قيادة الاجتماعات

تحظى الاجتماعات التي تعقدها المنظمات والمؤسسات الرسمية باهتمام تلك الجهات وحرصها على الاستفادة من كوادرها البشرية وتطوير أدواتها وسبل الاستفادة منها.
وإدارة مثل تلك الاجتماعات تمثل قيادةً للأشخاص المستهدفين من خلال عملياتٍ محدَّدةٍ باتجاه أهداف محدَّدة، بطريقة تشجع على المشاركة الفاعلة،وتدعم تحمل المسؤوليات باتخاذ قرارات مناسبة وموضوعية.
وتشير العملية ( Process) بالطريقة التي تجري بها المناقشة بغض النظر عن مادة البحث أو القضية التي يتم الحديث عنها وبشكل جوهري.
ويمكن تلخيص عمليّات القيادة تلك في النقاط الآتية :-
1- سير الاجتماع : كيف يبدأ الاجتماع ؟ كيف ينتقل أعضاء الفريق من مادة إلى أخرى في جدول الأعمال ؟ منْ الذي يديره بدقة ؟ هل هناك تجاور للموضوعات ؟ كيف ينتهي الاجتماع ؟
2- المشاركة : كم عدد الأشخاص الذين يساهمون في النقاش ؟ هل توجد نقاط قوة أو ضعف في النقاش ؟ كيف يمكن التعامل مع الأشخاص الصامتين ؟
3- الاتصال : كيف تتواصل المجموعة مع بعضهم البعض؟
4- القوة والتأثير: منْ يملك تأثير عاليا ؟ منْ يستطيع تحريك المجموعة تجاه عمل أو هدف معين؟
5- اتخاذ القرار : هل تصل المجموعة لاتخاذ القرار بالإجماع ؟ هل هناك طريقة لاتخاذ القرار يقبلها كل عضو في المجموعة ؟ كيف يتم التعامل مع الأشخاص الذين يختلفون مع الأغلبية؟
6- جو المجموعة : ما الشعور العام في المجموعة ؟ كيف يتم التفاعل مع المشاعر ؟ هل هناك روابط عاطفية كبيرة بين المجموعة؟
وللحصول على نتائج إيجابية قيّمة والإعداد لاجتماع ميسر ينبغي ما يلي :
1- هيئ المكان : ستكون الفاعلية في الاجتماع بشكل أفضل عندما يكون المكان مشجعًا على إثراء النقاش بشكل مريح والمقاعد مرتبة.
2- إعداد خطة : تحديد هدف الاجتماع .
3- ضع خططاً للتوثيق : من المهم توثيق الاجتماع في شكل عناصر.
وقد وجدت العديد من النماذج لقيادة الاجتماع ومن أهمها نموذج تاكمان وجونسون Tuck man& jensons Model of Team Development
ويتطرق هذا النموذج إلى أربع خطوات :
1- مرحلة التشكل : وهي المرحلة التي لا يعرف المجموعة بعضهم البعض وخلال هذه المرحلة يراعى ما يلي :
أ‌- تأسيس الوئام بين أعضاء المجموعة .
ب‌- تشجيع الأعضاء لاكتساب شعور الارتياح فيما بينهم .
ت‌- منح كل فرد الشعور بأنه مقبول في المجموعة.
ث‌- إرساء القوانين والتعليمات التي تتعلق بالمهمة والسلوك الاجتماعي .
2- مرحلة العصف : ولها عدة وظائف منها :
أ‌- تخفيف التوتر.
ب‌- تحفيز الاتصال الإيجابي ضمن المجموعة .
ت‌- تحديد مناطق الإشكال.
ث‌- تيسير عمليات حل النزاعات.
3- مرحلة النمذجة : وهي المرحلة التي يتم فيها إرساء المعايير والقوانين التي تتعلق بالسلوك ضمن المجموعة ومن وظائفها:
أ‌- ممارسة مهارة تمييز الحلول المختلفة .
ب‌- تحديد الأدوار .
ت‌- إدارة التغير.
ث‌- مساعدة المجموعة للوصول إلى الإجماع.
4- الأداء: وهي المدة التي تكون الإنتاجية عالية بسبب تجاوز الخطوات السابقة وستكون مجالا للإبداع والمبادرة والاستقرار والعلاقات المنسجمة والتعليم وعندها ستدخل المجموعة في دورة نجاح المهمة.
والوصول لمرحلة الأداء هو هدف المنظمات, لكي تكون النتائج المتوقعة مرتفعة والحلول ممكنة التطبيق والألفة بين المجموعات مرتفعة كذلك.
وتحقيق قرار الإجماع يرتبط غالباً بشعور الجميع بالتشجيع والألفة، وفيما يلي بعض الطرق التي يمكن أن تفيد في هذا الجانب :
1- توفير الإرشادات والاستعدادات في جدول الأعمال .
2- تحقيق مستوى عال من الارتياح قبل البدء في الاجتماع .
3- توضيح أنَّ المشاركة هي جزء تكاملي في الاجتماع .
4- قدّر الردود .
5- تجنب انتقاص الردود.
6- استخلص الردود من الأعضاء.
7- ابنْ على الردود.
8- قدَم الشكر للمجموعة.
ولتتمكَّن المجموعة من الوصول إلى قرار الإجماع ينبغي تحقيق ما يلي :
1- خصص وقتاً لعرض المعلومات على جدول الأعمال.
2- احرص على تخصيص مُددٍ زمنية متساوية لكل قضية أو موضوع.
3- استخدم الوسائط المتعددة.
وهناك العديد من الطرق التي يمكن الوصول إلى اتخاذ القرار الجماعي وهي:.
أ‌- أن تقوم المجوعة بتلخيص الموضوع و تتطرق لعدة امور:
1- ما الذي ناقشناه حتى الآن ؟ ما الذي دوناه حول الموضوع ؟ ما الذي تعلمته من المناقشة ؟
2- اطلب من أعضاء المجموعة خلاصة النقاش .
3- راجع جدول الأعمال للانتقال للنقطة الثانية.
وتوجد أيضاً العديد من الطرق التي يمكن للمجموعة بها أن تميِّز بين الخيارات أثناء اتخاذ القرارات ومنها :-
1- العصف الذهني Brain Storming .
2- التحليل الميسر لنقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات Swot ..
وقد تحدث العديد من المقاطعات في المجموعة التي تؤثر على سير الاجتماع وتعيقه ويمكن التعامل معها من خلال :-
1- أعدْ تركيز المجموعة حول نقاط جدول الأعمال.
2- ميّز القصد من وراء التشويش وتعامل معه .
3- ذكرهم بالقوانين .
إن الاجتماعات التي تتم وفق أليه محددة ومنهجية واضحة ولها هدف محدد يعرفه الجميع ويسعون لتحقيقه ويعملون للإتيان بأفضل التوصيات وإقراره في ظلِّ سيادة الشعور بالألفة بين أعضاء المجموعة واحترام رأي الاخر وعدم انتقاصه، وتحت إدارة فاعلة تعمل بمنهجية واضحة ؛ إنَّها اجتماعات جديرة بأن تؤدي إلى نتائج مميزة وتوصيات محددة تسهم في تطوير المنظمة وحل المشكلات التي تتعرض لها بأيسر الطرق وأفضل الحلول وجميع ذلك لابد له أن يكون تشاوريًّا وديمقراطيا يحفظ حقَّ كل عضوٍ في إبداء رأيه دون تحفظ أو حذر من إهماله له، حتى يشعر الجميع انهم فريق واحد يسعى لهدف واحد .
رابط الخبر بصحيفة الوئام: قيادة الاجتماعات