إثارة لموضوع شبه ميت عند العرب : مفهوم الأرشيف الإلكتروني وفوائده والتحديات

لم يعد الأرشيف مجرد تخزين لتلال من الأوراق القديمة، بل أصبح على مدى الخمسين عاماً الأخيرة علماً يدرس في الجامعات باسم "علم التوثيق"، وعادة ما ندرسه مع علم المكتبات في القسم ذاته. وتطورت وسائل حفظ واستخدام الأرشيف والاستفادة منه حتى وصلت إلى ثورة وسائل الاتصال الرهيبة. بل يمكن القول إن اختراع الكومبيوتر جاء حلاً حاسماً وثورياً في مجال الأرشيف.
والأرشيف لا يعني مجرد الاحتفاظ بأوراق قديمة، بل هو يعني ذاكرة أي شعب المتصلة، والتي تنمو كنمو الأشجار المعمرة، طبقة فوق طبقة. والأرشيف هو التاريخ الحي لأي شعب، وهو المرجع الذي نحتفظ فيه ونرجع إليه لمعرفة الروح والسمات القومية للشعب. على هذا القدر هي حقيقة الأرشيف.
لكن الناظر إلى حال وثائقنا ومستنداتنا يرثي لها ولنا. فهي عبر التاريخ إما دمرت، أو سرقت، أو بيعت، أو تعاني من إهمالنا لها.
أعطي دائماً مثالاً واحداً على أهمية الأرشيف، عندما لجأت مصر إلى التحكيم الدولي لاستعادة منطقة طابا في سيناء من إسرائيل، كانت الوثائق التي في أرشيفات مختلفة، وبخاصة في دار الوثائق القومية المصرية، هي التي حسمت نتيجة التحكيم لمصلحة مصر واستعادت سيناء، بما يعني أنه لو لم تجد مصر مثل هذه الوثائق ما استعادتها.
لا تقتصر أهمية الأرشيف بالطبع على الجوانب السياسية الكبيرة، بل هي في حياتنا اليومية، تؤثر فيها ونحن لا ندري. انظر إلى نزاعات الميراث العادية المتكررة يومياً، يكسبها من يملك المستندات المؤيدة له. وانظر إلى الكم الهائل من القرارات والقوانين التي تصدر من دون توثيق علمي، تكتشف أن المواطن العادي، بل وأحياناً كثيرة المختص، يجهل عشرات القوانين السارية المفعول، فيعاقب على تصرف لا يرى فيه أي خطأ، ولكن قانوناً مجهولاً صدر من ستين أو سبعين عاماً مثلاً ما يزال سارياً. بل إن الوزراء المتعاقبين لا يكررون إصدار القرارات ذاتها، أو قرارات متشابهة ما أنزل الله بها من سلطان، لأن الوزير الحالي لم يعثر على شيء من القرارات التي أصدرها الوزير السابق عليه، فما بالك بالوزراء السابقين منذ أن تأسست الوزارة؟
إنني هنا أتحدث حديث الشاهد الذي عانى ويعاني من هذا القصور الخطير.
لقد طفح بي الكيل في أشبيلية، "أندلس" العرب الغاربة، وأسبانيا المشرقة، في الشهر الماضي عندما حضرت المؤتمر الرابع عشر للمجلس الدولي للأرشيف. ذهلت من حضور ما يقرب من 2500 مشارك، ليس بينهم سوى ما لا يزيد على عشرين عربياً!! كان كل العرب في المؤتمر ممثلين لأرشيفات دولهم القومية، بينما كان غير العرب ممثلين لأرشيفات قومية ومحلية وخاصة وأهلية وجامعات ونوعية. بل وجاء حتى هواة الأرشيف على نفقتهم الخاصة ليستفيدوا. فهل هناك عربي هاوٍ للأرشيف؟ وكيف يهوى عربي الأرشيف، والعمل فيه عندنا عقوبة ننزلها على المغضوب عليهم، أو منفذ لمساعدة المحتاجين إلى وظيفة وهم بلا كفاءة ما. وننظر إلى موظف الأرشيف نظرتنا إلى المساكين وأبناء السبيل.
