بناء على مقتضيات مصلحة العمل التي تستوجب إيجاد سكرتارية لهيئة التحكيم في الديوان، صدر قرار وزير الدولة رئيس ديوان المظالم رقم 39 وتاريخ 2-11-1409ه، مقرراً ما يأتي: مادة 1: تنشأ بالديوان سكرتارية تحكيم يلحق بها موظف أو أكثر بحسب الحاجة يكون من مهامها تلقي طلبات التحكيم وقيدها، والقيام بالمهام الأخرى المنصوص عليها في هذا القرار. مادة 2: تنشأ السجلات والدفاتر اللازمة لقيد طلبات التحكيم وإثبات كل البيانات المتعلقة بخط سيرها وما يتخذ فيها من إجراءات، حتى تمام التصرف النهائي فيها. مادة 3: يتولى سكرتير هيئة التحكيم: أ- تلقي طلبات التحكيم وقيدها بأرقام مسلسلة تبدأ ببداية كل سنة هجرية وتنتهي بنهايتها، وذلك بالصيغة الآتية تحكيم رقم لعام 41 ه، وتخصص لكل طلب صفحة مستقلة بالسجل المعد لهذا الغرض. ب - عرض طلبات التحكيم بعد قيدها على النحو المشار إليه على نائب رئيس الديوان، للشرح عليها بما يلزم. ج - فتح ملف خاص لكل طلب تحكيم تودع فيه الأوراق المتعلقة بالموضوع كافة وصور الإخطارات والتبليغات ودفاتر الضبوط وصور الأحكام التي تصدرها هيئة التحكيم، مع مراعاة فهرسة محتويات الملف. د - إخطار المحتكمين والمحكمين بالقرار الصادر باعتماد وثيقة التحكيم، وذلك خلال أسبوع من تاريخ صدوره. ه - أعمال سكرتارية الجلسات التي تعقدها هيئة التحكيم. و - إخطار المحتكمين بمواعيد الجلسات التي تحددها هيئة التحكيم. ز- تلقي الأحكام الصادرة عن هيئة التحكيم والتأشير بمنطوقها وتاريخ صدورها في السجل المنصوص عليه في البند أ من هذه المادة. ح - تلقي الاعتراضات المقدمة من ذوي الشأن على ما تصدره هيئة التحكيم من أحكام والتأشير بأسماء مقدميها وتاريخ تقديمها في السجل المشار إليه، وإعطاء مقدم الاعتراض الإيصال الدال على ذلك، ويتم عرض الاعتراضات على نائب رئيس الديوان للشرح عليها بما يلزم. ط - تسليم المحكوم لمصلحته الصورة التنفيذية لقرار التحكيم موضحاً عليها الأمر بالتنفيذ الصادر من الإدارة المختصة، على أن يؤخذ توقيع مستلم الصورة التنفيذية على السجل المشار إليه بما يفيد تسلمه لها. مادة 4: يراعى في الإخطارات والتبليغات التي يقوم بها سكرتير هيئة التحكيم توافر الشروط والأوضاع المنصوص عليها في المواد 15، 14، 13، 12، 1 من اللائحة التنفيذية لنظام التحكيم. مادة 5: يعمل بهذا القرار من تاريخ صدوره ويبلغ من يلزم بتنفيذه. هذا، وتناول نظام التحكيم السعودي كيفية سير عملية التحكيم، بدءاً من إيداع وثيقة التحكيم لدى الجهة المختصة بنظر النزاع، حتى مرحلة الاعتراض على حكم المحكمين، وذلك وفقاً للتفصيل الآتي: 1- تنص المادة الخامسة من نظام التحكيم على أنه: يودع أطراف النزاع وثيقة التحكيم لدى الجهة المختصة أصلاً بنظر النزاع، ويجب أن تكون هذه الوثيقة موقعة من الخصوم أو من وكلائهم الرسميين المفوضين ومن المحكمين، وأن يبين بها موضوع النزاع، وأسماء الخصوم وأسماء المحكمين وقبولهم نظر النزاع، وأن ترفق بها صور من المستندات الخاصة بالنزاع. 2- تنص المادة السادسة على أنه: تتولى الجهة المختصة أصلاً بنظر النزاع قيد طلبات التحكيم المقدمة إليها، وتصدر قراراً باعتماد وثيقة التحكيم. 3- تنص المادة السابعة من اللائحة التنفيذية للنظام على أنه: على الجهة المختصة أصلاً بنظر النزاع أن تصدر قراراً باعتماد التحكيم خلال 15 يوماً، وأن تخطر هيئة التحكيم بقرارها. 4- ثم تناولت المادة الثامنة كيفية الإخطارات والإعلانات، والمادة التاسعة كيفية الحكم في النزاع في الميعاد المحدد في وثيقة التحكيم، والمادة العاشرة كيفية تعيين المحكم، والمادتان ال 12 رد المحكم للأسباب ذاتها التي يرد بها القاضي، والمادة ال 13 وال 14 كيفية صدور الحكم، والمادة ال 17 بيان ما يجب أن تشتمل عليه وثيقة حكم المحكمين، والمادتان ال 18 ال 19 تناولتا كيفية الاعتراض على حكم المحكمين.
