ضمن نشاطات وفعاليات شهر رمضان المبارك وبحضور علي بن خميس البيضاني مدير جمعية الثقافة والفنون بالباحة وأعضاء لجنة مشروع حفظ الأدب الشفهي والطب الشعبي بالمنطقة أدار الدكتور جمعان بن عبدالكريم ورشة عمل للمشاركين في تنفيذ المشروع أستهلها مدير الجمعية بكلمة رحب فيها بالمشاركين وأستعرض معهم نتائج اللقاء الأول للمشروع مذكرا بأهمية المشروع وضرورة بذل الجهود وتظافرها لإنجاحه ثم استعرض أهداف الورشة مرحباً بالدكتور جمعان عبدالكريم أستاذ اللسانيات بجامعة الباحة والذي بدأ الورشة بتقديم ورقة عمل ضمنها خطة إجرائية مقترحة للعمل الميداني ومن خلاله أبان دور المدير التنفيذي للمشروع المتمثلة في الإشراف على الخطة وتنفيذها بحسب الجدول الزمني المقرر لها مشيرا إلى أهمية تعيين مدير ا لوحدة الحاسب الآلي ليكون مسؤولا عن عمليات الحوسبة وعن توزيع العمل بين أعضاء الوحدة كما أقترح من خلال ورقته مايلي: * تشكيل لجنة مالية برئاسة مدير المشروع تكون مهمتها إعداد خطة مالية وتصور عملي للصرف على المشروع وتأمن مستلزماته . * أن يكون العمل بطريقة تقسيم المشروع بطريقة تقسيم العاملين إلى ثلاث فرق لايسمح بالتداخل بينها حفاظا على سير المشروع وفق المقترح التالي: أ- الفرقة الأولى تقوم بجمع التسجيلات الصوتية والتسجيلات المرئية ويبدأ عملها بتعيين مساعد لمدير المشروع في كل محافظة على أن تبدأ عملها بداية شهر شوال 1433ه بحيث لايزيد عددهم عن عشرين فردا من جميع أرجاء المنطقة على أن يحملوا بطاقات تعريفية وخطابات رسمية تُسهل مهمتهم كما يكون معهم بروشورات تعريفية بالمشروع وأهدافه وأن يتم حصر الشخصيات المقترحة والتي لديها تسجيلات تخدم المشروع وحدد ت نهاية مرحلة الإعداد بنهاية شهر شوال 33ه وتبدأ عملية الجمع إعتبارا من شهر ذو القعدة 1433ه بحيث يتسلم المشاركون حقاب خاصة عليها شعار المشروع لجمع التسجيلات على أن يكون جمع المواد عن طريق التبرع بالأشرطة من قبل أصحابها لتسجيلها رقميا وفي حال رغبة صاحبها في إعادتها يتم إستلامها بإيصال استلام يحدد فيه موعد إعادة الأشرطة لصاحبها. بدأ عمل القائمون على تحويل المواد والتسجيلات إلى صيغ رقمية بتفريغها على أشرطة dvd تمهيدا لتكوين مكتبة صوتية وأكدت الورقة على أن يقدم المساعدون تقريرا شهريا لمدير المشروع عما تم إنجازه على أن تنتهي أعمال الفرقة بنهاية شهر ربيع الآخر من العام 34ه كما اقترحت الورقة صرف مكافآت مالية تحددها اللجنة المالية. ب- الفرقة الثانية بحسب الورقة هي: فرقة إستمارة الطب الشعبي ويتم توفير جمع ماتم توفيره للفرقة السابقة من (خطابات و تعريفية وبطاقات وبروشورات وتصرف لهم مكافآت ممالة) وتنطلق بالتزامن مع عملية الجمع للتسجيلات الصوتية والمرئية (الفرقة الأولى) ووفق جدولها الزمني على أن بتم الإنتهاء من حصر الأطباء والطبيبات الشعبيين خلال شهر شوال تمهيداً لجمع المواد من الأطباء مباشرة عبر اللقاءات المباشرة بالتسجيل المرئي وفي حال رفض الطبيب ذلك يكتفى بالتسجيلات الصوتية أوالتدوين. ج- الفرقة الثالثة التي أقترحتها ورقة الدكتور: جمعان هي فرقة الموروث الشعبي وحددت الورقة بداية عمل الفرقة اعتباراً من بداية شهر جمادى الأولى 34ه ويوفر لها جميع ماتم توفيره للفرقتين السابقتين على أن تبدأ عملية الجمع بزيارة الشخصيات في أماكنها وعن طريق ملأ بيانات الإستمارة وإرفاقها مع المادة المسجلة ليبدأ عمل فريق الحاسب الآلي بإدخال المواد في الحاسب وتحويلها رقميا.
