البيجاوي: تقليص زمن استقبال الحجاج.. ولجنة لمتابعة الرحلات المتأخرة

وزير الحج دعم فرع المدينة بميزانية تجاوزت «75%» عن المخصص

حسين بختاور - تصوير: علي الشهراني
كشف مدير عام فرع وزارة الحج بمنطقة المدينة المنورة محمد بن عبدالرحمن البيجاوي ل»المدينة» عن دعم معالي وزير الحج الدكتور بندر بن محمد حجار لاحتياجات الفرع لتنفيذ خطته التشغيلية في موسم حج عام 1433ه بما تشمله من توظيف موسمي وتجهيزات تقنية وإدارية وتدريب بميزانية تجاوزت «75%» عن المخصص للفرع في موسم حج العام الماضي وقال: «إن توجيهات وزير الحج تؤكد تجويد العمل وتحقيق معدلات متميزة في أداء الخدمات.
كما أن متابعة وتوجيهات صاحب السمو الملكي الأمير عبدالعزيز بن ماجد بن عبدالعزيز أمير منطقة المدينة المنورة رئيس لجنة الحج بالمدينة المنورة فور انتهاء موسم حج العام الماضي بمناقشة تقارير الأداء والحرص على الاستعداد المبكر لموسم حج هذا العام «1433ه» والعمل على تطوير آليات التنفيذ لتلافي الملاحظات والمعوقات جاء ذلك خلال الحوار الذي أجرته معه «المدينة» فإلى نص الحوار..
** ماهي أبرز المستجدات لخطة عمل فرع وزارة الحج بالمدينة المنورة لموسم حج عام 1433ه والمشروعات المستحدثة؟
مستجدات عملنا في خدمة الحجاج لا تتوقف فهي من استراتيجيات التحسين المستمر في كل موسم حج الذي نهدف منه إلى رفع كفاءة الأداء والخدمات التي تقدم للحجاج وتيسير إجراءاتهم ومن أبرز المستجدات في خطة حج هذا العام التي نسعى للتعامل معها وتحقيقها ما يلي: ارتفاع عمليات قدوم ومغادرة الحجاج عبر مطار الأمير محمد بن عبدالعزيز بالمدينة المنورة بنحو 50% عن موسم حج العام الماضي بعد اكتمال مشروع التحسينات العاجلة لصالات المطار وتشغيلها بكامل طاقتها، تشغيل مركز معلومات متطور في مبنى الفرع مزود بتقنية «MPLS» توفر خدمة اتصال سريع مع المواقع الخدمية لإنجاز العمل بسرعة وكفاءة وإنشاء وحدة لمراقبة الجودة تتحقق من جودة الخدمات المقدمة لضيوف الرحمن زوار المسجد النبوي الشريف وفقًا لمعايير زمنية محددة لكل خدمة، ومن ثم التوجيه لمعالجة أي قصور في الأداء وتجهيز مركز للخدمات الشاملة للحجاج في مبنى الفرع يقدم خدمات ميسرة للحجاج بمفهوم النافذة الواحدة، وتطوير مخرجات مشروع (تراسل البيانات بين قطاعات الوزارة والجهات التي تشرف عليها) لتقليص الزمن المستغرق لعمليات استقبال وتفويج الحجاج القادمين من مطار الملك عبدالعزيز الدولي وفقًا لعقود إسكانهم، استحداث مركز لمراقبة تفويج الحجاج المغادرين جوًا عبر مطار الأمير محمد بن عبدالعزيز الدولي بالمدينة المنورة لضبط عمليات التفويج وفقًا لمواعيد الرحلات الجوية وضمان عدم حدوث تكدس يعيق عمليات المغادرة، وتشكيل لجنة ميدانية مختصة لمتابعة رحلات الطيران المتأخرة وتوفير خدمات الإيواء والإعاشة للحجاج حتى تتم مغادرتهم، والتنسيق مع الجهات ذات العلاقة لترتيب مواعيد السفر الجديدة.