ولذلك من الطبيعي ألاّ يحافظ هؤلاء في مثل هذه الظروف على ما تسلل إلى أيديهم من مستندات ووثائق. ونصبح أمة بلا أرشيف، أي بلا ذاكرة، تتهدد هويتنا مخاطر الحياة في العراء. والذين يتخرجون من أقسام الوثائق في تلك الكليات الجامعية القليلة التي تدرسها، يستنكفون العمل في الأرشيف، لأن الأرشيف عندنا ما زال على سيرته البدائية في مخازن شبه مظلمة تملؤها الأتربة، وتسرح فيها الحشرات، بينما الأرشيف في الدول المتقدمة أصبح الآن يدار الكترونياً في قاعات مكيفة. وسيكون من أهم ملامح تقدم العرب تغير واقعهم الأرشيفي، بدءاً من وعي المواطن العادي بالأرشيف وأهميته والتعامل معه، إلى تكوين الأرشيفات القومية وغيرها في الدول العربية وعلاقتها بالمجتمع.
وفي التطور المتمثل في السجلات الإلكترونية، والذي لا نشعر به والحمد لله، تغيرت مهمة الأرشيفي - أي موظف أو خبير الأرشيف - فقد أصبحت تتمحور في ثلاث مهام أساسية:
1 - التحكم في عمليات خلق السجلات وحفظها، والتأكد من حقيقتها، أي إمكان الوثوق فيها والاعتماد عليها.
2 - ترتيب هذه السجلات، بما يعني التحكم فيها، وتحديد مراحل العمل في دورة متكاملة لهذه السجلات.
3 - إتاحتها وسهولة الوصول إليها بوضوح.
وفي كل الأحوال فإنه من الضروري الحفاظ على الوثائق الأصلية في صورتها الأصلية. والوسائل الحديثة مثل السجلات الإلكترونية، وقبلها "الميكروفيلم"، تعمل على الحفاظ على الوثائق الأصلية، وعلى حمايتها وسهولة الاستفادة منها. ولذلك من الأفضل أن يتم ربط أنواع السجلات ببعضها في نظام متكامل. ربط الوثيقة الأصلية بصورها الميكروفيلمية بسجلاتها الإلكترونية، وهذا يتم في بعض الأرشيفات الكبيرة في العالم مثل الأرشيف الوطني الكندي وجامعة ييل وجامعة كومل.
إن المؤسسات الأرشيفية تواجه تحدياً لا نهاية له في مجال حفظ السجلات الإلكترونية بسبب الاعتماد المتزايد على التكنولوجيا الرقمية في الإنتاج والتخزين والاستعلام. بما يعني أن السجلات الأرشيفية الإلكترونية في تزايد مستمر. وبما يعني أيضاً مزيداً من التعقيد في التعامل مع هذه السجلات. في الوقت نفسه تجاهلت تكنولوجيا المعلومات مشكلات الحفاظ طويل الأجل على المعلومات الرقمية. لكن في السنوات الأخيرة بذلت - وما زالت - جهود كبيرة في هذا المجال تمحورت حول بعض الاتجاهات، مثل انتقال البرامج الإلكترونية عبر النظم والأجهزة وتحديث هذه البرامج باستمرار ونقل السجلات إلى أشكال أفضل. ومع ذلك يجب التحذير من الاستغراق في الاهتمام بمشكلات التكنولوجيا الرقمية على حساب الحفاظ على السجلات الأرشيفية. ويجب أن تكون القيادة دوماً لتحقيق الأهداف المطلوبة من الأرشيف، لا أن تتحول الوثائق الإلكترونية إلى مجرد مناهج لتطبيقات الكومبيوتر. هذا ما أكد عليه الاستاذ دورانتي