وينظم المنتدى الذي يعقد للسنة الثالثة على التوالي، بمشاركة ورعاية مجموعة من الجهات الحكومية، حيث تشارك فيه كل من وزارة الداخلية، ووزارة التجارة والصناعة، ووزارة الشؤون البلدية والقروية، ووزارة المالية، والهيئة العامة للسياحة والآثار، وأمانة المنطقة الشرقية، ومجلس الغرف السعودية، والغرفة التجارية الصناعة بالمنطقة الشرقية. ويعد المنتدى أكبر تجمع للمسؤولين العاملين في قطاع المعارض والمؤتمرات في المملكة، ويهدف إلى نقل وعرض المعرفة والاستفادة من التجارب والخبرات الدولية في مجال تنمية صناعة المؤتمرات والمعارض، وإبراز أهمية هذا القطاع ودوره في تنمية الاقتصاد بشكل عام والسياحة بشكل خاص، وتطوير قدرات المُلاك والقائمين على تنظيم وتوريد المؤتمرات والمعارض في المملكة وتقوية قنوات التواصل بينهم وزيادة حجم الاستثمارات في مشاريع المؤتمرات والمعارض، إذ يقام المنتدى بمبادرة من البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات. ويناقش البرنامج العلمي للمنتدى في دورته الثالثة والذي تنظمه شركة مجموعة المختص-إكزيكون الدولية بإشراف البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات، مقومات تطوير صناعة المعارض والمؤتمرات في المملكة، وتطوير البنية التنظيمية والتشريعية لقطاع المؤتمرات والمعارض، وتنظيم وتطوير القطاعات المساندة للمعارض والمؤتمرات، كما يناقش كذلك إعادة تأهيل وتطوير وتوسيع مراكز المعارض والمؤتمرات الحالية وفرص إنشاء مراكز جديدة، والتطوير المهني في قطاع المعارض والمؤتمرات وفرص التوطين. ويتزامن المنتدى مع "يوم الجمعيات السعودي" في دورته الثانية الذي يهدف إلى تطوير قدرات الجمعيات المهنية، العلمية والطبية في المملكة على تنظيم مؤتمراتها بشكل محترف واستقطاب الجمعيات الدولية لعقد مؤتمراتها في المملكة. فيما يتميز المنتدى لهذه السنة بإقامة "لقاء قادة المستقبل في قطاع المعارض والمؤتمرات"، والمخصص لتعريف الشباب السعودي بمستقبلهم في قيادة قطاع المعارض والمؤتمرات في المملكة، والتطور الوظيفي وفرص التوطين في القطاع.