استعدادات مبكرة
** ماذا عن استعداداتكم المبكرة لزوار مسجد المصطفى من الحجيج لهذا العام ؟
الاستعدادات بدأت منذ انتهاء موسم حج عام 1432ه بدراسة تقارير الأداء وتحليل البيانات والخلوص لمخرجات ومؤشرات رسمت طريق العمل الذي بدأ بوضع تصور لكيفية معالجة الملاحظات والمعوقات وتحديد أوجه التحسين المنشودة، إضافة لتعزيز الإيجابيات والتوسع فيها ونقل خبرتها لمواقع خدمية أخرى وبين جميع العاملين، ولعل مما تجدر الإشارة إليه أن وزارة الحج بمختلف قطاعاتها ومواقع خدماتها وقد تشرفت بإتمام خدمة «5.500000» معتمر في هذا العام، بإعداد ومستوى أداء غير مسبوق تحقق من خلال خدمتهم كأحد أفضل مواسم العمرة نجاحًا، فإنها تعتز وتفتخر برجالها العاملين من تنفيذيين وقياديين اكتسبوا خبرات تراكمية ومهارات مهنية وسلوكية تعزز قدراتهم على القيام بخدمة ضيوف الرحمن زوار المسجد النبوي الشريف حجاجًا ومعتمرين وزوارًا بكفاءة واقتدار.
الخطة التشغيلية
** وماهي أبرز أهداف الخطة التشغيلية لموسم حج عام 1433ه ؟
يسعى فرع وزارة الحج بالمدينة المنورة لتحقيق تطلعات حكومة سيدي خادم الحرمين الشريفين وسمو ولي عهده الأمين بتقديم خدماته لضيوف الرحمن على أفضل وجه بحرص وعناية تحقق الأهداف العامة لوزارة الحج والواجبات المناطة بها على وجه العموم، وأهداف خطة الفرع التشغيلية لموسم حج عام 1433ه التي اعتمدها معالي وزير الحج على وجه الخصوص وهذه الأهداف هي: تعزيز التواصل بالحجاج الكرام ومتابعتهم وتفقد أحوالهم وتوفير الرعاية والعناية بهم بما يحقق توجيهات القيادة الحكيمة (وفقها الله)، تحسين عمليات المتابعة والإشراف والرقابة على الخدمات التي تقدم للحجاج من الجهات الأهلية التي يشرف عليها الفرع (مؤسسة الأدلاء، مكتب الوكلاء الموحد، النقابة العامة للسيارات، مكتب إرشاد حافلات نقل الحجاج)، وتقويم أدائها وتوجيهه لتحقيق أفضل الخدمات المنشودة، تذليل معوقات العمل ومعالجة ما قد يطرأ منها بالتنسيق مع مختلف الجهات المعنية، تقديم الخدمات اللازمة للحجاج ومساعدتهم واستقبال شكواهم والمسارعة في إنهائها بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة وفقًا للتعليمات المنظمة لذلك، التحقق من إنفاذ تعليمات ضوابط إسكان الحجاج لإلزام مؤجري المباني السكنية للوفاء بتعاقداتهم مع الحجاج أو من يمثلهم من بعثات حج أو شركات سياحية ورصد أي تجاوزات أو قصور وتوثيقه والرفع به للجنة النظر في المخالفات، تطبيق البدائل لمعالجة ما قد يحدث من إخفاق لبعض بعثات الحج والشركات السياحية في توفير الإسكان لحجاجهم وفق عقود الإسكان النظامية التي توثق من فرع وزارة الحج، الإشراف على عمليات تفويج الحجاج إلى المطارات الدولية عند مغادرتهم بعد نهاية موسم الحج من خلال متابعة أداء الجهات الخدمية والتحقق من تقيدها بتعليمات التفويج ورصد المخالفات ومعالجة الملاحظات، متابعة توفير خدمات الإعاشة والإيواء للحجاج الذين تتأخر رحلات مغادرتهم لبلادهم بعد الحج.