في جامعة كولومبيا البريطانية في كندا عندما جمع أساتذة من الجامعات وخبراء من المؤسسات الأرشيفية وعلماء كومبيوتر ومهندسين من أنحاء مختلفة من العالم لكي يخططوا لمتطلبات أرشيفية محددة لحفظ السجلات الإلكترونية الموثوق فيها. كما يقوم الأرشيف القومي الأميركي بدعم أبحاث لتطوير المتطلبات الأرشيفية لحفظ السجلات إلكترونياً، وبخاصة مناقشة المشكلات الناجمة عن التغير المستمر للتكنولوجيا. وهناك تصور بأن تكون نظم المعلومات الأرشيفية مستقلة عن التكنولوجيا المستخدمة، وذلك بغرض الاستفادة من التطورات والإمكانات التكنولوجية المستمرة في التقدم. فالعلاقة تسير في اتجاهين: تطوير تكنولوجيا خاصة تلائم الاحتياجات الأرشيفية، وبناء حلول أرشيفية على أسس تكنولوجية بما يجعل من الممكن والمفيد التعامل مع الأرشيف عبر شبكة "الانترنت" مثلاً وما قد يجد في هذا المجال.
يثير الأرشيف الإلكتروني واستخدام تكنولوجيا المعلومات في نظم الأرشيف مشكلات قانونية تتعلق بتأمين التحكم في السجلات الإلكترونية إضافة إلى التحديات الخاصة بالعولمة. فمع تكنولوجيا المعلومات يصبح من الصعب حصر السجلات الإلكترونية داخل حدود المؤسسات الأرشيفية. كما أن الاستفادة من السجلات الإلكترونية كأدلة قضائية غير ممكن تقريباً حتى الآن. إذ ما زال هناك عدم ثقة بدرجة أو بأخرى في المعلومات الواردة في السجلات الإلكترونية، فمن يضمن أنه لم يقع عليها تحريف أو تغيير أو تجاهل... إلخ عمداً أو سهواً أثناء عملية انتقالها عبر الوسائط التكنولوجية. ويتزايد الشك حتى قد يصل إلى الرفض عندما يحدث تشويه في الوثيقة الأصلية أو يتم فقدها نهائياً، ولا يصبح لدينا إلا صورتها أو نصها على سجل إلكتروني. لذلك فإن مكننة الوثائق واستخدام تكنولوجيا المعلومات فيها ليست بديلاً على الإطلاق من حماية وصيانة الأصول الوثائقية وترميمها والحفاظ عليها. فمن المفترض أن مكننتها إلكترونياً يهدف أساساً إلى تسهيل التعامل معها وانتشارها، وليس الاستغناء عن الأصول، كما أن استخدام السجلات الإلكترونية يؤدي حتماً إلى هز - وربما تحطيم - للبيروقراطية والسيطرة التي اعتدنا عليها في مؤسساتنا الأرشيفية، وتغيير تلك الصورة الكالحة للأرشيف عند عامة الناس وكثير من خاصتهم. ومن جهة أخرى أدت مكننة الوثائق إلكترونياً إلى اندماج إدارة المعلومات وحفظ السجلات. وما لم يسهم الأرشيفيون في التطورات المتسارعة لثورة الاتصالات فسوف تتجاوزهم هذه الثورة وهم الخاسرون. فمن الأفضل لهم أن يشاركوا بفاعلية في تشكيل صوغ وإدارة ما يتعلق بهم في تكنولوجيا المعلومات والسيطرة عليها. وعليهم أيضاً تنقية أوعية معلوماتهم مما لا يحتاجون إليه من معلومات. وعليهم قبل كل ذلك تكييف أنفسهم مع البيئة الجديدة لتكنولوجيا المعلومات.
