تعتبر إدارة وتشغيل الأملاك من الأنشطة العقارية المهمة، إذ إنها صناعة قديمة تتطلب جهوداً وقدرات خاصة، وانتشرت أخيراً في المملكة ودول المنطقة خصوصاً مع ظهور أبراج ومجمعات تجارية وإدارية ومراكز سكنية تكون بحاجة إلى من يقوم بإدارتها من حيث التشغيل والصيانة والقيام بالخدمات والمرافق الأخرى من خلال كوادر مؤهلة ومدربة وذات خبرة. وتواجه هذه المهنة مشاكل وعقبات تنسجم وخطورتها، التي تأتي من كونها حقوقا للغير، وتتطلب مزيدا من الأمانة والمصداقية والدقة في التعاملات. وأهم ما يساعد في الحفاظ على الأملاك وتنميتها وحسن تطويرها، هو إدارتها بطريقة علمية وبحرفية عالية، مع الاستفادة من الخبرات السابقة الإقليمية والعالمية، وتوجيهها لخدمة السوق العقاري في المملكة. والمملكة بحاجة إلى شركات ذات حرفية عالية على الرغم من أنه يوجد بها بعض الشركات إلا أنها تفتقر إلى أقل مستويات الاحترافية والتي تدير مشاريع بحجم كبير مما يضر بالعقارات بشكل كبير وتكون نسبة الإهلاك في المباني مرتفعة جداً قد تصل إلى 15 في المائة سنوياً بسبب أخطاء تلك الشركات، ناهيك عن خسارة المبنى للمستأجرين بسبب رداءة الخدمة المقدمة لهم كما أن الصيانة الدورية الاستباقية لها تعتبر معدومة ولا يكون هناك أصلاً بند للصيانة الاحترازية مما يترتب عليها تراكم الصيانة على المالك ويكبه خسائر كبيرة. إن مهنة إدارة الأملاك العقارية حالها حال أي مهنة أخرى لابد وأن تخضع دائماً للتطوير حتى أنها في بعض الدول الأجنبية وصلت إلى مرحلة متقدمة جداً من التطوير في الخدمات المقدمة حيث تحولت من حرفة تقليدية إلى خدمة مميزة قد لا يصدق البعض أنها تدرس في الجامعات ووصلت إلى مرحلة خدمات فنادق خمس نجوم لبعض الأبراج التجارية والسكنية. النهضة العمرانية التي تشهدها المملكة تعزز من حاجزالشركات المتخصصة لإدارة المرافق خاصة بعد تنامي إدارة المرافق والصيانة وأسس في السعودية مؤخراً عدد من الشركات التي تقدم الخدمات العقارية من إدارة المرافق والصيانة الشاملة الأساسية وشهدت نموا كبيرا في صناعة الأعمار خلال السنوات القليلة الماضية، حيث تقوم هذه الشركات بتقديم خدماتها في مجال إدارة المرافق والصيانة الشاملة للمستثمرين والشركات العقارية بما يشمل إستراتيجية الأملاك، تشغيل وصيانة المباني، إدارة المساحات، تقنين الطاقة والبنية التحتية والاتصالات والأمن. وفي الوقت الذي تشهد فيه السعودية نهضة عمرانية شاملة وتطويرا وتحديثا غير مسبوقين للبنى التحتية، تحتاج المملكة إلى آلاف الشركات التي تقدم هذه النوعية من الخدمات في ظل نقص شركات متخصصة ومؤهلة لإدارة المرافق، خاصة بعد تنامي احتياجات قطاع العقارات والبنى التحتية والمرافق الأساسية والمباني الإدارية ومراكز التسوق إلى خدمات متنوعة متميزة ومن مستوى عالمي مثل إدارة المرافق والحماية والصيانة. وتتفرد كل دولة بطريقتها في الإدارة من حيث تقديم الخدمة، فمصر مثلاً توجد بها شركات متخصصة تقوم بهذا العمل وأفراد ومقاولون مقابل مبالغ يتفق عليها أما في الحالة الفردية يجمع مبلغ معين من ساكني البرج أو المركز السكني لمرة واحدة وتودع في أحد البنوك للصرف على أجور الصيانة والكهرباء والحراسة والنظافة وخلافة، وهذه الطريقة جديدة ويعمل بها في معظم الأبراج أو بطريقة أخرى، تدفع المبالغ شهرياً من خلال تكوين اتحاد ملاك ويختارون مسؤولاً ومعاونيه للإشراف على البرج أو (العمارة) وهذه سمة غالبة للطريقة الفردية. فيما أعد في دبي ثلاث لوائح تنظيمية للقانون رقم (27 لسنة 2007)، بشأن ملكية العقارات المشتركة في إمارة دبي»، لتوضيح العلاقة بين ملاك العقارات في دبي، وتحدد مسؤوليات وواجبات جمعيات الملاك المسؤولة عن إدارة العقارات، والمناطق المشتركة للعقارات، كما أنها تعد أحد الضمانات الكفيلة بتحقيق استمرارية جودة العقارات من خلال صيانتها، كما أنها ستحدد رسوم الخدمات المرتبطة بصيانة العقار داخلياً وخارجياً، وستلزم المطورين بالإفصاح عن فواتير الخدمات والصيانة، وتحدد آليات عملها. كما اعتمدت رسوم الخدمات والصيانة ل 51 مشروعاً عقارياً في دبي. وتم في السعودية توقيع اتفاقيات تعاون مع شركات عالمية، تقضي بتدشين شراكة استراتيجية، وتهدف إلى تأسيس شركة لخدمات إدارة المرافق والصيانة الشاملة الأساسية داخل السعودية والتي تشهد نموا كبيرا في صناعة الأعمار، على أن