** مما لاشك فيه أن بناء الخطة وتنفيذها يمر بالعديد من المراحل، هل لكم أن تطلعونا على تلك المراحل ؟
تقويم الأداء
الخطة التشغيلية عند بنائها تتم عبر مراحل هي: مرحلة تقويم الأداء لموسم الحج الماضي من خلال دراسة التقارير والإحصائيات ومؤشرات الأداء، مرحلة مشاركة الفرع في الاجتماع بوفود بعثات الحج الرسمية بقيادة معالي وزير الحج ومسؤولي الوزارة والمؤسسات الخدمية لوضع ترتيبات موسم الحج التالي، مرحلة الإعداد والتحسين وتشمل عقد ورش عمل واجتماعات تنسيقية مع الجهات ذات العلاقة للوصول لمعالجة إيجابية للملاحظات والمعوقات وتحسين الإجراءات، مرحلة بناء الخطط التشغيلية للفرع والجهات الخدمية التي يشرف عليها، والتحقق من تكاملها تمهيدًا لمناقشة تفاصيل تنفيذ تلك الخطط ومن ثم اعتمادها من معالي وزير الحج بعد التحقق من مناسبتها، مرحلة تهيئة وتجهيز مواقع العمل وتدريب العاملين على برامج عمل الخطط التشغيلية، مرحلة التنفيذ الفعلي لبرامج عمل الخطة التشغيلية ومتابعة الأداء وتقويمه وتوجيهه.
** ماهي برامج عمل الفرع التي ينفذها لتقديم خدماته لضيوف الرحمن ؟
تضمنت خطة التشغيل عددًا من برامج العمل تحقق التخصص في تنفيذ الخدمات وهي على النحو التالي: برنامج القيادة والإشراف وهو يهدف لتوفير مرجعية إشرافية توجيهية لكافة أعمال ومسؤوليات الفرع على مدار الساعة (24/24) طوال فترة موسم الحج (7/7) برنامج مراكز الاستقبال والمغادرة ومراقبة التفويج، هذا البرنامج الرئيسي يتضمن عدة برامج تشغيلية فرعية تشمل: (مركز استقبال ومغادرة حجاج الجو والبحر بالهجرة، مركز الاستقبال والمغادرة بمطار الأمير محمد بن عبدالعزيز الدولي، مركز استقبال ومغادرة حجاج البر، مركز مراقبة تفويج الحجاج بالكيلو (9) على طريق الهجرة، برنامج مراقبة حافلات نقل الحجاج، برنامج تجهيز وصيانة المراكز) برنامج شؤون الإسكان وبعثات الحج والشركات السياحية، برنامج لجان المراقبة والمتابعة، برنامج خدمات الحجاج، برنامج الطوارئ والسلامة، برنامج الشؤون الإدارية والمالية. برنامج وحدة المعلومات والدراسات والتقارير، برنامج شؤون الإدلاء والوكلاء برنامج وحدة العلاقات العامة، برنامج هيئة الحصر والتوزيع، برنامج تدريب العاملين.
افضل الخدمات
** لعل برنامج شؤون الإسكان وبعثات الحج والشركات السياحية من أهم البرامج التي يعول عليها كثيرًا في التنظيم وتقديم أفضل الخدمات، هل لكم أن تحدثونا عن البرنامج ؟ وكم عدد عقود الإسكان التي تم توقيعها الكترونيًا ؟
يعد برنامج شؤون الإسكان وبعثات الحج والشركات السياحية من أكبر البرامج التشغيلية حيث يتم من خلاله توثيق ومتابعة تنفيذ نحو 17.000 عملية تعاقدية (عقد إسكان حجاج) يستفيد منها نحو 1,700,000حاج وطرفي كل عقد إما أن يكون بعثة حج (عددها 85) أو شركة سياحية (عددها نحو 2500) والطرف الآخر فندق أو دار سكنية (عددها يتجاوز 1200).
