دعت وزارة التجارة والصناعة جميع شركات ومؤسسات المعارض العاملة في السوق المحلي الى تقديم خطتها لإقامة المعارض لعام 2005م ووفق الضوابط والشروط فإنه ينبغي على الشركات والمؤسسات الالتزام بما جاء في اللائحة التنظيمية للمعارض وتزويد الوزارة ببيانات عن الشركة أو المؤسسة تتضمن عنوانها وأرقام هواتفها واسم وتوقيع الشخص المفوض رسميا من قبل الشركة والمؤسسة وقائمة الدخل مصدقة من قبل محاسب قانوني مرخص له، بالاضافة الى بيان بعدد المعارض التي تم اعتمادها في خطة عام 2004م والمعارض التي تم تنفيذها من تلك الخطة والمعارض التي لم تنفذ وأسباب عدم تنفيذها وصورة من السجل التجاري وصورة من شهادة الانتساب للغرفة التجارية الصناعية. وقال مصدر بالوزارة ان النظام الجديد يؤكد ان مدة الترخيص لأي معرض يجب ألا تتجاوز 7 أيام كما أن تنظيم أي معرض جديد في نفس صالات المعرض يجب أن تفصله مدة لا تقل عن سبعة أيام عن المعرض الأول حتى ولو كان لعارض واحد.. وذلك لتهيئة المعرض أو بعض صالاته للمعرض الجديد. وحددت الوزارة مشاركة في تنظيم المعارض على تلك التي تتضمن مشاركات أجنبية في المعارض المرخصة وصالات الفنادق المفتوحة التي لا تقل مساحتها عن 3000 متر مربع. وقال المصدر انه لن يسمح بعرض المنتجات الغذائية الاستهلاكية ضمن البضائع والسلع المعروضة للمعارض التي يتم الترخيص لها إلا اذا كان المعرض متخصصا في هذه المنتجات. يذكر أنه يوجد بالمملكة حوالي 80 شركة ومؤسسة في تنظيم المعارض تستثمر اكثر من 600 مليون ريال ويتوقع دخول شركات جديدة في القريب العاجل وينظم سنويا بالمملكة ما يقارب 300 معرض متخصص مستقل أو على هامش فعاليات تنظمها مختلف الجهات الحكومية وتلك التابعة للقطاع الخاص.