القرن لم تكوّن في مجموعها إطاراً علمياً منظماً ومتكاملاً يمكن تطبيقه على كافة الظواهر الإدارية كما أنها لا تتصف بالشمول والدقة كما هو الحال في العلوم الطبيعية، لذا فإن الإدارة ليست بالعلم ولم ترق إلى مرتبة العلوم الأخرى بالرغم من أنها قد اكتسبت بعداً علمياً باستخدامها لنظريات العلوم الأخرى في مجال التطبيق الإداري.
فن الإدارة
يقصد بكلمة فن أنها الكيفية التي يتم بها الاستخدام الأمثل لكل ما هو متاح من علمٍ للوصول إلى أفضل النتائج، كما أن معنى الفن هو تنفيذ الأشياء والأعمال من خلال الآخرين وليس بالآخرين، كما يقصد بالفن أخيراً الوصول إلى النتيجة المحددة عن طريق تطبيق مهارة المعرفة والعلم في الأداء.
عملياً وبالرغم من الاتفاق حول المبادئ والقواعد التي توصل إليها علماء الإدارة إلا أن ذلك لا يعني بالضرورة تساوي الكفاءة والقدرة الإدارية على تحقيق أفضل النتائج أو تحقيق الأهداف بأفضل الوسائل المتاحة، حيث يظل للحكم والتقدير الشخصي والموهبة أثر مهم في التمييز بين المواقف الإدارية والتمييز وفقاً لهذا المفهوم هو الجانب الفني من الممارسة الإدارية.
من جهةٍ أخرى أجمع علماء الإدارة على أن محور العملية الإدارية هو العنصر البشري، وهي الركيزة الأساسية لكفاءة الأداء التنظيمي مما فرض نمطاً مختلفاً للتعاطي مع هذا العنصر يستند إلى فهم مكوناته، وتفسير سلوكه وهذا ما لم توفره المبادئ والقواعد الجامدة للإدارة.
الإدارة الحديثة
مزيجٌ من علم وفن الإدارة:
يمكننا القول استناداً إلى المعطيات السابقة انه لا يمكن القبول بأي تصنيفٍ للإدارة بين العلم والفن لأن الممارسة الإدارية تفرض التزاوج بين علم وفن الإدارة، فالمعرفة الإدارية شرط أساسي لتحقيق الكفاءة في الإدارة كما أن تطبيق هذه المعرفة بمهارة مميزة يزيد من فاعلية الكفاءة في الإدارة إذاً الإدارة الحديثة هي علم وفن الإدارة في آنٍ واحد.
عملية الإدارة
لمنظمات الأعمال مجموعة من الركائز تشكل في تناسقها وتفاعلها المسار الحقيقي لها، فإما الانكماش المؤقت ومن ثم التصفية وإما الديناميكية والتطور، وهذه الركائز هي:
- الوظائف الإدارية: وتشمل التخطيط، التنظيم، التوصية والرقابة بحيث يتم ممارستها من قِبل كافة أعضاء التنظيم.
- العمليات الإدارية: وهي مجموعة الأنشطة الرئيسة والفرعية اللازمة لتحويل عناصر الإنتاج إلى سلعة وخدمة.
- اتخاذ القرارات وحل المشكلات: وهي عملية يتم بموجبها مواجهة كافة المواقف التي تستدعي حلولاً لتحقيق أهداف المؤسسة.
- من جهةٍ أخرى لا تقتصر ديناميكية ونمو المنظمة على تفاعل الركائز أو المكونات السابقة فيما بينها فقط، إنما يمتد هذا التفاعل ليشمل التغيرات البيئية الخارجية عن المنظمة، كالبيئة الاجتماعية والثقافية والاقتصادية المساندة في المجتمع.
المنظمة نظام متكامل
بالرغم من صعوبة تحديد تعريف موحد لمفهوم النظام، إلا أن معظم التعاريف التي تعرضت لدراسة النظام كانت تحمل في دلالاتها أن النظام عبارة عن مجموعة من الأجزاء المتكاملة أو مجموعة من الأجزاء ذات خصائص مشتركة، أو مجموعة من العلاقات تؤدي إلى هدفٍ مشترك. إلا أن أهم الخصائص التي يشير إليها أي تعريفٍ للنظام هي:
- يتكون النظام من عدة أجزاء يجب أن ينظر إليها ككل وليس كوحدات مجزأة.
- يشكل كل جزءٍ من أجزاء النظام الكلي نظاماً بحد ذاته ولكنه يصب في إطار النظام الكلي.
- يتصف النظام بانفتاحه على المحيط الذي يعمل في إطاره.
إن مكونات النظام الكلي هي ثلاثة: المدخلات ويقصد بها عناصر الإنتاج والبيئة الخارجية. والعمليات ويقصد بها الأنشطة الأساسية والفرعية للمنظمة والمخرجات ويقصد بها إشباع رغبات المستهلكين من الخدمة أو السلعة بأسعار وجودة مميزة وتحقيق المنظمة لنصيبها من التنمية الاقتصادية والاجتماعية وارتفاع الروح المعنوية لأفراد التنظيم.
«السلوك الإنساني في الإدارة - دكتور علي السلمي»