ومن أبرز أهداف البرنامج الإجرائية: التحقق من تنفيذ الاتفاقيات الثنائية الموقعة بين الوزارة وبعثات الحج لترتيب شؤون حجاجهم في موسم حج عام 1433ه، التحقق من تنفيذ ضوابط إسكان الحجاج عند إبرام العقود وتنفيذها، متابعة وفاء متعهدي الإسكان بواجباتهم التعاقدية وتوفير السكن الملائم لراحة الحجاج قبل وصولهم وأثناء سكنهم وعند مغادرتهم، مساعدة بعثات الحج والشركات السياحية في أداء مهامها وواجباتها وفقًا لما ورد في اتفاقيات ترتيبات شؤون الحج، رصد مخالفات بعثات الحج والشركات السياحية والعمل على المعالجة الفورية لما يتطلب في حينه لتحقيق راحة الحجاج وإعداد تقارير الأداء الختامية بنهاية موسم الحج، وكل تلك العمليات تهدف في نهايتها لراحة الحاج في سكنه وحصوله على الخدمات التي تم التعاقد عليها على أكمل وجه دون أي إخلال.
»آي باد»
** يلاحظ في الأعوام السابقة تزايد عدد التائهين من الحجاج وخصوصًا كبار السن، فما هو الجديد في مراكز الإرشاد لهذا العام؟
لا شك أن الحاجة ماسة لتكثيف عمليات التوعية من قبل البعثات لحجاجهم في بلادهم، إضافة للتأكد من حملهم بطاقات تعريفية بهويتهم والمساكن التي يقيمون بها، ومع ذلك فإننا نحرص على تحقيق الانتشار الواسع من قبل اللجان الميدانية للفرع والمؤسسة الأهلية للأدلاء في مختلف مواقع تواجد الحجاج للتعامل مع حالات التائهين وإرشادهم بأيسر الطرق وأسرعها، وقد جرى استخدام وسائل تقنية من قبل اللجان الميدانية كالأجهزة الحاسوبية الكفية اللوحية iPad لتنفيذ عمليات الاستعلام والإرشاد من أي موقع، كما أن عمليات الإرشاد للحجاج التائهين تشارك فيها بفاعلية جهات نعتز بها كالكشافة السعودية التي هي أحد أهم شركاء الخدمة إضافة للدوريات الأمنية ورجال المرور، والمواطن والمقيم، ولدى فرع وزارة الحج مراكز للخدمات والإرشاد تنتشر حول المسجد النبوي الشريف في ساحاته وعند مسجد الميقات، وهي مجهزة بأجهزة الحاسب الآلي لتقديم خدمات الاستعلام والإرشاد للحجاج الكرام، وهناك مشروع تقني متطور للإرشاد تعمل على تنفيذه هيئة تطوير المدينة المنورة بتوجيه من سمو أمير المنطقة رئيس الهيئة، هذا المشروع سيرى النور قريبًا بإذن الله ويسهم في تحسين خدمات الإرشاد وتسخير التقنية بشكل جيد.
سلامة الحجاج
** سلامة الحجاج في مساكنهم وتنقلاتهم مطلب، هل هناك من إجراءات وقائية ؟ وما هو دور الفرع تحديدًا ؟
من الإدارات الرئيسية بالفرع إدارة الطوارئ والسلامة وهي معنية بالتحقق من توفر متطلبات الأمن والسلامة في مساكن الحجاج خصوصًا وكافة مواقع الخدمة عمومًا، ولهذه الإدارة أهداف إجرائية تسعى لتحقيقها من خلال برنامج معد ضمن الخطة التشغيلية للفرع وهي على النحو التالي: التحقق من قيام المؤسسة الأهلية للأدلاء بمتابعة توفر متطلبات الأمن والسلامة والتجهيزات ومتطلبات الخدمات في مساكن الحجاج وفق التعليمات المنظمة لذلك، مساندة الجهات الحكومية في الحالات الطارئة (كالحرائق والحوادث) والعمل على إعادة الأوضاع لطبيعتها وتقديم الدعم اللازم لهم بما يحقق سلامة الحجاج وراحتهم، التنسيق مع قطاع الطوارئ في المؤسسة الأهلية للأدلاء والنقابة العامة للسيارات لتنفيذ ما يخص وزارة الحج ويخصهم في خطط التدابير الوقائية المعتمدة عند حدوث حالات طارئة، مساندة القطاعات العاملة في الفرع عند حدوث حالات طارئة أو في أوقات ذروة العمل لتنفيذ مهامهم وواجباتهم.
