شدت المؤسسة الأهلية للإدلاء بوزارة الحج والعمرة على العاملين في المؤسسة الأهلية للإدلاء وكل مجموعات خدماتها الميدانية، على الالتزام بأن تكون الأسرة الواحدة مجتمعة في السيارات المعدة لنقلهم بحيث تظل المرأة مع محرمها والرجل مع أهله. وأوضحت المؤسسة في تقرير لها (حصلت «الحياة» على نسخة منه)، أنها تعمل على ضمان ما أوكل إليها من مهمات منها مساعدة الحجاج القادمين خارج التنظيم (تأشيرات مجاملة) الذين ليس لديهم سكن بالبحث عن سكن مناسب لهم وفق المتاح والمتوفر والملاءة المالية للحجاج، ومساعدتهم في نقل أمتعتهم، والإشراف على راحة الحجاج وتفقد أحوالهم طيلة إقامتهم في المدينةالمنورة، وتخصيص العدد الكافي من العاملين لخدمتهم. وقالت إنها تقوم بالإشراف على مساكن الحجاج والتأكد بالالتزام بنظام المنازل المعدة لسكن الحجاج ولائحته التنفيذية وضوابط الإسكان وما يصدر من تعليمات بخصوص الإسكان، وإبلاغ الجهات المختصة عن الدور غير المصرح لها والتي يسكنها الحجاج. وأكدت المؤسسة أنه يتم «التعاون مع المسؤولين عن توعية الحجاج لإرشادهم إلى أمور دينهم عند زيارتهم للمسجد النبوي الشريف خلال إقامتهم في المدينةالمنورة، وحث الحجاج على مراعاة شروط النظافة والمحافظة على البيئة في سكنهم وتنقلهم، والتنسيق مع النقابة العامة للسيارات وشركات نقل الحجاج لتوفير حاجاتها من الحافلات واستلام وسائل النقل المعدة لنقل الحجاج من شركات النقل». وأشار إلى تسليم كل حاج بطاقة مطبوع عليها المعلومات الأساسية ما يعد دليلاً على استلام المؤسسة لجواز سفره بحيث يوضح الرقم التسلسلي للبطاقة والبيانات الأساسية والتفصيلية للحجاج في الحساب الآلي مع ضرورة التأكد من وجود جوازات أو وثائق سفر مجموعات الحجاج وتذاكر سفرهم في الحافلة المخصصة لنقلهم بين مدن الحج (مكةالمكرمةوالمدينةالمنورةوجدة) سواءً مع المرشد أو السائق لتسليمها في ما بعد لمكتب الوكلاء الموحد أو المؤسسة المعنية. ولفت إلى قيام المؤسسة بتفقد أحوال الحجاج بصفة مستمرة وإعانتهم على إنهاء معاملاتهم لدى الدوائر الحكومية في حال اقتضى الأمر. وحثت على المبادرة بإبلاغ أقرب مركز صحي في حال إصابة أحد الحجاج بمرض ما، وخصوصاً إذا اشتبه أنه من الأمراض المعدية مع مساعدة الحاج على مراجعة المستشفيات وأخذ العلاج اللازم أو إحضار طبيب لمعالجته وتفقد حالته إذا كان حالته تستدعى ذلك، ومتابعة حالات الحجاج المنومين بالمستشفيات وتنظيم خروج المرضى المعافين ممن يقر الطبيب رسمياً تحسنهم بواسطة مرشديهم، وفق التنسيق الذي يتم مع إدارة الشؤون الصحية بالمدينةالمنورة وبالتنسيق مع بعثات حجهم. ولفتت إلى القيام بتزويد فرع وزارة الحج بالمدينةالمنورة وبيت المال بأسماء من يتوفى من حجاجهم وجنسياتهم وأعمارهم وأرقام جوازات ووثائق سفرهم وما يحوزه كل منهم من نقود ومتاع وخلافه، مع إثبات مكان الحالة وسببها، وإنهاء إجراءات استخراج شهادة الوفاة، وذلك بما يتمشى مع الإجراءات المقررة والتنسيق مع بعثات حجهم وتسليمها لهم، إذ إنه الجهة المسؤولة عن الحجاج والوكيل الشرعي لهم، وكذلك إخطار إدارات التجهيزات التابعة للأمانات عمن يتوفاه الله من حجاجهم لاتخاذ اللازم نحو دفنه.