كما يثير الأرشيف الإلكتروني مشكلات أخرى متعلقة بقدرة الجمهور المتنوع على التعامل معه والاستفادة منه. فإذا افترضنا أن العاملين في الأرشيف يدربون على التعامل مع السجلات الإلكترونية في مراحلها المختلفة، فماذا عن الجمهور؟ هل سيحتاج المستفيد من الأرشيف ضرورة التدرب على استخدام برامج السجلات الإلكترونية قبل التعامل معها؟ وهل سيكون هذا التدريب مفيداً له عموماً؟ وهل لديه وقت للتدريب؟ وهل سيدفع مقابلاً مادياً؟ وهل في النهاية سيكون هذا التدريب مجدياً له؟ وفي الإجمال، هل سيستفيد الجمهور أكثر من انتشار السجلات الإلكترونية؟ ذلك لأن الأرشيف في أي مكان في العالم يوجد لينغلق على عدد محدود من المتخصصين كرجال الدين في المعابد. لكنه وجد أساساً للخدمة العامة واستفادة المواطنين بأشكال شتى، ولمصلحة الوطن.
لقد شهد العقد الأخير من الزمن ظاهرة عجيبة مزدوجة: إذ تم فيه إنتاج كميات من المعلومات المسجلة أكثر من أي عقد سابق عليه، وفي الوقت نفسه ازدادت صعوبة الوصول إلى هذه المعلومات أكثر مما حدث في أي عقد مضى على رغم أن هذا العقد أيضاً شهد تقدماً مذهلاً في تكنولوجيا المعلومات. وهذا قد يعني أن تلك التكنولوجيا وحدها لا تستطيع أن تحل المشكلات التي تواجهها أو تطرحها السجلات الإلكترونية. ولذلك فمن الضروري هنا العودة إلى المفاهيم الرئيسية لنظرية الأرشيف. ولا يجب أن تكون هذه العودة سلبية قاصرة على الاستفادة من التكنولوجيا، ولكن لإيضاح المشكلات وإلتزام تحقيق أهداف الأرشيف باستمرار.
المفاهيم الأرشيفية الأساسية تتعلق بمواضيع مهمة في ما يتعلق بالأرشيف أولها: الأهداف، ثم الثقة في الوثائق وصدقيتها، ثم كيفية تنظيمها في سجلات، والأسس الأرشيفية. فالوثيقة المادية في صورتها الأولى تتكون من شكل ذي خامة ومواصفات مادية معينة المحتوى الفيزيقي، ومضمون تحمله هذه الوثيقة المحتوى الثقافي أو الفكري. وكلاهما: الشكل والمضمون مرتبطان في تحديد الوثيقة والاعتماد عليها. وعندما تتحول الوثيقة سجلاً إلكترونياً تبدأ المشكلات الضرورية إذا صح التعبير. وذلك لتعرض الوثيقة للتغيير الجذري من حيث الشكل حيث انتقلت من محتوى مادي الخامة والمواصفات إلى محتوى اعتباري ذاكرة الكمبيوتر وشاشته، وما قد تتعرض له الوثيقة من تغيرات في محتواها الفكري الثقافي. لذلك من الضرورة بمكان بناء نظام للثقة التامة في السجلات الإلكترونية وربطها بالوثائق الأصلية. ومن هنا تتعرض نظرية الأرشيف إلى تطور مستمر ونمو دائم. فمفاهيمها ومناهجها تحتاج إلى مواجهة التحديات داخلياً عندما تطبق داخل البيئة نفسها والمادة ذاتها، وخارجياً عندما تطبق في بيئة جديدة مستخدمة أشكال جديدة من السجلات وأنظمتها، وكذلك عندما تواجه نظرية الأرشيف مفاهيم ومناهج تخصصات أخرى مختلفة، ما يتطلب البحث الدائم واختبار الفروض والنتائج باستمرار.
* رئيس مجلس إدارة دار الكتب والوثائق القومية - مصر.