ملف إلكتروني
هل لكم أن تسلطوا الضوء على برنامج عمل هيئات الحصر بمنفذ مطار الأمير محمد بن عبدالعزيز ؟
هيئة الحصر والتوزيع بالمدينة المنورة هي إحدى هيئات الحصر العاملة في منافذ دخول الحجاج وتعمل في مطار الأمير محمد بن عبدالعزيز الدولي، ولها أهداف إجرائية في الخطة التشغيلية للفرع هي: حصر الحجاج القادمين دوليًا عبر منفذ المطار وتوزيعهم على مؤسسات الطوافة، مطابقة بيانات الحجاج الذين تم حصرهم مع مكتب الوكلاء الموحد بالمدينة المنورة وفق التعليمات المنظمة لذلك، إنشاء ملف آلي للحاج فور دخوله من المنفذ يشمل كافة بياناته ومعاملاته والخدمات التي تقدم له حتى مغادرته المملكة.
** في موسم ما بعد الحج يتم تأخير أو تعديل مواعيد رحلات الطيران بسبب ظروف خارجة عن الإرادة مثل تقلبات الأحوال الجوية أو الأعطال.. كيف يتم التعامل مع تلك الحالات ؟
تضمنت خطة عمل الفرع تشكيل لجنة ميدانية متخصصة لمتابعة رحلات الطيران التي يطرأ عليها تأخير لظروف تشغيلية أو جوية أو فنية، وتهتم هذه اللجنة بتوفير خدمات الإيواء والإعاشة للحجاج ومتابعة أوضاعهم والتنسيق مع المؤسسة الأهلية للأدلاء وهيئة الطيران المدني وشركات الطيران لترتيب حجوزات سفر بديلة وفقًا لتعليمات النقل الجوي، وتحرص وزارة الحج بتوجيهات من معالي الوزير على ضبط عمليات التفويج للمطارات لضمان انسيابية العمل وعدم تكدس الحجاج الكرام في المطارات بما يحقق انسيابية حركة المغادرة.
استقبال الهجرة
ماهو الجديد في محطة استقبال الهجرة «حجاج الجو والبحر»، ومحطة استقبال حجاج البر.
في محطة استقبال الهجرة تم تنفيذ تحسينات للمرافق العامة داخل صالات المغادرة وزيادة المسارات السريعة المخصصة لاستقبال الحجاج عبر مراكز خدمات تنهي فيها الإجراءات دون توقف الحافلة أو نزول الحجاج منها، حيث تستكمل الإجراءات خلال دقيقتين فقط. كذلك فقد تم تأمين مولدات كهربائية احتياطية للمحطة، كما تم تخصيص مواقع خدمة يتواجد فيها مندوبو بعثات الحج ومجموعات الإسكان أثناء قدوم الحجاج لتيسير عمليات الاستقبال والتفويج للسكن، كذلك تم تركيب نظام تكييف متكامل في صالة الاستقبال رقم (1) بالمحطة، وكذلك جرى توفير خدمة الإنترنت المجانية في جميع صالات الحجاج من خلال تغطية كاملة لها بشبكة لاسلكية Wi Fi.
