تلقت أمانة الأحساء عبر النظام الإلكتروني للرد الصوتي الآلي التفاعلي للبلاغات 940 - الذي يعمل على مدار الساعة - حوالي 30 ألف بلاغ منذ إطلاق النظام الآلي قبل عامين. ووفقا لأمين الاحساء المهندس عادل الملحم فان هذا النظام الإلكتروني يأتي ضمن إستراتيجية الأمانة الرامية إلى تعزيز التحول إلى الأمانة الذكية "iAmanh" وامتداداً لجهود تطبيق مفهوم الحكومة الإلكترونية وتحقيق مفهوم واحة الأحساء الذكية "iHasa ". انطلاقاً من توجيهات صاحب السمو الملكي الأمير الدكتور منصور بن متعب بن عبدالعزيز وزير الشؤون البلدية والقروية وبمتابعة من صاحب السمو الملكي الأمير سعود بن نايف أمير المنطقة الشرقية، وتمشياً مع توجهات قيادتنا الرشيدة - أيدها الله - نحو تطبيق الحكومة الالكترونية. وبين الملحم ان النظام يهدف لإتاحة الفرصة للمستفيدين للتواصل إلكترونياً مع الأمانة دون الحاجة إلى زيارتها حضورياً لما يتميز به من إمكانية تفاعله مع المستفيدين وخدمتهم إلكترونياً باللغتين العربية والإنجليزية وإمكانية الاستعلام صوتياً عن المعاملات وخدمات الأمانة. بالإضافة إلى تسجيل تعريفي عن برامج وفعاليات الأمانة المختلفة، لافتاً الى أن النظام مرتبط بمنظومة من التطبيقات الإلكترونية بالأمانة، كونه يتكامل آلياً مع الأنظمة الداخلية والخارجية للأمانة. بالإضافة إلى بوابة الرسائل القصيرة للجوال (SMS) والإشعارات الإلكترونية التي تصل إلى الموظف المسؤول عن الطلب، والتصعيد الآلي للجهات المختصة. وكذلك المستفيد المتصل لمتابعة طلبه آلياً من خلال استقباله رسائل الجوال أو زيارة بوابة الأمانة، ما يسهم في التيسير على المواطن وتقديم المعلومات الخاصة بمسار طلبه دون عناء. من جهته ذكر وكيل الأمين للخدمات المهندس عبدالله العرفج أن النظام يعتبر مرحلة أولى لمفهوم التشغيل الشامل لإدارة عمليات الأحساء "HASACOP " وأداة لصناع القرار. وسيتم انشاء اتفاقيات مع كافة الجهات داخل وخارج الأمانة والمقاولين لضمان الجودة بالأداء، ويتميز النظام بارتباطه بمجموعة من مؤشرات الأداء والقياس «KPIS» والتدفق الإجرائي WORKFLOW بهدف متابعة جودة الخدمات المقدمة من خلال النظام. مفيداً بأنه تم تصنيف المهام والأنشطة ووضع درجة الأولوية لتوجيه الفرق الميدانية آليا، بالإضافة إلى تسجيل المكالمات الواردة، لضمان التحسين المستمر والجودة. مشيراً الى أن النظام يتميز بتفاعله إلكترونياً مع المتصلين من خلال مفاتيح الهاتف ومبني على مفهوم الحوسبة السحابية، وأضاف العرفج : منظومة البلاغات 940 ترتبط كذلك بمجموعة من القنوات التفاعلية المتنوعة. وكذلك تطبيقات هواتف الجوال الذكية والبريد الالكتروني وقنوات التواصل الاجتماعية كالفيسبوك وتويتر وغيرها ليتاح أمام المستفيد أكثر من قناة ووسيلة لضمان وصول صوته وملاحظته ومشاركته بكل يسر وسهولة.
