الاستكشاف الإلكتروني.. المخاطر والقوانين

فوربس الشرق الأوسط
في عام 2013، قُدّر متوسط عدد الرسائل الإلكترونية التي أرسلها وتلقاها المستخدم التجاري المنفرد كل عام بأكثر من 36 ألف رسالة. وهذا يعني أن الشركة متوسطة الحجم تخزّن مئات الألوف، إن لم يكن الملايين، من الرسائل الإلكترونية كل عام. فماذا سيحدث إذن لو توجّب على هذه الشركة، لأسباب قانونية أو تنظيمية، مراجعة الرسائل الإلكترونية لذلك الشخص الواحد، ومن ثم المتابعة في مراجعة الرسائل الإلكترونية ل100 مستخدم مماثل آخر؟ هل يمكن إجراء هذه المراجعة بوضوح وانتظام دون فقدان براهين حساسة أو المخاطرة بارتكاب أخطاء مكلفة؟
هذا ما لاحظت أن العديد من الشركات ومستشاريها القانونيين يواجهونه حينما اضطروا لإجراء مراجعات واسعة النطاق للوثائق والرسائل الإلكترونية. إن الشركات التي تجد نفسها في مواجهة خصومة أو دعوى أو تحكيم قضائي أو مطالبات تنظيمية أو تحقيق تضطر غالباً لمعالجة وثائق ورسائل إلكترونية يصل عددها إلى الألوف أو الملايين، وتكون غالباً من نُظم تقنية معلومات ذات إدارة ضعيفة وسلطات قضائية إقليمية متعددة.
ولقد قدّرت شركة (غارتنر- Gartner) قيمة سوق هذه الأنواع من مراجعة الوثائق، التي يشار إليها غالباً باسم (الاكتشاف الإلكتروني)، بمقدار 1.7 مليار دولار عالمياً في عام 2013. وتوجد غالبية هذه الأعمال في أسواق الولايات المتحدة والمملكة المتحدة نظراً إلى أنظمتهما القانونية. ولكن هذا لا يعني أن الشرق الأوسط ليس في حاجة إلى مثل هذه الخدمات. إذ على الرغم من اختلاف البيئة القانونية هنا، فإن الاطلاع على المعايير الدولية، إلى جانب مقدار التكاليف أو الغرامات أو المبالغ المتنازع عليها، يدفع باتجاه التغيير.
في الماضي، كان يجري التعاقد عادةً مع فرق خارج الشرق الأوسط للتكفل بالعملية كاملةً وإدارتها، أو تقوم بها فرق محلية ذات تقنيات ومهارات واستراتيجيات بدائية. ولكن بفضل التطورات في المشهد القانوني المحلي والقدرة الإقليمية للشركات متعددة الجنسيات ووعي الشركات المحلية واتساع خبرة شركات المحاماة، صرت ألاحظ رغبة متنامية في أن يتم التعاطي مع هذا العمل محلياً.
هناك أسباب كثيرة تدعو العملاء إلى إجراء هذه المراجعات محلياً. فقد توجد قيود على البيانات أو نقاط حساسة تتعلق بالأمن أو الطبيعة الثقافية تجعل من الأفضل أو الملزِم أن تجري المراجعات داخل المؤسسة أو داخل البلد، أو حتى ألا يُحتفظ بالبيانات داخل البلد وإنما في دولة قريبة صديقة. وربما أن العملاء يفضّلون دولة الإمارات أو المملكة المتحدة أو الاتحاد الأوروبي على الولايات المتحدة، وذلك لكي يستطيعوا الحدّ مما يصل إلى الحكومة الأمريكية والسلطة القضائية للجهات التنظيمية.
من الأفضل وضعُ فرق دعم محلية للمراجعة وللشؤون القانونية من أجل تلبية احتياجات العملاء. فالفائدة لا تقتصر على اللغة أو المعرفة بالمنطقة، بل إن العملاء المحليين لا يكونون على درجة عالية من الاستعداد لمثل هذه المسائل غالباً. وهم في حاجة إلى من يأخذ بأيديهم منذ اللحظة الأولى، ليقدم لهم المساعدة على إيجاد وثائقهم الخاصة، وحتى تعريفهم بمتطلبات الكشف الدقيقة. ثم إن هناك مسألة التكلفة، فلا ينبغي التقليل من شأن النفقات المتعلقة بهذه المسائل. إن بمقدور الشركات أن تتعامل بصورة أحسن مع هذه التحديات القانونية والاستقصائية عن طريق الاستفادة من الخبرات المحلية المتنامية فيما يختص بتقديم الدعم على صعيد المراجعات والشؤون القانونية.