تقوم هذه الشركات بتقديم خدماتها في مجال إدارة المرافق والصيانة الشاملة للمستثمرين والشركات العقارية بما يشمل إستراتيجية الأملاك، تشغيل وصيانة المباني، إدارة المساحات، تقنين الطاقة والبنية التحتية والاتصالات. وتأتي هذه الاتفاقيات في الوقت الذي تشهد فيه السعودية نهضة عمرانية شاملة وتطويرا وتحديثا غير مسبوقين للبنى التحتية، وفي ظل نقص شركات متخصصة ومؤهلة لإدارة المرافق، خاصة بعد تنامي احتياجات قطاع العقارات والبنى التحتية والمرافق الأساسية والمباني الإدارية ومراكز التسوق إلى خدمات متنوعة متميزة ومن مستوى عالمي مثل إدارة المرافق والحماية والصيانة. وتشكل إدارة الأملاك أحد مجالات القطاع العقاري الرئيسة، وتحتفظ باستقلاليتها العلمية والعملية، وتتمتع بدراسة متخصصة ومتنوعة تختلف بحسب نوعية العقارات السكنية والتجارية والصناعية، وبعدد الوحدات المطلوب إدارتها. وتختلف تلك الإجراءات وتحدد بحسب حجم المشروع العقاري وحسب نوعه والتي تهدف بشكل كبير لتقديم خدمة مميزة لكل من مالك المشروع العقاري ومستأجريه والمشروع العقاري فنجد بعض تلك الخدمات تقدم لملاك المشاريع مثل التقارير الدورية والقوائم المالية وتقرير نسبة الإهلاك وبعض تلك الخدمات تعنى بالمستأجرين بحيث توفر موظفين مختصين ومحترفين لخدمة مستأجري تلك المشاريع ومتابعتهم فيما يتعلق بالمشروع وتحصيل الإيجارات وحل المشكلات ووضع التشريعات والتنظيمات لهم وبعضها يتعلق بالمبنى فتجد أنها تعنى بسياسات وإجراءات التعامل مع المبنى وتنظم عمل شركات الصيانة والنظافة والحراسات الأمنية بحيث تتضافر جميع الجهود مع تلك السياسات للرفع من أداء المبنى والمحافظة عليه مدة أطول. وتعتبر إدارة الأملاك أسلوبا جديدا في عملية التسويق في سوق العقار، ويواجه ملاك العقارات مشاكل عديدة في الادارة من ضمنها ايجاد علاقة متينة وقوية بين المالك والمستأجر، لان المالك في الغالب دائما يعتقد ان ادارة الاملاك هي المفتاح السحري الذي يحل العديد من المشاكل. ويؤكد خبراء في الشأن العقاري ان إدارة الأملاك يعتبر أسلوبا من أساليب التسويق العقاري، ويعتبر أيضا جهدا متواصلا بين الوسيط العقاري والملاك (أصحاب العقارات) وهو ان يقوم الوسيط العقاري ب (إدارة الأملاك) والالتزام بتسديد وتوريد المستحقات للمالك من قيمة الايجار من المحلات او العمائر والمجمعات التجارية والسكنية التي يريدها الوسطاء. ونصحوا عمل ميزانية ثابتة لقيمة الصيانة الدورية للمرافق التي تقع ضمن صلاحيات مالك المبنى بما يسمى الصيانة الاحترازية. وعمل كتيب يوثق أنظمة التعامل مع مرافق المبنى بالصيانة والإجراءات المتبعة وكذا متابعة الحوادث، وآلية حلول للإشكالات الطارئة كما تبين اختصاص كل موظف من العاملين في المبنى وأولويته، وصياغة العقود بشكل صحيح وإنهاء إجراءاتها مع مختلف الأطراف، ومتابعة المستأجرين بشكل مستمر وتحصيل الإيجارات وتوفير مستأجرين جدد للممتلكات العقارية، وتقييم الأداء لأعمال الصيانة والتشغيل ورفعها للمالك, والعمل على تلافي السلبيات (إن وجدت)، وتمثيل المنشآت العقارية وملاكها لدى الدوائر الحكومية المعنية، وإعداد التقارير السنوية عن المبنى والإيجارات. وشددوا على أن تلك الخدمات تختلف من مبنى لآخر حسب حاجة المبنى إلى تلك الخدمات كما أنها تخضع لتطور مستمر، ونصحوا جميع المكاتب العقارية بمتابعة أحدث الإجراءات المتبعة عالمياً لإدارة الأملاك والحصول على دورات متخصصة في مجال إدارة الأملاك وتأسيس فريق عمل متخصص لتقديم تلك الخدمات لملاك المشاريع العقارية. وتعتبر الصيانة جزء مهم لعملية التشغيل المرن والفعال للمبنى, يتضمن التشغيل والصيانة عدد من الأعمال التي يجب أن يتم تحديدها بواسطة كل من المستأجر أو المالك، وهي تشمل: الصيانة الوقائية، صيانة الأعطال، معاينات وفحص حالة المبنى، والأعمال الجديدة البسيطة. وكلما كان المبنى أكثر تعقيدا وذات اهتمام كبير فيما يتعلق بزيادة الأمور الصحية في مكان العمل، فان متطلبات الصيانة الشاملة للمبنى تزداد أيضا. ومن دون وجود الصيانة الكافية والجيدة ستزداد الأعطال غير المتوقعة وتقليل فترة تشغيل النظام. وفي العادة يتم تقسيم صيانة المبنى إلى ثلاثة مناطق خدمة الصيانة للأشياء الميكانيكية والكهربائية، صيانة المباني وما يحيط بها، و الصيانة الأرضية فيما يتعلق بتنسيق الحدائق الخارجية.