مسجد الميقات
** مسجد الميقات يشهد ذروة كبيرة يوم 25 ذو القعدة، ماهي الخطط المعدة لمواجهتها ؟
بتوجيه من سمو أمير المنطقة -رئيس لجنة الحج- جرى الإعداد لخطة عمل مشتركة تشارك فيها جميع الجهات الحكومية والأهلية العاملة في خدمة الحجاج الذين يتوقفون في ميقات ذي الحليفة لعقد نية الإحرام، إضافة لتنفيذ عدد من التحسينات في مداخل ومخارج مواقف مسجد الميقات، ومراجعة متطلبات الخدمة والاحتياجات التشغيلية من كافة الجهات للوصول لأفضل مستويات التنسيق والتكامل في التشغيل منذ بدء العمل في ذلك اليوم لتجنب التكدس والازدحام بإذن الله.
** سمعنا عن دعم متميز هذا العام من قبل وزير الحج للارتقاء بمستوى الخدمة وبما يتناسب مع تطلعات ولاة الأمر يحفظهم الله.. هل لسعادتكم أن تطلعونا على هذا الأمر؟
منذ بدء الاستعداد لموسم حج 1433ه كانت توجيهات معالي وزير الحج تؤكد تحقيق تطلعات ولاة الأمر بتحسين مستوى الخدمات المقدمة لضيوف الرحمن، لذلك فقد وجه معاليه بضرورة توفير جميع الاحتياجات ومتطلبات التشغيل التي يحتاجها الفرع لمتابعة ما يقدم من خدمات لضيوف الرحمن من الجهات التي يشرف عليها في المدينة المنورة حتى يتمكن من أداء واجباته وتنفيذ مهامه بمنهجية علمية تحقق متطلبات جودة الخدمة (التخطيط، التنفيذ، التقويم، التوجيه)، وقد حظي فرع وزارة الحج بالمدينة المنورة بدعم معالي وزير الحج الدكتور بندر بن محمد حجار فتحققت له جميع احتياجاته لتنفيذ خطته التشغيلية في موسم حج عام 1433ه بما تشمله من توظيف موسمي وتجهيزات تقنية وإدارية وتدريب، بميزانية تجاوزت «75%» عن المخصص للفرع في موسم حج العام الماضي، إلا أن ذلك الدعم تزامن مع توجيهات مشددة من معاليه على القيام بواجبات العمل بجودة وإتقان على أكمل وجه، سعيًا لإكرام ضيوف الرحمن وتحقيق راحتهم إنفاذًا لتوجيهات وتطلعات ولاة الأمر التي تؤكد على بذل الغالي والنفيس لخدمة الحرمين الشريفين وقاصديهما.
** هناك جهد يبذل وتقنية متميزة من قبل الفرع لحصر مفقودات الحجاج وتسليمها لهم.. هل لكم أن تطلعونا عليها ؟ وفي حال عدم استلامها فماهي الآلية المتبعة في مثل تلك الحالات ؟
معالي وزير الحج وجه ببذل مزيد من العناية والاهتمام عند التعامل مع مفقودات الحجاج سعيًا لإيصالها لأصحابها، لذلك فإن لدى وزارة الحج برنامج آلي لمفقودات الحجاج التي يتم استلامها، هذا البرنامج يمكن من خلاله للحاج أن يتعرف على المفقودات من أي موقع يتبع للوزارة يتواجد فيه عبر شبكة الحاسب الآلي، حيث يتم توثيق المفقودة فور استلامها في البرنامج، ثم تبدأ خطوات السعي لإيصالها لصاحبها وتسليمها له ورفع المشقة والعناء عنه مهما كلف الأمر، وفي حال تعذر الوصول إليه، يتم التنسيق مع بعثات الحج الرسمية للعمل على تسليمهم ما يخص حجاجهم من مفقودات يُعثر عليها لإيصالها لهم حتى ولو في بلادهم عند عودتهم إليها حفظًا للحقوق ووفاء للأمانة.